Los defectos, demoras y demás errores presentes en el proceso –variaciones de la media– son dañinos para un negocio. No cumplir con las expectativas de los clientes produce insatisfacción en ellos, lo cual puede provocar graves y costosos resultados a la compañía. ¿Cómo asegurarse de que los procesos de la empresa alcancen la mayor calidad posible? Hablemos del modelo six sigma.
¿Cuántas veces te has detenido a analizar cómo sucede un determinado proceso y los cambios que implementarías para optimizarlo? Ser más eficiente, reducir los errores e incrementar el valor añadido, son objetivos que persigue el enfoque de trabajo que hoy proponemos. ¿Qué es seis sigma y en qué consiste? Sigue leyendo y lo descubrirás.
¿Qué es six sigma?
Six sigma o seis sigma es un enfoque basado en el análisis de datos y métricas que examina los procesos repetitivos de las empresas y busca llevar la calidad hasta niveles cercanos a la perfección. Es una metodología de trabajo que, mediante el monitoreo y eliminación de los defectos, desperdicios e irregularidades, disminuye la variación en los resultados de los procesos.
¿Para qué sirve el modelo six sigma?
Seis sigma es una disciplina diseñada para hacer que las empresas sean tan exitosas como sea posible. Para lograr esto, se esfuerza por proporcionar procesos de clase mundial, confiables y con valor para el cliente final.
Se trata de una métrica que ajusta los procesos con la mínima tolerancia posible. Desde un punto de vista estadístico, un proceso que implemente esta metodología, no utilizará el promedio como métrica para evaluar los resultados globales. En cambio, lo hará a través de la desviación estándar: sigma (σ).
¿Qué significa esta unidad estadística de medición? Sencillo, indica qué tan dispersos están los datos con respecto a la media. Es decir, mientras mayor sea la desviación estándar, mayor será la variación de un conjunto de datos respecto a su media.
¿Por qué seis? El 6 hace referencia al número de niveles posibles para calificar un proceso; en este caso, seis desviaciones estándar de la media. El nivel del que hablamos se alcanza mediante el cálculo de los DPMO (defectos por millón de oportunidades). La clasificación corresponde a la reducción en el número de defectos que alcanza la compañía.
El modelo six sigma brinda una capacidad de proceso con una precisión muy alta (99.99966%). De forma matemática, esto se traduce en que, por cada millón de oportunidades en un proceso, solo 3.4 o menos, diferirían de lo esperado.
Principios del six sigma
Para entender mejor la metodología six sigma, es importante que conozcamos los 5 principios en los que se basa.
- Orientación al cliente: Si quieres alcanzar el éxito, comienza por considerar al cliente como punto de partida. Por tanto, ¡conoce sus expectativas!
- Gestión orientada a datos y hechos: La metodología six sigma se sustenta en un análisis y tratamiento estadístico de los datos que maneja.
- Orientación, gestión y mejora de procesos: Six sigma persigue la optimización de los procesos mediante la reducción de su variabilidad (defectos), utilizando técnicas de control estadístico para la gestión de problemas y la mejora continua.
- Liderazgo proactivo: Un liderazgo fuerte y el apoyo a la gestión, constituyen la piedra angular para el éxito de esta metodología. Por ende, debes capacitar, motivar y recompensar a los equipos que participan.
- Entorno colaborativo: Transforma a las personas en tus activos de conocimiento en las áreas de análisis de causa raíz, la resolución de problemas innovadores y mejoras en los procesos. Es así como podrán aportar valor a la organización.
Fases de six sigma
La metodología central de trabajo en six sigma se conoce por sus siglas en inglés DMAIC (Definition, Measurement, Analysis, Improvement, Control). Esta se compone de las siguientes fases:
1. Definir
No es posible comenzar un plan de acciones sin antes dejar claro cuál es la situación actual y la línea de acción que se debe seguir. Así pues, favorecer el entendimiento del problema a solucionar por parte del equipo de trabajo implica responder lo siguiente: ¿qué defectos estoy tratando de reducir? ¿En cuánto? ¿Cuál es la meta?
Para ello se deben identificar los clientes, sus necesidades y expectativas, así como determinar el alcance del proyecto, los objetivos y responsables.
2. Medir
Debes estar claro en que lo que busques mejorar debe ser medible, de otra forma no puedes generar acciones y no tendrás parámetros para comparar. La medición nos proporciona información sobre el rendimiento del proceso: cómo está funcionando, qué tan bueno sería si todo corriera bien y cuál es el nivel máximo para lo que fue diseñado.
Es importante contar con un sistema de medición fiable que aporte información, no solo de la estabilidad y capacidad del proceso, sino también de los indicadores y variables que afectan con mayor incidencia en la calidad del mismo.
3. Analizar
Supongamos que ya conocemos aquellas variables del proceso que afectan los indicadores, ¿qué cambios se deben implementar? La fase de análisis de la metodología six sigma permite al equipo de trabajo establecer las oportunidades de mejora al tener todos los datos. El análisis de datos actuales e históricos permitirá descubrir la causa raíz del problema a enfrentar y, así pues, establecer relaciones causa-efecto.
4. Mejorar
Es en esta etapa donde el equipo de trabajo desarrolla, implementa y valida alternativas de mejora que rectifican el proceso. Es necesario probar las soluciones propuestas usando corridas piloto y validando la mejora.
Con la solución implementada se elabora un nuevo mapa del proceso para ilustrar el nuevo flujo del mismo, seguido de un análisis de costo beneficio para asegurar que la mejora potencial es viable y redituable. Así como también un cálculo de la nueva capacidad y sigma de los procesos del proyecto.
5. Controlar
¿Cómo cuidar la continuidad de los cambios implementados? ¿Qué se debe preparar para mantener el desempeño satisfactorio aun cuando las cosas cambien (gente, tecnología y clientes)? La última fase de la estructura del six sigma institucionaliza las mejoras del proceso y monitorea el desempeño actual a fin de obtener las ganancias logradas en las etapas precedentes.
El sistema de control también debe tener en cuenta un plan de mitigación y una estructura de reporting específica para gestionar los riesgos y reaccionar de forma eficiente ante un incidente en un proceso.
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Herramientas six sigma
Cuando una organización decide embarcarse en la implementación de un programa six sigma, estas son algunas de las herramientas que pueden utilizar para mejorar los procesos.
1. Diagrama causa-efecto
Ishikawa, causa-efecto o espina de pescado, son las tres formas en que se conoce esta herramienta de gestión de calidad que analiza los factores que intervienen en la ejecución de un proceso y determina las causas de un problema. En el diagrama se categorizan las causas del problema o efecto según las 5M (máquina, mano de obra, método, medio ambiente y materiales).
¿Cómo crear un diagrama espina de pescado? Te proponemos una atractiva aplicación que te ayudará a dar forma visual a tus ideas y procesos. Lucidchart combina diagramas, visualización de datos y colaboración. Tiene una versión gratuita y planes desde 7.95 USD.
2. Diseño de Experimentos (DOE)
El DOE ayuda a investigar los efectos de variables de entrada (factores) en una variable de salida (respuesta) a la vez. Para ello se realizan una serie de ensayos o tests en los que se llevan a cabo cambios dirigidos en las variables de entrada.
Gracias al análisis de estos datos, el DOE permite identificar la configuración de variables de entrada (factores) que permite obtener resultados más ajustados a las especificaciones deseadas. ¿Cómo hacer este estudio? Te proponemos dos softwares para ello: Stat-Ease y Minitab.
3. Process Capability Analysis (PCA)
Otra de las herramientas de six sigma es este análisis estadístico que evalúa los resultados de un proceso capaz de determinar, de manera científica, su nivel de rendimiento. Como consecuencia, es posible clasificarlo entre 0 y 6 sigma, dependiendo de los fallos obtenidos. Una plataforma que permite estudiar este índice de capacidad del proceso es Sigma XL.
4. Siete herramientas de la calidad
Para garantizar que los mejores productos y servicios posibles se vendan a los clientes a un nivel constante, las empresas deben utilizar las 7 herramientas de control de calidad. Nos referimos a un conjunto de técnicas gráficas identificadas como las más conocidas para mejorar el proceso y la calidad del producto.
Estas técnicas fueron definidas por la American Society for Quality (ASQ) y aceptadas en toda la comunidad de ingeniería de calidad. ¿Cuáles son las 7 herramientas de control de calidad? Son las siguientes: Diagramas de causa y efecto, Diagrama de Pareto, Gráficos de control, Gráficos de dispersión, Histogramas, Diagramas de flujo y Listas de chequeo.
Metodología six sigma: ventajas y desventajas
Luego de ver de qué va esta metodología, estamos preparados para conocer al detalle cuáles son las ventajas y desventajas de six sigma, veamos.
Ventajas
Seis sigma es un método basado en datos que te permite disponer de un mayor control de los procesos, establecer variables medibles para analizar la operatividad de cada una de las áreas de tu empresa y definir nuevas estrategias para optimizar su eficiencia. En pocas palabras: llevar la calidad hasta niveles próximos a la perfección.
Pero el mejoramiento de las operaciones no es lo único que conseguirás. Implementar el sistema six sigma en una organización crea una cultura interna de individuos educados en una metodología con un patrón de caracterización, optimización y control de procesos.
Este enfoque de trabajo es aplicable a cualquier empresa, sea de tipo industrial, comercial o de servicios. Gracias a él se optimizan los procesos para que estos sean simplificados, reduciendo el número de pasos, tornándose más rápidos y eficientes.
Esto permite que disminuyan los defectos, el tiempo del ciclo y los costos del proceso. Asimismo, genera el crecimiento comercial, aumenta la rentabilidad y trabaja en pos de una mejora continua. Mientras que a corto plazo aporta soluciones rápidas a problemas sencillos o repetitivos, a largo plazo brinda una metodología de diagnóstico y diseño robusto.
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Desventajas
Con el fin de aplicar la metodología six sigma en una organización, es muy importante contar con una capacitación en todos los niveles. Así pues, si los asociados, los mandos medios o ejecutivos de alto nivel, no son entusiastas acerca de la utilización de la metodología six sigma, puede conducir al fracaso.
Palabras finales
Está claro que las empresas que implementan six sigma como su método de trabajo, les preocupa la satisfacción de sus clientes. Y es que esta metodología se enfoca en comprender sus necesidades, recolectar información y, por medio de un análisis estadístico, encontrar oportunidades de mejora.
Dicen que la perfección no existe, pero… ¿qué nos impide buscarla? Incrementar la calidad para lograr la estabilidad del negocio, reducir tiempos y costes operativos, y aplicar de forma eficiente los recursos, no son los únicos beneficios que aporta este poderoso enfoque de trabajo. Estamos hablando de crear una identidad empresarial en la que la búsqueda de la calidad total y la excelencia serán los pilares fundamentales.
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