¿Cuánto efectivo y activos líquidos tiene tu empresa? ¿De dónde obtienes financiamiento para operar? Estas son típicas preguntas que todo gerente debe hacerse a menudo y cuyas respuestas es posible obtener mediante una hoja de balance.
¿Qué es una hoja de balance, cuál es su estructura y qué cuentas la conforman? Hoy estaremos respondiendo a estas interrogantes. Solo queremos adelantarte que se trata de un análisis muy relevante para conocer la salud financiera de tu empresa.
Es cierto que su elaboración le corresponde a un profesional de la contabilidad, pues son los que saben a la perfección cómo hacer un balance general. Sin embargo, como dueño de una PYME o cualquier emprendimiento, debes aprender a hacerlo. No obstante, puedes auxiliarte de un contable para profundizar en el análisis y obtener el mayor nivel de información posible. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es una hoja de balance?
La hoja de balance es una vista panorámica que muestra el estado de tu empresa a través de un tiempo determinado, por lo general, un año. Es un estado financiero que refleja los activos, pasivos y el capital social (patrimonio) de una empresa. Además, proporciona una base para calcular las tasas de rendimiento y evaluar su estructura de capital. Sin más, es un resumen de lo que un negocio tiene y debe.
Una hoja de balance se compone por tres secciones fundamentales: todo lo que posee la empresa y lo que le adeudan (activos), lo que debe (pasivos) y lo que realmente les pertenece a los accionistas (patrimonio).
La hoja de balance permite conocer cuál es tu capital de trabajo. Por tal motivo, es una guía para tener clara la capacidad que tiene tu empresa para operar, así como las posibilidades que tiene de adquirir otros compromisos e invertir en su crecimiento.
¿Cómo hacer un balance general?
No tienes que ser un experto en contabilidad para hacer un estudio como este. Veamos cómo hacer una hoja de balance.
1. Recopila los elementos a incluir en el balance
Empieza por anotar aquellos elementos que tendrás en cuenta en tu hoja de balance. Quizás en este momento te estés preguntando cuáles son estos. Presta atención al listado que te dejamos.
Activos
Activos circulantes: son todos aquellos susceptibles de convertirse en dinero en efectivo durante un período normal de operaciones del negocio
- Efectivo y equivalente de efectivo
- Cuentas por cobrar
- Inventarios
- Bonos de corto plazo
Activos no circulantes: son aquellos que no presentan un flujo o cambios constantes
- Inversiones
- Equipos
- Terreno
- Propiedades
- Seguros
- Patentes o licencias
Pasivos
Pasivos circulantes: se describe en la segunda sección de la hoja de balance y no son más que las obligaciones y deudas que la empresa tiene que cubrir en un plazo inferior a un año
- Cuentas por pagar
- Provisiones y deudas a corto plazo
- Vencimientos actuales de deudas a largo plazo
- Nómina y pago a trabajadores externos
- Impuestos
Pasivos no circulantes: deudas y obligaciones cuya exigibilidad es mayor a un año.
- Pasivos diferidos de impuestos
- Deudas a largo plazo
- Otras obligaciones
Patrimonio neto
- Fondos propios: el dinero que aportan los socios, incluyendo la inversión inicial.
- Ganancias retenidas: las reservas de ganancias que no se distribuyen entre los accionistas como dividendos, sino que se guardan y se reinvierten.
¡Importante! En cuanto a la estructura de los datos, no debes obviar la siguiente norma de ubicación. Para empezar, en la columna izquierda colocas los activos, ordenados en función de su liquidez, las cuentas más líquidas se colocan antes de las cuentas sin liquidez. En la siguiente sección a la derecha, los pasivos, organizados en función de su exigibilidad; y en una tercera, el patrimonio, desglosado en sus diferentes componentes.
2. Define el período objeto de análisis
Es importante que toda actividad dentro del marco empresarial tenga un alcance definido. Esto permitirá enmarcar la información obtenida y, así pues, delimitar el estudio. La hoja de balance es un análisis que debe hacerse con frecuencia, por lo general, se aconseja hacerlo de forma trimestral.
En este punto se deben determinar también las fechas de reporte y los correspondientes períodos de reporte. ¿Cuáles son estos? Por ejemplo, si tu período de reporte es el primer trimestre del año (del 1 de enero al 31 de marzo), tu fecha de reporte será el 1 de abril del año en curso.
3. Realiza la ecuación de balance
Luego de contabilizar las propiedades de la empresa ya sea de manera tangible como intangible, las deudas y obligaciones que tiene, así como el capital con el que está operando, debes calcular el subtotal para cada una de estas tres categorías: activos, pasivos y patrimonio neto.
Llegado este momento debes verificar que se cumple la ecuación de balance que es la siguiente: activos = pasivos + capital de inversores. En otras palabras, la lógica es la siguiente: una empresa tiene que pagar por todas las cosas que posee (activos), ya sea pidiendo dinero prestado (asumiendo pasivos) o tomándolo de los inversionistas (patrimonio de los accionistas).
¿Qué significa que se cumple la ecuación de balance? Esta equivalencia es la prueba de que el balance está correctamente realizado y se está respetando la ecuación de contabilidad.
¿Qué conclusiones se pueden sacar del análisis de la hoja de balance?
Por ejemplo, cuando los activos circulantes son mayores en cantidad que los pasivos circulantes, el negocio puede cubrir todas las obligaciones financieras que tiene a corto plazo. Por ende, es muy probable que se encuentre en una buena situación financiera.
En el caso contrario, cuando el total de pasivos supera a los activos, el valor de la partida de capitalización será negativo. Esto significa que la salud financiera de la empresa anda mal. Incluso, si la diferencia es considerable, podrías estar frente a una quiebra.
Otro análisis importante que puede obtenerse de la hoja de balance es el grado de apalancamiento financiero: término que describe cuánto del capital de una empresa proviene de préstamos. Para ello divide los pasivos entre el capital propio de la empresa, así conocerás la tasa de deuda en relación con el capital.
La hoja de balance por sí misma, no puede dar una idea de las tendencias que se están desarrollando durante un período más largo. Por este motivo, debe compararse con períodos contables anteriores. De este modo, si hay un porcentaje significativo de disminución en el efectivo de una empresa, lo más probable es que haya problemas financieros. Señal de que las cosas no van bien.
Palabras finales
El balance general es uno de los principales estados financieros junto con el estado de resultados y el flujo de efectivo. De manera general, son muy útiles para entender la situación financiera de la empresa en un período específico. La hoja de balance permite descubrir si la gestión de la empresa está siendo eficiente y si los recursos están siendo aprovechados de manera óptima.
Un balance general fuerte por lo general significa que cuentas con activos, incluyendo un nivel eficiente de efectivo, deudas manejables y un monto atractivo para los inversionistas.
Lo cierto es que la información que obtienes se convierte en una base para la toma de decisiones estratégicas en torno al crecimiento del negocio. Es por ello que resulta muy importante tomar como fuente todos los registros financieros del período a evaluar. De este modo, el balance será lo más acertado posible.
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