Gestión del cambio | Guía para adaptarse a la evolución constante

Desde su creación, las organizaciones se enfrentan constantemente a situaciones de cambio, ya sea tanto en el mercado como a nivel interno. Por eso, la gestión del cambio se ha convertido en una habilidad fundamental para hacer frente a las circunstancias del presente y el futuro. Así, adaptarse a una cultura de cambio ayudará a que las diferentes partes de la empresa estén en constante evolución.

Al terminar de leer este artículo conocerás la definición y para que qué sirve la gestión del cambio. Además, descubrirás diferentes modelos que puedes aplicar y un ejemplo para ilustrar el proceso de cambio frente a una situación en concreto, a la que puede enfrentarse una organización.

¿Qué es gestión del cambio?

Mujer reflexiona para escoger entre las viejas o nuevas formas de hacer las cosas

«La gestión del cambio busca facilitar y conseguir la implementación exitosa de los procesos de transformación». Esto «implica trabajar en la aceptación y asimilación de los cambios y en la reducción de la resistencia a los mismos». Esta es la definición de gestión del cambio proporcionada por la consultora KPMG.

Se trata de dar una respuesta a la necesidad de afrontar transformaciones rápidas e importantes. De esta forma, se plantea una estrategia para salir de una situación en particular hacia otra más adecuada para la organización, con la mayor garantía de éxito posible.

En la gestión empresarial también se producen cambios, los más comunes son en procesos, recursos, en la cultura o estructura organizacional. Así, por ejemplo, algunos de estos cambios pueden ser una reestructuración de tareas, introducción o cambio de un software, una nueva línea de negocio o la aplicación de una nueva metodología.

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¿Por qué es importante la gestión del cambio?

personas forman una fleca a medida que se adaptan gracias a la gestión del cambio

Las consecuencias del cambio siempre se reflejan en las personas y esto, a su vez, puede repercutir en la productividad de la empresa. En ese sentido, si no se planifican y se preparan bien los cambios estos pueden tener un impacto negativo en la organización, pese a que la intención del mismo sea llevar a cabo una mejora. Entonces veamos con más detalle las principales razones de la importancia de la gestión del cambio en las organizaciones.

1. Aumenta las posibilidades de éxito

La gestión del cambio organizacional favorece la toma de conciencia de las personas frente a la necesidad de transformación. A su vez, aumenta su compromiso con la compañía y el éxito del proceso. Además, mejora la capacidad de organización y de adaptación frente a cualquier situación de una compañía.

2. Cultiva los recursos humanos

El principal activo de cualquier organización son sus recursos humanos. La gestión del cambio ayuda a reducir el impacto del mismo sobre sus empleados, les ayuda a evitar o manejar emociones como la frustración, inestabilidad emocional o estrés.

Gracias a esto, las personas se muestran capaces de afrontar los retos y aumentan su autoconfianza. También, los empleados son capacitados para comprender y construir la nueva cultura. Esto, impulsa la creación de equipos de trabajo y enriquece el ambiente laboral.

grupo de personas trabajando

3. Favorece el crecimiento organizacional

La gestión del cambio favorece la organización, la estabilidad, el posicionamiento y el crecimiento futuro de la empresa. Ello, le permitirá también hacer frente a cualquier situación y mantenerse en perpetua evolución.

4. Reduce los costos

Al implementar una cultura de gestión del cambio en las organizaciones, los colaboradores estarán preparados para hacer frente a las circunstancias. En consecuencia, las empresas no necesitarán contratar personal externo para facilitar la adaptación, lo que reducirá costos y aumentará la satisfacción de los empleados.

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Modelos de gestión del cambio

Persona realiza una gestión a través del ordenador

En los procesos de transformación se pueden ver implicadas diferentes áreas. Existen distintos modelos a los que las empresas pueden recurrir para llevar a cabo la gestión del cambio empresarial. Algunos de los más utilizados son los siguientes:

Modelo ADKAR

Este modelo se trata de una herramienta de gestión del cambio que, mediante la formación de equipos de trabajo focalizados en tareas concretas, ayuda a las empresas a alcanzarlo. Este busca establecer un plan de guía para la transformación de la empresa, a la vez que los trabajadores se sienten parte del proceso gracias a su contribución en la construcción de este.

ADKAR es un acrónimo, por las siglas en inglés, de las diferentes fases que tienen en cuenta este modelo para ejecutar el proceso:

  • A- Awareness: Despertar la consciencia a la necesidad de cambio.
  • D- Desire: Desear ser parte del cambio, trabajar en él y apoyarlo.
  • K- Knowledge: Conocer, para establecer, cómo se debe efectuar el cambio.
  • A- Ability: Implementar habilidades y conocimientos que faciliten el proceso de cambio.
  • R- Reinforcement: Reforzar lo conseguido para mantener el cambio en la organización.

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Modelo Kotter

Este modelo, creado por el profesor de la Universidad de Harvard John Kotter, se basa en promover un cambio desde el convencimiento del liderazgo de la organización hacia los colaboradores, dado que los primeros consideran que es necesario llevar a cabo una transformación. Es un modelo por pasos, lo que le hace fácil de seguir y de implementar.

Los 8 pasos de Kotter para la gestión del cambio son:

  1. Crear urgencia de cambio
  2. Formar una coalición
  3. Crear una visión de cambio
  4. Comunicar efectivamente la hoja de ruta
  5. Eliminar obstáculos
  6. Asegurar triunfos a corto plazo
  7. Construir sobre el cambio
  8. Anclar el cambio a la empresa

Modelo Lewin

Flechas de señalización en un camino apuntan en direcciones opuestas

Este modelo de gestión de cambio fue creado en la década de los 50 por el psicólogo y filósofo Kurt Lewin. Él detectó que la mayoría de las personas se mueve dentro de zonas de confort. Por ello, planteó tres niveles que asemejó a bloques de hielo, como se muestra a continuación:

  • Nivel 1: descongelamiento. Al momento de un cambio la primera reacción de las personas es la resistencia. Por eso, Lewin dedica este nivel a motivar y comunicar por qué la necesidad de cambio y los beneficios que traerá este.
  • Nivel 2: transición. En este momento es donde se produce el verdadero cambio. El manejo de la comunicación y los tiempos es trascendental.
  • Nivel 3: recongelamiento. En este nivel el cambio ya ha sido implementado y la empresa ha entrado en la normalidad que supone la transformación.

Modelo McKinsey 7-S

Este modelo de gestión del cambio sirve como guía, pero también da una visión integral de la empresa. Además, introduce un aspecto emocional, además de los racionales. Este se sustenta en siete factores que se interrelacionan entre sí para actuar como agente colectivo de cambio, que son:

  1. Valores de la organización.
  2. Estrategia para desarrollar un plan de cambio.
  3. Estructura: Las variaciones de la división actual de la empresa frente a la que surgirá después del cambio.
  4. Sistemas: Las actividades diarias.
  5. Estilo: La forma en que se ejecutan los cambios.
  6. Personal: El talento humano de la organización.
  7. Habilidades: Competencias de los empleados.

Teoría Nudge

También se conoce como teoría del impulso. Esta se basa en inspirar o impulsar a las personas o equipos de trabajo para que se adapten al cambio. Para poder hacerlo, es necesario una previa indagación de qué es lo que frena y qué es lo que motiva la transformación.

De esta forma, los cambios se diseñan según la manera de pensar y actuar de los individuos, para así influir de manera positiva y encontrar menor resistencia al cambio.

Modelo ACT!FSLTM

El nombre de este modelo de gestión de cambio significa, en español, «Acelerando el cambio y las transiciones-facilitación de habilidades para los líderes». Así, tiene como pilar el liderazgo, formal e informal, para guiar el cambio entre los distintos niveles de la empresa.

Para lograrlo, se forman coaliciones y se trabaja en el compromiso de los colaboradores, para así vencer la resistencia al cambio.

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Curva Kübler-Ross de cambio

Pizarra con dibujos de bombillas y letras que indican que es tiempo de cambio

La curva de Elisabeth Kübler Ross resulta útil para predecir los niveles de transición de los individuos frente a un cambio organizacional. Esta contempla cuatro niveles por los que pueden atravesar los empleados, que son:

  1. Negación: Rechazo al cambio.
  2. Resistencia: Tras aceptar el eminente cambio, los individuos pueden desarrollar sentimientos de frustración, negatividad, enojo o temor.
  3. Aceptación: Las personas empiezan a aprender cómo les afecta el cambio y cómo pueden adaptarse.
  4. Exploración: Se incorpora el cambio y se desarrollan nuevos hábitos.

Curva Rogers de difusión de la innovación

Este modelo de gestión del cambio tiene como pilar la innovación. Plantea el cambio como algo nuevo, de esta manera, los individuos lo verán como una innovación. Este tiene en cuenta cinco actividades en las que se da, a lo largo del tiempo, el proceso de toma de decisión:

  1. Conocimiento: El individuo conoce la innovación y su funcionamiento.
  2. Persuasión: El individuo forma su opinión.
  3. Decisión: Adopta o rechaza la innovación. Si se rechaza no se ejecutan las actividades siguientes.
  4. Implementación: La innovación se pone en uso en el día a día.
  5. Confirmación: Se busca refuerzo sobre la decisión ya tomada.

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Ejemplo de gestión del cambio en una empresa

ejemplo de gestión del cambio debido a la implementación de un software

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A modo de ejemplo, se detalla a continuación cómo se podrían efectuar las diferentes etapas de la gestión del cambio frente a la incorporación de un nuevo software de gestión en una empresa, teniendo en cuenta que el que se utilizaba anteriormente se ha quedado obsoleto.

  • Detectar y definir: La empresa identifica la necesidad de implementar un nuevo software, dado que el actual se encuentra obsoleto. Además, aquí define la hoja de ruta para implementar el cambio.
  • Proceso de adaptación: Se invierte en el software y en recursos para facilitar el proceso de aprendizaje y adaptación.
  • Empalme: Se capacita a los empleados y se vuelca toda la información en el nuevo software.
  • Se acepta el nuevo software: Debido a las mejoras que supone para la productividad y rentabilidad de la empresa, las personas lo aceptan.
  • Se asignan nuevos roles: Tras el cambio se asignan tareas específicas e incluso se crean nuevos equipos para la formación y el volcado de la información.
  • Seguimiento: Se realiza un seguimiento semanal al volcado de la información y se realizan pruebas para comprobar el funcionamiento.
  • Nueva normalidad: Se alcanza la normalidad, bajo el nuevo marco.

Palabras finales

Nueva normalidad tras la gestión del cambio

Aunque no se puedan prever muchas de las situaciones que generan cambio, como un nuevo modelo de negocio, nuevos procesostransformación digital, el impacto que ha tenido la covid-19, cambios legislativos, del mercado, etc., las empresas sí pueden estar adaptadas a una cultura de cambio que les permita mantenerse en constante evolución. Así como ahorrar en tiempo y dinero cuando se presente alguna de estas situaciones.

Si bien el cambio es una constante en nuestras vidas, también es un proceso que genera resistencia y que toma tiempo debido a la inseguridad e incertidumbre que genera. Por ello, una adecuada gestión de esos sentimientos es una fuente de beneficios para cualquier empresa.

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