Ya sea que tengas una empresa grande o pequeña para planificar, diseñar, pautar y darte a conocer, es necesario disponer de un equipo especializado. Por suerte, hemos recopilado para ti, los aspectos claves para aprender cómo se organiza un departamento de comunicación. Conoce cuáles son las funciones de la comunicación en una empresa. ¡Acompáñanos!

¿Cuál es la función del servicio de comunicación?

Entre los secretos del éxito de las grandes empresas, se esconde el buen manejo de la comunicación, pues en ella intercambiamos ideas, pensamientos y opiniones. A medida que pasa el tiempo, las funciones de la comunicación en una empresa se popularizan y toman las riendas para guiar a la compañía hacia lo que buscan los clientes potenciales. 

Al comunicarnos, compartimos información relevante que puede cambiar vidas y mejorar la toma de decisiones personales de cada individuo. Como consecuencia, en las empresas la comunicación tiene el objetivo de motivar a los trabajadores para alcanzar el máximo rendimiento. Al mismo tiempo, se generan interacciones controladas que permiten que el equipo de trabajo progrese unido en el proceso de formación.

No cabe duda que la comunicación en una empresa ayuda a promover la retroalimentación, ya que es un elemento indispensable para determinar qué está necesitando el mercado. La realidad es que, más allá del desarrollo de mensajes especializados y del análisis exhaustivo para escoger el canal indicado, la reacción de los colaboradores será el factor determinante para medir la efectividad del mensaje.

¿Cuál es la importancia de un departamento de comunicación en una empresa?

Una de las características de un departamento de comunicación es que tiene el poder de fusionar la creatividad con los objetivos para producir un mensaje que impacte en todos los niveles. La comunicación es un elemento que puede convertirse en el motor de una organización, debido a que su alcance llega a cualquier parte del mundo.

El departamento de comunicación nace para gestionar y filtrar la información antes de que sea manejada por el público. No obstante, esta red no solo se encarga de ejecutar tareas relacionadas con la información, sino que también la transforma para alcanzar un objetivo específico.

Hoy en día, el mundo está tan globalizado que una de sus exigencias es que las empresas sepan expresarse para que tengan un funcionamiento interno eficaz que refleje la buena imagen en el exterior. A causa de esto, los líderes del departamento de comunicación se convierten en promotores de la marca en todo momento.

De hecho, cada vez son más las empresas que incorporan un departamento de comunicación en su plantilla de recursos humanos. Pero, ten presente que la creación de un área como esta puede ser tan compleja o sencilla como tus objetivos lo requieran. Asegúrate de unir a esta red a colaboradores que sean responsables con el valor que obtengan de cada información recopilada.

10 funciones del departamento de comunicación en una empresa

El departamento de comunicación tiene el potencial para posicionar la reputación de una empresa en los clientes, colaboradores, proveedores y otro tipo de público. Por ende, el departamento se permite estudiar las necesidades internas y externas para asegurarse de diseñar mensajes que transmitan la esencia de la marca, pero que también respondan a las solicitudes del público. A continuación, conoce un poco más sobre estas funciones:

1. Organizar el departamento de comunicación

Entre las actividades del departamento de comunicación de una empresa, la principal es armar una estructura sólida con el personal correcto. La organización del departamento permite que las tareas sean delegadas de forma oportuna y prioritaria. En una empresa, en especial en el área de comunicaciones, la delegación de funciones es la clave para que cada proceso funcione como engranaje perfecto.

2.  Planificar estrategias de comunicación

En el área de la comunicación es posible que esta sea una de las funciones más importantes. Están encargados de crear un plan de acción que incluya las estrategias comunicacionales que se implementarán de forma anual. Asimismo, este informe debe contemplar las posibles variaciones que existen, debido a los cambios del mercado.

El departamento de comunicación establece el tono con el que la empresa se va a comunicar interna y externamente. Además, definen qué, cómo, cuándo y dónde publicar los contenidos promocionales, corporativos e informativos. 

3. Consolidar la identidad corporativa

La forma en la que nos mostramos al cliente final se desarrolla por medio de una estrategia comunicacional. Es por esto que las empresas con departamento de comunicación tienen la capacidad de conectar su misión, visión y valores con los mensajes que transmiten al público. Por otro lado, protegen la visualización de la marca, desde los colores en la impresión de un folleto hasta la distribución de anuncios en redes sociales.

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4. Crear planes de comunicación para los medios

Esta es una de las funciones más populares de un departamento de comunicación. De hecho, tienen la posibilidad de responder las dudas y consultas de los medios tradicionales como la prensa, radio y televisión. Los comunicadores de la empresa planifican y organizan eventos para nuevos lanzamientos, comunicados oficiales o para jornadas con los empleados.

En esta industria, el personal del departamento de comunicación también dedica parte de sus horas laborales a estudiar lo que dice la prensa o los medios en general de la compañía. Este análisis permite idear nuevos instrumentos que abordan todo tipo de fake news o, en caso contrario, reforzar de manera positiva la información compartida.

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5. Construir relaciones públicas

¿Sabías que el departamento de comunicación de una empresa es el encargado de construir las relaciones con el cliente? Responder a las consultas del público es una de las funciones de esta área organizacional, ya que da lugar al posicionamiento y reconocimiento de marca. En este punto, esta área empresarial también se encarga de mantener la presencia en redes sociales controlando lo que otros dicen de la compañía.

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6. Dominar la crisis

En una empresa la probabilidad de que exista algún riesgo o desinformación en una red social es relativamente alta. Por ello, el departamento de comunicación debe capacitar al equipo de trabajo para saber cómo actuar ante este tipo de situaciones. Además, es clave informar cómo, cuándo y por qué podría generarse una crisis empresarial, ya que así se tienen todas las herramientas antes de que ocurra el evento.

7. Promover la comunicación interna

El departamento de comunicación de una empresa tiene como función conectar a los empleados con los valores de la marca. De modo que, el trabajador puede tener sentido de pertenencia y asumir la cultura organizacional como parte de su día a día. Por ejemplo, pueden compartir con el directivo los intereses de cada colaborador y, al mismo tiempo, dar a conocer los anuncios relevantes de la empresa.

8. Asesorar y guiar a otros departamentos

Todas las personas que hacen parte de la fuerza laboral de una organización deben saber cómo comunicarse tanto interna como externamente. Por consiguiente, resulta necesario que se implemente un manual de estilo para que cada uno pueda seguirlo al momento de desarrollar informes, correos, encuentro con la prensa y más.

Así, las personas que vayan a hablar de política, el ambiente o de maquinarias, deben hacerlo con el tono comunicacional de la compañía.

9. Estandarizar los procesos comunicacionales

¡Es un hecho! No todas las personas entienden los términos de un departamento de comunicación, así que una de las funciones de este consiste en originar mensajes claros. El cliente necesita entender lo que la marca le quiere decir sin necesitar ayuda para descifrarlo. 

Similar a esto, las funciones de comunicación interna entran a estar alineadas con este factor. Los mecanismos que se utilicen ayudarán a reducir el desvío de información, consiguiendo así que cada persona conozca el contexto de un nuevo evento.

10. Escoger canales de comunicación

Por último, en el departamento de comunicación los canales de difusión son esenciales para que una estrategia tenga éxito y arroje los resultados esperados. Una forma de poder dar a conocer el trabajo que realiza el equipo es estableciendo cómo puede verte un cliente potencial.

Por ejemplo, muestra un nuevo producto en un comercial televisivo; comunica en una nota de prensa el resultado de una junta exitosa, entre otras. ¡El objetivo es llegar hasta donde se encuentren tus clientes!

Organigrama de la comunicación

El enfoque comunicacional es variable dependiendo de la empresa. Sin embargo, para contar con una relación cercana entre empleados y clientes, los roles de la comunicación tienen que ser definidos previamente. Si quieres crear tu equipo de trabajo, pero no sabes cómo se organiza un departamento de comunicación, te enseñamos los cargos más importantes:

Director de comunicación

Es la persona encargada de diseñar, analizar y ejecutar las estrategias de comunicación con el objetivo de reflejar en los mensajes la identidad empresarial.

Project Manager

Es el responsable de la creación de los proyectos digitales. Además, supervisa el desarrollo técnico de los productos online como la página web, correo, software, apps y más.

Editor

En un departamento de comunicación, el editor trabaja de la mano con el director para lograr transmitir un mensaje de manera efectiva a través de piezas gráficas y audiovisuales.

Redactor

Persuadir a los clientes hacia la conversión final, requiere de un buen argumento. Un redactor es la pieza clave para crear contenido relevante que resuelva las necesidades del cliente y de la compañía.

Diseñador

Es quien tiene la capacidad de convertir el texto en piezas gráficas llamativas, como por ejemplo: infografías, flyers, vídeos, imágenes, revistas, entre otros.

¿Cómo crear un departamento de comunicación en una empresa?

El departamento de comunicación tiene la capacidad de transmitir mensajes a diferentes receptores y generar el mismo resultado. Si quieres que la comunicación interna y externa de tu empresa tenga un mayor alcance y efectividad, te enseñamos cómo puedes organizar el área de comunicación en 5 pasos sencillos:

1. Identifica el propósito

La comunicación es una herramienta indispensable en el ámbito empresarial. Sin embargo, es recomendable analizar la razón principal para instalar un departamento de comunicación. Así que, dedica un espacio para conocer la situación actual de tu empresa para que las estrategias de comunicación puedan perseguir objetivos realistas. 

Las acciones de esta área tienen que estar vinculadas con la misión y visión de la compañía. Así que asegúrate de que estén alineadas con los intereses de la organización y con las nuevas tendencias del mercado.

2. Organiza el equipo

Existen distintas formas de estructurar un departamento de comunicación, pero por lo general todas parten de los mismos cargos. Por ello, genera un manual con pasos a seguir para la contratación del personal. Establece qué tipo de nivel profesional debe tener el postulante o cuáles son los conocimientos y habilidades indispensables para la vacante.

Además, una vez ya tengas todos los integrantes, organiza reuniones periódicas para que todo el equipo este enterado del funcionamiento del plan de comunicación. ¡Un departamento de comunicación debe consolidarse para ser un ejemplo a seguir!

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3. Define las funciones

Las comunicaciones en una empresa, ocupan más trabajo de lo que puedas imaginarte. Por esta razón, es ideal que delegues funciones para que cada quien pueda organizar su método de trabajo y cumplir con los tiempos de entrega. Un ejemplo, el Director no puede dejar de plantear estrategias para dedicarse al diseño de videos, por ello cada tarea debe tener un responsable inmediato.

Teniendo en cuenta esto, concentra a tu equipo en un área especial para que el flujo de ideas sea frecuente y no existan bloqueos creativos.

4. Establece los recursos requeridos

Para la creación de un departamento de comunicación es necesario contar con las herramientas pertinentes para garantizar la funcionalidad. Podemos comenzar por el mobiliario para la oficina de trabajo y las máquinas de cómputo para un equipo de mínimo 5 personas.

Por otro lado, deben instalarse software de ofimática como Office; de edición como Photoshop, InDesign, Illustrator y Premiere; para la gestión de redes y organización de equipo: Hootsuite y Trello; para el seguimiento y la producción de contenidos: Facebook, Instagram, Google Business, Google Trend y YouTube, entre otras actividades.

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5. Produce y mide estrategias

William Thomson Kelvin, un físico y matemático británico, dijo una frase muy acertada:

«Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar»

Las métricas te permiten identificar qué tan cerca o lejos te encuentras de alcanzar tu objetivo principal. De modo que, en un departamento de comunicación es un requisito indispensable el seguimiento de los resultados obtenidos de las campañas y estrategias pautadas.

Con el equipo de trabajo, identifica cuáles son los indicadores o KPI ‘s de mayor relevancia en cada estrategia para efectuar informes donde se visualice el alcance de cada uno. Además, al medir tus acciones será mucho más fácil tomar decisiones de mejora o, por el contrario, continuar con lo que ha generado buenos resultados.

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Palabras finales

La comunicación es un instrumento social que hace parte del cambio y del éxito. Como consecuencia, se considera que la implementación de un departamento de comunicación en tu empresa, te acercará hacia el cumplimiento de tus objetivos.

En esta área, el equipo de trabajo se encarga de gestionar de forma positiva toda la información obtenida. Este proceso tendrá la finalidad de mejorar la venta al público, potenciar la satisfacción y motivar al resto del personal.

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La comunicación empresarial es aquella que proviene de una empresa u organización y se dirige a distintos públicos. Puede diferenciarse entre la comunicación corporativa interna, que juega un papel fundamental en la eficiencia de la organización, y la comunicación corporativa externa, que posiciona los servicios y la identidad de la empresa respecto a su competencia. En todas sus facetas, la comunicación empresarial resulta un factor clave para lograr el éxito, por lo que necesita adaptarse continuamente a los cambios del propio mercado.

Al respecto, las nuevas tecnologías han abierto un nuevo camino hacia la digitalización, con herramientas enfocadas a mejorar la comunicación tales como la inteligencia artificial, el análisis de datos y los algoritmos. El mundo laboral está cambiando y tanto los clientes como los trabajadores esperan una experiencia de comunicaciones en la nube que les permita resultar más productivos y disfrutar de una mayor comodidad.

5 Ventajas de la Telefonía en la Nube respecto a los sistemas tradicionales

NFON es uno de los principales proveedores de sistemas de Telefonía en la Nube a nivel internacional. Su funcionamiento se basa en una conexión a Internet a la que se conectan todos los dispositivos compatibles para acceder a más de 150 funciones, propias de un sistema de telefonía de alta gama.

A diferencia de la telefonía tradicional, basada en los cables telefónicos, la propuesta de NFON se sustenta sobre Internet y es controlada por medio de una interfaz web, por lo que no requiere ningún tipo de instalación física, resultando una excelente solución tanto para microempresas como para grandes compañías. Las principales ventajas que ofrece respecto a las opciones tradicionales son las siguientes:

1. Ahorro de inversión y gastos corrientes

La Telefonía en la Nube no requiere la instalación de ninguna central física y, por tanto, tampoco de comprar, mantener o reparar equipos o licencias. Muy por el contrario, al encontrarse todo en la nube y accederse mediante Internet, permite un funcionamiento móvil y remoto. Los internos pueden estar distribuidos en distintas ubicaciones, por lo que las llamadas entre ellos no supondrán ningún costo. En definitiva, todo ello supone un mejor servicio a un menor costo, sobre todo en aquellas empresas con muchas sucursales.

2. Rapidez de activación y configuraciones

La activación y la configuración de los servicios en la nube tiene una duración de pocos minutos, lo que no supone una pérdida de tiempo en largos proyectos o instalaciones pesadas. En el momento en que quieras aumentar o disminuir las capacidad y usuarios, podrás hacerlo por ti mismo, de manera inmediata, por lo que optimizarás tu tiempo y te asegurarás de sacarle el máximo rendimiento a tus herramientas.

3. Flexibilidad según tus objetivos

La tercera de las ventajas de la Telefonía en la Nube es precisamente la inmediatez ofrecida en el momento de agregar o reducir las capacidades en cualquier momento. Esto permitirá activar o desactivar distintas extensiones en función de nuestros objetivos concretos, ya sean campañas a largo plazo o limitadas en el tiempo; una opción perfecta para los tiempos tan dinámicos que vive el sector empresarial.

4. Simplicidad de experiencia para el usuario

Las aplicaciones de la Telefonía en la Nube para empresas son tan completas como intuitivas; la gestión de los productos se lleva a cabo mediante un sencillo portal de servicio online basado en una interfaz web. En NFON trabajan continuamente para que la configuración pueda llevarse a cabo desde cualquier lugar del mundo del modo más práctico posible, con todas las preferencias a golpe de clic.

5. Seguridad en tus llamadas

La última de las ventajas de Telefonía en la Nube es la seguridad, un valor tan importante para NFON como para los clientes. Es por este motivo que ofrecen la posibilidad de codificar o cifrar el servicio de telefonía, de modo que las llamadas sean completamente seguras, incluso mediante una conexión pública de Internet.

Esperamos que te haya resultado interesante descubrir las principales ventajas de la telefonía en la nube y que te animes a optimizar la comunicación empresarial de tu organización. Te animamos a que nos dejes un comentario compartiendo con nosotros tus experiencias. ¿Conocías este tipo de telefonía? ¿Te planteas unirte a ella? Estaremos deseando conocer tus impresiones.

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