El secreto del éxito de una organización grande o pequeña se esconde en su forma de organizarse y prepararse para el futuro. Es el caso del sistema de gestión de almacenes, una herramienta innovadora que alivia la carga y potencia los resultados de forma inmediata. Este tipo de sistemas puede funcionar de forma independiente o integrada, pero persiguen un mismo objetivo: controlar con eficiencia el flujo en el almacén.
Los quehaceres del mundo logístico requieren integraciones previsibles ante la economía digital. Aunque suene muy sencillo, hoy en día existen muchas empresas que desconocen esta práctica. Por tanto, si quieres saber en qué consiste, en este artículo te contaremos qué es y cómo puedes incorporarla en tu operación.
¿Qué es un Sistema de Gestión de Almacenes SGA?
Es un software utilizado en procesos logísticos con el objetivo de controlar y optimizar las operaciones de almacenamiento y distribución. El sistema de gestión de almacenes de una empresa, conocido también como SGA o WMS, tiene como objetivo principal conservar en óptimos niveles el inventario para así poder realizar movimientos conscientes en la organización.
Para toda empresa, una de las partes más importantes es el almacén. Por ello, el sistema de gestión de almacenes es una alternativa tecnológica que automatiza los procesos que resguardan la mercancía. Es decir, esta plataforma forma parte de todas las etapas operativas, desde la revisión de entradas y salidas del stock hasta el embarque hacia el cliente final.
¿Cuáles son las funciones del Sistema de Gestión de Almacenes SGA?
El SGA permite que las empresas tengan una ventaja competitiva, ya que les aporta eficiencia y crecimiento empresarial en el sector logístico. Las cadenas de suministro demandan una constante atención, puesto que, por lo general, las organizaciones buscan lograr a través de ellas la expansión y la internacionalización. Por lo tanto, entre los objetivos de un sistema de gestión de almacenes encontramos:
- Recopilar información para pronosticar la demanda y tener un control en los artículos disponibles.
- Eliminar el desgaste operacional que implica la identificación de productos dañados, reetiquetados, vencidos o por devolver.
- El sistema de gestión de almacenes ayuda a conocer la trazabilidad de los artículos puestos en el mercado: lotes vendidos, ubicación en tiempo real y nivel de inventario.
- Monitorear el flujo de trabajo para crear planes que aceleren las operaciones diarias.
- A través de un software SGA se pueden integrar herramientas que automaticen y solucionen la preparación y despacho de pedidos.
- Con el sistema de gestión de almacenes es posible generar informes sobre existencias, agotados, recepción de materias primas y contabilidad.
- Aprovechamiento de los espacios disponibles para promover la reducción de costes.
- Mitigar el margen de error en la cadena de operaciones, de distribución y de almacenamiento.
Tipos de sistemas de gestión de almacenes
Encontrar un sistema de gestión de almacenes que se adapte a tu operación, requiere de un análisis interno para conocer la situación actual de la organización. Sin embargo, de acuerdo al tamaño de tu empresa, tus objetivos, tu presupuesto y, sobre todo, las áreas de mejora en tu operación, puedes implementar uno de estos tipos de sistemas:
1. WMS autónomo
Este es uno de los ejemplos de sistema de gestión de almacenes que suele ser más utilizado dada su accesibilidad y costo. Un SGA autónomo abarca únicamente las funciones gestión de almacén y se emplea con redes nativas de la empresa. Asimismo, este sistema también puede ser ejecutado como aliado en el control de inventarios, lo cual lo hace ideal para empresas pequeñas o que no tienen un gran presupuesto para invertir.
Una compañía que adquiera este sistema podrá gozar de las siguientes funciones:
- Cross-docking
- Escaneo de códigos de barras
- Seguimiento de la fecha de caducidad
- Recepción
- Picking
- Embalaje
- Envío
2. Sistemas integrados con ERP
Un sistema ERP es un software que usan las empresas como herramienta de gestión para las actividades corporativas diarias. De modo que, para una organización que busque mejorar su logística, la integración de un ERP a un SGA es una opción ideal, rentable y eficaz. La unión de ambos softwares promueve un resultado inmediato en la cadena de suministro, ya que será más fácil coordinar, controlar y supervisar el flujo de acciones.
Además, una de las ventajas que ofrece un ERP es que funciona con Business Intelligence, lo cual garantiza soluciones detalladas y actualizadas. Con un ERP, la empresa tendrá la oportunidad de obtener una visión completa de áreas como: recursos humanos, ventas y marketing, finanzas, contabilidad, y también hacer seguimiento del inventario y CRM.
Por otro lado, a pesar de que el sistema ERP sea un poco más costoso, brinda la alternativa de tener todas las herramientas necesarias en un solo lugar. Es decir, no necesitarás contratar más de un servicio, ya que este se puede integrar fácilmente para consolidar todas las soluciones tecnológicas, ampliando así la capacidad en un único sistema.
3. Módulos de la cadena de suministro
Se trata de un sistema mucho más amplio que el independiente o el integrado, puesto que adopta la forma de un sistema de cadena de suministro. Dentro de un SCM, el SGA es una subcategoría, y para su uso se requieren inversiones que aumenten el almacenamiento.
Ejecutar un módulo de la cadena de suministro, permite que las empresas exploren los múltiples beneficios de evaluar y gestionar correctamente la relación con el abastecimiento.
Por lo general, el software SCM es utilizado en empresas relacionadas con la fabricación, y producción, porque tiene un impacto positivo en la calidad de los productos. Teniendo en cuenta esto, la integración de un SCM facilitará también la toma de decisiones basada en datos actualizados.
4. Sistemas basados en la nube
La era digital ha traído consigo múltiples cambios que han impactado el sector empresarial, entre ellos la cadena de suministro y el sistema de gestión de almacenes. Ahora bien, el modelo de un SGA en la nube destaca por su escalabilidad, rapidez y personalización. Las empresas actuales necesitan tener sistemas que sean actualizados en tiempo real y que puedan visualizarse sin importar la ubicación.
Por su parte, el SGA en la nube tiene un costo de aplicación reducido y puede ser instalado en más de un dispositivo cubriendo cuotas mensuales. Para finalizar, este tipo de sistemas también resulta siendo mucho más útil para presentar a nuevos proveedores nuevas propuestas.
¿Cómo saber cuándo necesitas un Sistema de Gestión de Almacenes?
La administración de almacenes es una tarea principal en las organizaciones. Por esta razón, al ser un proceso bastante complejo, algunos detalles pueden quedarse por fuera. Mientras que, en caso contrario, hay empresas que evitan de forma inconsciente su implementación. No obstante, para tener un mayor control de lo que sucede en una compañía es imprescindible contar con un sistema de gestión de almacenes.
Como resultado, su ejecución podrá dar lugar al conocimiento de los puntos de dolor, ineficiencias operativas o problemas de calidad. Pero, para que identifiques fácilmente si necesitas un sistema de gestión de almacenes, chequea estos indicadores de alerta:
- La complejidad en tu organización se traduce en procesos no estandarizados, cada quien hace las cosas a su manera.
- No hay una rotación adecuada del inventario, ya que no existe un registro del picking, del reabastecimiento y de la distribución.
- La productividad en la organización se ve afectada por tiempos muertos entre el despliegue de la fábrica para la realización de cada tarea.
- La empresa lleva un Sistema de Gestión de Almacenes manual, lo cual podría incurrir en errores en el procedimiento.
- No tener control en el almacén, lo cual genera una incapacidad para conocer y satisfacer las necesidades de la operación empresarial.
- Tienes pérdidas y devoluciones constantes perjudicando así tus costes operativos.
- Al no tener un Sistema de Gestión de Almacenes definido, no recibes un informe sobre los indicadores de desempeño.
- El control de inventarios es deficiente.
Ventajas de contar con un sistema de gestión de almacenes
¡Todo lo que hagas en tu empresa se verá reflejado en tus resultados! La incorporación de un Sistema de Gestión de Almacenes en tu estrategia corporativa tiene más beneficios de los que podrías imaginarte. Sin duda, un SGA se adapta de manera perfecta a las necesidades de la compañía para alcanzar la rentabilidad y el reconocimiento de los usuarios. Además de controlar el inventario, el sistema aporta beneficios como:
1. Reducción de costes
Para empezar, una de las características más relevantes al contar con un sistema de gestión de almacenes es la mejora en los costes operativos. Sea cual sea el SGA que elijas, la inversión se verá beneficiada por el aumento en la productividad y por la reducción de devoluciones, ya que el personal estará más centrado en generar artículos de calidad. En este caso, la distribución y almacenamiento inteligente, permite el enfoque en otras áreas.
2. Precisión del inventario
El Sistema de Gestión de Almacenes muestra un panorama completo de las existencias disponibles en el inventario. Más allá de identificar únicamente lo que hace falta, es una herramienta que muestra lo que hay, cuál es su estado, cómo rota y cómo debe empezar a salir al mercado. Con el SGA podrás hacer seguimiento al inventario, a los pedidos diarios, al estado de cada entrega y mucho más.
3. Mejora continua
¡Un sistema de gestión de almacenes se integra perfectamente a la empresa cuando la información comienza a estar organizada! Hoy en día, las metodologías cambian a pasos agigantados, por lo que resulta indispensable dominar la innovación de forma ágil para que esta se mantenga con el tiempo.
Así que, te recomendamos garantizar el flujo de información y conocimiento en tu empresa para que tus acciones sean acertadas a corto, mediano y largo plazo. El enfoque siempre debe estar dirigido a perseguir actualizaciones que aporten valor a la mejora en la logística.
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4. Logística optimizada
Otro de los beneficios que aporta la inclusión de un Sistema de Gestión de Almacenes en las empresas es la mejora en la funcionalidad de entregas. Actualmente, los clientes exigen y demandan mucha más eficacia a la hora de hacer compras, bien sea presencial o virtuales. Por ende, esta herramienta incrementa la satisfacción del cliente a través de buenas prácticas en el almacenaje y la distribución.
5. Mano de obra eficaz
Para finalizar, esta tecnología promueve un avance significativo en la gestión de los colaboradores. El SGA da las bases a cada líder para asignar a los empleados su función dentro de la organización, ya que se obtiene una visión completa de las tareas pendientes por cubrir. Al mismo tiempo, se reducen las acciones forzadas por la implementación de un ambiente laboral más agradable.
Palabras finales
Tener una gestión óptima de los almacenes de tu negocio es una tarea que conlleva grandes esfuerzos: espacios físicos grandes, mano de obra eficaz, conocimiento actualizado y mentalidad abierta a los cambios. Sin embargo, cada parte de este proceso te arrojará mejores resultados de los esperados. Un Sistema de Gestión de Almacenes es capaz de reunir una gran cantidad de beneficios que te posicionan mejor en el mercado.
¡Agiliza tu logística y ten mejor precisión de las mercancías que entran y salen a diario!
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