Aunque vivimos en constante cambio, llevar a cabo una transformación nunca es un proceso fácil, y para las organizaciones tampoco lo es. Esto se debe a que está en la naturaleza humana quedarse en la zona de confort y resistirse al cambio. En ese orden, el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter ayuda a las organizaciones a implementar medidas que incidan positivamente en este proceso.
En este artículo conocerás cuál es la aplicación del modelo de Kotter en un proceso de cambio organizacional. Continúa leyendo para descubrir el camino de 8 pasos que plantea este pensador.
¿Qué es la gestión del cambio?
Todas las organizaciones se enfrentan a múltiples cambios, internos o externos. La gestión de este es un proceso planificado y estructurado en el que se plantean una serie de intervenciones para llevar a las personas de la empresa de un punto actual (A) a otro deseado (B). Se trata de facilitar e implementar, de la manera más exitosa posible, procesos de transformación. Para ello, es necesario trabajar en la aceptación del cambio y en la resistencia a este.
Algunos de los cambios organizacionales más comunes se dan en la parte de procesos, recursos, cultura, metodología o estructura. Sin embargo, hay otros como los que se dan en la legislación, en el mercado o, recientemente, el impacto de la covid-19 que pueden tomar por sorpresa. Pese a ello, las empresas pueden desarrollar una cultura de cambio que les permita mantenerse en constante evolución y que aminore el impacto negativo que puede generar este, así como los costos.
Los 8 pasos de Kotter constituyen uno de los modelos que permiten gestionar el cambio en las organizaciones.
¿Quién fue John Kotter?
John Kotter es profesor emérito de liderazgo de la cátedra Konosuke Matsuishita de Harvard Business School. Este graduado de MIT y Harvard es considerado uno de los más prominentes pensadores en el área de negocios, liderazgo, ejecución estratégica, así como transformación y cambio organizacional.
En 2008 cofundó Kotter International, una firma de consultoría de gestión situada en Seattle y Boston. Esta ayuda a más de 5 000 empresas a desarrollar habilidades e implementar metodologías necesarias para que se produzca el cambio. Además, el creador del modelo de cambio de 8 pasos de Kotter, ha publicado una veintena de libros, varios de ellos considerados best sellers en la temática de negocios.
Los 8 pasos de Kotter para gestionar el cambio
Existen diferentes teorías para aproximarse al cambio y la aplicación de los 8 pasos de Kotter es una de ellas. Kotter introdujo este enfoque en 1995 a través de su libro Liderando el cambio partiendo de la premisa de que son los altos mandos los que deben desear que se efectúe la transformación. Continúa leyendo para conocer el camino que traza este pensador al adentrarse en un proceso de cambio:
1. Crear urgencia de cambio
El primero de los 8 pasos de Kotter consiste en desarrollar un sentido de urgencia y necesidad de cambio entre todos los miembros de la organización. De esta forma, a través de la motivación se despertará el deseo inicial para poder ejecutarlo y el hecho de que toda la organización esté en la misma sintonía facilitará cualquier proceso.
Para Kotter, los altos mandos son quienes deben impulsar la construcción de la urgencia. En ese sentido, para que este empiece a forjarse en todos los niveles de la organización se puede recurrir a detectar y presentar el cambio como una oportunidad, iniciar debates para poner sobre la mesa esta discusión, identificar posibles amenazas o plantear escenarios futuros.
2. Formar una coalición
Detectar influenciadores para liderar el cambio es el siguiente de los 8 pasos de Kotter. Un liderazgo fuerte y el apoyo visible de personas clave en la organización ayudarán a convencer a las personas de la necesidad del cambio.
Estos líderes no necesariamente deben ocupar posiciones en los altos mandos, aunque no los excluye. Su poder puede provenir de su experiencia, status, importancia política, capacidad de relacionamiento, etc. Lo importante es que, una vez se identifiquen, se trabaje con ellos para ahondar en esa construcción del sentido de urgencia del cambio.
3. Crear una visión de cambio
Al igual que se traza una visión del futuro de la organización en busca de la consecución de los objetivos estratégicos de una empresa, se debe concebir una hoja de ruta para los procesos de cambio. El tercero de los 8 pasos de Kotter favorecerá la reducción de la resistencia al cambio entre los miembros de la compañía.
Esta visión debe ser clara, concisa y fácil de comunicar, que ayude a las personas a ver y entender lo que se está tratando de conseguir. Así, al determinar los valores del cambio y crear una estrategia para alcanzar esa idea, las instrucciones cobrarán más sentido para las personas, lo que facilitará el proceso.
4. Comunicar efectivamente la hoja de ruta
La visión, o el camino a seguir, deben comunicarse de manera constante y adecuada a todos los niveles de la organización. Esto, garantizará que la información llegue a todas las personas de la empresa y que todas se hagan conscientes de la necesidad de cambio.
Para enviar un mensaje más claro, el cuarto de los 8 pasos de Kotter plantea que la visión debe incluirse en todas las acciones de la compañía: hablar frecuentemente al respecto; responder honestamente las dudas y ayudar a esclarecer los temores; aplicarla en las operaciones y en la toma de decisiones; así como actuar acorde a ella.
5. Eliminar obstáculos
En este punto, la mayoría de los miembros de la organización están convencidos de las bondades del proceso de cambio. Sin embargo, es importante reconocer potenciales amenazas para eliminarlas. Estas pueden ir desde personas que aún se encuentran en una etapa de resistencia o debido a procesos o estructuras de la empresa que frenan el avance.
Para eliminar los obstáculos se recomienda identificar nuevos líderes del cambio, revisar que la estructura de la organización y los procesos estén en unísono con la visión, recompensar a quienes trabajan para el cambio e identificar a quienes aún se resisten para ayudarles en el proceso.
6. Asegurar triunfos a corto plazo
El sexto de los 8 pasos de Kotter exhorta a mantener la motivación trazando metas a corto plazo que permita a los trabajadores ver los resultados del proceso de cambio ¡Y celebrarlos! Por el contrario, si las personas no empiezan a ver resultados pueden desanimarse y aportar negatividad que puede dañar lo que se ha logrado hasta el momento.
De esta manera, es importante analizar de antemano los pros y contras del proyecto, reconocer a las personas que trabajan para el cambio; al igual que apostar por proyectos y metas con una alta posibilidad de éxito.
7. Construir sobre el cambio
Si bien es importante celebrar los logros conseguidos a corto plazo, se debe reconocer que lograr un verdadero cambio a largo plazo es un proceso lento y profundo. En ese orden, el séptimo de los 8 pasos de Kotter supone que cada resultado alcanzado es una oportunidad para analizar qué salió bien y qué aspectos se pueden mejorar.
Muchos proyectos de cambio terminan fallando, según Kotter, porque cantan victoria demasiado temprano. Por eso, es importante adoptar una actitud de mejora continua, siempre trabajando con el foco en la visión de cambio.
8. Anclar el cambio a la empresa
El último de los 8 pasos de Kotter consiste en hacer que el cambio conseguido se convierta en parte de la cultura de la organización. De esta manera, será transversal a todas las acciones y a todos los niveles en el día a día. Los líderes son una figura fundamental para anclar el cambio y evitar el retorno a fases iniciales.
Para conseguir que la nueva normalidad se mantenga, se recomienda halar de los avances y de los beneficios conseguidos en cada oportunidad, así como contar historias de éxito tras el proceso. Asimismo, inculcar esta cultura a nuevos empleados que entren a formar parte de la fuerza de trabajo.
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Palabras finales
El cambio es inevitable. Pero, desarrollar una cultura organizacional para gestionarle es una forma de hacer frente a las circunstancias. Para así, evitar que estas, cualesquiera que sean, impacten negativamente en la empresa.
Aplicar el modelo de cambio de Kotter es una alternativa clara y fácil de poner en práctica para gestionar los caminos de transformación. Sin importar la índole del cambio, estar preparado, tener una visión concreta y desarrollar una hoja de ruta para alcanzarlo es parte esencial del éxito de cualquier proceso.
