La industria empresarial está en una transformación constante y a medida que avanza en su evolución busca cumplir con las expectativas y necesidades de cada cliente. Ahora bien, una empresa solo puede lograr un avance cuando identifica lo que lo está retrasando y una de las mejores herramientas para lograrlo es el plan de auditoría, ya que con este se pueden seguir una serie de «pistas» que facilitarán los procesos de mejoras.
Saber cómo preparar un plan de auditoría es un aspecto clave para cumplir con los objetivos empresariales, debido a que través de la recolección de datos puedes conocer tu estatus en el mercado y cómo mejorarlo.
¿Tienes conocimiento de lo que puedes lograr con un plan de auditoría? Si no dominas con claridad de qué va esta herramienta, no te preocupes. A través de este artículo te mostraremos la importancia de un plan de auditoría para tu organización y cómo aplicarlo en una empresa de cualquier rubro.
¿Qué es un plan de auditoría y para qué sirve?
El plan de auditoría de una empresa es aquella planificación que detalla las actividades que se van a realizar para llevar a cabo una auditoría, por tanto, es realizada por el responsable de la realización de auditorías. También, considera los riesgos de las actividades que se vayan a realizar en una auditoría para alertar y generar un acuerdo entre el cliente y el equipo auditor.
Ahora, ¿en qué consiste el plan de auditoría? No es más que la descripción de tareas que se relacionan con aspectos como, por ejemplo, qué se va a auditar, cuál es el alcance esperado, qué procesos se utilizarán, duración y quiénes serán parte del equipo auditor. Dicho de otra manera, es la guía para el punto de partida de una auditoría.
La elaboración de este plan sirve para comprobar qué necesitas para realizar una auditoría y si lo cumples o no. No obstante, es importante tener en cuenta que el plan de auditoría debe ser realista y objetivo, ya que, de lo contrario, invertirás esfuerzos en acciones innecesarias.
Objetivo de un plan de auditoría
El objetivo principal de un plan de auditoría es facilitar una guía a los auditores como medio clave para el proceso de recopilación de datos, ya que a partir de esto se obtendrán datos cuantitativos que determinen el plan de acción y medidas de la empresa auditada.
Con una auditoría se busca analizar y estudiar los procesos productivos de una empresa, por ello, entre los objetivos de un plan de auditoría están:
- Analizar los tiempos de productividad
- Confeccionar ideas y soluciones estratégicas
- Determinar el equipo de trabajo para una auditoría
- Detectar las causas que hacen que los procesos no sean eficientes
- Hacer un documento dinámico, que evolucione según las necesidades del cliente.
Elementos de un plan de auditoría
En el diseño de un plan para una auditoría se debe reunir toda la información que sea necesaria para facilitar el proceso, por ejemplo, manuales, descripción de tareas, riesgos del proceso, entre otros. Del mismo modo, para cumplir con los requisitos, es necesario conocer los elementos del plan de auditoría:
- Objetivos de la auditoría
- Documentos de referencia
- Alcance
- Lugares donde se realizará la auditoría
- Fecha, hora y duración de actividades
- Responsabilidades y funciones de los miembros del equipo auditor
- Recursos que se emplean
- Identificación del representante auditado
- Cualquier tipo de preparativo adicional
- Otra documentación de trabajo para la auditoría: listas de verificación, planes de muestreo y formularios de recogida de información.
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Importancia del plan de auditoría
El alcance de un plan de auditoría determina la efectividad de la evaluación de los problemas. Es importante indagar y reflexionar sobre los posibles problemas a los que se enfrenta una organización para identificar en qué áreas o procesos hay que dedicar más tiempo y recursos.
Este proceso ayuda en la toma de las decisiones sobre las metas y objetivos de una empresa, ya que promueve un plan detallado y cuantificado sobre aspectos que deben supervisarse y monitorearse para funcionar de mejor manera.
El plan de auditoría interna es un esquema organizado que contiene los lineamientos específicos para ejecutar una auditoría contable, de procesos, de aspectos legales o cualquier tema que sea objeto de supervisión en una organización. Es indispensable que en toda empresa se tenga previsto un plan de auditoría y que, además, esté plenamente calificado para asegurar una auditoría de calidad.
El diseño o formato de un plan de auditoría va mucho más allá de solo asegurar precisión o calidad. Un plan de auditoría tiene que ser efectivo para ayudar al personal ejecutivo de una organización a controlar las operaciones, aun cuando se presenten riesgos.
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¿Cómo hacer un plan de auditoría?
Si estás enfocado en buscar cómo se realiza un plan de auditoría, debes saber que este proceso te ayudará y contribuirá de manera significativa en tu control de riesgos, además de responder y detectar las amenazas que afectan a las organizaciones.
Para solucionar los riesgos operativos, legales, financieros y de reputación de una empresa, es esencial conocer los pasos que están detrás. Por ello, a continuación, te presentamos cómo elaborar un plan de auditoría en solo 4 pasos:
1. Determinar el área a auditar
Para empezar a desarrollar un plan de auditoría es importante analizar las áreas de la empresa que tienen una necesidad específica y que pueden ser objeto de una auditoria. Por ejemplo, algunas de las áreas que son susceptibles para realizar una auditoría pueden ser los departamentos de talento humano, de gestión financiera, gestión tecnológica, gestión comercial y de gestión de comunicaciones.
2. Establecer el plan
Un plan de auditoría se basa en los datos recolectados en las distintas áreas que mencionamos en el paso anterior. Estos datos aportan gran relevancia, ya que facilitan información como objetivos, alcance y criterios sobre los cuales se puede hacer una auditoría.
En un plan de trabajo como este, también se debe dejar claro quiénes son las personas que llevan a cabo las tareas en las áreas escogidas.
En este paso, es fundamental responder a la pregunta… ¿Quién debe elaborar el plan de auditoría? Debido a que será la persona encargada de coordinar la realización del plan cada vez que se requiera y de informar los recursos, tiempos y espacios que se necesitan para la fecha de ejecución.
3. Destinar los recursos necesarios
Debes gestionar las auditorías de acuerdo al nivel de prioridad, de esta manera, los recursos serán utilizados correctamente. Una auditoría requiere de inversión de dinero, de recursos humanos y de tiempo, por lo que es posible que al comienzo debas trabajar con pocos recursos.
Te recomendamos que al momento de realizar tu plan establezcas un orden para cada auditoría y después de esto, determines cuáles son los requerimientos que necesitas para que la empresa prepare, tanto a sus fondos de finanzas, como al equipo que estará a cargo.
4. Comunicación
Una diferencia entre plan y programa de auditoria es que el plan se elabora cada vez que se va a realizar una auditoría. Es por ello que el plan de auditoría tiene que ser comunicado de manera constante para que las personas encargadas sepan cuándo deben auditar y qué elementos van a utilizar.
Además, en la comunicación de un plan de auditoría no solo debes apostar por la aprobación, sino demostrar que estás haciendo lo posible por aprovechar todos los recursos que la empresa ya posee y así limitar el gasto financiero. Como resultado, en cada informe se deben presentar las mejoras o la información obtenida en cada auditoría anterior.
Plan de auditoría: ejemplo
Ahora que sabes qué es un plan de auditoría y qué contiene, el último paso para entender este concepto es que puedas ver cómo se manifiesta en el sistema de una empresa. Por esta razón, queremos que sigas esta verificación de este plan de auditoría ejemplo de una empresa de producción de pan artesanal.
Lo ideal es que puedas aplicar este mismo proceso y realizar las siguientes preguntas dependiendo del área y empresa a auditar.
1. ¿Cuál es el proceso a auditar?
En primer lugar, se realiza una gestión documental con respecto al control de proveedores de la panificadora.
2. ¿Cuál es el área y el encargado de la gestión?
El área auditada es el departamento de Aseguramiento, Calidad y Producción y esta área está dirigida por el supervisor de producción y de bodega (materias primas). La auditoría se lleva a cabo con dos personas: auditor líder y auditor colaborador.
3. ¿Cuál es el objetivo de la auditoría?
Verificar si la empresa cumple con los lineamientos de seguridad alimentaria debido a la no conformidad que indica el sistema. La empresa de pan artesanal debe contar con un programa de control de proveedores, donde se ejecute la revisión de registros de seguimiento al programa, debido a que representa un requisito operacional indispensable.
4. ¿Qué alcance se espera de la auditoría?
A partir del conocimiento del objetivo se busca interpretar la revisión de los registros (matriz de control) para evaluar proveedores vigentes y nuevos, de la panificadora.
5. ¿Se usan criterios de auditoría?
Se usan los criterios basados en requisitos legales y reglamentarios, aplicables a una productora y distribuidora de alimentos.
6. ¿Se encontró algún dato importante?
La empresa no realiza registros que soporten el cumplimiento del programa de proveedores. Existen recibos de compra, pero no se encuentran datos como: fecha de vencimiento, número de lote o datos del proveedor.
7. Duración de la auditoría
La auditoría se realiza en 6 horas, con intervalos de tiempo de 40 min por sistema verificado.
8. Recursos utilizados
Computador, sistemas de verificación, ayudas audiovisuales, actas, informes y registros de la empresa auditada.
Palabras finales
Todo proceso interno en una empresa implica complejidad y métodos largos, sin embargo, con un plan de auditoría bien realizado puedes conocer los aspectos que debes mejorar sin necesidad de esperar largos períodos de tiempo. Identificar los fallos operacionales existentes te ayudará, sobre todo, a tomar acciones correctivas antes de que se considere un riesgo.
Por último, no tengas miedo de auditar las áreas de tu empresa, al contrario, alégrate al saber que puedes mejorar para posicionarte mejor en el mercado y al mismo tiempo, fidelizar a tus clientes.
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