Proceso de integración de personal | 10 técnicas para lograrlo

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Proceso de integración de personal

¿Alguna vez has pensado en cómo funciona el proceso de integración de personal en una empresa? Contratar a las personas adecuadas es una tarea importante para el departamento de recursos humanos. No obstante, una vez contratadas se presenta un nuevo desafío, el cual implica hacer sentir como en casa al nuevo colaborador. Por ello, la forma en la que lo recibas será el factor que determine su compromiso con la empresa. 

De esta manera, debes tener claro que el proceso de integración de personal es el mejor momento para captar la atención del talento humano e inspirarlo a sentir como propios los valores de la empresa. A causa de esto, en este artículo te contaremos sobre la importancia de hacer un buen proceso de integración de personal y las técnicas más eficaces a implementar en tu organización.

¿Qué es la integración de personal?

Plan de bienvenida en el proceso de integración de personal

El proceso de integración de personal en una empresa consiste en garantizar que el nuevo miembro tenga una correcta incorporación en el espacio de trabajo. En este sentido, el objetivo es que los nuevos integrantes desarrollen las competencias necesarias para el desempeño de sus funciones y tareas asignadas.

Asimismo, dentro del proceso de integración de personal es fundamental dejar en claro las normas y políticas de la empresa. De esta manera, cada acción que ejecute el empleado será acorde con los valores de la organización.

Por otro lado, es conveniente resaltar que en la integración de personal la primera impresión es crucial para asegurar que los empleados se sientan bienvenidos y capaces desde el primer día; siendo así, la herramienta perfecta para conectar con el colaborador e incorporar el sentido de pertenencia en su ADN profesional. 

Etapas de la integración del personal

Técnicas para el proceso de integración de personal

El proceso de integración del capital humano en una organización comienza desde el primer encuentro con el candidato. Por ello, es importante garantizar que el empleador tenga una experiencia de calidad y realista en cuanto a la oferta que está postulando. De este modo, tendrá una orientación clara, conforme a los detalles de la empresa, la cultura organizacional y los procedimientos a desarrollar al vincularse en la misma. 

Por esta razón, antes de presentar al nuevo empleado ante los miembros del equipo de trabajo y a los directivos de la organización, el candidato debe atravesar cada una de las siguientes etapas: 

1. Definición de la vacante

El primer paso para comenzar con el proceso de integración de personal consiste en establecer las habilidades y capacidades que debe tener un candidato para aplicar a la vacante; de manera que el nuevo miembro tenga la capacidad de ejecutar tareas puntuales para el crecimiento del negocio.  

Asimismo, se debe proporcionar toda la información de la empresa, las expectativas del cargo y los detalles de la vacante (área de la empresa, salario, jornada de trabajo, entre otras condiciones). 

2. Búsqueda de candidatos

Entrevista de trabajo

Otro de los pasos del proceso de integración de personal consiste en realizar una búsqueda para las vacantes disponibles en la empresa. En este caso, se preselecciona una serie de candidatos para analizar si las postulaciones cumplen con los requerimientos del cargo. Además, durante esta etapa se aplican pruebas para verificar que cuenten con las habilidades indicadas en la oferta. Por ejemplo, estas pueden ser: 

  • Pruebas psicológicas 
  • Exámenes de lógica 
  • Actividades en grupo 
  • Pruebas de acuerdo al cargo que aplica 
  • Entrevistas personales con directivo, jefe de área o personal de recursos humanos. 

3. Selección y reclutamiento

Una vez tengas definidos los requerimientos de la vacante y hayas analizado el perfil de los candidatos, tendrás lo necesario para escoger al más apto para el cargo. Ten en cuenta que para la selección el equipo de reclutamiento debe asegurar que el candidato cumple con la experiencia, el profesionalismo, el comportamiento y la actitud necesaria para vincularse con la organización. 

De esta manera, la selección de personal se basa en la capacidad que tiene el candidato para desempeñar tareas específicas en la organización que impulsen el crecimiento. Además, en este espacio será necesario realizar una introducción a la cultura empresarial. Como resultado, el empleado podrá indicar si continúa o no con el proceso de acuerdo a su relación y simpatía con los valores de la compañía. 

4. Contratación

Qué implica el proceso de integración de personal

Para continuar con el proceso de integración de personal, el próximo paso a seguir consiste en formalizar la contratación. Para ello, la persona seleccionada debe conocer la oferta económica o promedio salarial; tipo y duración del contrato; periodo de prueba y formación; beneficios prestacionales como Seguridad Social, vacaciones, utilidades, entre otros. 

Desde ese momento, vas a formar parte de la plantilla de recursos humanos de la organización. Sin embargo, en caso de que el candidato rechace la propuesta, el equipo de reclutamiento puede seleccionar la segunda opción. 

5. Orientación y asignación de tareas

En esta fase del proceso de integración de personal se presenta al nuevo colaborador ante el equipo de trabajo y la empresa en general. También, se le indican cuáles son sus responsabilidades y cómo funciona diariamente la organización. Por otro lado, es importante definir con claridad los objetivos y los plazos para cumplirlos.  

No obstante, el equipo de reclutamiento debe asegurar que durante el periodo de prueba el empleado obtendrá las herramientas para lograrlo. Tal y como lo son: el conocimiento sobre el dominio de herramientas, las formas de trabajo del área o los permisos para ingresar a otros departamentos, según lo requiera el cargo. 

6. Capacitación y seguimiento

Selección de personal en RRHH

Por último, esta es una de las etapas más valiosas del proceso de integración de personal; además, es una de las que más tiempo conlleva. En este caso, debes tomar en cuenta que el proceso de entrenamiento del personal puede tomar desde semanas hasta varios meses. De hecho, según ClickBoarding, a los nuevos empleados les toma entre 8 a 12 meses adaptarse y volverse tan eficiente como el resto de sus compañeros. 

Así pues, anímate a realizar un proceso de adaptación e integración continua para que el empleado tenga mejor desempeño en el cumplimiento de sus responsabilidades. Además, mantén una comunicación constante para brindar retroalimentación con respecto a su participación en la empresa. 

Importancia de la integración del personal en una empresa

Importancia del proceso de integración de personal

El proceso de integración de personal puede generar beneficios innumerables en una organización. En primer lugar, este proceso está relacionado con la experiencia del empleado, la cual permite que tenga una buena impresión de la marca y aumente el sentido de pertenencia en cada nueva incorporación.  

Asimismo, la integración de personal mejora la retención del talento humano, ya que el empleado recibe las herramientas e indicaciones necesarias para llevar a cabo su trabajo sin equivocaciones. Por otro lado, el proceso de integración de personal es la oportunidad para conseguir buenos resultados desde el compromiso y la empatía, lo cual aumenta la confianza en el entorno laboral. 

Según una encuesta desarrollada por CareerBuilder, es posible afirmar que: «El 93% de los empleadores cree que una buena experiencia de incorporación es fundamental para influir en la decisión de un nuevo empleado de permanecer en la empresa». Por esta razón, elaborar un correcto proceso de integración de personal es la clave para garantizar el éxito en las gestiones del departamento de recursos humanos. 

De esta manera, contar con un proceso de integración de personal sólido permitirá que el flujo de trabajo interno sea eficiente y no solamente se cumpla con los objetivos de la empresa, sino también con las expectativas profesionales. Así pues, esta es una estrategia para aumentar el crecimiento de la organización por medio de la productividad y el rendimiento de los empleados. 

10 técnicas de integración del personal para que apliques en tu empresa

Técnicas para aplicar en el proceso de integración de personal

Las organizaciones se enfrentan a grandes retos, como por ejemplo, la correcta integración de personal. Sin embargo, no se trata de capacitarlo únicamente en la teoría o en la práctica, sino de involucrarlo con los otros miembros, con la cultura y los valores de la organización. Por esta razón, te compartimos algunas técnicas para que tus nuevos empleados se sientan cómodos al iniciar sus actividades. ¡Veámoslo! 

1. Planifica un programa de inducción

Para comenzar con la lista de técnicas de integración de personal hablaremos de la creación de un plan de formación. En este caso, este documento busca generar iniciativas de capacitación que correspondan tanto a las necesidades de la empresa como a las del empleado.  

De este modo, este formato ayudará a garantizar que el nuevo colaborador crezca de manera profesional y personal en la organización, cumpliendo con las expectativas del puesto de trabajo. Así pues, dentro de tu programa de inducción debes incluir: 

  • Conocimientos teóricos y prácticos a tratar 
  • Modalidades de formación: online, práctica, ejercicios presenciales o presentaciones 
  • Calendario de capacitación 
  • Evaluación de resultados 
  • Desempeño durante periodo de prueba y mucho más. 

2. Prepara a los colaboradores para el recibimiento de nuevos miembros

Reclutamiento de empleados para una empresa

El proceso de integración de personal será clave para retener el talento humano que ingresa a la organización. Por ello, es necesario preparar al resto de los colaboradores para recibir al nuevo miembro del equipo de trabajo, informándoles cuáles serán sus funciones, qué día ingresa y todos los detalles.  

Ahora bien, el objetivo de esto es organizar una bienvenida para que el colaborador se sienta en un ambiente acogedor y cómodo al momento de su llegada. Además, es conveniente destacar que cada uno de los colaboradores antiguos de la empresa debe ofrecer su ayuda en caso de que la necesite.  

3. Garantiza un ambiente laboral favorable

Otra de las técnicas que puedes implementar en el proceso de integración de personal trata de garantizar un clima laboral agradable. De hecho, este es uno de los factores más importantes para un empleado que ingresa a una organización, ya que será determinante en su estado de ánimo y productividad. Por otro lado, el ambiente laboral agradable no solo está relacionado con el espacio de trabajo limpio, con buena iluminación y ventilación. 

Al contrario, también se origina en compañeros de trabajo amables, empáticos y responsables. Esto quiere decir que cada uno de los colaboradores que formen parte del equipo de trabajo deben convertirse en embajadores de los valores de la empresa y apropiarse de la cultura organizacional. 

4. Promueve la comunicación efectiva

Equipo de trabajo en una reunión comercial

La comunicación es un elemento fundamental a la hora de gestionar todo tipo de procesos en una organización. Sin embargo, cuando hablamos de integración de personal se requiere promover la eficiencia de los canales de comunicación para que los nuevos colaboradores se sientan valorados al momento de tener una opinión.  

Por ende, se deben crear espacios como los grupos de discusión o la lluvia de ideas para la retroalimentación efectiva con respecto a las funciones del empleado. Asimismo, puedes aprovechar estos espacios para potencializar las habilidades del empleado y fortalecer áreas en las que requiera más entrenamiento. 

5. Define con claridad los objetivos

Otra de las técnicas de integración de personal que debes tener en cuenta es la definición de objetivos para el empleado. Sin duda, esto le ayudará a optimizar el proceso de incorporación y tener una referencia al momento de evaluar el resultado de sus asignaciones. Como resultado, el empleado podrá sentir y visualizar cómo su trabajo contribuye a la empresa.

Además, el compromiso y la motivación aumentará, ya qué se reconoce la importancia de finalizar proyectos con éxito. ¡Garantiza que en tu proceso de integración de personal los objetivos sean alcanzables, realistas y que estimulen el desarrollo de las habilidades! 

6. Escucha las necesidades de los empleados

Líder presenta al nuevo miembro del equipo de trabajo

El proceso de integración de personal requiere de diversas técnicas para su implementación. Una de ellas consiste en escuchar las necesidades de cada uno de los empleados, tanto los nuevos como los antiguos. Por esto, lo primero que debes hacer es conocer cuáles son sus necesidades individuales y posteriormente analizar sus necesidades grupales. 

Tómate el tiempo necesario para identificar y saber cuáles son sus expectativas para resolver tus dudas a través de sus comentarios. Por otro lado, es conveniente relacionar estas necesidades con los objetivos empresariales para determinar en qué áreas se sienten satisfechos, en cuáles pueden mejorar y si es necesario coordinar un cambio en sus funciones. 

7. Asigna un guía

Otra herramienta que puedes implementar a la hora de iniciar un proceso de integración de personal es la asignación de un guía para el nuevo colaborador. De hecho, esta decisión te permitirá promover la confianza desde una manera informal y casual para el empleado. Así, el nuevo colaborador podrá visualizar a la empresa desde otra perspectiva, gracias a la compañía de un miembro antiguo. 

Teniendo en cuenta esto, el compañero de trabajo que elijas debe ser capaz de transmitirle el sentido de pertenencia y la cultura empresarial. A medida que avances en el proceso de integración podrás notar que el acompañamiento de un colaborador experimentado arrojará resultados sólidos y resaltará las competencias del nuevo colaborador en un periodo de tiempo más corto. 

8. Ofrece beneficios y recompensas

Reclutador analiza el perfil del postulante al cargo

Si estás buscando técnicas para la integración de personal en una empresa, te contamos que otorgar recompensas aumentará el compromiso de los empleados. Ahora bien, te parecerá un poco extraño premiar a un empleado que apenas ingresa a la compañía. No obstante, esta actividad será la clave para involucrarlo de manera positiva en el trabajo. 

En ese sentido, el modelo de recompensas puede darse a través del reconocimiento público por su esfuerzo o beneficios adicionales al alcanzar las metas propuestas. Por ello, te recomendamos ser ingenioso y creativo para que este plan resalte los valores de la empresa, promueva la productividad y forje lazos emocionales con el empleado. 

9. Realiza un seguimiento constante

Una de las técnicas más comunes en un proceso de integración del personal es el monitoreo de los resultados. Por esta razón, el seguimiento continuo del desempeño de los empleados es una práctica efectiva que genera grandes resultados. Sin duda, estar presente en la elaboración de las tareas de un nuevo colaborador te facilitará la identificación de mejoras y nuevas necesidades. 

¡Tienes que conocer a tu empleado! El seguimiento es la herramienta para establecer estrategias que potencien las habilidades del colaborador para conservar su talento en la empresa y así, superar el proceso de prueba. 

10. Crea un ambiente de motivación y diversión

Proceso de integración de personal exitoso

Por último, la motivación es un elemento indispensable como parte del proceso de integración de personal. De este modo, la aplicación de estrategias que promuevan este valor mejorarán de manera significativa la experiencia de los nuevos empleados. Esto quiere decir que al implementar estas actividades ayudas al empleado a tener una vinculación abierta con el resto del equipo de trabajo. 

Además, son estrategias que aseguran la satisfacción y retención de los nuevos empleados. No olvides que un ambiente de trabajo divertido, motivado y alegre se convertirá en el crecimiento exitoso de una empresa. ¡Evita la monotonía y crea espacios de dispersión para tu equipo! 

Factores que afectan el proceso de integración del capital humano

Cómo funciona el proceso de integración de personal

Un nuevo empleado atraviesa diferentes procesos antes de incorporarse a la compañía. Sin embargo, una de las más importantes es la fase inicial, la cual consiste en evaluar la información que tiene el exterior de la empresa a la que va a ingresar. En este sentido, te recomendamos tener en cuenta factores que pueden impactar de forma negativa la integración del personal. ¡Conócelos y evítalos! 

  • No definir las funciones del empleado: Este es uno de los factores que afectan la integración del personal, ya que no conocen lo que se espera de su desempeño. Por lo tanto, es necesario definir cuál es la importancia de su trabajo desde que son contratados para la organización. 
  • Tener una mala reputación o imagen empresarial: Sin duda, este puede ser uno de los factores que mayor inconveniente genera a la hora de iniciar el proceso de integración de personal. Presenta una imagen positiva, ya que la mala reputación empresarial promueve el rechazo a la oferta de trabajo y afecta la permanencia del empleado en su puesto. 
  • Trabajar en un espacio en malas condiciones: Si quieres encontrar los mejores talentos para tu compañía es necesario ofrecer un espacio de trabajo de calidad y con las herramientas necesarias para el desempeño de todo el personal. ¡Evita desorden en la definición de los puestos y espacios de trabajo! 
  • No tener buena comunicación: La comunicación es la clave para tener éxito en una compañía. Por ende, asegúrate de promover una comunicación efectiva que elimine los espacios en blanco y las dudas. 
  • Presentar un mal ambiente laboral: ¿Te gustaría trabajar en un lugar donde el estado de ánimo es incómodo? Un mal ambiente laboral disminuye los niveles de productividad, por lo que debes asegurarte de tener espacios que produzcan estímulos positivos en el trabajador.  

2 ejemplos de integración de personal en las organizaciones

Cómo iniciar el proceso de integración de personal

¿Cómo mejorar la integración del personal en la empresa? A continuación, haremos a través de ejemplos los pasos que debes dar para mejorar los procesos de inducción de personal. ¡Estas buenas prácticas te ayudarán a inspirarte y a fortalecer la fidelización de empleados! 

Banco Santander

Fachada Banco Santander

El primer ejemplo de integración de personal es para el banco Santander, el cual a través de su plataforma Santander Ideas Facilita que las ideas de los empleados se hagan realidad. Sin duda, con esta iniciativa promueve la participación activa. En efecto, este tipo de ideas conllevan proyectos que mejoran el rendimiento y por supuesto aumentan las ganancias de la empresa. 

Ahora bien, por medio de esta plataforma se originó Flexiworking, un espacio dedicado para el fortalecimiento de la autonomía en el trabajo. Asimismo, es una alternativa que permite medir el desempeño laboral a través de los objetivos y los resultados. Como puedes ver, esta es una estrategia de cambio para llegar a nuevos talentos que piden una nueva forma de trabajar más flexible, tecnológica y empática. 

En este caso, un nuevo empleado puede notar que el interés por su desarrollo y crecimiento profesional comienza desde el primer momento en el que se vincula con la organización. ¡Santander está comprometido en promover un ambiente laboral entusiasta, innovador y adaptable a los cambios! 

MailChimp

MailChimp herramienta de inteligencia de mercado

Este es un ejemplo de proceso de integración de personal Creativo y revolucionario. MailChimp es una plataforma de herramientas digitales para la gestión de e-commerce y tiene un proceso de inducción de personal bastante dinámico. Ahora, el proceso de MailChimp consiste en garantizar que los nuevos empleados no trabajen durante la primera semana.  

Pero ¿cómo es posible? Fácil, la empresa se asegura de hacer una integración intensa y completa durante los primeros cinco días de la vinculación. De esta forma, el colaborador puede funcionar casi al 100% a partir de la segunda semana. Asimismo, de acuerdo con cifras de la propia compañía, esto ha permitido reducir la tasa de abandono luego de ser contratados en tan solo un 4%.  

Como puedes ver, MailChimp genera una conexión directa desde el primer momento en el que los empleados son recibidos. Por otro lado, al ingresar a la empresa en su primer día, los empleados obtienen una bolsa llena de merchandising de la empresa. Finalmente, dentro del proceso de integración, la empresa asigna a un compañero para que se encargue de resolver cualquier duda y brinde información de la compañía. 

Palabras finales

La integración del personal engloba mucho más que presentar al nuevo miembro frente al resto de los colaboradores, ya que es solo el primer paso. Sin duda se trata de un proceso importante para el mantenimiento y alcance de los objetivos comerciales de una empresa; de modo que cuanto más preparado se sienta un nuevo empleado, mayor será su capacidad de adaptabilidad y motivación. 

Así pues, para que tus nuevos colaboradores se comprometan con las metas de la empresa y se acoplen con rapidez, las estrategias de integración deben ser sólidas y efectivas. Por último, no olvides que un proceso de integración es continuo y requiere de la colaboración de cada uno de los miembros de la empresa, por lo cual no debe dejarse todo el trabajo al departamento de recursos humanos.

¿Y tú sabías que la estrategia de integración es fundamental para detener la rotación de personal?