Con una estrategia sólida puedes transformar la crisis en una oportunidad, ya que la forma en la que dominamos los riesgos es lo que definirá el rumbo y crecimiento de una idea de negocio. Ahora bien, es muy probable que a nadie le guste evaluar las distintas reacciones que puede tener el personal de una organización ante una situación negativa, sin embargo, diseñar el plan de contingencia de una empresa te ayudará a saber cómo abordarlas.
Aprender a gestionar los riesgos para enfrentarlos es la manera adecuada para garantizar la continuidad y funcionamiento de una empresa. Esta herramienta nos brinda procedimientos que pueden implementarse para estar siempre preparados ante cualquier circunstancia. Por ello, en este artículo aprenderás qué es un plan de contingencias, cómo crearlo y aplicarlo a los riesgos a los que se enfrente tu organización.
¿Qué es un plan de contingencia?
Un plan de contingencia es un tipo de planificación estratégica que definen las empresas para estar preparadas ante el surgimiento de una eventualidad que afecte el funcionamiento regular de la organización.
Del mismo modo, el plan de contingencia de una empresa determina las medidas que deben adoptarse para resguardar los recursos económicos, estructurales, administrativos y de talento humano. Es un hecho, existen múltiples amenazas a las que es imposible que una empresa se adelante, como es el caso de los desastres naturales.
Pero entonces, ¿qué es un plan de contingencia en una empresa y cuál es su función? Siendo más específicos, se trata del conjunto de medidas que nos ayudará a canalizar los riesgos para asegurar los intereses de los involucrados asociados con el negocio.
Diferencia entre un plan de contingencia de una empresa y un plan de gestión de riesgos
Los proyectos funcionan mejor cuando los planificamos con eficiencia y veracidad, de la misma manera sucede con los riesgos; cuando los gestionamos de manera correcta podemos evitar daños operativos, económicos y empresariales.
El plan de contingencia y el plan de gestión de riesgos son herramientas que nos ayudan a identificar un posible evento riesgoso y a aprender cómo salir de ellos sin ser acabados. No obstante, aunque ambas herramientas suelen ser similares, tienen elementos distintivos que nos permiten diferenciarlas una de otra.
Por ejemplo, en el plan de gestión de riesgos se puede encontrar, abordar y seguir el riesgo que afecta un proyecto, mientras que en el plan de contingencia se hace una evaluación de los riesgos que pueden afectar a toda una empresa.
No todos los proyectos necesitan contar con un plan de gestión de riesgos, sin embargo, toda empresa debe contar con un plan de contingencia que se actualice constantemente con los cambios organizacionales y del mercado, ya que el impacto y alcance de un riesgo está determinado por el contexto en el que se desenvuelve la compañía.
¿Cómo hacer un plan de contingencia de una empresa?
Aprender a sacar adelante una empresa es posible cuando se tienen las herramientas y el conocimiento necesario para tomar decisiones importantes en medio de una crisis o situación de riesgo. Puede tratarse de un riesgo ambiental como un terremoto o una crisis financiera, pero sea cual sea el escenario, todo líder debe conocer cómo elaborar un plan de contingencia de una empresa.
Es un hecho que no se pueden controlar los fenómenos naturales, sin embargo, se puede manejar el comportamiento y el impacto que genera esta situación. Si quieres comenzar a gestionar de manera adecuada estos riesgos, a continuación te enseñamos los pasos para diseñar un plan de contingencia.
1. Analiza los riesgos
La planificación para una contingencia empresarial debe estar alineada con el alcance y la magnitud de los riesgos a los que se enfrenta la organización. Analizar a profundidad te dará la clave para descifrar los elementos de un plan de contingencia para una empresa y uno de los más importantes a tener en cuenta, sin duda, son los riesgos.
Empieza haciendo una lista donde identifiques todos los riesgos que pueden afectar a tu empresa, esto es posible si conoces cómo es tu empresa, su situación económica y qué influye en su crecimiento y operatividad. Para ello, debes tener en cuenta:
- Escenarios de riesgo: Desabastecimiento de la materia prima, desastres naturales, fallas en el sistema o en las maquinarias, crisis económica y muchos más.
- Recursos: Realiza un inventario de lo que tienes para saber qué necesitas a la hora de una situación de riesgo. Por ejemplo: herramientas, maquinarias, talento humano, recursos financieros y estrategias.
- Actividades: Enfócate en aquello que debe mantenerse aun en medio de la adversidad. Así cumplirás con tus relaciones laborales y contractuales con clientes, proveedores y empleados.
- Liderazgo: Escoge a las personas ideales que se encargarán de sacar adelante el plan de contingencia de una empresa.
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2. Categoriza los riesgos según su gravedad
Para crear el plan de contingencia de una empresa, el segundo paso es identificar las amenazas potenciales y catalogarlas de acuerdo a su gravedad, impacto y probabilidad de que suceda. De esta manera, no solo podrás tener conocimiento de los riesgos, sino también tendrás una herramienta clave para empezar a proceder con medidas eficaces.
Todos los riesgos pueden desarrollarse de diferentes formas, sin embargo, si tenemos los recursos y las medidas preparadas con anterioridad, será mucho más fácil evitar que la empresa entre en estado de crisis. La gravedad y la probabilidad en los riesgos se clasifican así:
Gravedad alta y probabilidad alta:
En este tipo de riesgos, el plan de contingencia de una empresa debe ser sólido, de modo que se vuelva fácil reanudar las operaciones con rapidez.
Probabilidad media y gravedad alta
Es menos probable que sucedan estos riesgos, pero tienes que estar preparado para el impacto, ya que pueden ser severos e inesperados.
Gravedad alta y probabilidad baja:
En el plan de contingencia de una empresa estos riesgos son menos relevantes, sin embargo, un grupo selecto debe conocer su existencia para saber cómo actuar en caso de que suceda.
Probabilidad media y gravedad media:
Mantén la proactividad de tu equipo de trabajo diseñando un plan de contingencia con las medidas generales a tomar en cuenta si este riesgo afecta la normalidad de la empresa.
Gravedad media y probabilidad baja, gravedad baja y probabilidad media o gravedad baja y probabilidad baja:
En estos casos, no es necesario realizar una planificación, no obstante, es recomendable hacer seguimiento para evaluar si el estado de cada uno ha cambiado.
3. Crea un plan de acción
Un paso esencial en el proceso de aprendizaje sobre cómo hacer un plan de contingencia para una empresa es la creación de una estrategia que oriente a la organización y a sus colaboradores. De este modo, sabrán cuáles serán las mejores acciones para ayudar a contrarrestar los efectos negativos de los distintos escenarios de riesgos que pueden atravesar.
Ahora bien, para garantizar la continuidad de las operaciones en la empresa, debes asegurarte de obtener un panorama completo que te muestre el estado actual de las capacidades de la organización para afrontar una situación de riesgo. Esto te facilitará definir puntos como cuál es la capacidad de endeudamiento, disponibilidad de fondos para emergencias y factores aprovechables del talento humano.
El propósito principal en la creación del plan de contingencia de una empresa es la reducción de daños producidos por la gravedad de un riesgo. Por ello, incluye en tu estrategia información que ayude a los encargados a entender de donde provienen los riesgos, cómo atacarán y quiénes serán los líderes de esta operación.
4. Comparte tu estrategia
Un riesgo afecta de manera significativa la operación y gestión de todos los colaboradores de una empresa, por esto, para que la estrategia funcione, todos los miembros deben participar de forma activa en su desarrollo.
Por ejemplo, una de las opciones viables para momentos de crisis es la delegación de funciones y responsabilidades para que cada quien tenga el control de una actividad específica y sepa qué hacer.
Diseña un organigrama en donde identifiques la función de cada miembro de la empresa, para que los colaboradores tengan claro a quién deben dirigirse durante la contingencia. Además, asegúrate de que los líderes principales de la empresa estén de acuerdo con el plan de acción para evitar retrasos y autorizaciones en medio de una crisis.
5. Supervisa y actualiza tu plan de contingencia
Si has creado una estrategia para cada uno de los riesgos que analizaste y conseguiste en una organización, te recomendamos hacer un seguimiento periódico, en el que puedas verificar si los riesgos han sido abordados de forma correcta para reducir el impacto y daños en la compañía.
El plan de contingencia de una empresa debe actualizarse, ya que es probable que algunos riesgos de probabilidad alta no llegarán a ocurrir o, por el contrario, los de probabilidad baja hayan cambiado su estado. Cualquier cambio en los riesgos y en los recursos, como la administración y el personal, requiere un ajuste de actividades.
Diseña un informe en el que lleves un control de los cambios, variaciones en los riesgos, modificación de responsabilidades y por supuesto, de nuevas herramientas y estrategias a implementar que mejoren la resistencia a los riesgos.
Errores comunes al elaborar un plan de contingencia de una empresa
Diseñar de manera correcta el plan de contingencia de una empresa puede ahorrarte mucho dinero, ya que esta herramienta tan poderosa te ayuda a reingresar al mercado con rapidez a pesar de estar pasando por un estado de crisis o riesgo. Es esencial que te asegures que tu planificación sea fluida, entendible y ajustada a lo que necesitas, por esto debes evitar los siguientes errores:
- Primero, ten en cuenta que la mayoría de riesgos suelen ser sucesos inevitables e inesperados. Sin embargo, la forma en la que impacta a la empresa y a sus colaboradores sí lo podemos controlar.
- Cuando comiences a crear el plan de contingencia de una empresa, asegúrate de contar con el apoyo de los directivos, ya que de esta forma tu estrategia siempre estará respaldada.
- Piensa en el plan A, B y cuantos sean necesarios, esta proactividad será la llave maestra para salir victorioso de una ola de riesgos inesperados.
- Armar el plan de contingencia de una empresa no es una tarea de un solo día, tienes que actualizarlo y supervisar cada día.
- Si los procesos en tu empresa cambian, modifica tu plan de contingencia para tener mayor cubrimiento de próximos eventos.
Importancia de un plan de contingencia empresarial
El plan de contingencia de una empresa sirve no solo para disminuir los daños que causa una crisis, sino también para brindar tranquilidad a toda la compañía a la hora de que surja un evento inesperado. Esta herramienta ayuda a hacer un mapeo completo de la situación empresarial para que se pueda definir cuál es el impacto de riesgo que puede asumirse sin afectar la operatividad.
Las probabilidades de seguir adelante aun en medio de una situación de riesgo se plantean en un plan de contingencia, ya que esta herramienta proporciona una solución rápida. Ahora bien, ¿qué pasa si no tenemos un plan de contingencia? De manera simple, lo que puede suceder es que la empresa entre en estado crítico, puesto que no podría continuar con su operación normal.
Con el plan de contingencia de una empresa se pueden mitigar los daños y ofrecer una respuesta acertada, debido a que el diseño de la estrategia se realiza con antelación y no en medio de los hechos. La efectividad de esta planificación se debe a que toda la empresa conoce las posibilidades de que algo salga mal y domina las herramientas necesarias antes de su llegada.
Ejemplo de plan de contingencia de una empresa
Mitigar los riesgos en una empresa es posible si son tomados en cuenta antes de que sucedan. Por ello, es recomendable que coloques en funcionamiento tu proactividad y diseñes el plan de contingencia de una empresa para evitar que se afecte su productividad y compromiso con los proveedores, clientes y colaboradores.
Si ya sabes cómo elaborar un plan de contingencia para una empresa, es el momento de obtener inspiración para dar libertad a tu creatividad.
Plan de contingencia de una empresa maquiladora
En la actualidad, las empresas deben adaptar sus operaciones a la nueva normalidad de la sociedad. En algunos casos, se puede adaptar la modalidad de trabajo tradicional a una virtual.
Sin embargo, en el caso de una empresa maquiladora de textiles, la medida que coloca en riesgo a su fuerza laboral va de la mano con un mandato establecido por el gobierno: funcionar solo con 50% de los empleados.
Esto nos lleva a pensar en esta situación y preguntarnos, ¿qué se pone en un plan de contingencia? Veámoslo a continuación:
1. Análisis
Trabajar nada más con el 50% de la plantilla empresarial afectará de manera significativa el rendimiento y productividad de la organización. Sin duda, esto se verá reflejado en la calidad de las prendas y en el abastecimiento de las tiendas a las que la maquiladora surte. Una de las consecuencias de este ajuste será la disminución de los recursos económicos para sobrevivir.
2. Medidas
En este caso, el plan de contingencia de una empresa maquiladora de textiles puede enfocarse en la reprogramación de las funciones y responsabilidades de cada empleado; de modo que algunos puedan continuar sus labores de forma remota. Este sería el caso de los administrativos y otros desde la fábrica, entre ellos los encargados de la maquinaria y de la confección.
3. Recursos
En cada planificación estratégica debes pensar en los recursos que ocuparás durante la implementación. Por ello, en una fábrica maquiladora necesitarás dotar de equipos informáticos a todo el personal que trabajará de manera remota y a los que se encuentren en la empresa, equiparlos con el uniforme adecuado y cubrir las horas extras laboradas.
4. Protocolos
En estos panoramas, el diseño del plan de contingencia de una empresa debe incluir herramientas y responsables que se encarguen de monitorizar la gestión de cada empleado, tanto para los que trabajan de forma remota como para los que operaran la fábrica. De esta forma, te aseguras de reducir el impacto del riesgo y de disponer de todos los protocolos que te exija el gobierno local.
5. Recuperación
Los esquemas empresariales pueden modificarse de forma inesperada de acuerdo a los cambios en el entorno. Así que, es recomendable que dentro del plan de contingencia se tenga en cuenta el retorno a la normalidad. En una fábrica de textiles, los empleados pueden asistir de manera progresiva una vez se levante la regulación de la capacidad presencial en el espacio físico.
Palabras finales
Cada empresa es distinta, por ello, el plan de contingencia que desarrolles debe adaptarse a las necesidades y sucesos a los que se enfrenten. Te recomendamos comenzar a evaluar los riesgos que acechan a tu organización, de esta manera, no solo tendrás este espacio dominado, sino que también transmitirás seguridad al personal y a los clientes de tu compañía.
Ten en cuenta que un riesgo es todo aquello que no podemos detener, pero que sí podemos controlar. Conviértete en la persona encargada de hacer que la empresa siga operando aun en la adversidad. ¿Qué esperas?
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