La Ley de Parkinson es una herramienta de gran utilidad para ser aplicada en diferentes campos de la vida, los negocios y el aprendizaje. Fue definida por Cyril Northcote Parkinson, un historiador naval británico y autor de una amplia variedad de libros, quien encontró diferentes problemas en el accionar de las instituciones de su país.
Gracias a su rigurosa observación, desarrolló diferentes hipótesis sobre lo que estaba llevando al gobierno británico a una excesiva burocratización. Los principios desarrollados por Parkinson son perfectamente trasladables a una empresa, pues permiten entender por qué el tiempo nunca nos alcanza para culminar con nuestras tareas.
El principio fundamental del aprovechamiento del tiempo, los recursos y las habilidades es llamado Ley de Parkinson. Conoce todo lo que necesitas sobre ella y aprende la forma correcta de aplicarla en tu vida diaria para que puedas ser más productivo y lograr mejores resultados. Es una herramienta indispensable para el emprendedor.
¿Qué es la ley de Parkinson?
Para entender en qué consiste la Ley de Parkinson debemos retroceder en la historia. En 1955 el historiador escribió un artículo en la revista The Economist basado en observaciones realizadas a la institucionalidad británica.
Esta contaba con una baja demanda de trabajo, debido a la crisis que afrontaba el país, pero la cantidad de personas que trabajaban en la administración era cada vez mayor. Concluye en sus análisis que una administración que tiene una tasa de crecimiento del 6% o más está destinada a morir. Esto se debe a que su desempeño será bajo.
Pero fue Stefan Thurner, profesor de ciencias de sistemas complejos de la Universidad Médica de Viena, quien convirtió los principios de Parkinson en un modelo matemático. Este modelo permite decir que el tamaño de una administración es inversamente proporcional a su efectividad.
Ley de Parkinson: definición
Ahora, para definir la Ley de Parkinson debemos trasladarnos a 1957. En uno de sus famosos discursos, el historiador utilizó la siguiente frase como apertura: «El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine». Esta es la que conocemos ahora como la primera Ley de Parkinson.
Significa que una tarea puede demorarse todo el tiempo que tengamos para hacerla. Esto lo pudo entender en sus investigaciones sobre las instituciones británicas, en las que se contrataba un funcionario para cada cosa, y su labor resultaba ser más larga de lo que se pensaba, pues la persona solo estaba destinada a esa tarea específica.
Con este principio, Parkinson puso la piedra angular para las tres leyes que enseñan a administrar de forma correcta el tiempo y la productividad.
Las 3 leyes de Parkinson
En el concepto de la Ley de Parkinson está la base para todas las leyes. Cada una de ellas te ayuda a enfocar factores del desempeño que son de gran importancia para cualquier empresario: el tiempo, los recursos y la relevancia de cada labor.
Vamos a analizar cada Ley de Parkinson:
1. Ley de Parkinson sobre el buen aprovechamiento del tiempo
«El trabajo se expande hasta que llene por completo el tiempo de que se tiene para su realización»
Cuando tienes algo que hacer y no tienes un tiempo determinado para ello, esta tarea suelen dilatarse y algunas veces no tiene fin. A esto se refiere esta primera ley. Significa que si tienes un grupo de personas a tu cargo, a las que debes asignarle una tarea, estas tomarán todo el tiempo que tengan para desarrollarla.
Según esta Ley de Parkinson, la limitación de tiempo es una forma de ayudar a la efectividad del equipo o de las personas. Una de las más importantes cualidades de un emprendedor exitoso es la organización, y desarrollar cronogramas de trabajo con tiempos específicos es una excelente forma de fomentar la productividad en las personas.
Ten en cuenta que, si el tiempo asignado es demasiado, las personas lo utilizarán por completo en el trabajo que se requiere pero no lo aprovecharán adecuadamente; y si es muy poco, posiblemente se cumplirá con la tarea, pero presentará problemas de calidad y efectividad.
Calcula bien el tiempo para cada labor, así podrás incrementar tu rendimiento y el de tu equipo.
2. Ley de Parkinson sobre el buen aprovechamiento de los recursos
«Los gastos aumentarán hasta cubrir la totalidad de los ingresos»
¿No te ha sucedido que cuando más ganas, más gastas? Es una Ley de Parkinson que todos hemos vivido en carne propia. La mayoría de las empresas o personas tienen un mayor nivel de compromisos económicos al ir incrementando los dineros disponibles. Por ello, es necesario calcular mejor los gastos e invertir bien los recursos.
Con esta ley entendemos por qué muchas personas no logran llegar a fin de mes, pues lo que tienen es lo que gastan. Las dinámicas de ahorro, inversión y protección del capital son la clave para enfrentar los efectos negativos de este principio básico. La limitación de recursos también es una herramienta importante para los empresarios.
Poner un límite económico a cada gasto o inversión puede ayudar a realizar presupuestos más inteligentes y tener mayor éxito financiero.
3. Ley de Parkinson sobre la trivialidad
«El tiempo que se dedica a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a la importancia de este»
Cuando tienes una tarea importante, la sueles realizar rápidamente y sin dilatar el tiempo. A esto es a lo que se refiere esta Ley de Parkinson: el que tome más tiempo una labor significa que es menos importante, pues puedes dejar pasar los días sin culminarla.
Muchas empresas le otorgan un alto nivel de prioridad a tareas que resultan poco importantes y dejan en segundo plano aquellas que tienen mayor relevancia para su desempeño. Suelen organizarse equipos de trabajo y agendar reuniones que gastan recursos innecesarios y tiempo valioso.
El no darle la importancia debida a cada cosa ayuda a reducir la efectividad al interior de la empresa. Por ello, es importante tomar decisiones inteligentes (algunos libros para emprendedores te puedan ayudar a enfocar mejor cada acción).
Tu puedes crear un efectivo ciclo de productividad y la Ley de Parkinson será tu guía. Esta debe hacer parte de tu planificación empresarial, pero también de tu vida diaria para incrementar la efectividad de tus acciones y reducir los costos.
Ejemplos de la Ley de Parkinson
Diariamente tienes nuevos proyectos por desarrollar o tareas por cumplir. Cuando no tenemos un tiempo límite para ellos, pasan los días y seguimos procrastinando su finalización. Ahora pongámonos en situación:
Piensa en que tienes una tarea por desarrollar con un tiempo límite de 4 días para terminarla. En los primeros días, te dedicas a organizar la información disponible con calma y piensas pacientemente que más puedes necesitar. Al tercer día puedes eliminar esos datos que no te sirven para que, por fin, en el último día realices la tarea.
Si tuvieras un plazo más corto para esa misma tarea (6 horas), tendrás que amoldarte al tiempo: en las dos primeras horas te dedicarías a encontrar la información disponible, las dos siguientes a eliminar datos y organizar la información necesaria, para finalmente en dos horas completar la misión. Así es como se explica más claramente la Ley de Parkinson.
Cómo organizarte según el principio 10 90 del ciclo de productividad y la Ley de Parkinson
El principio 10 90 del ciclo de productividad y la Ley de Parkinson explican que, del 100% de la tarea, el 90% depende de tu esfuerzo y organización y el 10% de factores que no puedes controlar. Esto significa la forma como desarrolles cada tarea, incrementando la productividad de tu negocio o de tus actividades y reduciendo los recursos es el 90% de tu resultado.
Herramientas como la ley de Pareto son un complemento sin igual para aplicar la Ley de Parkinson en la administración del tiempo de tus labores y las de otros. Y ahora, hablando de equipos de trabajo, demos un ejemplo de la Ley de Parkinson en este aspecto.
Otro ejemplo de la Ley de Parkinson
Estás desarrollando un nuevo producto. Para ello cuentas con un equipo de trabajo que desarrollará diferentes actividades: una persona se dedica a la parte funcional, otra a lo estético y otra más a lo comercial. Si dejas que dada cada una desarrolle su tarea sin un tiempo límite, posiblemente pasará un mes y ninguno tendrá resultados definitivos.
Si lo trasladas a tu vida personal sucederá igual. Cuando tienes un proyecto, como estudiar un nuevo campo, utilizando la regla de las 5 horas u otro método, pero no te pones metas específicas en tiempos determinados, esto se puede dilatar por mucho más de lo que es necesario (primera Ley de Parkinson).
Pero la extensión de tiempo no es el único problema. Según la Ley de Parkinson, la importancia que le das a esta meta es muy baja, pues entre más se extienda la elaboración de esta tarea, menos valiosa es para ti.
Finalmente, este concepto se traslada a los recursos, pues tendrás un mayor nivel de gastos, sin importar cómo estás financiando tus estudios, o perderás tiempo haciendo que la inversión tenga menos eficiencia. Conociendo a fondo los principios de la Ley de Parkinson puedes dar solución a estas situaciones, mejorar en tus negocios y en tus metas personales.
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Palabras finales
Todos hemos sufrido y vivido los efectos de la Ley de Parkinson en nuestro trabajo y en nuestros retos personales. Sin embargo, con una buena programación del tiempo de nuestras actividades tendremos tres resultados importantes: podremos ser más productivos, reduciremos el gasto y priorizaremos mejor.
La procrastinación en nuestras metas personales nos lleva a abandonar propósitos importantes. Esto también puede suceder en la vida laboral, en los negocios y las empresa, lo que según la ley de Parkinson determina su fin. Para que esto no nos afecte es necesario tomar el control de cada uno de los factores descritos por los principios de esta.
Si hacemos lo necesario para organizar mejor la forma como desarrollamos nuestras actividades, el tiempo será más que suficiente y podremos aprovecharlo en mejor forma, ya sea con nuestras familias o realizando las cosas que más nos gustan.
¿Crees que estos principios (Ley de Parkinson) te pueden servir para tu vida diaria? Pues ¡Manos a la obra! Es momento de mejorar tu productividad.
