Plan financiero | La clave para la salud económica de la empresa

El plan financiero es el componente decisivo del plan de negocios. Para decirlo de una manera muy sencilla, este documento te dice si vale o no la pena llevar a cabo tu proyecto o negocio. Esto, por supuesto, es la base de todo lo demás.

Sin plan financiero no es posible elaborar otros programas como el plan de marketing, producción, expansión, consolidación, etc. Para bien o para mal, las cifras son las que mandan y estas quedan definidas en el plan financiero.

¿En qué consiste el plan financiero? ¿Para qué sirve? ¿Qué componentes incluye? Sobre estos y otros temas hablaremos enseguida. Acompáñanos a conocer este interesante aspecto de la planeación empresarial.

¿Qué es un plan financiero?

Bolsas de dinero y huevos de oro con documentos de plan financiero

El plan financiero de una empresa es un documento en el que se consigna toda la información económica del plan de negocios. El mismo recoge todos los datos cuantitativos, desarrollados y calculados de los planes de acción de cada área de la compañía.

Así pues, esta herramienta presenta la situación actual de la empresa, en términos financieros, y proyecta lo que sucederá en el futuro (por lo general, en los tres a cinco años siguientes). Se puede afirmar que es una simulación de lo que ocurrirá con la compañía en el futuro inmediato, en términos numéricos, siempre que se den algunas condiciones o supuestos.

De otro lado, hay que señalar que el plan financiero se expresa en términos monetarios. Es quizás el componente más importante del plan de negocios y es una guía fundamental para la implementación del mismo. ¿Para qué sirve un plan financiero? Lo veremos enseguida.

¿Para qué sirve un plan financiero?

Siempre que se habla de dinero, y mucho más en el mundo empresarial, las cifras lo son todo. Por lo tanto, el primero de los beneficios de un plan financiero es mostrarte el panorama en números y contribuir a que tengas más control sobre estos.

Entre tanto, cuando se inicia una empresa, o cuando esta ya se encuentra en marcha, es obvio que haya unas expectativas sobre la rentabilidad y liquidez del negocio. ¿Cómo saber si ese proyecto cumplirá con dichas expectativas? La respuesta está precisamente en el plan financiero, cuya mayor utilidad es la de mostrarte si el negocio es viable o no, tanto a corto, como a mediano y largo plazo.

Por lo anterior, se podría afirmar que el plan financiero sirve para lo siguiente.

Determinar la viabilidad financiera

El plan financiero permite establecer si el negocio o el proyecto cumple las condiciones de liquidez, rentabilidad y solvencia que se necesitan para sobrevivir en el largo plazo. A esto se le conoce como viabilidad financiera.

Monedas y plantas sembradas

De este modo, se dice que un negocio es viable financieramente cuando:

  • Tiene completamente financiado el presupuesto de inversiones (fondos o dinero para poner en marcha el negocio o el proyecto).
  • Permite obtener un margen de rentabilidad suficiente.
  • Genera una liquidez importante y estable a través del tiempo. Es decir, genera efectivo para hacer frente a los compromisos de pago y permite obtener saldos positivos.

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Conocer las necesidades de financiamiento

Es necesario convertir las ideas en cifras concretas; solo así sabes cuánto dinero necesitas para sacar adelante el proyecto o negocio. Con el plan financiero vas a tener el panorama claro en este aspecto.

Toma de decisiones

Obviamente, para tomar decisiones acertadas necesitas de una información detallada y puntual de los aspectos financieros involucrados. Así pues, el plan financiero te da los datos necesarios para tener una base sólida antes de que decidas seguir, cambiar de rumbo o detenerte.

Conseguir socios o inversionistas

El plan financiero debe darte una idea muy concreta de las posibilidades que tiene el proyecto o negocio de ser exitoso y en qué medida lo será. Esto es fundamental para atraer socios o inversionistas, ya que por razones obvias las expectativas positivas de liquidez y rentabilidad son el mejor argumento.

Otros

Otras utilidades y beneficios del plan financiero son los siguientes:

  • Evaluar posibles fuentes de financiación adicional.
  • Proyectar la situación financiera a corto, mediano y largo plazo.
  • Evaluar y reestructurar, si es del caso, los objetivos.
  • Ejercer mayor control sobre la contabilidad.
  • Conocer el punto de equilibrio.
  • Analizar la sensibilidad del proyecto o negocio.

En últimas, el plan financiero te permite saber si realmente el negocio o el proyecto van a darte un buen rendimiento, cuánto dinero necesitas para que eso suceda y qué puedes esperar hacia el futuro, en términos económicos.

Características de un plan financiero

Monedas y bolígrafo con documentos de plan financiero

Ahora bien, las principales características de un plan financiero, para que sea útil y adecuado, son las siguientes:

  • Debe estar ceñido a las cifras reales y actuales de la contabilidad. De no ser así, en lugar de aportarte información lo que hace es distorsionar el panorama.
  • El plan financiero debe ser realista. No puede basarse en la ocurrencia de milagros o situaciones excepcionales.
  • Debe ser alcanzable. De nada sirve un plan financiero extraordinario, si está fuera de tus posibilidades.
  • Sencillo, claro y ordenado.
  • Debe incluir todos los componentes necesarios. Sobre este punto hablaremos más adelante.

Por lo tanto, el mayor énfasis debe estar en la objetividad de los datos. Son muchos los proyectos o las empresas que fracasan por exceso de optimismo. El plan financiero debe ser la parte más neutral y desapasionada de todo el plan de negocios.

Conceptos básicos que debes conocer

Como no todos los emprendedores están familiarizados con los conceptos básicos de finanzas, antes de continuar vale la pena introducir un breve glosario con aquellos términos que son necesarios para elaborar tu plan financiero. Veamos.

Financiación necesaria

Tiene que ver con los fondos requeridos para que la empresa pueda desempeñar su actividad. Se cubre a través de préstamos (endeudamiento) o mediante la inversión de capital de algún socio.

Financiación propia

Hace referencia a los recursos propios que se aportan, o a los de terceros cuando no hay exigencia de devolución de los mismos.

Financiación ajena

Corresponde a los fondos obtenidos de préstamos con terceros. Se dispone de ellos de forma temporal, pero es necesario devolverlos en un determinado periodo de tiempo y con pago de intereses.

Fondo de maniobra y previsión de tesorería

Es la financiación básica de la empresa. Se forma con los recursos propios y los ajenos a largo plazo. Se utiliza para financiar algún elemento del activo circulante.

Documentos con cifras de plan financiero

La previsión de tesorería corresponde al resumen de los cobros y pagos mensuales que la empresa hará a lo largo de un año.

Pago, cobro, gasto e ingreso

  • El pago es la salida de dinero para cubrir gastos, proveedores, inversores o créditos.
  • De otro lado, el cobro es el ingreso de dinero a la empresa.
  • Por su parte, el gasto es el importe destinado a la adquisición de bienes y servicios, necesarios para la producción.
  • Finalmente, el ingreso es el importe que entra a la empresa, a partir de la venta de productos o prestación de servicios.

Cuenta de pérdidas y ganancias o de resultados

Este es un documento que recoge el resultado de la empresa, en términos de beneficio o pérdida, por un periodo determinado de tiempo.

Balance

Es un documento que describe el estado de la empresa en un momento preciso. Incluye las fuentes de financiación, el estado de las inversiones, los bienes y derechos, activo y pasivo.

Estructura de costes

La estructura de costes indica el peso que tiene cada elemento en el proceso de producción, en el coste total de una unidad. Hay dos tipos de costes:

  • Costes fijos: Estos no varían, independientemente de la cantidad de unidades que se produzcan.
  • Costes variables: Varían en función de la cantidad de unidades producidas y vendidas.

Punto de equilibrio

Corresponde al nivel de ventas en el que se alcanza una utilidad cero. Tiene lugar cuando los costes totales (fijos + variables) son iguales a los ingresos totales. A partir de ese punto, las ventas generan beneficios.

Plan de inversión inicial y plan de financiación

El plan de inversión inicial hace referencia a los gastos que no se consumen en el proceso productivo de un solo ejercicio, como equipos, instalaciones, etc. Permanecen en la empresa por años sucesivos, pero son necesarios para ponerla en marcha.

Por su parte, el plan de financiación corresponde a los fondos de donde se obtienen los recursos para financiar el negocio o proyecto.

Manos de empresario que calcula en una tablet el plan de inversión

Previsión de cifra de ventas / consumos

Es la cantidad de ventas reales o previsibles de una empresa, dividido entre el coste de los elementos incluidos en el proceso productivo (compras, comercialización, etc.). Se expresa en cantidad de dinero o en unidades de producto o servicio; por cada uno de ellos debe hacerse una previsión.

Previsión de gastos de explotación, comercialización y de personal

Los gastos de explotación son los mismos gastos generales de funcionamiento.

Entre tanto, la previsión de gastos de comercialización son los gastos asociados directamente a las ventas. La previsión de gastos de personal comprende la estimación de gastos en personal contratado y personal no laboral.

Complementario: Plan de ventas | Qué es, para qué sirve y guía para elaborarlo

Amortización

Se trata de una estimación de la cantidad de dinero necesaria para compensar la depreciación de los elementos inmovilizados de la empresa, como maquinaria, instalaciones, etc. Esta debe prever la forma de financiar la reposición de tales elementos sin tener que recurrir a financiación externa.

Beneficio

Corresponde a la diferencia entre los ingresos y los gastos de esa actividad. Se habla de beneficio antes de intereses e impuestos (BAII), si el cálculo no incluye los descuentos por esos aspectos.

Cash-Flow (Flujo de Caja)

Hace referencia a la cantidad neta de dinero que entra y sale de la empresa en un periodo de tiempo determinado. Es una herramienta para medir el nivel de liquidez de la empresa y establecer la capacidad de la misma para pagar sus deudas.

Periodo de recuperación de la inversión

Tiene que ver con la cantidad de tiempo en que vas a poder recuperar la inversión inicial. Entre más corto sea el periodo de recuperación, mayor será la liquidez del proyecto y menor su riesgo.

Margen bruto

Es el resultado de restar los costes directos (aquellos que son necesarios para producir el bien o servicio) de las ventas totales de ese bien o servicio.

Rentabilidad

Rentabilidad económica o Rendimiento de la inversión (BAII/Activo) es la relación que hay entre el beneficio bruto antes de intereses e impuestos y amortizaciones. Da una idea del dinero que genera el negocio.

Estructura de un plan financiero

Signos de interrogación alrededor del plan financiero

En términos generales, y sobre todo para una empresa que está comenzando, el plan financiero debe incluir cuatro elementos: plan de inversiones, estado de pérdidas y ganancias, balance general y flujo de caja. Sin embargo, hay otros elementos que también son muy importantes y que siempre vale la pena incluir. Veamos.

Componentes del plan financiero

Los elementos que componen un plan financiero completo y detallado son los siguientes:

  • Plan y presupuesto de inversiones
  • Plan de financiación
  • Presupuesto de ingresos y egresos
  • Flujo de caja
  • Punto de equilibrio
  • Análisis de sensibilidad
  • Estado de resultados/Estado de Ganancias y Pérdidas
  • Estado de situación financiera/Balance general

Veamos, de manera breve, en qué consiste cada uno de ellos.

Plan y presupuesto de inversiones

Hace referencia al capital inicial o a la inversión necesaria para poner en marcha el negocio o el proyecto. Comprende básicamente tres rubros:

  • Activos fijos tangibles: El activo es un bien o recurso del que dispone la empresa. Los activos fijos tangibles son aquellos que se pueden tocar y tienen un tiempo de vida mínimo de un año. Por ejemplo, una máquina.
  • Activos intangibles: Son los que no se materializan de manera física, tienen un tiempo de vida mayor a un año y le aportan valor a los clientes. Por ejemplo, una patente.
  • Capital inicial de trabajo: Es el dinero necesario para mantener la empresa en funcionamiento hasta que el negocio genere los recursos necesarios para cubrir sus costos.

Así pues, este componente permite conocer el monto de la inversión requerido para poner en marcha la empresa o el proyecto. Debe arrojar también un calendario de inversiones, es decir, un cronograma en el que se señale cuándo se hará cada inversión y en qué.

Manos que depositan monedas en alcancía

Plan de financiación

El plan de financiación es fundamental a la hora de elaborar un plan financiero. Esta es la herramienta que describe cuáles son las fuentes de financiación del negocio o proyecto. Señala qué partes se financian con recursos propios y cuáles con recursos ajenos. En este último caso, debe indicarse quién proporcionará esos recursos y cómo se prevé la devolución.

Presupuesto de ingresos y egresos

También se le conoce como presupuesto de operación y es un cálculo anticipado de los recursos que la empresa espera obtener en el lapso de un año para financiar los gastos necesarios para el desarrollo de su actividad, en el mismo periodo.

Flujo de caja

El flujo de caja se deriva del presupuesto de ingresos y gastos y en él se muestran las entradas y salidas de dinero en efectivo, específicamente, durante un tiempo determinado que, por lo general, es de un año. La liquidez es el sistema circulatorio de un negocio y esta herramienta permite detectar el monto y duración de los faltantes o sobrantes de efectivo.

Punto de equilibrio

El plan financiero debe incorporar un análisis del punto de equilibrio, ya que este es un indicador determinante de la viabilidad del negocio o proyecto. Este debe incluir la cifra del volumen de ventas requerido, la estimación en dinero y un cronograma o calendario alineado con los demás elementos del plan financiero y del plan de negocios.

Análisis de sensibilidad

Dólar con ícono porcentual y flechas hacia arriba y abajo

Se refiere al análisis de los factores de riesgo e incertidumbre que pueden afectar los resultados del negocio o proyecto. Implica el planteamiento de tres escenarios:

  • Pesimista: Corresponde a «lo peor que podría suceder». Debe incluir algún indicador numérico en torno al mayor riesgo que sería capaz de soportar la empresa o el proyecto.
  • Probable: Hace referencia a un escenario en el que las cosas siguen tal y como van y, por lo tanto, el negocio o proyecto no es afectado por ningún factor diferente a los actuales.
  • Optimista: Tiene que ver con «lo mejor que podría suceder», en razón a factores fortuitos.

De este modo, el análisis de sensibilidad permite establecer parámetros o variables de riesgo. Así mismo, precisar el grado de debilidad de la empresa frente a determinados factores.

Estado de resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias

Es un estado financiero que muestra en forma detallada la manera como se consiguieron los resultados de la gestión, durante un tiempo dado (generalmente, un año). Este informe financiero muestra el nivel de eficiencia de la empresa, ya que señala qué tan rentable ha sido en un lapso específico. En pocas palabras, presenta los beneficios y pérdidas que ha arrojado la compañía en un periodo establecido.

Estado de situación financiera/Balance general

Se trata de un informe financiero que refleja la situación global de la empresa en un periodo determinado. Lo usual es que se lleve a cabo a final de año. El Balance General muestra el activo (lo que la empresa tiene), el pasivo (las deudas) y el patrimonio o capital contable (diferencia entre activo y pasivo). Muestra el desempeño global de la empresa.

Cómo hacer un plan financiero: paso a paso

Empresario con laptop y calculadora elabora el plan financiero

¿Cómo realizar un plan financiero? Para elaborar un plan financiero básico lo primero que tienes que hacer es definir cuáles son tus costes fijos y variables, ya que estos datos son fundamentales y determinan todo lo demás. Una vez que calcules todo esto, lo que sigue es determinar cuál es el punto de equilibrio de tu negocio o proyecto.

Ahora bien, los dos anteriores son los aspectos fundamentales del plan financiero, pero no los únicos. Para que haya mayor claridad, veamos paso a paso como hacer el plan financiero de un proyecto o de un negocio.

1. El punto de partida: los datos básicos del plan financiero

Para elaborar el plan financiero básico de tu proyecto o negocio vas a necesitar algunos datos esenciales. Estos son:

Precios y unidades de venta estimados por producto-servicio

Responde a las preguntas: ¿Cuánto me cuesta producir este producto? ¿Cuánto quiero ganar de utilidad? Hay varios métodos para calcular o estimar estos datos.

Estructura de costes para la obtención del servicio o producto

Implica establecer los costes fijos y los costes variables. Este punto debe responder a la pregunta: ¿qué gastos tendría en el caso de que no vendiera absolutamente nada?

Gastos de personal estimados

Aquí se debe calcular todo lo relacionado con salarios, pagos por prestación de servicio, aportes a la seguridad social, etc., del personal requerido para sacar adelante el proyecto o negocio.

Gastos de servicios generales y administrativos

Tiene que ver con aspectos como arriendos, seguros, suscripciones, servicios públicos, suministros de oficina, etc. Se deben calcular lo más detalladamente posible.

Plan de inversiones.

Es el programa en donde se consigna el monto, el destino, las acciones y los plazos para invertir el capital. En el plan inicial se contemplan todos los recursos que se van a necesitar para poner en marcha y sostener el proyecto o negocio. Comprende inversiones como tal y gastos corrientes.

Por lo tanto, todo lo anterior debe aportarte uno de los datos esenciales: ¿cuál es tu punto de equilibrio? Así mismo, una vez que cuentes con estos elementos vas a tener una idea de si el negocio es viable o no. Es hora de revisar los objetivos del plan de negocios y ajustarlos si es necesario. Lo que sigue es proyectar las finanzas hacia el futuro.

2. Elaboración de presupuestos

Varias alcancías sobre fondo azul

Los presupuestos son estimaciones sobre el comportamiento financiero de la empresa hacia el futuro, en los componentes estratégicos de la gestión. Para este efecto, se deben elaborar tres presupuestos: de ventas, de tesorería y de inversión. Veamos.

Presupuesto de ventas

El presupuesto de ventas es un informe en el que aparece detallada la estimación de ingresos por ventas en un periodo específico que, por lo general, es de un año. Así pues, la proyección debe hacerse mes a mes y tiene que estar alineada con los objetivos propuestos en el plan de negocios. Este presupuesto debe ser reflejo de la estrategia de ventas.

Complementario: Plan de ventas | Qué es, para qué sirve y guía para elaborarlo

Presupuesto de tesorería

La tesorería es la parte de la empresa que se encarga de gestionar el dinero disponible en caja. Por lo tanto, el presupuesto de tesorería es la herramienta para controlar la evolución de la liquidez de una empresa durante un periodo determinado. Lo adecuado es proyectarlo y, a su vez, hacerle un seguimiento mes a mes.

Presupuesto de inversión

El presupuesto de inversión es un cálculo en el que se incluye todo aquello en lo que la empresa debe invertir para mantenerse activa, más allá de un año. Para elaborar este presupuesto es necesario conocer la capacidad máxima de producción (cuántas unidades se pueden producir), así como la capacidad máxima de venta de la empresa con la estructura actual.

A partir de esos datos, se hace una estimación que indica en qué momento se debe hacer una ampliación, reposición de maquinarias, etc. Esto requerirá una inversión que también se debe estimar y al mismo tiempo definir de dónde se va a obtener.

3. Gestión de la financiación

Frascos con monedas y plantas sembradas como símbolo de inversión

Ahora bien, llegados a este punto, lo que sigue es identificar las posibles fuentes de financiación y gestionar la obtención de esos recursos. A veces se piensa que las entidades bancarias son la única fuente de capital, cuando no es así. Otras fuentes de financiación pueden ser los aportes de los socios, de familia y amigos, subvenciones, crowdlending, crowdfunding y crowdsourcing, entre otros.

Por lo dicho, antes de solicitar la financiación, conviene tener algunos puntos claros:

  • ¿En qué se va a utilizar ese dinero?
  • ¿Por qué es necesaria esa inversión o gasto?
  • ¿Cómo vas a pagar esa deuda, mes a mes?
  • ¿Existen fuentes de financiación pública para tu proyecto o negocio?
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De este modo, el resultado de esta actividad debe ser un plan de financiación completo. A su vez, este plan, junto con los componentes anteriores, deben permitir la elaboración del plan de presupuesto e inversiones, el cual sintetiza todos los elementos trabajados hasta ahora.

Plan de contingencia

Lo más adecuado es que cuentes con un plan de contingencia. Este debe contener los indicadores críticos. Esto es, las cifras de ventas, gastos o plazo para alcanzar el punto de equilibrio. En consecuencia, al alcanzar esas cifras vas a saber que las cosas no van por buen camino y que es hora de cambiar de rumbo.

Así mismo, el plan de contingencia debe contemplar una reserva de efectivo o una línea de crédito disponible, de tal modo que si las cosas salen mal puedas resolver todo a tiempo, antes de tener que afrontar graves pérdidas. Por lo tanto, para hacer de forma adecuada el plan de contingencia también es importante elaborar un análisis de sensibilidad y tomar en cuenta sus resultados.

Principales errores en la elaboración de un plan financiero

Empresaria se sujeta la cabeza frente a laptop

Hay errores que son muy comunes en quienes no tienen experiencia elaborando un plan financiero. Los más recurrentes son los siguientes:

  • Hacer una estimación demasiado optimista de los ingresos. Corresponde a un análisis de sensibilidad mal elaborado. Por lo anterior, es habitual cometer errores en la velocidad o el monto de los ingresos. Hay que tener cuidado en este punto.
  • Omitir el cálculo fiscal. Es importante averiguar a fondo cuáles son las obligaciones fiscales que genera un emprendimiento determinado. Los emprendedores inexpertos suelen omitir este importante gasto administrativo.
  • Reducir el ingreso de los trabajadores para ahorrar costes. No es buena idea, mucho menos cuando se está comenzando. Si algo se necesita para salir adelante es talento humano y este no se obtiene con bajos salarios.
  • No contemplar el sueldo del emprendedor. Desde el comienzo debe estar incluido en los gastos de personal.

En este enlace hay algunos ejemplos de un plan financiero completamente terminado.

Ideas finales

Documentos de plan financiero

El plan financiero es una herramienta muy valiosa que sirve como guía económica para un proyecto o negocio. De este modo, es útil para todo tipo de empresas, pero tiene mayor relevancia para aquellas que apenas están iniciando sus labores. Específicamente, te permite precisar la viabilidad y rentabilidad del proyecto, lo cual es determinante para los pasos a seguir.

De otro lado, no se debe olvidar que el plan financiero es la parte económica del plan de negocios, así que es obvio que ambos instrumentos deben estar perfectamente alineados, pues el uno depende del otro y viceversa. De esta manera, todo en conjunto te permite organizar mejor tu negocio y reducir los riesgos del mismo.

Finalmente, enfaticemos en que un plan financiero adecuado es fundamental para emprender o expandirte. Como quizás lo has notado, este instrumento no es fácil de desarrollar y la verificación de los cálculos tampoco es sencilla. Por lo tanto, en la medida de lo posible, lo mejor es encargar de esta labor a un técnico en el tema. En asuntos de cifras, el conocimiento especializado siempre es la mayor garantía.

Fuentes de apoyo

  • Ombuena, G. J. B., & Ruiz, D. B. (2011). El plan financiero: herramienta de previsión en un escenario de crisis. Estrategia financiera, (283), 8-19.
  • Pedraza, J. C. Q. (2009). Planificación financiera. Contribuciones a la Economía, 10.
  • Ferraz, P. C., Román, C. P., Cibrán, M. Á. C., & Galbán, C. H. (2013). Planificación financiera. Esic.

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