¿Sientes que nunca acabarás con el trabajo que tienes asignado? La técnica Pomodoro es básicamente la herramienta que te ayudará a gestionar y organizar el tiempo que dedicas a cada tarea, ya sea durante la jornada laboral o durante el tiempo que dedicamos al estudio.
El éxito de este método de investigación radica en que nos facilita el trabajo que tenemos entre manos y además nos permite ver cómo nos suceden las cosas en tiempo real, para ser más conscientes de cómo las utilizamos.
Concentrarse en el trabajo se ha convertido en un verdadero desafío en muchas personas, y si deseas aumentar tu enfoque para hacer más en menos tiempo, debes probar la técnica Pomodoro. Sigue leyendo para que descubras de qué se trata.
¿Qué es la técnica de Pomodoro?
La técnica Pomodoro es un sistema de gestión del tiempo que tiene como objetivo mejorar la productividad, sin importar el enfoque o trabajo realizado. Se utiliza en su mayoría como temporizador para dividir cualquier actividad en intervalos regulares de 25 minutos, seguidos de un período de descanso de 5 minutos. Los períodos de trabajo se denominan pomodoros. Hay un descanso más largo después de cada cuatro pomodoros.
¿Cómo surgió el método Pomodoro? Fue inventado por Francesco Cirillo a finales de los años 80, durante su primer año de universidad. Al darse cuenta de que estaba distraído y no estaba usando su tiempo de estudio de manera efectiva, agarró un temporizador de cocina con forma de tomate, lo puso en 10 minutos y trató de trabajar sin parar durante esos 10 minutos sin hacer nada más.
El nombre proviene de la palabra italiana pomodoro, que significa «tomate», en referencia al temporizador de cocina original que se usó para hacerlo. Hoy en día podemos darnos cuenta de que su invento funcionó: obligarnos a concentrarnos antes de recompensarnos con un descanso nos ayuda a hacer más cosas, incluso con el descanso.
Los beneficios de la técnica Pomodoro provienen de tomar descansos regulares para ayudar a despejar la mente. Los bloqueos de tiempo específicos también te obligan a ceñirte a límites difíciles, lo que te alienta a completar una tarea más rápido o, en el caso de una tarea grande, distribuirla entre varios Pomodoros.
¿Para qué sirve la técnica Pomodoro?
La técnica Pomodoro se utiliza con frecuencia para aumentar la productividad en el trabajo. Los defensores de esta técnica enumeran una larga lista en la que puedes saber en qué consiste la técnica Pomodoro y cuáles son sus beneficios. A continuación, presentamos 5 beneficios que el método de pomodoro aportará a tus proyectos y negocios:
1. Maneja las distracciones y controla tu tiempo
La técnica de pomodoro te permite controlar tu tiempo. Si un compañero de trabajo se te acerca en medio de su aplicación, puedes notificar que estás ocupado, pero negocia y programa una hora en la que estés disponible. De esta manera retrasas la interrupción hasta que puedas completar tu tarea.
Cuando las cosas que te distraen son internas (correos electrónicos, memes, chats o de repente recuerdas que es el cumpleaños de tu mamá), escríbelo en una hoja de papel y llega hasta el final del pomodoro.
2. Mayor responsabilidad
Al final de cada pomodoro, tómate un minuto para escribir todo lo que has logrado. El seguimiento de tu trabajo te permitirá presentar un informe de productividad impresionante y transparente a tu jefe.
3. Mejor planificación semanal y trimestral
Además de aumentar la responsabilidad, documentar tus logros facilitará una planificación eficaz para el futuro. Con el tiempo, podrás estimar con precisión cuántos pomodoros vas a necesitar para completar un determinado tipo de proyecto.
Por ejemplo, un escritor puede encontrar que en promedio se necesitan tres pomodoros para investigar un nuevo artículo, un pomodoro para describir sus ideas y dos pomodoros para escribir el ensayo. Luego, cuando establezcan una meta con respecto a la cantidad de contenido que se producirá en una semana, tendrán una mejor idea de cuántos artículos pueden escribir en función de la cantidad de tiempo que tienen.
4. Aliviar el dolor de espalda y la fatiga mental
La técnica Pomodoro requiere que la persona tome descansos frecuentes. Puedes caminar por la oficina, tomar un refrigerio o rellenar tu botella de agua.
Ponerse de pie para extender las piernas evita la aparición de dolores de espalda y hombros provocados por estar sentado. Del mismo modo, dejar que tu mente divague durante unos minutos alivia el estrés de la jornada laboral, y cuando te sientes bien tanto física como mentalmente, haces más cosas.
5. Mantente motivado
A medida que te acercas al final de un pomodoro y tu trabajo está a punto de terminar, se convierte en una emocionante carrera contrarreloj para finalizar antes de que acabe el tiempo. La emoción te empuja a trabajar más rápido, incluso si de manera natural comenzaras a disminuir la velocidad. Estas breves ráfagas de estimulación se acumularán con el tiempo y aumentarán la cantidad de trabajo que realizas.
¿Cómo usar la técnica Pomodoro?
El creador de este método pretendía desarrollar una nueva forma de aprendizaje en la que una persona pudiera concentrarse el mayor tiempo posible, sin forzar su cuerpo y mente, y al mismo tiempo, completando las actividades a tiempo y en su totalidad. Por ello, si quieres usar la técnica pomodoro para trabajar, la manera correcta de aplicarla es:
1. Divide tu día en las tareas que deseas realizar: Haz una lista de tareas alcanzables cada día para que puedas medir y ajustar tus resultados. Mide el tiempo laborado con un temporizador para ver cuánto tiempo lleva completar la actividad.
2. Ordena tu lista por prioridad: Decide de forma exacta cómo deseas iniciar tu proyecto, sabiendo de antemano qué actividades realizarás durante el día. Concéntrate en las prioridades para evitar la necesidad de realizar múltiples tareas.
3. Configura el temporizador a 25 minutos de trabajo intenso y concentración: El concepto clásico de temporizador, según el creador de la técnica Pomodoro, te ayuda a prepararte para terminar tus actividades antes de que finalice el temporizador.
4. Realiza la tarea hasta que se acabe el tiempo y táchalo de la lista: Cada 25 minutos de trabajo significa un pomodoro, con esta técnica puedes concentrarte, tomándote un tiempo para descansar entre cada período.
5. Descansa 5 minutos: Está bien distraerse, levantarse del asiento y realizar cualquier otra actividad que ayude a mejorar tu productividad.
6. Por cada 4 pomodoros, tomamos un descanso más largo: Esto puede variar según la persona y la actividad, por lo que es importante tomarse 10/15 minutos solo cuando sea necesario.
Ventajas y desventajas de la técnica Pomodoro
La creciente popularidad de la técnica Pomodoro en los últimos años también se debe a su sencillez. Solo necesitas una alarma o un reloj para usarlo. En un mundo cada vez más complejo, las soluciones simples siempre son muy bien recibidas. Sin embargo, la razón principal por la que tantas personas la practican es por su capacidad para cambiar la forma en que se trabaja.
El método Pomodoro promete ayudarnos a solucionar los problemas de distracción. Por ello, creemos que para conocer mejor este método de investigación es necesario contar con la mayor cantidad de información posible, incluyendo algunas de sus principales ventajas y desventajas. De esta manera, puedes tener una idea general muy clara de cómo puede ayudarte.
¿Qué tan efectiva es la técnica de pomodoro?
El propósito de utilizar esta técnica es aumentar la productividad, por lo que uno de los beneficios de la técnica Pomodoro es que las personas que utilizan este método pueden completar un trabajo en menos tiempo del habitual.
Existen otras ventajas que respaldan esta mejora. Por ejemplo, ayuda a despejar la mente, previene posibles dolores de cabeza, hace que la persona se distraiga menos y ayuda a trabajar de manera más eficiente.
Las empresas quieren que sus empleados sean lo más productivos posible, ¿por qué? La respuesta es simple, le ahorra tiempo y dinero, al no desperdiciar recursos. Los profesionales de RRHH buscan técnicas como el pomodoro, para aumentar la productividad y eficiencia de los trabajadores, una estrategia de ganar-ganar.
Algunos otros beneficios de aplicar esta técnica son:
1. Reducir la ansiedad que se genera cuando ves pasar el tiempo sin poder concentrarte para lograr la meta.
2. Aumenta la conciencia de tus decisiones y administras tu tiempo sabiamente.
3. Nutre en nosotros el impulso constante por alcanzar nuestras metas programadas.
4. Mejora la capacidad de estimar el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar las tareas.
5. Evita el agotamiento mental innecesario.
6. Aprendemos a detectar y evitar interrupciones.
7. Nos sentimos exitosos y felices cuando contamos el número de bloques de 25 minutos que hemos logrado superar.
8. Se necesita menos tiempo para completar la tarea.
9. Evitamos la procrastinación.
10. Permite recargar energías entre descansos y tiempo de relajación.
Desventajas de la técnica Pomodoro
Todo el mundo sabe que no existe un sistema absoluto y que no siempre funciona de la misma forma. La técnica del pomodoro, como cualquier otra cosa, funcionará bien o no dependiendo de varios factores:
- Hay actividades sencillas que puedes organizar de manera fácil de acuerdo con la proporción de tiempo (25:5) sugerida por el método. Otras operaciones en función de su duración o complejidad, no podrás presentarlas de la misma forma y tendrás que aprender a trabajar asignando varios pomodoros a un mismo objetivo. Es sencillo, pero hay que tenerlo en cuenta.
- En algunos casos, cuando llega la pausa, algunas personas disminuyen la velocidad, en especial cuando la tarea que están haciendo es ardua y requiere mucho esfuerzo. No te desanimes y sigue practicando, porque poco a poco podrás dominarlo.
- No siempre, después de un descanso de cinco minutos te sentirás lleno de energía y motivado para volver al trabajo. Quizás fue lo contrario: el descanso forzado arruinó el enfoque que ya tenías. Todo depende de ti o de tus circunstancias, condición o estado de ánimo. Además, es un método muy flexible. En primer lugar, se recomienda una proporción de 25:5, pero puede modificarse para que se adapte a sus necesidades y experimentar con 30:6, 40:8 u otras opciones.
- Si trabajas para una empresa en la que tienes que atender al público, evitar las distracciones naturales del entorno será más difícil.
En definitiva, es una forma recomendada para realizar proyectos individuales. Al trabajar en parejas o en grupos, debes aprender a sincronizar los pomodoros de cada miembro para lograr el efecto deseado.
Ejemplo de la técnica de pomodoro
¿Cómo puede la técnica del pomodoro hacer que la oficina en casa sea más eficiente? Ahora que conoces las principales características de la técnica Pomodoro y el objetivo final que persigue, te contamos cómo puedes mejorar la eficiencia de tu trabajo utilizando esta técnica:
1. Decide lo que vas a hacer
Primero, selecciona la tarea que comenzarás: Puedes priorizar las actividades y tareas más urgentes para comenzar a dividir y una vez que hayas establecido la actividad inicial para tu día laboral en casa, busca todos los suministros que necesitas para hacer tu trabajo (computadora encendida y batería suficiente, aplicaciones abiertas), computadoras portátiles, bolígrafos, etc.).
2. Pon el pomodoro en el temporizador durante 25 minutos
Ahora, el segundo paso es determinar los 25 minutos que durará tu primer ejercicio pomodoro intenso. Puedes hacer esto en tu teléfono celular con una aplicación de alarma, usar un cronómetro e incluso usar un temporizador de cocina. Tú eliges el equipo que se adapte a tus necesidades y te brinda mayor seguridad y comodidad mientras trabajas.
3. Trabaja duro durante 25 minutos
¡Ha llegado el momento decisivo! Aquí debes aprovechar los 25 minutos para seguir adelante con tu actividad. Esto no significa que tengas que hacerlo dentro de ese plazo, sino que tienes que ir lo más lejos que puedas en tu tarea como para no perder tiempo. Puede ayudarte establecer metas para cada pomodoro que sean alcanzables durante este tiempo.
Por ejemplo, si necesitas escribir artículos para un blog, mide tu rendimiento real de escritura durante al menos media hora. ¿Cuántas palabras puedes escribir en 25 minutos? ¿Puedes superar tu propia marca haciendo la técnica Pomodoro? En cualquier caso, la idea es que con el tiempo puedas mejorar tu rendimiento, porque es un proceso de formación continua para la mejora.
4. Descansa 5 minutos
Trabajaste duro durante 25 minutos, ¿cuál fue tu puntuación? ¿Pudiste mejorar tu rendimiento durante este momento estresante? No pienses en estas preguntas ahora, las evaluarás más tarde al final de tu jornada laboral. Aprovecha los descansos de 5 minutos para relajar los músculos, tomar café, caminar al jardín y responder a mensajes que no sean del trabajo.
5. Repite el proceso hasta llegar a cuatro pomodoros y tomar descansos más largos
La parte más difícil siempre es empezar, porque cuando haces algo por primera vez tienes muchas dudas y temores acerca de no lograr alcanzar tu meta, esto es normal, puede que ni siquiera lo hagas. Para evitar decepciones, no te propongas metas tan elevadas, solo metas que conoces con un poco de esfuerzo que puedes lograr sin dificultad.
A medida que mejora tu desempeño y se desarrollan tus habilidades naturales, puedes planificar con más detalles. Recuerda que todo aprendizaje requiere un duro entrenamiento, pero los resultados siempre serán más favorables al principio, y lo bueno es que puedes seguir mejorando con el tiempo.
Apps para usar la técnica Pomodoro
Al buscar una aplicación Pomodoro, es fácil confundirse. Hay muchas opciones para elegir, pero debes tener en cuenta que todas las aplicaciones que elijas deben ser intuitivas y fáciles de usar. La mejor manera de encontrar la aplicación adecuada es probar algunas opciones y encontrar la que más te guste, así que hicimos esta selección para ti:
Aplicaciones web para la técnica Pomodoro:
- Tomatoes: Tiene un reloj para que puedas programar el tiempo de trabajo, lo que te ayuda a mantenerte centrado con el sonido del tic-tac. Si eres una de esas personas que se pone nerviosa por ese sonido, no te preocupes, puedes silenciarlo. También tiene la opción de instalar la extensión en Chrome.
- Tomatoro: El temporizador online es ideal para el trabajo, ya que nos permite establecer tiempos de estudio, pausas breves y periodos prolongados. Además, tiene una interfaz sencilla y atractiva.
- Tomato Timer: Este temporizador en línea cuenta con diferentes opciones: puede configurar el tiempo de estudio, descanso corto o largo, configurar el volumen de la alarma o silenciar, elegir el sonido de la alarma. También te permite establecer metas diarias de Pomodoros para lograr.
Apps del método Pomodoro para trabajar desde Mac e IOS:
- Forest: Es una aplicación perfecta para Iphone y Ipad para mejorar los hábitos y concentrarse en el trabajo. Mientras usas la aplicación, restringe el uso del teléfono para que no pierdas de vista tu tarea. Funciona así: comienzas plantando una semilla y el temporizador comienza a contar. Mientras permanezca concentrado en la tarea, el árbol crecerá. Si suena el teléfono y lo levanta, la planta comenzará a marchitarse. Al final, si te concentras en lo que estás haciendo, puedes crear de forma gradual un hermoso bosque.
- BeFocused: Te permite realizar ajustes en cualquier momento, pausar fácilmente en caso de interrupciones o actualizar los objetivos alcanzados. Además, puedes obtener estadísticas para ver tu rendimiento a lo largo del tiempo. Puedes encontrarlo con facilidad en la barra de herramientas y tiene una interfaz agradable.
- Tomates: Es un temporizador para Mac altamente configurable en todos los sentidos. Te permite elegir el tiempo de las tareas o descansos, hacer anuncios, crear secuencias de tareas, además, tiene una interfaz atractiva con muchos detalles.
Apps del método Pomodoro para trabajar desde Android:
- Brain Focus: Es una aplicación en la que tienes un temporizador con muchas opciones de personalización; puedes configurar la hora, ajustar el volumen, hacer sonar la alarma o incluso encender y apagar el Wi-Fi. Ofrece seis temas diferentes para que elijas el color que prefieras.
- Focus Timer Reborn: Quizás es una de las aplicaciones más completas que existen para usar la técnica Pomodoro. Incluye un temporizador continuo para ayudarte a concentrarte. Permite extraer datos de análisis de rendimiento, registros comerciales y más.
Palabras finales
Aplicar esta técnica no es fácil al principio porque implica cambiar hábitos, y como sabes, estas son formas de actuar que están arraigadas en nuestro comportamiento. La mejor opción es personalizar esta técnica de acuerdo con tus necesidades, adaptando su orientación, pero aún con la configuración general del sistema, es decir, el tiempo normal y el período de descanso.
Es mejor comenzar con los pomodoros más relajados, cómodos y fluidos, para que no te esfuerces demasiado en la primera jornada. Luego puedes ir ajustándolo hasta lograr los 25 minutos. Si practicas la técnica Pomodoro, verás como tu productividad mejorará y tu trabajo se vuelve más agradable.
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