El propósito de un programa de auditoría es funcionar como un agente orientador para la ejecución de mejoras en una determinada empresa. Hoy día, es muy común encontrarnos con directivos que les temen a las auditorías y por esto no las ejecutan. Sin embargo, las empresas al realizar auditorías pueden obtener un mayor control sobre los riesgos que puedan sucederles en el futuro.
Las circunstancias de una empresa pueden variar dependiendo del sector y de sus ofertas, por lo cual un programa de auditoría que esté bien ejecutado, más que prevenir un fraude empresarial, permite facilitar el logro de los objetivos comerciales.
¿Te suena bien esto? ¿Quieres llevar una gestión adecuada en tu empresa? Acompáñanos en este artículo para conocer qué es un programa de auditoría y cómo puedes implementarlo.
¿Qué es un programa de auditoría?
Un programa de auditoría es un plan de acción que engloba la documentación de los objetivos, el alcance y el cronograma de auditoría que se llevará a cabo. A partir de esto, un programa de auditoría crea un marco detallado de la situación que presenta la empresa y de cómo se puede mejorar.
Según la norma ISO 19011, un programa de auditoría «es un proceso sistemático, independiente y documentado, mediante el cual se pueden obtener evidencias que permiten verificar el cumplimiento de los requisitos por una norma».
En otras palabras, podemos decir que el concepto de programa de auditoría corresponde a un documento que define cómo desarrollar, implementar y dar seguimiento a una auditoría. Por esta razón, una empresa con un programa de auditoría busca evaluar la efectividad de todos los procesos que se realizan y, de esta manera, obtener información relevante para fomentar procesos de mejora.
De esta forma, entendemos que para llevar a cabo un programa de auditoría debemos conocer a profundidad las necesidades de la organización y, por ende, tener claros los pasos que se deben seguir para auditar de manera correcta.
Objetivos de un programa de auditoría
La definición de objetivos para un programa de auditoría debe tener una visión integral y coherente, además de que estos deben ser consistentes, medibles y realizables. Los programas y procedimientos de auditoría pueden tener objetivos muy variados, debido a la situación que tenga la compañía que lo realice. Por lo general, con un programa de auditoría se busca perseguir lo siguiente:
- Mantener un sistema de gestión que esté alineado con las directrices estratégicas de la compañía.
- Identificar oportunidades de mejora para el sistema de gestión.
- Comprender el contexto de la organización.
- Evaluar los riesgos y métodos para tratarlos, y optimizar el funcionamiento de la empresa.
- Mantener e incrementar de manera constante la satisfacción y confianza de clientes y proveedores.
- Comprobar que la empresa se rige y cumple con todos los requisitos y normativas legales.
Con todo esto, podemos decir que la gestión de un programa de auditoría consiste y tiene por objetivo planificar lo que va a auditar la empresa en un determinado periodo de tiempo, en especial, al largo plazo. En consecuencia, el factor determinante para la ejecución de estos objetivos, es contar con un equipo previamente capacitado de manera profesional.
Tipos de programas de auditoría
El alcance de un programa de auditoría está determinado por la correcta personalización y adaptación que se realiza antes de aplicar a una organización. Este programa permite conocer la efectividad de los controles internos de la organización. De esta manera, de acuerdo a las necesidades de una empresa pueden realizarse distintos tipos de auditorías.
1. Auditoría interna
Como su palabra lo dice, se realiza dentro de la organización. Un programa de auditoría interna se utiliza con el fin de obtener datos que comprueben que se están cumpliendo los objetivos financieros. Además, proporciona de manera visible la evaluación de las finanzas actuales, tanto a los accionistas como a la junta directiva.
2. Auditoría externa
En este caso, la auditoría es realizado por agencias de impuestos. En este programa de trabajo de auditoría externa el auditor no puede tener ningún tipo de relación con la empresa, para que de esta manera pueda generar un reporte objetivo con toda la información auditada.
3. Auditoría operativa
Es realizada de manera habitual, un cronograma de auditoría operativa puede llevarse a cabo de manera interna o externa. Con este programa de auditoría una empresa puede evaluar si los objetivos están alineados con la operación comercial y en el caso de que aplique, mejorar el negocio con planificación y optimización del rendimiento.
4. Auditoría de cumplimiento
Por lo general, este tipo de programa de auditoría se realiza para determinar si una empresa cumple con sus obligaciones, con respecto al pago de sus empleados o si distribuyen de manera correcta el porcentaje con los accionistas.
5. Auditoría del sistema de información
Una de las características de un programa de auditoría es que puede ser usado por cualquier tipo de empresas, de tal manera que las empresas de TI pueden tener sus propios sistemas y programas auditores para determinar mejoras para evitar ciberataques o fugas de datos. Por ende, con un programa de auditoría se puede mejorar la eficiencia en el procesamiento de datos.
6. Auditoría financiera y de impuestos
En algunas ocasiones, los prestamistas e inversores requieren una visión financiera de la empresa; con datos internos es posible realizar esta verificación con exactitud, sin embargo, debe ser realizada por un agente externo a la organización.
Una empresa debe cumplir con las regulaciones fiscales, esto con el fin de poder determinar la solvencia financiera de la organización y, asimismo, con las obligaciones fiscales, como por ejemplo el pago de impuestos. Un programa de auditoría brinda datos específicos que deben coincidir con los reportes financieros dados por la empresa.
7. Auditoría de nómina y de pagos
En la estructura del programa de auditoría no puede faltar una auditoría que determine el pago justo a los empleados por parte de la empresa. Con una auditoría de pago se garantiza que los colaboradores reciban pagos justos por sus labores, antigüedad y habilidades. Mientras tanto, la auditoría de nómina se enfoca en que todo el pago cumpla con las tasas, salarios y retención de impuestos de los empleados.
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Diferencia entre plan y programa de auditoría
El principio fundamental de la auditoría es el plan de auditoría, ya que con este se determina la naturaleza, el alcance y el tiempo de los procedimientos de una auditoría. A partir de esto, un plan de auditorías comprende las estrategias o pautas que sigue un auditor antes de llevar a cabo una auditoría.
Al contrario de un programa de auditorías, el cual es una lista de pasos que deben seguir los auditores y/o agentes externos a la empresa, para obtener evidencia verificable. Ya que, al realizar una auditoría se requieren fuentes de información que respalden la opinión. En el programa de auditoría, se da la recopilación de pruebas, lo que facilita el comienzo del proceso de auditoría.
Una de las principales diferencias entre estos dos métodos, es que el formato de programa de auditoría hace una propuesta de planificación global de auditoría aplicable en el lapso de un año, a diferencia del plan de auditoría que planifica actividades diarias.
Como podrás darte cuenta, en primer lugar, el plan de auditoría será la guía de los que se va a hacer en una auditoria sea interna o externa y, en segundo lugar, el programa de auditoría será la agenda de todas las auditorías que se llevaran a cabo.
Un plan de auditorías se prepara y se presenta un día antes de realizar la auditoria, un programa de auditoría de realizas anualmente y se debe informar al equipo de la empresa cuándo, cómo y dónde serán realizadas las auditorias.
¿Cómo hacer un programa de auditoría?
Un programa de auditorías tiene que ser flexible para permitir algunos cambios que pueden surgir a medida que se vayan desarrollando las auditorias. Además, este programa debe facilitar las bases para los acuerdos con el cliente, el equipo auditor y el auditor, de acuerdo a los aspectos como fechas, horarios y coordinación de actividades.
Existen muchas modalidades de programas de auditorías que variar según el punto de vista y detalles que necesite una empresa, no obstante, existen algunos pasos básicos a la hora de elaborar un programa anual de auditorías.
1. Definir objetivos
El programa de auditoria debe dar una respuesta de acuerdo a las necesidades de los clientes, en este caso, a las necesidades que tenga una empresa. Para ello, es fundamental empezar con la elaboración de un programa de trabajo de auditoría interna, para conocer al cliente, cuáles son las necesidades que presenta y que busca mejorar o solucionar, en efecto, es el objetivo de un programa de auditoría.
No obstante, la norma ISO 19011 nos indica que estos puedes algunos de los objetivos a la hora de realizar un programa de auditoría:
- Delimitar cuales son las oportunidades de mejora para la gestión
- Evaluar la capacidad de la empresa auditada para identificar riesgos y oportunidades
- Validar el cumplimiento de los requisitos, por ejemplo, los requisitos legales y reglamentarios
- Promover la eficacia y adecuación continua en los sistemas de gestión auditados
- Verificar el cumplimiento y alineación de los objetivos de manera estratégica.
2. Análisis de riesgos y oportunidades
¿Para qué sirve un programa de auditoría? Sencillo, para conocer los riesgos y oportunidades que están asociadas de forma directa con el contexto de la organización, esto con el fin de identificar las capacidades para cumplir objetivos. Ahora bien, ¿a qué se refieren los riesgos o cómo los podemos encontrar en una empresa? Puede ser de la siguiente manera:
- Fracaso a la hora de establecer los objetivos de la auditoría, o al determinar el alcance, duración y fechas.
- Conceder espacios insuficientes a la hora de desarrollar un programa de auditoría, como, por ejemplo, tiempo, equipos o formación.
- Seleccionar poco personal para realizar una auditoría, no contar con el apoyo mínimo.
- No tener confidencialidad con respecto a la información obtenida.
- Seguimiento ineficaz de los resultados de la auditoría.
Mientras que, las oportunidades pueden manifestarse con pasos simples como: la optimización del tiempo de las auditorías, planificación de acuerdo al programa de auditoría, alinear las fechas según la disponibilidad del equipo.
3. Determina el alcance
Está relacionado de forma directa con las personas que realiza el programa de auditoría y cómo lo ejecutan. El alcance es medible por cada auditoría que se realiza en una organización, es decir, es un error medir el alcance globalizando el proceso.
El alcance de un programa de auditoría puede medirse de acuerdo a diferentes factores tales como: actividades, sedes, procesos y límites.
4. Programa las auditorías
Para gestionar de manera correcta tu programa de auditoría debes establecer de manera previa cual será la cantidad de auditorías, la carga horaria y la frecuencia con la que se va a realizar. Además, al momento de generar este programa debes tomar en cuenta:
- Resultados de auditorías anteriores
- Alcance medible
- Criterios
- Riesgos y oportunidades
- Grado de control
- Necesidades de la empresa a auditar.
5. Elige el tipo de auditorías
Un paso básico para saber cómo hacer una planeación de auditoría es escoger entre los tipos de auditoría, recuerda que pueden ser internos o externos y subdividirse de acuerdo a las necesidades que deseas suplir (finanzas, impuestos, pagos, entre otros).
6. Establece los métodos y criterios de auditoría
Los criterios de auditoría se componen de las especificaciones o requisitos a auditar, puedes auditar diferentes criterios a la vez siempre y cuando cuentes con un equipo capacitado para lograrlo. Se pueden hacer auditorías combinando criterios y métodos según las necesidades de la empresa.
Y ¿cómo se puede auditar? Por medio de entrevistas, muestreo, listas de chequeo revisión de documentales, visita a las instalaciones y observación del trabajo.
7. Selecciona el equipo auditor
Un factor clave para el éxito de un programa de auditoría es contar con un equipo experto y capacitado, ya que de esta manera garantizas la competencia y eficiencia. Por consiguiente, el equipo auditor debe cumplir estos requisitos: conocimiento, experiencia, no estar relacionado con la organización y conocer los requisitos legales del sector a trabajar.
8. Recopila la información obtenida
Es importante tener en cuenta que todas las organizaciones son diferentes, por lo cual, sus procesos también lo serán. De esta manera, la información que obtengas puede verse reflejada en actividades, planes, redacción de informes, análisis o acciones correctivas.
La empresa debe aprobar tu programa de auditoría para garantizar que los resultados puedan agregarle valor. Todos los colaboradores de la empresa incluyendo a los directivos deben estar al tanto de lo que realizas para tener toda la información posible a tu disposición.
¿Por qué es importante un programa de auditoría?
Las normas ISO 9000 e ISO 14000 hacen énfasis en que las auditoría son una herramienta utilizada por la dirección de una organización para hacer el seguimiento y verificación del cumplimiento tanto de los objetivos como la efectividad de los planes implementados. Es decir, es utilizada para revisar la gestión y calidad de las empresas.
Por lo general, muchas empresas le temen al proceso auditor sin tener en cuenta que los resultados pueden servir de base para tener conocimiento sobre lo que se está haciendo bien o mal y corregirlos o mejorar. Las ventajas de un programa de auditoría son:
- Facilita la coordinación y análisis del trabajo
- La asignación de tareas es más fácil
- Se obtiene una visión completa de la empresa
- Genera una armonía entre las diferentes áreas de la empresa
- Estimula el cambio empresarial
- Mejora el sistema de gestión de calidad
- Promueve el autoanálisis para saber si lo que se está haciendo es bueno o se puede mejorar.
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Herramientas para ejecutar un programa de auditoría
Para ser auditor lo primero que debe es conocer y comprender el entorno de la empresa, y esto puede ser posible por medio de herramientas tecnológicas. Una herramienta para un programa de estudio puede ayudarte a entender de manera fácil como es el ambiente de control interno y poder determinar un diagnóstico para la compañía.
1. SiteDocs
Es el software más intuitivo reconocido a nivel mundial, ya que permite administrar los programas de auditorías desde apps móviles y sitios web. Con SiteDocs puedes evaluar los riesgos, crear formularios personalizados, gestionar certificados y realizar una biblioteca con todos los documentos recolectados.
2. Audits.io
Lo mejor de esta herramienta es que puedes personalizarla conforme a los requisitos y necesidades de tu cliente. Puedes realizar las auditorías desde tu dispositivo y además agregar gráficos, imágenes y otros archivos que soporten la información que vas recopilando. Por ejemplo, con Audits.io lograrás a agilizar los procesos de auditoría con la gestión de tareas.
3. Qualcy eQMS
Este software ha ayudado a múltiples empresas, en especial a las de la industria farmacéutica; ya que permite gestionar de manera fácil hacer el registro de los requisitos ISO y FDA. Como si fuera poco, cuenta con funciones para firma electrónica, pistas de auditoría y registros de control en documentos. Además, puedes usar Qualcy eQMS desde cualquier dispositivo tanto móvil como web.
4. Asset Panda
Es una plataforma de seguimiento que está disponible en la nube con una sólida capacidad de auditoría. Con Asset Panda puedes rastrear y auditar los activos de una empresa. Adicional, puedes realizar registros de entrada y salida, creación de informes, API y gestión de control y seguridad. Lo mejor de esta plataforma es que puedes hacer seguimiento de todo el ciclo de vida de una empresa.
5. Safesite
Es un sistema de gestión de la seguridad más inteligente y es amado por los lideres de la industria en el mundo. Lo mejor es que puedes hacer tu gestión totalmente web sin usar informes impresos. Con Safesite puedes hacer seguimiento de tu programa de auditoría, conocer las fechas en las que se va a ejecutar la auditoría, crear nuevas tareas y optimizar procesos que consumen mucho tiempo.
Palabras finales
Entender que un programa de auditoría es un beneficio para las empresas es el primer paso para asegurar el éxito a largo plazo. Por lo tanto, este tipo de procesos evalúan el funcionamiento de la compañía y determinan si se deben mejorar los procesos o identifican más fallas en las operaciones. En resumen, el programa de auditoría es el autoexamen que deben realizar todas las empresas para asegurar su posición en el mercado.
