Aprender cómo hacer un plan de mejora puede ayudarte a alcanzar todo tipo de objetivos empresariales. De hecho, para que las empresas estén preparadas para las exigencias del mercado actual hay que ubicar en un primer plano la mejora de los procesos y de las estrategias. Fomentar la optimización y perfeccionamiento en la gestión es la mejor opción para promover la constante adaptabilidad a nuevos cambios.
Sin duda, el desarrollo de un plan de mejora es una elección que potenciará el crecimiento de la organización tanto en lo interno como en lo externo. Por ello, en este artículo te enseñaremos la forma de mejorar tus procesos a través de la implementación de esta técnica. ¡Toma nota!
¿Qué es un plan de mejora?
Muchas organizaciones utilizan herramientas para gestionar sus operaciones diarias y para que ayuden a mejorar la calidad y el rendimiento. En este caso, un plan de mejora es una de las opciones disponibles para lograr este objetivo. De hecho, se considera como una técnica que sirve para analizar de forma completa y continua los procesos de una organización.
Un plan de mejora es un informe o documento que contiene información de valor para desempeñar correctamente tareas y tácticas que potencien las actividades empresariales. De este modo, podemos afirmar que el objetivo de esta metodología es incrementar la eficiencia por medio de la reducción de riesgos y fallos.
¿Qué debe contener un plan de mejora?
Si quieres que tu organización crezca y mantenga la calidad y la productividad en sus gestiones, debes aprender cómo hacer un plan de mejora para implementarlo de inmediato. De manera, para establecer los lineamientos y efectuar los pasos con excelencia, tu plan de mejora debe incluir:
- Categoría o descripción del proceso a mejorar
- Funciones o tareas a desarrollar
- Recomendaciones del equipo de trabajo
- Responsables de cada área
- Metas y resultados propuestos
- Recursos a utilizar en el proceso de gestión
- Plazos de entrega (inicio y fin)
- Acciones de mejora propuestas (flexibles de acuerdo a los avances)
- Seguimiento de la efectividad de las acciones y su relación con los objetivos.
¿Por qué es importante contar con un plan de mejora continua?
La mejora continua debe ser uno de los objetivos principales de una organización, ya que es una de las mejores alternativas para mantenerse en frecuencia con las nuevas tendencias del mercado y las demandas de los clientes. Un plan de mejora es la técnica que se encarga de aumentar el posicionamiento de una organización a través de la excelencia empresarial, la mejora en los procesos internos y la relación con los clientes.
Por esta razón, su importancia está relacionada con las nuevas perspectivas del mercado. Un negocio busca constantemente evolucionar con procesos que aumenten el rendimiento y la calidad operacional. Los planes de mejora continua pueden beneficiar a una organización en diversos factores. Es por ello que te compartiremos algunas razones por las que el plan de mejora debe convertirse en tu aliado infaltable:
- Optimiza la productividad con la automatización de tareas.
- Mejora el servicio y la calidad de la oferta, creando productos accesibles, útiles y en tendencia.
- Ayuda a eliminar actividades repetitivas e innecesarias, para promover operaciones más eficientes.
- Aumenta la satisfacción de los empleados gracias a la participación y vinculación positiva en el proceso.
- Reduce los costos, ya que elimina los riesgos, debilidades y fallos de un proceso.
- Permite tomar decisiones acertadas con el apoyo de las ideas de cada uno de los colaboradores de la organización.
¿Cómo hacer un plan de mejora?
Cumplir logros personales, laborales, profesionales o empresariales puede ser un reto complejo. No obstante, para fijarte objetivos y alcanzarlos con tus habilidades y las de tu equipo te recomendamos seguir estos pasos para hacer un plan de mejora. Te aseguramos que no solo te ayudará a alcanzar el éxito, sino también a identificar aquellas áreas que requieren intervención inmediata.
1. Elige el proceso a mejorar
El primer paso que debes aprender si estás buscando cómo hacer un plan de mejora consiste en evaluar e identificar cuál es el proceso que necesitas mejorar en tu organización. Te recomendamos utilizar un diagrama de flujo que brinde la información necesaria de cada uno de los procesos que están activos en la empresa.
De esta forma, podrás conocer cuáles son las tareas que se llevan a cabo para alcanzar los objetivos y localizar los puntos débiles de la ejecución. Asimismo, una vez elijas el proceso a renovar, será más fácil identificar entre los tipos de plan de mejora, el que mejor se ajuste a las necesidades de la organización.
2. Define tus objetivos
A medida que avances en la elección de los procesos a mejorar en tu organización, será necesario definir los objetivos a alcanzar con este desarrollo. Por ello, es fundamental que conozcas qué es un plan de acción de mejora para apuntar correctamente a las propuestas. Además, el funcionamiento de tu empresa se beneficiará gracias a las correcciones y optimizaciones de las fallas.
El modelo de plan de mejora puede utilizarse en distintas áreas de la vida personal y laboral, ya que, no solo necesitas trazar objetivos comerciales, sino también personales, realistas y directos. Por ejemplo, si una persona quiere bajar de peso, no se debe describir su objetivo como «pérdida de peso». Al contrario, será más efectivo delimitar cuantos kilos perderá en un periodo de tiempo específico.
3. Analiza el proceso
Para entender cómo se hace un plan de mejora debes seguir los pasos para su ejecución y uno de ellos consiste en cada detalle de los procesos antiguos y actuales de una empresa. En otras palabras, será necesario dedicar un espacio para el análisis de resultados de estrategias anteriores para identificar: cómo se realizó la actividad, cuáles fueron los procesos en cuestión, y cómo se benefició la operación después de la implementación.
Sin duda, este es uno de los pasos más importantes a la hora de investigar sobre cómo elaborar un plan de mejora, puesto que te ayudará a obtener datos relevantes para el proceso. Así pues, toma notas, analiza todos los datos existentes, ilustra los pasos del proceso y utiliza herramientas de visualización para comprender mejor el resultado obtenido.
4. Reestructura el proceso
Ahora que ya conoces cuál es la raíz del problema y cómo ha sido abordado en el pasado, es momento de avanzar y definir cómo hacer un plan de mejora que evite nuevos fallos. El plan de mejora para una empresa tiene que eliminar los riesgos y debilidades de un proceso. Por esta razón, es indispensable proceder con estrategias como la lluvia de ideas para que cada uno de los departamentos empresariales aporte en la búsqueda de una solución.
Según los resultados que obtengas, con la lluvia de ideas y el feedback entre los colaboradores, crea un análisis completo de cada propuesta. Es decir, determina aspectos como: cuánto tiempo tomaría ejecutarla, cuáles riesgos implica, qué se necesita, entre otros.
5. Crea un equipo de mejoras de procesos
Cada una de las personas que forme parte del equipo principal debe tener claro cómo hacer un plan de mejoramiento para una empresa y las herramientas que necesitan. Es por ello que el grupo de personas seleccionadas tiene que contar con habilidades para el servicio al cliente, trabajo en equipo y toma de decisiones.
Además, deben estar familiarizados con los procedimientos ejecutados anteriormente en la compañía para que puedan aportar ideas en función de ello. Por otro lado, es posible que necesites ayuda adicional para estas actividades, por lo cual tendrás que vincular nuevo personal para no afectar la operatividad en los distintos departamentos. Una vez tengas tu equipo consolidado, explícales sobre el proceso y cómo beneficiará a la organización.
6. Redacta el plan de mejora
¿Cómo hacer un plan de mejora en una empresa? Este es un paso indispensable a la hora de diseñar la estrategia de renovación. Teniendo en cuenta las metas, oportunidades, debilidades y retos identificados en los objetivos empresariales, el número de actividades para mejorar los procesos variará. En primer lugar, incluye los recursos necesarios para llevar a cabo esta estrategia y elaborar un cronograma cuando inicia cada tarea.
Un segundo aspecto a tener en cuenta para incluir tu plan de acción es la ilustración de las tareas, los entregables y la definición de la función de cada colaborador. Revisa cada punto antes de enviarla y socializarla ante toda la organización, para que cada uno tenga un contexto de lo que está sucediendo y la responsabilidad de sus acciones en este proyecto.
7. Comunica el plan
Saber cómo presentar un plan de mejora es la clave para que este paso sea exitoso. Así que, una vez definas tu plan de acción, recursos y tiempos, es necesario crear un documento con toda la información relevante con respecto al proceso. Esto te ayudará a que toda la compañía domine el contexto y estén de acuerdo con las tareas asignadas para lograr los objetivos.
Además, se requiere tener la mente abierta para recibir comentarios que ayuden a obtener mejores resultados. Asegúrate de involucrar a cada uno de los colaboradores para promover una optimización eficaz y desarrollar las nuevas metodologías con éxito. Otro elemento importante a tener en cuenta es la actualización constante de información en tiempo real, puesto que esto reducirá las posibilidades de resistencia al cambio.
8. Ejecuta el plan de mejora
Si ya sabes cómo hacer un plan de mejora, ha llegado el momento de ejecutarlo. Pon en práctica todas tus habilidades y recursos para desarrollar al pie de la letra cada actividad del plan. Ahora bien, es probable que al principio la estrategia no de los resultados que esperas. Sin embargo, es conveniente recopilar estos datos para medir la eficacia durante el periodo de ejecución.
Recuerda que el plan de mejora debe ser flexible para implementar cambios incluso cuando esté en marcha. ¡Vuelve a probar el plan con pasos adicionales las veces que sean necesarias!
9. Supervisa periódicamente los avances
Cada proceso en una empresa es distinto, por lo que no basta solo conocer cómo elaborar un plan de mejora. Al contrario, debes combinar este conocimiento con indicadores que determinan el éxito o la dificultad de la estrategia. Por lo tanto, tendrás que efectuar evaluaciones periódicas de los resultados alcanzados para identificar posibles cambios o nuevos desarrollos dentro de un mismo proceso.
No pares de revisar el progreso y la eficiencia del plan de acción, puedes escoger monitorizar acciones diarias, semanales o mensuales. El objetivo de este seguimiento es validar si te estás acercando al objetivo empresarial o si requieres más tiempo para llegar a la meta deseada.
10. Analiza y optimiza los resultados
A partir de cada evaluación que realices durante el proceso de ejecución del plan de mejora, podrás emplear estrategias que aumenten el acercamiento con las metas establecidas. Como empresa, debes tener claro que para que los resultados sean efectivos el esfuerzo tiene que ser continuo y en conjunto.
El secreto está en descubrir y entender cómo hacer un plan de mejora continua para llevarlo a cabo cada vez que sea necesario. Por ejemplo: un nuevo lanzamiento, operaciones fallidas, posibles riesgos, flujos de trabajo ineficientes, entre otros. De modo que, te recomendamos colaborar en equipo para encontrar con facilidad los riesgos o fallos que afectan el progreso de las estrategias.
Ejemplo de plan de mejora de una empresa
El plan de mejora es una analítica aplicable a todo tipo de negocios y empresas, puesto que permite diagnosticar oportunidades y debilidades en cualquier ámbito de la organización. Sin embargo, para que puedas visualizar cómo funciona este proceso en una empresa y llevarlo a la realidad, te traemos un ejemplo sobre cómo hacer un plan de mejora para que puedas aplicarlo fácilmente en tu organización.
- Situación: Una empresa de distribución de alimentos tiene un problema de rendimiento en relación con los productos a entregar a un proveedor. El equipo de trabajo entrega productos defectuosos en cada pedido.
- Plan de acción/ objetivos: El equipo de control de calidad asistirá a capacitaciones para reforzar el cumplimiento en los índices de calidad y se destinará un responsable para verificar el estado de cada producto antes de su salida.
- Plazos: El equipo de trabajo tiene un plazo de un mes para mejorar las acciones y erradicar la causa raíz del problema.
- Responsable: El supervisor de área estará encargado de velar por el cumplimiento de las metas.
- Metas propuestas: La empresa espera que los miembros del equipo de calidad puedan mejorar la calidad del producto final, cumplir con los plazos de entrega y respetar el horario y radicación en los puestos de trabajo.
- Descripción del problema a mejorar: Durante el análisis del problema se puede encontrar qué el equipo no permanece en el puesto de trabajo y/o se ausenta de las actividades de verificación de calidad.
- Seguimiento: A medida que avance la implementación del plan de mejora, se establecerán días especiales para la revisión periódica antes de finalizar el plazo; es decir, comprobación de efectividad a las dos semanas y revisar el proceso después de un mes.
Palabras finales
La implementación de un plan de mejora en una empresa tiene más beneficios de los que te imaginas, por lo cual es indispensable su ejecución si estás buscando que tu empresa se posicione en el mercado. ¿Has tomado un momento para pensar cuáles actividades pueden mejorar en tu organización? Esta herramienta puede detectar los procedimientos de trabajo con necesidades de renovación o evolución.
Al seguir los pasos sobre cómo elaborar un plan de mejora te asegurarás de que tu empresa se convierta en la preferida de los clientes. Comienza tu proceso de mejora y aumenta las posibilidades de éxito en tu negocio o proyecto.
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