Método Kaizen | ¡Haz del cambio un hábito en tu organización!

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Cómo aplicar el método Kaizen

Hoy día la mejora es un requisito importante para posicionarte en la industria. Por ende, detectar y solucionar a tiempo los problemas que se presentan en una empresa, es una de las metas en las que puede apoyarte el método Kaizen. De hecho, esta filosofía laboral ofrece grandes beneficios a las organizaciones, tales como el aumento en la tasa de retención de empleados, reducción de errores y optimización de los recursos.

El método Kaizen es un sistema de origen japonés que te permitirá contar con una mejor gestión empresarial, favoreciendo a cada una de las partes involucradas: empresarios, empleados, proveedores y consumidores. Esta técnica puede ser aplicada a cualquier tipo de empresa, sea grande, pequeña, o pertenezca a un sector industrial específico. A causa de esto, queremos enseñarte un poco más sobre el método Kaizen y cómo ha sido aplicado. ¡Acompáñanos!

¿Qué es el método Kaizen?

Qué es el método Kaizen

El modelo Kaizen surgió en Japón en la década de 1950 tras la Segunda Guerra Mundial como herramienta para restaurar el sistema. Esta reacción cambiaba el rumbo de la fuerte crisis social que atravesaba el mundo. En efecto, la filosofía de mejoramiento fue la clave para promover la reactivación y la unión para competir con las empresas europeas y estadounidenses.

Kaizen es una palabra que proviene de la combinación de dos vocablos japoneses «kai», que significa «cambio», y «zen», «bueno». Sin duda, se trata de una metodología enfocada en el desarrollo de procesos perfeccionados, mejorados y optimizados. Comúnmente, las organizaciones atraviesan problemas durante su crecimiento, por lo que la inclusión de un método de mejora permitirá realizar pequeños cambios positivos cada día.

¿En qué consiste el método Kaizen?

En qué consiste el método Kaizen

Hoy en día, las empresas viven en un entorno cambiante que las obliga a mantenerse en constante innovación para no quedarse atrás. Es por ello que el método Kaizen es una respuesta a esta necesidad, ya que entre los principios que rigen esta técnica encontramos el conjunto de eventos pequeños que llevan a un solo cambio poderoso y efectivo.

La mejora continua beneficia a las organizaciones en gran medida e incluso, permite que el sostenimiento del control productivo sea placentero. El método Kaizen motiva a las organizaciones a brindar un espacio agradable donde resalta el sentido de pertenencia y el compromiso. Además, como modelo empresarial, promueve herramientas que adelantan las acciones ante cualquier suceso inesperado, sea positivo o negativo.

Por otro lado, los empleados en las organizaciones que incluyen esta metodología en su cultura empresarial tienen una participación activa en el funcionamiento de la misma. En otras palabras, los colaboradores tienen la responsabilidad de identificar la necesidad de mejora, los tiempos improductivos, los riesgos, y mucho más.

El método Kaizen extiende sus beneficios más allá de lo esperado, haciendo énfasis en aspectos como el rendimiento, la eficacia, la productividad, la reducción de errores y riesgos, para generar un mejor ambiente laboral.

Características del método Kaizen

Mejora continua

Si tienes el deseo de implementar un proceso nuevo o mejorar los que ya tienes, tu equipo de trabajo debe conocer desde el punto cero sobre lo que trata el modelo Kaizen. Con el principio de mejora que engloba esta técnica es posible crear un castillo con pequeños ladrillos cada día. Por esta razón, debes conocer sus características:

  • Innovación: Ve más allá de las ideas tradicionales, ¡nada puede limitarte!
  • Creatividad: La innovación y la mejora constante requieren de pensamientos creativos capaces de llevarse a cabo por su aterrizaje con la realidad.
  • Evolución: ¡El pasado queda atrás! El camino más importante es aquel que te lleva a tu destino, así que valora lo aprendido y continua para obtener mejores resultados.
  • Trabajo en equipo: El motor de una empresa son sus trabajadores. Facilita la integración para eliminar las gestiones individuales.
  • Proactividad: El tiempo pasará, por ello, no te detengas a pensar o a esperar que todo esté perfecto para dar el primer paso.
  • Solución: Piensa y actúa, pero siempre haz que las cosas sucedan. La ejecución de actividades y la toma de decisiones son fundamentales en el método Kaizen.
  • Investigación: Conoce la raíz de toda situación, pregunta el porqué tantas veces sea necesario.
  • Reconocimiento: El método Kaizen hace del reconocimiento un proceso empresarial, si te equivocas reconócelo y arréglalo.
  • Sabiduría: Antes de conseguir capital e inversores, prueba con tus propias ideas. ¡Te sorprenderás de lo que eres capaz!
  • Mejora: Nunca dejes de mejorar.

¿Cuáles son las 5 ‘s de Kaizen?

5's del método Kaizen

La filosofía de la cultura japonesa ha revolucionado el ámbito empresarial, por tanto, dentro del método Kaizen podemos encontrar las 5 ‘s las cuales representan vocablos en japonés. En otras palabras, estos 5 términos hacen relación a las fases que atraviesa el modelo al ser aplicado en una compañía.

  • Seiri: Clasificar e identificar lo que sirve y lo que no en cada uno de los procesos empresariales para eliminar actividades no productivas.
  • Seiton: Ordenar de acuerdo a la utilidad de cada una de las clasificaciones para reducir los tiempos de realización.
  • Seiso: Es un punto clave del modelo Kaizen para el mantenimiento. Dentro de esto tenemos: limpieza del espacio de trabajo, mejorar la calidad y reducir los riesgos.
  • Seiketsu: Estandarizar los procesos para simplificar las acciones para que cualquiera pueda ejecutarlas de forma homogénea.
  • Sheitzuke: Cultivar buenos hábitos en la cultura empresarial para afianzar el objetivo del método Kaizen: mejoras continuas.

Ventajas y desventajas del método Kaizen

Procesos de excelencia en una organización

El método de Kaizen es el punto de partida para que una empresa inicie su camino hacia la excelencia. Además, al tratarse de una filosofía de mejoramiento, no se limita únicamente a los procesos ya existentes, sino que también abarca cualquier tipo de proyecto nuevo. Por esta razón, para que conozcas un poco más sobre este modelo, veamos sus pros y sus contras:

Beneficios del método Kaizen

Empleado revisa procesos de mejora

  • Elimina procesos repetitivos, gracias a su capacidad de autogestión. 
  • Crea hábitos productivos, positivos y disciplinarios. 
  • Genera un aumento en la motivación de los empleados, lo cual, alimenta también a la promoción del sentido de pertenencia. 
  • El método Kaizen promueve un mejor ambiente de trabajo en donde es posible trabajar en equipo sin competir. 
  • Al establecer estrategias es posible reducir los riesgos para evitar problemas a largo plazo. 
  • La mejora continua que propone el modelo Kaizen abre las puertas a las adaptaciones e innovaciones tecnológicas. 
  • El enfoque permite la inclusión de procesos de cambio sin afectar el funcionamiento de la organización. 
  • Impulsa los niveles de satisfacción de los consumidores, ya que la experiencia final es de calidad. 

Desventajas del método Kaizen

Planificación de mejora en una empresa

  • Aunque se trata de un proceso amigable que permite ejecutar cambios sin alterar la operación, no deben excederse en su uso. Los cambios masivos implican más gastos en cuanto al personal e inversión.
  • Los cambios deben realizarse en toda la organización para que sus resultados puedan ser tangibles y aprovechables.
  • Existen personas conservadoras que se rehúsan a cualquier tipo de variación en su jornada.

¿Cómo se aplica Kaizen en una empresa?

Mejora continua para resolver problemas organizacionales

Toda empresa tiene intereses por mejorar sus procesos continuamente, por lo cual, el desarrollo estratégico del modelo Kaizen es una de las opciones más efectivas. Por ello, si tienes una empresa y quieres darle un rumbo a su operatividad y funcionalidad, sigue estos 7 pasos para realizar un Kaizen:

1. Crea un equipo

El primer paso para empezar a implementar el método Kaizen es organizar un equipo de trabajo capacitado que pueda asumir las responsabilidades con proactividad. La aplicación de Kaizen en una empresa propone la mejora continua, por ello, las personas designadas para cada actividad deben dominar este concepto creativamente. Asegúrate de incluir en este grupo personas de áreas como: Marketing, Ventas, Recursos humanos y de procesos.

Ten en cuenta que la experiencia de estos colaboradores enriquecerá el trayecto hacia el cambio que desees ejecutar en tu organización. A su vez, en tu equipo de trabajo tendrás a los líderes de apoyo que se encargarán de motivar al resto para cumplir con los objetivos pautados.

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2. Establece los objetivos

Empresarios revisan informes de cambio

El método japonés Kaizen es una excelente herramienta para alcanzar el éxito empresarial. Sin embargo, para lograrlo debes definir de manera previa los objetivos a perseguir. De hecho, sea cual sea la técnica que decidas implementar en tu empresa, siempre será necesario definir los pasos que te guiarán hacia la meta. Entonces, analiza muy bien que quieres lograr o que deseas mejorar.

Te recomendamos que tus objetivos sean específicos y realistas para que cada empleado de la organización pueda desarrollarlos sin complicaciones. Entre los más comunes tenemos:

  • Aumento de la productividad.
  • Mejoras en la atención al público.
  • Reducción de tiempos para distribución.
  • Optimización de recursos.

3. Recopila y estudia los datos

Uno de los objetivos del Kaizen es la solución de situaciones a través de procesos de mejora. De este modo, entre los pasos para aplicarlo correctamente debes incluir el análisis de datos para diseñar estrategias efectivas. Sin duda, esto te ayudará a identificar cuáles son los problemas que atañen a tu empresa y cuál es su situación actual.

Para tener mayor accesibilidad a esta información y obtener un panorama completo del estado de la compañía, es posible aplicar estas herramientas:

  • Diagrama de dispersión: Es un gráfico que te permite reflejar la conexión entre uno o dos factores. Las variables te ayudarán a identificar si existe una correlación positiva, negativa o nula.
  • Hoja de chequeo: Es un formato que recopila información, según los datos obtenidos en una determinada secuencia de sucesos.
  • Diagrama de Pareto: Se trata de una gráfica que organiza valores para gestionarlos de acuerdo a la prioridad y el origen.

4. Realiza un seguimiento

Proyecto de mejora continua

Lo que no se mide, no se controla. Por ende, al seguir los pasos del método Kaizen es necesario que mantengas un ritmo de revisión constante, para medir la efectividad de los esfuerzos realizados. Ahora bien, esta parte del proceso es crucial para determinar si las estrategias que se diseñarán tendrán los resultados esperados.

En la técnica Kaizen no basta con solo recibir información o reportes de la situación. Al contrario, debes implementar el principio establecido por Taiichi Ohno: «Genbutsu Gemba» o traducido «ir al campo de batalla y ver». En otras palabras, debes apropiarte del proceso y dialogar con el equipo de trabajo para conocer avances y resultados.

5. Diseña estrategias

En la metodología Kaizen se requiere que cada una de las partes involucradas realicen un aporte de sus conocimientos para diseñar un plan de acción efectivo y creativo. Por ejemplo, la lluvia de ideas es un excelente aliado en este punto. Así que, el primer paso consiste en reunir toda la información recopilada para generar ideas que sean soluciones a los problemas encontrados.

Crea un esquema organizado para definir tareas clave, destinar horarios para el desarrollo de cada actividad y por supuesto, delegar las funciones de cada colaborador. A medida que vayas definiendo las tareas, no olvides incluir el detalle del objetivo que se está buscando concretar.

6. Analiza los cambios

Persona revisa historial de cambios

Para la mejora continua, Kaizen es el modelo perfecto, no obstante, como cualquier método requiere que sea probado en función de las acciones y los resultados finales. En este caso, el equipo de trabajo que seleccionaste al inicio del proyecto debe monitorear los cambios que produzcan las estrategias. Pero ¿para qué te servirá esto? Para definir y concretar si la decisión que tomaste fue correcta o aún se puede mejorar.

Si quieres conocer si tu plan de acción debe ser modificado, crea una tabla comparativa en dónde especifiques cada paso de tu proyecto y la influencia que ha recibido. ¡Las estadísticas serán tu mayor aliado a la hora de evaluar los esfuerzos de tu equipo!

7. Documenta el proceso

Para finalizar, una vez hayas logrado interpretar los resultados obtenidos por medio de tu estrategia, llegó el momento de documentar para estandarizar. Este último paso del método Kaizen, hace énfasis en los procesos de ejecución exitosos, ya que si consigues buenos resultados puedes continuar aplicándolo.

Por ejemplo, si decidiste emplear el modelo Kaizen para un ajuste en la operatividad relacionado con la optimización de recursos, crea un manual para que cada empleado antiguo y nuevo sepa cómo funciona tu estrategia.

Empresas que utilizan el método Kaizen

Modelo Kaizen

En el mundo existen empresas que han aplicado el método Kaizen y hasta la fecha han sido reconocidas como líderes mundiales en la industria en la que se desempeñan. De modo que, para que conozcas a profundidad este concepto y descubras cómo estos casos de éxito se relacionan entre sí, tenemos 5 ejemplos de empresas que utilizan el método Kaizen, las cuales forman parte de la cotidianidad.

1. Toyota

Aviso de Toyota

Sakichi Toyoda, el fundador de la empresa, su hijo Kiichiro y el ingeniero Taiichi Ohno son los principales pioneros en la ejecución de las 5 ‘s del método Kaizen. En la década de los 60 los japoneses idearon un sistema conocido como Just-In-Time (producción justo a tiempo) para responder a la necesidad que arrojaba la industria automovilística.

Esta estrategia permitía la reducción de desperdicios en la etapa productiva, lo cual liberaba la carga y favorecía la producción de vehículos con mayor rapidez. Gracias al método Kaizen no solo consiguen ofrecer una mejora continua a sus consumidores, sino que adoptaron el modelo de mercado y producían en función de una nueva necesidad. Es decir, basándose en los pedidos de la clientela.

2. Nestlé

Nestlé es un caso de éxito del método Kaizen

Al igual que Toyota, Nestlé es una marca que ha empleado la metodología Kaizen para reducir el volumen de desperdicios. Esto es claro en el mejoramiento de las plantas de producción, en donde se utiliza el mapeo de la cadena de valor para conocer sus materias primas, recursos, diseño y gestión

En otras palabras, con el método Kaizen han podido identificar de manera fácil e inmediata como pueden utilizar ampliamente los espacios y recursos disponibles. Nestlé logró adaptarse a esta estrategia garantizando a su clientela que estos cambios no desmejorarían su calidad, al contrario, aumentaron su nivel de fidelización.

3. Amazon

Amazon la compañía de Jeff Bezos una de las personas más exitosas

Amazon es la compañía de e-commerce más grande y popular del mercado. Por ello, dentro de sus estrategias ha implementado el método Kaizen para reconocer la labor de cada uno de los colaboradores. Dentro de esta estrategia, Amazon incluyó una dinámica que le facilita el conocimiento de la opinión cada día, puesto que las soluciones más innovadoras vendrían de ellos.

En la actualidad, gracias al método Kaizen, Amazon tiene una operación estandarizada, la cual ayuda a que las actividades sean rápidas, seguras y eficaces. Asimismo, diseñó el Safety Leadership Index para medir la percepción de los empleados en cuanto a la seguridad laboral. ¡El éxito de la marca se esconde en la escucha activa!

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4. Ford

Logotipo de Ford

Alan Mulally en 2006 fue reconocido como el nuevo CEO de la organización Ford, la cual estaba pasando por un momento de bancarrota. Mulally había sido el líder del cambio en otras empresas gracias a la implementación del método Kaizen, por lo que no dudó en repetir esta técnica. Desde este momento, la compañía se enfocó en idear procesos que le permitieran ser más eficientes en la entrega final.

Como primer paso, cambiaron del sistema push al sistema pull, para eliminar los residuos y desperdicios del área de producción. Posterior a ello, se dedicaron a reducir las acciones repetitivas y brindó el acceso a los empleados para que opinaran sobre la realización de piezas.

5. Sony

Logo de Sony

Sony, es otra de las empresas japonesas que se unió en la década de los 80 a la inclusión del método Kaizen en sus estrategias. Desde sus inicios su premisa ha sido ofrecer un producto final con «cero defectos». A causa de esto, dedicaron varias acciones para lograrlo y una de ellas fue la mejora en los tiempos productivos.

Para finalizar, puedes observar como las historias de éxito se conectan entre sí y persiguen un mismo fin: tener una mejora continua, constante y consistente. Cada una de las organizaciones decidió notar su error y sacar provecho de ello. Sony es un gigante en la industria electrónica y se debe, entre otras cosas, a la técnica Kaizen.

Palabras finales

La cultura de mejora continua permite que las empresas logren sacar adelante sus proyectos, sin detenerse por algún problema inesperado. Lejos de ser un sueño, el cambio hace parte de la vida diaria, todo nos incita a tomar decisiones que marquen un antes y un después en nuestra historia. Pero, no tengas miedo, los casos de éxito nos han demostrado que el cambio obra para bien.

¿Te atreverías a dar un salto que cambie tu rumbo? El método Kaizen no solo habla de la mejora continua como una decisión en torno a una situación. Al contrario, la relaciona con la oportunidad de acercarnos a la excelencia a través de la optimización, la comunicación y la escucha. ¿Conocías este método? ¿Te animarías a probarlo?

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