El organigrama de una empresa es un recurso importante para el departamento de recursos humanos. Tener un organigrama con todas las personas de una empresa es muy útil para visualizar de forma clara y rápida la estructura interna, roles, equipos y departamentos.
El desarrollo de un buen organigrama para una empresa depende del primer análisis integral de sus objetivos. Estudiar las distintas áreas de trabajo posterior y roles clave. Al final, obtendrás una imagen realista y transparente de la fortaleza de la empresa, lo que facilitará la comprensión y el crecimiento.
Es muy probable que te surjan dudas como, por ejemplo: ¿Cuáles son las partes de un organigrama o cómo se divide un organigrama? Todo esto y mucho más vamos a responder a continuación.
¿Qué es un organigrama de una empresa?
El organigrama de una empresa es un esquema organizacional que muestra de forma gráfica la estructura interna de una empresa. Este diagrama es especialmente útil para la gestión de los recursos humanos, ya que permite visualizar de manera rápida y sencilla la jerarquía, la estructura y el flujo de información de los empleados dentro de una empresa.
Las diversas relaciones entre funciones, departamentos, equipos e individuos se pueden identificar de manera directa. En otras palabras, un organigrama empresarial es una imagen clara de la cadena de mando, el flujo de autoridad y la comunicación de arriba hacia abajo.
Entonces, ¿cómo funciona un organigrama? Por lo general, se realiza en forma de pirámide y se organiza de forma jerárquica con el emprendedor o empresario en la parte superior. Las líneas se utilizan para conectar a las personas con su gerente o supervisor. No existen reglas estrictas y rápidas para la planificación organizacional.
Siempre que el gráfico sea jerárquico con ramas claras que ilustren las relaciones con los empleados, el arrastre abre muchas posibilidades creativas según la industria, la cantidad de empleados y más.
De esta manera, un organigrama que refleja la estructura, los niveles y la fuerza laboral de la empresa, ayuda a facilitar la comprensión de la organización y las funciones, es una verdadera hoja de ruta para las nuevas contrataciones y un recurso eficaz para la empresa.
¿Para qué sirve el organigrama de una empresa?
Contar con un organigrama permite estas utilidades:
- Detectar fallas en la estructura organizacional: El organigrama empresarial es una herramienta valiosa para mejorar la gestión de los recursos humanos porque permite descubrir la duplicación de roles y responsabilidades, y funciones importantes dentro de la organización, que se descuidan y afectan la productividad.
- Mejor distribución de la autoridad: El organigrama general de una empresa también ayuda a revelar problemas en el departamento de control que afectan la comunicación y la competitividad. Esto puede reflejar, por ejemplo, un desequilibrio en el sistema o una falta de claridad en el tipo de autoridad.
- Actualización del sistema de recursos humanos: Un organigrama también se utiliza para actualizar la información y, así pues, facilitar el flujo de información y mejorar la eficiencia de la empresa. Es un componente fundamental para la realización de estudios de descripción y análisis de puestos, para la planificación de la administración de la nómina y en general para la planificación, implementación y control de los sistemas de personal.
- Comunicar la estructura interna: Un organigrama tiene una función de comunicación importante porque muestra a los empleados su posición en la empresa, su relación con otros puestos y su capacidad para ascender de rango.
Importancia de un organigrama en una empresa
¿Por qué se recomiende el uso de un organigrama en una empresa? Es importante tener uno, porque gracias a él puedes analizar de manera gráfica todo lo relacionado con el crecimiento de tu negocio.
Otra de las ventajas del uso del organigrama es que posibilita la creación de un sistema laboral que se ajuste lo mejor posible al presupuesto salarial del empleado evitando, entre otras cosas, una carga de trabajo excesiva.
Es indispensable que sepas la importancia de compartir estos flujos con tus empleados, porque te proporcionará el conocimiento necesario para asignar tareas y responsables de cada área.
Por lo tanto, es importante que prestes atención a los cambios que ocurren en el modelo de trabajo, crecimiento empresarial o la contratación de otros que afectan el flujo de trabajo, esto te servirá para saber si necesitas actualizar el organigrama empresarial o desarrollar uno nuevo.
Para las empresas, la creación de un organigrama actualizado le permite monitorear el desarrollo de talentos humanos. Pero ¿qué pasa si no existe un organigrama? la organización no podrá disfrutar de ninguna de las ventajas que antes mencionábamos, además de que será más difícil detectar cuándo puede ser necesario crear un nuevo puesto de trabajo.
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Desventajas del uso del organigrama
Las desventajas que podemos encontrar al utilizar el organigrama de una empresa son:
- El organigrama comprende las relaciones formales entre los distintos grupos y funciones, pero no tiene en cuenta las relaciones informales. Estas últimas también son determinantes en el nivel de unión y compromiso de los miembros de la organización y, por consiguiente, en la eficiencia del trabajo.
- Las dimensioniones de la organización pueden dificultar la representación gráfica del organigrama. Cuando una empresa es pequeña, en ocasiones, una misma persona realiza varias funciones y puede que estas no se tengan en cuenta en el diseño del organigrama. Al contrario, cuando una empresa es grande, presenta diseños complejos que deben ser simplificados o fraccionados para facilitar el diseño y comprensión del diagrama.
- El organigrama de una empresa no es una herramienta que se diseña una vez y ya, sino que debe actualizarse de manera constante. De lo contrario, el diagrama sería inútil ya que no refleja la realidad de la organización y se volvería obsoleto.
Tipos de organigrama de una empresa
Los modelos de organigrama varían en función de la perspectiva empresarial, por lo que es necesaria una evaluación de las necesidades organizativas para determinar la opción más adecuada en cada caso. Hay más de una docena de tipos de esquemas, pero a continuación nos enfocamos en los más típicos y usados en la actualidad:
1. Organigrama vertical
El organigrama vertival se muestra como una estructura jerárquica o piramidal que, a diferencia de un organigrama horizontal, muestra una estructura de arriba hacia abajo: el CEO o la alta dirección, los subordinados de las áreas y los empleados restantes.
El organigrama vertical de una empresa se usa comúnmente debido a su simplicidad y porque se basa en una jerarquía de desarrollo de distribución de valor para organizaciones pequeñas y grandes. Se considera uno de los esquemas más antiguos y clásicos de organización empresarial.
Esta estructura es más estricta en términos de autoridad y responsabilidad. Los gerentes deberán monitorear a los trabajadores más a fondo, pero que no se sientan indefensos o restringidos en sus trabajos. Las encuestas son una forma muy eficaz de aprender sobre el entorno de trabajo que se esconde en un organigrama.
2. Organigrama matricial
El organigrama de una empresa de este tipo combina una estructura vertical y horizontal; un organigrama dividido en dos áreas. La división del trabajo y los departamentos se realiza por función, por otro lado están las divisiones de la organización. La jerarquía se divide en dos líneas independientes con los mismos permisos.
En otras palabras, la mayoría de los trabajadores estarán en contacto constante con ambas líneas. Está representado de forma gráfica por líneas verticales y horizontales que fusionan diferentes áreas.
3. Organigrama horizontal
Esta estructura de organigrama horizontal de una empresa da forma a la organización. Dependiendo del tipo de comunicación y la relación entre las partes, promueve la interdependencia mutua, y no existe una jerarquía cerrada de opiniones e ideas diferentes si se fomenta la dinámica del diálogo.
¿Cómo contribuyen las herramientas tecnológicas a este diagrama? A través del programa de encuestas, en el cual se pueden realizar consultas personales, seguras y privadas, se fomenta la dinámica del diálogo continuo. Es importante que los empleados se sientan valorados. Una de las formas de hacerlo es a través de esta herramienta, que permite conocer las ideas e intereses de diferentes sectores empresariales.
4. Organigrama mixto
Este organigrama combina organigramas horizontales y verticales. Parte del área principal actúa como líder y se extiende de arriba hacia abajo con diferentes áreas. Las secciones que componen cada región se muestran de manera horizontal.
Este tipo de organigrama es común en grandes organizaciones con una gran cantidad de empleados y departamentos.
5. Organigrama circular
A diferencia de los organigramas horizontales, verticales y funcionales, el organigrama circular de una empresa toma el eje de la estructura como persona o departamento jerárquico. Alrededor de la figura o su zona se despliegan el resto de elementos formando un círculo de adentro hacia afuera.
Su estructura desdibuja las jerarquías facilitando la integración entre departamentos. Una forma de medir la efectividad de estas disposiciones administrativas es tener un programa que evalúe y compare el desempeño en el tiempo antes de adoptar este sistema estructurado.
¿Cómo hacer un organigrama de una empresa?
Para aprender a crear un organigrama debemos conocer cuáles son los elementos más importantes que debe contener un buen organigrama de una empresa. Es decir, qué datos deben reflejar. Entre los elementos de un organigrama podemos encontrar: la cadena de mando, el bucle de control y los departamentos de la empresa.
Crear un organigrama empresarial no es una tarea complicada, sino más bien un ejercicio analítico para averiguar qué quieres hacer y cómo quieres llevarlo a la realidad. Si quieres hacer el organigrama de una empresa te dejamos algunos pasos simples que te ayudarán a realizar un organigrama profesional y efectivo.
1. Establecer la cadena de mando
Debes definir la jerarquía funcional, es decir, los roles y responsabilidades de cada persona en la organización, los niveles de liderazgo y tomadores de decisiones. Esto es necesario para empresas de alta y baja jerarquía. Es necesario facilitar la gestión de recursos humanos.
Las situaciones que puedan surgir, como que un empleado tenga varios supervisores, solo se pueden resolver de manera satisfactoria mediante una secuencia de comandos bien definida para que la persona no reciba instrucciones distintas o confusas por separado.
Con un sistema de organigrama empresarial te olvidarás de establecer una jerarquía y configurar permisos para cada nuevo empleado. El organigrama general de una empresa determinará qué empleados pueden acceder a cada información, permitiendo especificar excepciones y permisos especiales para la gestión de documentos o procesos comerciales.
2. Segmentar los departamentos
Con una buena división de servicios y grupos, resulta fácil crear planes de carrera segmentados, cursos de capacitación y direcciones de trabajo para grupos o grupos específicos.
Una buena división de servicios está relacionada por completo con el análisis de puestos. Si se identifican sitios y tareas relacionados, se pueden crear grupos de sitios y servicios, que pueden funcionar de forma independiente o conjunta. Y todo esto, por supuesto, debe reflejarse en la estructura organizativa de la empresa.
3. Definir y asociar tareas y responsabilidades
Si tienes dudas sobre cómo planificarás tu trabajo, debes saber que es buena idea asignar tareas y responsabilidades específicas a cada grupo de empleados. De esta forma podrás detectar despidos en el lugar de trabajo y si existe superposición de responsabilidades.
4. Establecer el ámbito de control
El alcance del control se refiere al nivel de liderazgo de una persona, es decir, el número de empleados bajo su autoridad.
Una vez identificado, permite conocer la dependencia o independencia de cada empleado. Por ejemplo, una persona con un amplio rango de control (muchos dependientes) tendrá que dar más autonomía a sus subordinados.
5. Obtener una visión global que facilita la toma de decisiones
Para comenzar a definir el organigrama funcional de una empresa, sería bueno utilizar un análisis del trabajo que ya has realizado. Comienza con el CEO, los directores regionales, los jefes de departamento… niveles incluso más bajos.
Es muy importante que el organigrama de la empresa brinde una visión transparente y global a todos los miembros del equipo. De esta forma, los empleados estarán informados de toda la estructura organizativa y también conocerán su potencial de movilidad y avance interno.
Asimismo, debes considerar si el organigrama te ayuda en la toma de decisiones y si lo incluyes en tu estrategia comercial. Un organigrama bien elegido ayuda a los gerentes a definir nuevas tareas, responsabilidades y estrategias. Además, ayuda a mantener el equilibrio general del negocio.
6. Diseñar el organigrama
El diseño de organigrama de una empresa es un componente esencial. Las relaciones comerciales deben presentarse de manera explícita. Todos en la organización deben comprender el esquema de la organización y saber cómo manejarlo fácilmente.
Además, es muy importante que el organigrama esté disponible, lo cual es importante en formato digital. Se recomienda interactuar e integrarse con el software de recursos humanos que sea accesible para todos en la organización.
Ejemplo de organigrama de una empresa
¿Qué mejor manera de entender cómo funciona un organigrama empresarial que ver y comprender los planos de las grandes empresas y aquellas que desarrollan con éxito todas sus funciones sin problemas?
1. Apple
Uno de los ejemplos de proyectos empresariales a considerar debería ser una de las principales empresas de tecnología. Apple posiciona su estructura de forma vertical, comenzando por el CEO. A partir de ahí, las funciones de CFO, CDO y COO se diversifican, siendo esta la base de la organización.
A partir de esta estructura se extienden otras funciones relacionadas con diferentes áreas de la organización. De esta forma, se definen con precisión las relaciones entre departamentos y la jerarquía dentro de la empresa.
Palabras finales
El organigrama permite que la empresa conozca información que es importante para coordinar las áreas de actividad. Proporciona un marco para seguir la estrategia de una empresa para optimizar el tamaño de las organizaciones y estudiar la evolución natural de las organizaciones.
Los organigramas no deben considerarse solo para organizaciones tradicionales, ya que existen muchos modelos y tipos diferentes de organigramas. La clave es elegir qué funciona mejor para cada organización y darle forma.
Las empresas con una estructura organizativa clara y flexible son más eficientes y competitivas, y afrontan mejor los desafíos del mercado. El organigrama de la empresa es una representación de esta estructura, por lo que se ha convertido en una herramienta imprescindible para cualquier organización.
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