Emprendimiento

Onboarding | Proceso para integrar a los nuevos empleados con éxito

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5 julio, 2020

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Iniciar carrera en una nueva empresa es emocionante, pero también puede intimidar a muchos. Grandes talentos pueden tener problemas para comenzar si se encuentran con un ambiente hostil o confuso. Para evitar que eso pase, lo mejor es adelantar un proceso de onboarding.

¿Qué es el proceso de onboarding? Más o menos corresponde a lo que antes se conocía como «proceso de inducción». Tiene que ver con la forma en la que una compañía te recibe y te da la mano para que aportes lo mejor de ti mismo, o decidas que estás en el lugar equivocado.

Se trata de una nueva tendencia que cada vez cobra más fuerza, porque también cada vez más revela sus grandes beneficios. ¿De qué se trata esta práctica? En realidad, ¿brinda aportes concretos, o es simplemente una moda? ¿Cómo se lleva a cabo? Esto y mucho más es lo que veremos enseguida.

Onboarding: qué es

El proceso de onboarding es una práctica que se lleva a cabo para incorporar un nuevo integrante a la compañía. El propósito central es el de conseguir que se integre con su equipo de trabajo y que se adapte a la cultura organizacional de la empresa.

Finalmente, el objetivo del onboarding es lograr que el nuevo integrante consiga desempeñar sus tareas de la manera más adecuada posible y que se sienta reconocido y valorado dentro de la organización.

Lo que se busca a corto plazo es que el nuevo trabajador tarde menos tiempo en volverse productivo. Y a largo plazo, mejorar las tasas de retención de modo que se ahorren los costos y el tiempo que implica una alta rotación.

Es importante tener en cuenta que el proceso de onboarding comienza antes de que el trabajador se vincule y puede extenderse hasta un año después. Lo que se busca no es solo que conozca la empresa y realice bien su trabajo, sino que se sienta satisfecho con su labor y motivado para evolucionar dentro de la organización.

¿Qué es el proceso de onboarding?

El proceso de onboarding es el conjunto de fases que se deben llevar a cabo para facilitar la transición del nuevo trabajador desde su contexto personal al entorno de la empresa. Dicha transición comprende cuatro etapas:

Iniciación: Corresponde al primer contacto del nuevo empleado con la organización. Es decisivo porque para el trabajador es el momento más exigente y en el que más apoyo necesita.
Integración: Hace referencia a las primeras semanas de trabajo, en las que el nuevo empleado se familiariza con su labor, con el equipo y con la compañía.
Adaptación: Comprende los primeros meses de trabajo, en los cuales se debe producir un proceso de afianzamiento en el cual el nuevo empleado se alinea con la dinámica de la empresa.
Seguimiento: El proceso de onboarding abarca hasta un año y durante el mismo es necesario mantenerse al tanto de la forma como el trabajador se integra y evoluciona en su productividad.

Diferencias entre onboarding y la inducción

Vale la pena aclarar que lo que se conoce como proceso de onboarding es básicamente equivalente al proceso de inducción. De hecho, la definición de onboarding en español es «inducción». Lo que marca una verdadera diferencia entre un concepto y el otro es precisamente el conjunto de fases que cada uno involucra.

Por lo general, la inducción comprende solo la fase inicial de inserción en la compañía. En el onboarding, en cambio, hay varias etapas. Adicionalmente, la primera tiene un enfoque casi exclusivamente funcional, mientras que el segundo es mucho más integral.

Hay quienes consideran que la inducción es básicamente una capacitación en aspectos prácticos y legales, que habilita al empleado para asumir su cargo. El onboarding, en cambio, es prácticamente un coaching de talento que aporta motivación y busca un alto desempeño.

Las 5 Cs del onboarding

Las 5 Cs, o los cinco niveles, son un conjunto de criterios o prácticas para mejorar el onboarding. Corresponden a los siguientes aspectos:

Conocer

Hay varios aspectos que el nuevo integrante de la organización debe conocer. Obviamente, el protocolo para desarrollar sus actividades y las funciones que competen a su cargo.

Sin embargo, en el proceso de onboarding en una empresa lo más importante es que se familiarice con las políticas internas. Esto incluye las normas de la organización, sus valores y las obligaciones legales implicadas en el trabajo.

Claridad

Comprende los métodos, estrategias, técnicas y herramientas que debe aplicar o emplear para llevar a cabo sus actividades de manera adecuada. Es lo que antiguamente se conocía como capacitación o instrucción para el cargo que el empleado va a ocupar.

Cultura

Hace referencia a la cultura empresarial y todo lo que está implicado en ella. El empleado debe conocer la misión, la visión, los objetivos y las metas de la organización. Este es el punto de partida para que logre alinearse con la propuesta de valor y de éxito de la empresa.

Conexión

El nuevo empleado debe tener claro cuál es su lugar dentro de la jerarquía de su organización. Es necesario que sepa a quién debe dirigirse en cada caso y cómo son las relaciones de dependencia e interdependencia dentro de la organización. Es el principio básico del trabajo en equipo.

Este aspecto también incluye la integración con el entorno laboral. Favorecer unas relaciones interpersonales sanas y fluidas contribuye a que el clima laboral sea también un factor de motivación.

Check back

Tiene que ver con el acompañamiento en el proceso de adaptación. Implica acciones como revisar periódicamente la evolución de esta persona en todos los aspectos, corregir posibles vacíos o fallas y dar un mensaje de apoyo. Estimular el talento humano es una prioridad en una compañía que quiere marcar la diferencia.

5 beneficios del onboarding

La importancia del proceso de onboarding radica en que de este depende en gran medida la estabilidad de los equipos de trabajo. A su vez, la productividad de una compañía está directamente relacionada con la estabilidad de sus procesos internos.

Algunos estudios señalan que hasta el 50 % de los empleados deja su nuevo trabajo en los cuatro meses siguientes a su contratación. Así mismo, una investigación de Texas Instruments señaló que los empleados que pasaron por onboarding alcanzaron la productividad total dos meses antes de lo esperado.

Algunos de los principales beneficios del onboarding son los siguientes.

1. Reduce el tiempo de adaptación

La adaptación es un proceso exigente, en el que se maneja un alto volumen de información que debe ser asimilado por el nuevo trabajador. Una cosa es recibir la información y otra muy diferente asimilarla. En los procesos de inducción convencionales lo que se hace es, precisamente, volcar sobre el trabajador un gran volumen de datos, con la expectativa de que los asimile tan pronto como sea posible.

Por más que al encargado le parezca que los procesos son sencillos y claros, no siempre esto es así. El resultado es que el nuevo empleado puede incurrir en errores inicialmente y, además, se verá obligado a preguntar más de una vez, o a invertir parte de su tiempo en deducir cómo se hace algo, o a quién debe dirigirse para reportar una novedad, etc.

El onboarding busca que esto no suceda. En tanto se trata de un proceso gradual y bidireccional, ofrece el escenario adecuado para que el trabajador no solo reciba la información, sino que la digiera y la asimile. Al final, con esto se gana tiempo y se evita que la adaptación se prolongue innecesariamente.

2. Fomenta una actitud proactiva

Cuando el nuevo empleado se aborda como un agente pasivo que simplemente debe recibir información y luego aplicarla, las cosas comienzan mal. Con este enfoque se nutre una actitud reactiva en el trabajador, lo cual no es deseable.

Recordemos que una conducta reactiva es aquella en la que la persona espera a que las cosas sucedan para luego sí reaccionar. Por contrapartida, está la conducta proactiva, que se caracteriza por hacer que las cosas sucedan.

El mensaje implícito en el proceso de onboarding fomenta la proactividad. El proceso mismo es una forma de anticiparse a los problemas que pueden surgir con un trabajador nuevo y es una forma de decirle que así se debe actuar. En este caso, se enseña con el ejemplo.

3. Fortalece el employer branding

El employer branding es la marca de una empresa como empleadora. Nunca se debe perder de vista que la compañía construye una imagen no solo hacia los clientes, sino también de cara a sus propios empleados. En la administración moderna se trata al talento humano como se trataría a un cliente.

Si se tiene claro lo que es onboarding en recursos humanos, habrá esmero en lograr que el nuevo empleado se forme una imagen óptima de la compañía. La motivación comienza cuando el trabajador siente que está en un contexto valioso, que le hace aportes relevantes y cuida de los procesos que adelanta. Esto afianzará su sentido de pertenencia y fidelización.

Cuando las cosas se hacen bien, se logra que el nuevo integrante se convierta en un aliado más y eso es lo que se busca. A la larga, los empleados terminan siendo la voz de la empresa y el frente desde el cual se construye una imagen para el público.

4. Aumenta el compromiso del manager

Hay un hecho claro y es que sin el compromiso de los ya empleados es imposible alinear a los recién llegados. En esto, el manager juega un papel fundamental porque es a este a quien le corresponde coordinar, o bien supervisar, que el proceso de onboarding se lleve a cabo de la manera más adecuada.

Lo positivo en ese incremento en el compromiso del manager es que se trata de una oportunidad inmejorable para que afiance su liderazgo con todo el equipo. Así mismo, le exige que aplique competencias decisivas como la de motivar e influenciar a todo el equipo.

Esto no quiere decir que el manager sea quien deba encargarse personalmente del onboarding, sino que debe posicionarse como líder en ese proceso. Obviamente, delegará muchas de las acciones en sus colaboradores, pero debe verse y percibirse como la cabeza que está al frente del asunto. Así, no solo crea un vínculo constructivo con el nuevo empleado, sino que fortalece los ya existentes con su equipo de trabajo.

5. Incrementa la productividad

Un buen proceso de onboarding se traduce en un mejor desempeño laboral y en un sentimiento de satisfacción bien cimentado, en todas las partes involucradas. Esto no solo minimiza la rotación laboral, sino que además incrementa la productividad y la eficiencia de la compañía.

Uno de los mayores valores de una empresa es el de contar con un talento humano alineado con sus valores y objetivos. Sin duda alguna, esto termina reflejándose en los resultados finales. Invertir tiempo y esfuerzo en el talento humano es una acción que siempre genera un retorno fabuloso.

Ejemplos de empresas con onboarding

Las compañías más grandes y exitosas del mundo hacen uso de las técnicas de onboarding para integrar a sus nuevos colaboradores. Este dato, por sí solo, muestra la importancia de este proceso. De seguro, uno de los factores que las hace tan prósperas es el esmero con el que abordan al talento humano.

Veamos dos ejemplos de empresas que incluyen prácticas de este estilo.

Twitter y el «Yes to desk»

Según se ha revelado, en Twitter implementan 75 acciones cuando llega un nuevo trabajador. Esas operaciones se llevan a cabo dentro de un periodo que se denomina «Yes to desk», el cual corresponde al lapso entre el momento en que el nuevo colaborador dice «sí» («yes») al empleo, y el punto en el que llega a su escritorio para tomar posesión de su nuevo cargo («desk»).

Durante ese lapso, se realizan tareas de bienvenida que van desde asegurarse que su e-mail está operativo hasta dejarle una botella de vino en su puesto de trabajo. La compañía se asegura de que ningún nuevo trabajador se quede solo en la cafetería durante la merienda o el almuerzo; siempre hay alguien designado para acompañarlo y facilitar su integración.

El proceso involucra a todos los departamentos de la compañía que, durante los primeros días, se encargan de explicarle al empleado qué hacen, cómo lo hacen y quién lo hace. Así mismo, todos le dan claves sobre la cultura corporativa y los valores de la compañía.

En Twitter se aseguran de que las cosas salgan bien y por eso, dos meses después del arribo del nuevo trabajador, se lleva a cabo una reunión de retroalimentación para que esta persona comparta su experiencia. Lo que se busca es pulir cada vez más el proceso de bienvenida, desde una perspectiva de mejora continua.

MailChimp y una estrategia intensiva

En MailChimp se toman muy en serio del proceso de bienvenida para los nuevos colaboradores. Su estrategia se considera una de las más innovadoras y consiste, primero que todo, en no permitir que sus nuevos empleados trabajen durante la primera semana. Ese lapso está totalmente dedicado a facilitarles el aterrizaje en el nuevo cargo.

Desde el primer momento, los empleados recién llegados están en contacto con los managers, quienes se involucran de lleno en el proceso. Así mismo, el trabajador cuenta con un «Chimpanion». Este es un compañero específicamente designado para que lo acompañe en todo momento y le ayude a absolver dudas. Ese compañero es alguien de rango «senior» y con reconocimiento dentro de la empresa.

Durante la primera semana el nuevo empleado recibe información y consejos sobre la cultura corporativa, los pormenores de su trabajo, las políticas de seguridad y salud internas, etc. MailChimp señala que la gran mayoría de sus nuevos trabajadores comienzan la segunda semana con una productividad de casi el 100 %. La tasa de retiro de esta compañía es de tan solo un 4 %.

Cómo implementar un proceso de onboarding

La importancia del proceso de onboarding no tiene discusión. Quizás algunas organizaciones se mantienen en el tradicional «proceso de inducción» porque no saben cómo implementar una práctica diferente. En realidad, es mucho más sencillo y menos oneroso de lo que puede parecer a primera vista. Basta con seguir algunos pasos que enseguida detallamos.

El pre-onboarding

Corresponde a todas las acciones necesarias para llevar a cabo el onboarding. Se adelanta durante toda la etapa de selección de talento y comprende acciones como las siguientes:

Información específica en la oferta de trabajo: Al dar a conocer la oferta laboral se puede aprovechar para introducir información acerca de la compañía y del cargo específico para el que se requiere personal. Deben seleccionarse datos relevantes que den inicio al proceso de alineamiento del nuevo empleado. La oferta también debe ser motivante y hospitalaria.
Mensaje personalizado: Una vez se ha seleccionado el nuevo colaborador, es conveniente enviarle un mensaje personalizado para darle la bienvenida a la empresa e informarle sobre el proceso de integración que va a comenzar.
Preparar el papeleo: Lo usual es que todo comience con el trámite de algunos documentos como contrato laboral, cláusulas de confidencialidad, etc. Lo adecuado es tener todo eso listo y ofrecerle colaboración al nuevo empleado para que gestione esa documentación sin ningún inconveniente.
Preparación del primer día: Lo ideal es que el nuevo empleado esté informado en detalle sobre lo que ocurrirá durante el primer día de trabajo. Esto genera confianza y facilita el tránsito por esa primera barrera. De igual modo, se deben asignar responsables y disponer todo para que ese primer día no haya inconvenientes.

El primer día de trabajo

El primer día de trabajo es el momento adecuado para causar una buena impresión, nutrir significativamente la motivación y establecer las bases para una alianza con el nuevo trabajador. Este día debe tener mucho de interesante y algo de mágico. Si al final del día el empleado se muestra sonriente e ilusionado, se ha logrado el objetivo.

¿Qué acciones llevar a cabo para lograr todo esto? Cada compañía puede diseñar las acciones de la forma que mejor coincida con sus valores y su cultura corporativa. Lo que se recomienda, en todo caso, es que no falten los siguientes puntos:

Preparar la logística: El nuevo trabajador debe saber exactamente a dónde llegar, a qué hora y quién es la persona de contacto. Resulta muy aconsejable nombrar una persona para que tenga la responsabilidad específica de ofrecer la orientación inicial.
Reunión con el manager: Es más que conveniente que se produzca un encuentro inicial con el manager tan pronto como el nuevo empleado arribe a la empresa. Esto le da relevancia a la incorporación y es una gran oportunidad para transmitir un mensaje de confianza en la organización y de responsabilidad compartida.
Reunión con el equipo de trabajo: Lo ideal es que se destine un tiempo para que el equipo de trabajo inmediato se presente y le dé la bienvenida al nuevo integrante.
Conocer el espacio de trabajo: Consiste en ofrecer toda la información necesaria sobre el lugar en donde el nuevo empleado va a desarrollar su actividad. Incluye enseñarle dónde quedan los servicios y cómo puede hacer uso de ellos. También en dónde encontrar a las personas con las que hará equipo.
Difundir la llegada: Vale la pena hacer un mail destinado a todo el departamento, o incluso a toda la compañía (dependiendo de su tamaño), para informar sobre la llegada del nuevo colaborador y hacer la presentación formal de este.
Dar un obsequio: Un pequeño obsequio puede decir mucho más que las palabras. No es necesario que se trate de algo costoso, sino que incluso tiene más impacto algo simbólico, que represente los valores de la compañía y el compromiso de la misma con la sociedad.
Reunión con el CEO: De ser posible, el CEO en persona debe tomarse unos minutos para darle la bienvenida al nuevo colaborador. Esto suele causar un impacto muy positivo en el trabajador y se convierte en un factor de alta motivación.

La primera semana

La primera semana de trabajo comprende tres procesos: capacitación, entrenamiento e integración. Se trata de un lapso decisivo para lo que sigue. Lo más importante aquí es implementar una metodología eficaz para conseguir el objetivo inmediato: que el recién llegado comprenda claramente lo que debe hacer y cómo hacerlo. Adicionalmente, que se familiarice con el clima laboral y logre identificar los rasgos de la cultura corporativa.

Las acciones a implementar son las siguientes:

Elaborar un roadmap o un plan de acción lineal: Puedes utilizar el instrumento que prefieras. En todo caso, el objetivo es dividir el proceso en etapas y plantear objetivos y metas para cada una de ellas. Esto no solo permite organizar las actividades de una manera lógica y coherente, sino que también facilita la verificación.
Reuniones sucesivas con el manager: Bien sea al comenzar la jornada o al terminar, es conveniente que todos los días haya una reunión con el manager. El principal objetivo es escuchar al nuevo colaborador, así como ilustrar con una acción concreta el respaldo efectivo de la compañía.
Capacitación: Corresponde a la información que el nuevo empleado debe conocer. Incluye aspectos como las responsabilidades legales derivadas de su cargo, la normatividad de la empresa, el conocimiento pormenorizado de su actividad, etc.

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Entrenamiento: Corresponde a la instrucción en las actividades prácticas que demanda el cargo. Incluye formación en software específico, metodologías de trabajo, manejo de equipos, pautas de seguridad, etc.
Integración: Es conveniente designar un grupo de responsables que se encarguen de mantener una comunicación fluida con el nuevo integrante del equipo. Acciones como brindar compañía en los ratos libres, ofrecer mensajes de motivación y mostrar interés en el proceso de inserción son muy valorados por los nuevos trabajadores.

El seguimiento

El seguimiento comprende las actividades que se llevan a cabo tras la primera semana y hasta un año después de la vinculación laboral. El objetivo es completar el proceso de integración y potencializar el talento del nuevo trabajador.

Lo más aconsejable en esta fase es implementar las siguientes acciones:

Feedback semanal durante el primer mes: Al final de la semana se debe llevar a cabo una reunión para precisar los avances y los vacíos que aún pudieran existir. A medida que el trabajador avanza, surgen nuevas preguntas y este es el espacio adecuado para disipar dudas. También sirve para evaluar la eficacia de la primera parte del proceso de onboarding.
La compañía en profundidad: Durante los tres primeros meses vale la pena destinar un tiempo para que el nuevo empleado conozca a fondo los productos y/o servicios de la compañía. Debe entender cuál es su valor y cómo se logra que lleguen hasta el usuario final.
El conocimiento de los clientes. Saber para quién se trabaja es fundamental. Durante los primeros 90 días el nuevo colaborador debe entrar en contacto con los clientes, ojalá de forma directa. Nada mejor que ofrecerle esa experiencia de primera mano para que enriquezca su percepción y pueda alinearse mejor con el propósito de la empresa.
Entrenamiento en procesos: Esta es una labor que se extiende por varios meses, porque toda empresa tiene infinidad de procesos que el nuevo empleado va conociendo poco a poco. Después del primer mes, valdría la pena hacer una reunión mensual para instruirlo en los procesos que aún no conoce.
Socialización continua: Los espacios de socialización son muy importantes para mantener el buen clima laboral. Actividades como almuerzos colectivos, competencias deportivas, reuniones en días especiales, etc., son muy convenientes. Cuando hay un nuevo colaborador a bordo, lo adecuado es realizar una o dos de esas actividades en sus tres primeros meses de trabajo.

Recomendaciones adicionales

Para que todo salga bien, conviene tomar en cuenta algunas recomendaciones:

Dosificar la información: No es bueno aturdir «al nuevo» con una catarata de información. Lo mejor es ir paso a paso y cimentar primero aspectos relevantes para luego ampliar.
Ofrecer reconocimiento: Los logros no deben pasarse por alto. Todo lo contrario, cada avance debe reconocerse y remarcarse.
Un directorio: Hacer un directorio de las personas con las que el nuevo empleado tendrá que entenderse, puede ser muy funcional. Ahorra tiempo y evita confusiones.
Responsable de emergencia: Es útil tener a una persona encargada de resolver eventualidades que requieran de una acción inmediata. Una especie de «botón de pánico» humano. Muchas veces no es necesario, pero a la persona que apenas comienza le proporciona seguridad saber que está ahí.

Palabras finales

Hasta hace apenas algunos años se creía que la llegada de un nuevo colaborador solo exigía un entrenamiento básico, de tipo estrictamente cognitivo y formal. Hoy es claro que las empresas pueden obtener grandes beneficios si van más allá de esto. El onboarding es una práctica que agrega un plus de calidad y eficiencia al proceso de incorporación de un nuevo empleado.

El proceso de onboarding es esencialmente un proceso de integración de nuevo talento a la compañía. Lo que busca es lograr un acoplamiento del nuevo trabajador en tres grandes ámbitos:

Conocimiento de la empresa y de su entorno.
Internalización de la cultura corporativa y construcción de vínculos socioafectivos adecuados con el equipo de trabajo.
Comprensión de los procedimientos asociados al puesto que debe desempeñar.

La incorporación de un nuevo colaborador es un proceso transversal que involucra personal de todos los niveles. Es fundamental para la compañía porque incide directamente en la productividad de la misma. Un estudio del Brandon Hall Group señala que si ese proceso de integración se lleva a cabo de la forma correcta, la retención de empleados aumenta hasta el 82 % y la productividad mejora hasta en un 70 %.

Fuentes de apoyo

Bautista Pulido, F. N. (2018). Onboarding como estrategia para una adecuada integración de los colaboradores de Stefanini Informática y Tecnología.
Martínez, A. P. (2019). Onboarding Mentoring: un tándem ganador para la retención de talento. Capital humano: revista para la integración y desarrollo de los recursos humanos, (348), 24.
Rosas Custodio, M. E. (2015). Propuesta de implementación del proceso de onboarding como apoyo a la gestión del talento humano.