Administrar horarios es una de las tareas más difíciles de afrontar para un empresario. ¿Te ha pasado que muchas veces inicias un sinnúmero de proyectos y no terminas ninguno? Ser exitoso puede parecer difícil en medio de las tareas cotidianas y el estrés que nos generan. Sin embargo, basta que aprendas a administrar el tiempo en el trabajo para que puedas cumplir a cabalidad todas tus metas.
De acuerdo con la opinión de especialistas, el problema vinculado al manejo del tiempo de los empleados es que estos están siempre «apagando incendios». Lo que nos les permite planificar a mediano y largo plazo sus metas.
Es fundamental priorizar aquellas tareas más importantes, o para las cuales contamos con menos tiempo. Si no te organizas será imposible sacarle provecho a tu día. En este artículo encontrarás algunos consejos que te permitirán gestionar tu tiempo en la empresa. ¡Toma nota!
Herramientas para administrar el tiempo
Existen diversas estrategias que pueden ayudarnos a administrar el tiempo en una empresa. Una de ellas es el empleo de herramientas tecnológicas que faciliten la planificación de nuestro día, a la vez que permiten que aumenten los niveles de productividad. A continuación, te mostraremos 5 plataformas que te facilitarán esa gestión.
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1. Basecamp
Es una herramienta perfecta para la gestión de proyectos en grupo o individuales. Constituye un referente para el aumento de la productividad, pues permite compartir información entre los equipos, organizar y almacenar archivos, realizar un seguimiento del proceso y afianzar el cumplimiento de los planes trazados.
2. Toggl
Para todos aquellos que quieran tener el control del tiempo invertido en sus proyectos esta plataforma resultará indispensable. Es muy útil a la hora de realizar un seguimiento del tiempo mediante etiquetas. Por si fuera poco, posee un contador que nos informa cuánto necesitamos para realizar, por ejemplo, un informe, teniendo en cuenta que este será compartido luego a clientes o amigos.
3. 1-3-5 List
De las herramientas para administrar el tiempo en el trabajo, este es un método muy sencillo y eficaz que gestiona y da prioridad a las tareas. Se basa en dividirlas en tres grupos. En el primero se ubican las más importantes, en el número 3, las de importancia media, y en el escalón 5 las que tienen una menor prioridad. En cuanto a la interfaz, es muy simple e intuitiva.
4. Google Calendar
Una de los más conocidas, Google Calendar puede llevar el control de tu día a día sin perder ni un detalle. ¿Sueles olvidar alguna tarea? Esta herramienta tiene la solución perfecta. Tiene para activar notificaciones de todos los eventos que tengas a lo largo del día. Además, esta app tiene otras ventajas. Te permite diseñar tu propio calendario, consultar un resumen de tus eventos diarios, trabajar sin conexión y agregar herramientas y productos de Google.
5. Evernote
Si eres de los que necesita anotarlo todo, esta herramienta será tu favorita. Evernote te permite organizar la información personal a través de archivos de notas. Su única diferencia con otras apps más convencionales es que esta facilita crear notas de texto en varios formatos. Además, puedes sincronizarla en línea y crear copias de seguridad para que la información esté a salvo.
¿Cómo gestionar el tiempo en el trabajo?
Gestionar el tiempo en una empresa consiste en tener un control sobre las horas dedicadas a actividades específicas que permitan aumentar la eficiencia, la efectividad y disparen la productividad. ¿Cómo ser un as administrando mejor ese tiempo? Ten en cuenta los siguientes consejos:
1. Ten claros los objetivos
El primero de los consejos que te proponemos para administrar el tiempo en el trabajo es definir metas claras. Este es también uno de los hábitos de las personas exitosas. Cuando planificas una tarea lo haces en función de alcanzar un objetivo. Este lo debes tener muy claro, aunque ambicioso, debe ser también realista.
Es importante, pues servirá de estímulo y motivación al equipo de trabajo. No solo define qué quieres lograr, sino las funcionas y tareas que hay que desarrollar para llegar a ese punto.
2. Define la urgencia e importancia de las tareas
Si no administras tu tiempo, te será imposible saber qué es lo importante y qué es lo urgente. Esto es fundamental tenerlo claro. Para ello es necesario clasificar, analizar y priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia. Si una tarea se clasifica de urgente es que precisa una acción inmediata. Por otro lado, una tarea puede ser importante por su significado para la empresa y por las consecuencias de su cumplimiento. Aprende a clasificarlas de manera correcta y dedícales el tiempo justo.
3. Ten en cuenta las fechas límite
Si te exigen una fecha límite para la entrega de determinado proyecto es fundamental conocer la capacidad productiva de cada persona y dejar siempre un pequeño margen. Que trabajes más horas no significa que le dediques más tiempo a una tarea. Fíjate bien en los pequeños momentos que empleas en hacer cosas sin importancia. Al final del día esto puede incidir en que no entregues a tiempo un trabajo.
4. Asigna tiempo a cada tarea
En función de tus metas, su grado de prioridad y tus capacidades, establece en tu agenda un tiempo a cada tarea pendiente. Es crucial intentar cumplirlo a toda costa. Aunque puede surgir algún inconveniente o situación especial, lo recomendable es que ejecutes la tarea en el tiempo normado.
5. Asigna tiempo a la organización de las tareas y funciones a desarrollar
Cuando trabajas continuamente y sin descanso llega un momento en que el agotamiento mental y físico impedirá que rindas al 100 %. Cuando te dispongas a administrar el tiempo en el trabajo deja algunos minutos libres. Es importante además ser asertivo. Aprende a decir no. Puedes tener muy organizado tu horario laboral y desorganizarlo de momento por querer hacerle un favor a un compañero o un jefe.
6. Planifica las reuniones con tiempo
Para administrar el tiempo en el trabajo debes tener en cuenta cuál es la tarea a realizar y darle la prioridad que lleva. En una reunión se discute aquello que necesita un acuerdo o solución. De manera que resulta conveniente enviar todos los documentos necesarios a los asistentes de manera previa. Es la estrategia correcta para que demores solo el tiempo necesario.
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7. No persigas el perfeccionismo
En ocasiones los trabajadores perfeccionistas corren el riesgo de volverse ineficientes a largo plazo. Es preciso realizar bien una tarea y ser exigentes. Pero no confundas esto con invertir demasiadas horas en detalles superfluos. Si lo haces, la productividad también ser verá afectada.
8. Delega tareas
Si eres de los que necesita tener el control de todo, este consejo no lo llevarás muy bien. Sin embargo, que sepas que delegar responsabilidades es vital para una buena gestión de tiempo en una empresa. Puedes ser muy bueno y contar con muchos años de experiencia, sin embargo, eso no significa que seas capaz de asumirlo todo. Delegar no es un símbolo de debilidad, más bien refleja tu inteligencia.
9. Di adiós al correo electrónico
Esta herramienta ofrece muchos pendientes y distracciones. Sin embargo, tú tienes el control sobre ella. Silénciala. No puedes comenzar tu día de modo proactivo mientras algo te recuerde el montón de tareas que aún deben realizarse. Concéntrate en solo una a la vez.
10. Utiliza la alarma
Es una de las herramientas más sencillas de tu teléfono y también de las más eficaces. Ser consciente del tiempo te ayudará a captar todas las debilidades que intentan distraerte. Es importante que lo programes y que midas su uso. Te convertirá en alguien más disciplinado con las fechas de entrega.
Palabras finales
¿Por qué algunas personas logran hacer muchas más cosas con su tiempo que otras? La respuesta está en este artículo. La buena gestión del tiempo en una empresa requiere realizar un cambio importante en el enfoque de las actividades a los resultados. Recuerda que estar ocupado no es lo mismo que ser eficiente. Si logras administrar bien el tiempo en el trabajo, lograrás hacer más en menos.
Una buena gestión del tiempo es la clave del éxito. Nos permite tomar conciencia de nuestra vida y controlarla, en lugar de seguir el camino de los demás. Si aplicas las estrategias mencionadas podrás avanzar en tu profesión a través de decisiones más sensatas y con una visión clara y precisa sobre lo que quieres alcanzar en tu desarrollo profesional.
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