Hay varias formas de perder el tiempo en un emprendedor y la mayoría de ellas pasan desapercibidas. Se instalan en tu rutina, sin que apenas lo notes y solo te das cuenta de que algo anda mal cuando ves que has tardado más de lo necesario en completar una actividad, o que el cronograma está al límite.
Son varias las razones por las que se pierde tiempo valioso. Sin embargo, la más común de ellas reside en los malos hábitos. Estos son verdaderos «ladrones del tiempo» y erradicarlos no es nada fácil porque los seres humanos somos animales de costumbres.
Sea cual sea la razón, lo cierto es que es importante hacer conscientes esas formas de perder el tiempo de un emprendedor. Ese es el primer paso para realizar cambios y así evitar la dilapidación de un bien tan valioso. ¿Cuáles son esas grietas por donde se fuga tu tiempo? Enseguida te hablamos sobre diez de ellas.
1. El correo electrónico
Los mensajes de correo electrónico se han convertido en una de las formas de perder el tiempo de un emprendedor. Uno de los grandes aportes de las nuevas tecnologías es el de permitir la comunicación en tiempo real. Así que no importa la hora o el lugar en donde estés, siempre puedes recibir o enviar mensajes como te plazca.
El problema es que la mayoría tiene activadas las notificaciones, de modo que apenas entra algún mensaje aparece algún ícono o letrero para llamar tu atención. Ese solo hecho ya te distrae de lo que estás haciendo. Pero si, además, automáticamente respondes al llamado, lo usual es que gastes unos cuantos minutos mirando de qué se trata.
El punto es que la mayoría de esos mensajes no tienen la menor trascendencia. Buena parte de ellos son publicidad, otros se refieren a noticias que poco te interesan y varios más son cadenas de chistes o cosas por el estilo. Al final del día, has gastado mucho tiempo improductivo en revisar mensajes que no te aportan nada.
2. Redes sociales
Con las redes sociales pasa algo similar a lo que sucede con los mensajes y por eso es otra de las formas de perder el tiempo de un emprendedor. A cada rato, escuchas la señal de que se ha producido una nueva interacción. Luego, miras y te das cuenta de que se trata de algo trivial: un comentario insulso en un grupo, un video de escenas simpáticas, etc.
El asunto se vuelve un hábito. Cuando menos lo piensas, adquieres el automatismo de atender a las notificaciones, aunque estas no te aporten básicamente nada. Es cierto que gastas apenas un par de minutos haciéndolo, pero si sumas y sacas un total, te das cuenta de que pasaste una o dos horas de tu día en ese ejercicio inútil.
Lo mejor en este caso, así como en el anterior, es desactivar las notificaciones o silenciar el teléfono celular. Puedes destinar una hora específica del día para revisar todo eso, así evitarás interrumpir lo que estás haciendo, una y otra vez.
Relacionado: Importancia de las redes sociales en las empresas | Beneficios y cuáles usar
3. Reuniones innecesarias
Otra de las formas de perder el tiempo de un emprendedor son las reuniones innecesarias. Hay quienes adoptan un estilo de trabajo en el que reunirse con otros se convierte el pan de cada día. Por lo general, esto se debe a una planeación inadecuada o a un error de criterio a la hora de priorizar las actividades.
Lo peor es que muchas veces esas reuniones se alargan de manera innecesaria, bien sea porque el objetivo no está realmente definido, o bien porque no se aplica un método funcional para que fluyan y sean eficaces.
Si la reunión es informativa, habría que preguntarte si no puede ser sustituida por un oficio o un comunicado general. Cuando la reunión es deliberativa, quizás sea buena idea realizar una encuesta antes para eliminar los tópicos innecesarios; en caso de que esto no sea posible, de todos modos es importante preparar muy bien el encuentro para que se enfoque en aspectos concretos y se evite la dilación o la dispersión.
Ahora bien, las reuniones destinadas a analizar alguna situación o a exponer un problema son las que más tienden a prolongarse, de forma innecesaria. En estos casos, la organización debe ser óptima y lo más aconsejable es ir sacando conclusiones parciales, en las que los aspectos poco relevantes vayan quedando evacuados.
Te recomendamos:
- Reuniones de trabajo efectivas | 10 pautas a seguir
- Reuniones de trabajo | Estructura, tipos, roles y cómo hacerlas efectivas
- Reuniones efectivas | 5 Claves por Steve Jobs
4. Falta de organización
Organizar el tiempo no es solo marcar hitos en la agenda o señalar ítems en un cronograma. Los inventarios de tareas, por sí solos, han mostrado ser ineficaces. Para organizar las actividades hay que emplear criterios más amplios que simplemente el de la lista de tareas a realizar.
Lo más adecuado es priorizar las actividades. Siempre se deben realizar primero las tareas que revistan más importancia o complejidad. Y al decir «primero», significa más temprano en la mañana y al comienzo de la semana. Cuando pospones lo importante, es posible que gastes mucho tiempo dedicándote a lo trivial y que al final te veas en aprietos para cumplir con lo que en verdad es relevante.
Los expertos en el tema aconsejan reservar el comienzo del día para todas aquellas actividades que exijan alta concentración y aplicación. En la segunda parte de la jornada se pueden evacuar todas aquellas tareas rutinarias o que no te exijan demasiado. Hay que evitar la improvisación sistemática para impedir que esa falta de organización se convierta en una de las formas de perder el tiempo de un emprendedor.
Recomendado:
- ¿Cómo administrar el tiempo en el trabajo? | 10 consejos para hacerlo con éxito
- Ley de Pareto o regla del 80/20 | Ahorra tiempo y esfuerzo con este principio
- La matriz de Eisenhower | Haz una mejor gestión de tu tiempo
- Ley de Parkinson | ¿Por qué el tiempo nunca alcanza?
5. Multitarea
Uno de los grandes males contemporáneos es la famosa multitarea. Las nuevas tecnologías han incrementado este mal hábito que, con frecuencia, te produce estrés y te lleva a ser menos eficiente. Es claro que un emprendedor tiene muchas cosas por hacer cada día. Sin embargo, eso no significa que tengas que hacerlas de manera simultánea.
Cuando se incurre en la multitarea, lo más frecuente no es que logres completar las actividades satisfactoriamente, sino todo lo contrario. Al final, quedan muchas cosas sin terminar y llegas al punto en que estás atrasado en todo a la vez, o terminaste solo algunas tareas, pero a medias.
Por esta razón, la multitarea una de las formas de perder el tiempo de un emprendedor. Haciendo varias cosas al tiempo no ahorras tiempo, sino que lo dilapidas. Lo peor de todo es que esto incide directamente sobre la eficiencia y la calidad de las actividades. El cerebro humano está diseñado para realizar un solo proceso a la vez, no para atender varios frentes de manera simultánea.
6. Subestimar o sobreestimar
Es posible que tengas una gran confianza en ti mismo, lo cual es excelente, siempre y cuando eso no te lleve a sobreestimar tus capacidades y posibilidades. Una de las formas de perder el tiempo de un emprendedor obedece precisamente al hecho de que puede creer que eres capaz de hacer mucho más de lo que efectivamente puedes.
Lo usual es que esto vaya acompañado de otro error de perspectiva: subestimar la complejidad de la actividad a realizar. El resultado de esto es que se termina por organizar el tiempo de una forma inadecuada. Más temprano que tarde, el error se hace evidente y entonces se vuelve necesario reajustarlo todo, a veces en varias ocasiones.
Se pierde tiempo reestructurando planes a mitad de recorrido. Es claro que ninguna programación sale estrictamente como se planteó; pero cuando está bien hecha, admite cambios que no generan grandes variaciones. En cambio, si prima la falta de realismo, a veces toca incluso volver a empezar.
7. La vacilación
La toma de decisiones no es un proceso fácil para nadie, en especial si tiene que ver con asuntos trascendentales. Sin embargo, el grado de dificultad se incrementa cuando a esto le sumamos una tendencia a vacilar, bien sea por falta de información, por hábito o por inseguridad personal.
Toda decisión implica concesiones y, a veces, renuncias o pérdidas. Pese a esto, muchos emprendedores utilizan su valioso tiempo en aras de conseguir lo imposible: la decisión perfecta. Esta es aquella en la que se gana todo y no se pierde nada. Una y otra vez le dan vueltas al asunto y renuncian a muchas opciones, porque no cumplen con ese requisito insólito.
Lo cierto es que al final, y tras haber invertido horas o días en sus vacilaciones, deben tomar una decisión imperfecta. El problema es que esto no solo es una de las formas de perder el tiempo de un emprendedor, sino que además implica el riesgo de que no se tome la decisión a tiempo, o las circunstancias hayan cambiado a la hora de aplicar la resolución final.
8. Administración inadecuada de las pausas
La ciencia ha comprobado que el cerebro humano no funciona como una máquina que prendes y apagas a tu antojo. Este órgano tiene sus propios ciclos y para que funcione a plenitud es necesario respetarlos. Varias investigaciones señalan que es imposible mantener un elevado nivel de atención por más de entre 17 y 23 minutos.
Tras ese lapso, la mente comienza a dispersarse. ¿Qué significa esto? Que si estás llevando a cabo alguna actividad que te exige mucha concentración, lo más adecuado es que hagas una pausa de al menos cinco minutos cuando se complete el ciclo de atención. Si no lo haces, comenzarás a trabajar a media marcha y lo que te tomaba 40 minutos ahora tardará 80.
La ausencia de pausas es una de las formas de perder el tiempo de un emprendedor. La ciencia lo dice: descansar es tan importante como trabajar. Esas pausas cíclicas no te quitan tiempo, sino que lo suman. Valdría la pena que hagas la prueba: ¿cuánto logras en 8 horas sin pausa y cuánto en el mismo lapso, pero descansando cada 17 a 23 minutos?
9. Herramientas inadecuadas
Cuando trabajas con herramientas, bien sea mecánicas, eléctricas o electrónicas, debes asegurarte de que están a punto. Estas deben facilitar tu trabajo, en lugar de entorpecerlo. No importa si el instrumento o el aparato es de última tecnología o corresponde a un modelo viejo; lo importante es que en realidad sirva y funcione.
Una de las formas de perder el tiempo de un emprendedor es peleando contra las máquinas y las herramientas que no funcionan como deberían. Esto no solo genera retrasos y contratiempos, sino que además puede sacar de casillas a cualquiera.
Así que una de las recomendaciones más importantes es la de tener a punto aquellos instrumentos con los que trabajas, especialmente si los empleas cotidianamente. Que no se te vayan valiosos momentos del día en reparaciones o ajustes continuos que nunca solucionan el problema de fondo.
Relacionados:
- 30 herramientas de productividad | ¡Gánale la batalla al tiempo!
- Las 10 mejores herramientas digitales para emprendedores que debes conocer
- 10 herramientas digitales para empresas que debes conocer
10. Falta de conciencia
De forma general, cada quien es consciente de que debe realizar algunas actividades y tareas en determinado plazo para alcanzar ciertos objetivos. Sin embargo, no es raro que la rutina lleve a que se diluyan en la conciencia esos propósitos y las motivaciones que los alientan.
Caer en conductas mecánicas es muy fácil, ya que el cerebro trabaja con patrones y le encanta aprender un esquema y repetirlo indefinidamente. Esto sucede porque así economiza esfuerzos y no tiene que poner en juego todas sus funciones.
El punto es que esos mecanicismos también llevan a que se adormezca la conciencia respecto a lo que se está haciendo. Para aprovechar mejor el tiempo, siempre es bueno recordar por qué y para qué se hace algo. Esto contribuye a enfocar mejor los esfuerzos y a tener mayor disposición a realizarlos.
Palabras finales
Como ves, son varias las formas de perder el tiempo de un emprendedor. Hay quienes recomiendan pensar el tiempo tal y como se piensa el dinero. Imagina que cada hora de trabajo equivale a 1 000 dólares.
De este modo, cada minuto equivale a poco más de 16 dólares. Así que cada vez que pierdas ese minuto, réstalo a la cantidad diaria. Es posible que con este ejercicio puedas hacerte más consciente de la forma como estás gestionando tu tiempo.
Recuerda que ser productivo no es dedicar todo tu tiempo al trabajo. Descansar, hacer pausas y ocupar tu mente en otros aspectos de la vida es fundamental para que aumente el rendimiento. El secreto de todo está en un equilibrio razonable.
