En una organización la gestión de tareas y los eventos imprevistos son agentes que van de la mano. Por ello, aprender qué es y para qué sirve el diagrama de Gantt será clave para lograr que los equipos sepan qué hacer y cuándo hacerlo sin alterar el flujo de trabajo.
La planificación en una compañía es crucial para determinar el funcionamiento y la dependencia de cada área. En efecto, Gantt identificó esta necesidad en el mercado e ideó un método que permitiera generar gráficas que brindaran datos relevantes de manera visual para facilitar el entendimiento. Si tienes un plan de acción y tareas por completar, las barras del diagrama de Gantt te salvarán.
¿Qué es el diagrama de Gantt y para qué sirve?
El diagrama de Gantt es una herramienta desarrollada a inicios del siglo XX por Henry Laurence y brinda información de un proyecto con gráficas de barras horizontales. Se trata de un método especializado que sirve para planificar y controlar tareas. Este sistema de gestión proyecta gráficamente la duración de tiempo de cada secuencia de actividades para vincularlas en un cronograma.
Desde 1910 esta herramienta se ha mantenido en vanguardia gracias a su eficiencia y adaptabilidad con cualquier sector o proyecto empresarial. La visión general de las tareas enlistadas muestra quién trabaja en cada área y con qué objetivo. A causa de esto, al estudiar para qué sirve el diagrama de Gantt aprendemos que es una metodología que simplifica un proyecto complejo en pequeños pasos.
El diagrama de Gantt es un sistema de coordenadas que en el eje vertical aloja las tareas y en el eje horizontal determina los intervalos de tiempo. Al conocer la definición del diagrama de Gantt indagamos en una herramienta que gestiona con rapidez los obstáculos que limitan el desempeño de un proyecto. En consecuencia, su uso favorece la alineación de tareas con avances o cambios provocados por los tiempos de entrega.
¿Cronograma y diagrama de Gantt es lo mismo?
En la gestión de proyectos, es posible que los encargados encuentren similitudes en herramientas como el cronograma de Gantt y el diagrama Gantt. Sin embargo, cada método tiene su particularidad, las cuales, sirven para sacar adelante un evento organizacional sin perjudicar la operatividad.
El cronograma, por u parte, es empleado como una plantilla que define las fechas de inicio y entrega de un proyecto. Es decir, el cronograma comparado con el diagrama Gantt funciona como un documento que ofrece un panorama general de la ejecución diaria de actividades.
Mientras tanto, el diagrama de Gantt es útil para abarcar el control completo de las tareas y recabar información como: tiempo de gestión en cada tarea, evaluación de etapas del proyecto y análisis de tareas interconectadas. De este modo, el cronograma forma parte de las funciones que abarca el gestor de proyectos que utiliza un diagrama de Gantt.
En resumen, luego de ver para qué sirve el diagrama de Gantt y el cronograma, afirmamos que, aunque no son lo mismo, ambas herramientas empleadas en simultáneo facilitan el orden en las tareas y su priorización por jerarquías.
Componentes de un diagrama de Gantt
Por lo general, en un diagrama de Gantt podemos encontrar algunas características importantes que definen el rumbo del gráfico a presentar. Antes de apoyarte en él para la toma de decisiones, conozcamos los componentes claves:
- Tareas: En una gráfica de Gantt todas las acciones deben tener su espacio para que las personas que lo empleen tengan conocimiento del desarrollo que lleva una tarea. Establece colores para definir el orden de ejecución, importancia y etapa.
- Fechas de inicio y cierre: Para que las actividades del diagrama de Gantt se realicen con eficiencia, delimita cuándo hay que iniciar el proyecto para recopilar el tiempo invertido.
- Plazos de tiempo: Cuando analizamos para qué sirve el diagrama de Gantt, entre los beneficios encontramos que permite garantizar el cumplimiento de los objetivos en el tiempo previsto.
- Subtareas: En una tabla de Gantt es posible contar con tareas independientes que dependan de otras. Organiza los tiempos de cada actividad para que tu equipo tenga la oportunidad de cumplir con las pautas de entrega.
- Progreso: Gracias al método gráfico de Gantt, por medio de la representación es posible calcular el avance de un proyecto.
¿Dónde se aplica el diagrama de Gantt?
Los tipos de diagramas de Gantt se ajustan a las nuevas vertientes y ofertas del mercado, puesto que son herramientas que todo equipo necesita para administrar tareas. Por medio de una gráfica es posible gestionar campañas de marketing, lanzamientos, renovación de productos y mucho más. Por ello, te traemos algunos ejemplos de diagrama de Gantt aplicados en la vida real:
1. Educación
El primer paso clave en la búsqueda sobre para qué sirve el diagrama de Gantt, se encuentra en la definición de las tareas. En el sector educativo, las gráficas de barras horizontales son una alternativa para la creación de informes y estadísticas relacionadas con el avance de cada estudiante.
Los docentes y las instituciones pueden ejecutar esta herramienta y lograr transmitir con claridad y transparencia los requisitos para el cumplimiento de objetivos.
2. Marketing
Si conoces para qué sirve el diagrama de Gantt, lograrás aumentar la eficiencia en el desarrollo de tareas de tu agencia creativa. En el marketing, este método puede facilitar la organización de eventos que contengan fases cambiantes y que sean propensos a imprevistos.
Además, otro ejemplo podría ser la creación de una página web, debido a que contiene tareas secundarias que permiten un resultado final. Puedes organizar tu equipo para que exista un líder en cada etapa: desarrollo de la interfaz, diseño estético del sitio y un equipo de control de progresos.
Puede que te interese:
- Usabilidad web | La clave para mejorar la experiencia del usuario
- 10 elementos de un plan de marketing | ¿Qué no puede faltar en tu guía?
- Cómo hacer marketing de afiliados | Conoce todo sobre este método de publicidad online
3. Infraestructura
El sector de la construcción es un ejemplo útil en la aplicación de gráficas de Gantt, ya que las tareas principales son dependientes de otras. En primer lugar, no es posible construir paredes si no tienes las columnas, por lo que establecer un control de tareas y horas es de gran apoyo para las contratistas.
¿Cuál es la diferencia entre una gráfica de Gantt y un diagrama de Pert?
El diagrama de Pert es un método de gestión de proyectos que a través de un diagrama libre presenta el flujo de tareas. De hecho, esta es una de las características que determina las diferencias ante el diagrama de Gantt, pues en él la representación es con barras. Teniendo en cuenta esto, el diagrama de Pert determina cuánto tiempo tomará ejecutar un nuevo proyecto.
A diferencia, el gráfico de Gantt identifica posibles riesgos en las operaciones para mitigar el impacto y evitar desvíos en el cumplimiento de objetivos. En otras palabras, si estás iniciando un proyecto y quieres planificar tus actividades, la gráfica de Pert te ayudará con ello. No obstante, si ya tienes en marcha una idea, el diagrama de Gantt identificará los cuellos de botella para darles seguimiento.
Con un diagrama de Gantt es posible enfocarse en fechas específicas para determinar el fin o límite de entrega de cada tarea, al contrario del gráfico de Pert que mantiene el centro en la conexión de las tareas primarias y secundarias sin fijar fechas de finalización. Finalmente, ambas herramientas te permitirán mejorar el flujo de trabajo y aumentar la productividad al simplificar en un mismo enlace las tareas de un proyecto.
Ventajas del diagrama de Gantt
La importancia del diagrama de Gantt en un proyecto radica en la visualización de tareas y gestiones. Al mismo tiempo, la herramienta es popular por su efectividad y versatilidad a la hora de indicar los tiempos de gestión. Ejecutar estrategias empresariales que incluyan la implementación del diagrama de Gantt aportará las siguientes ventajas:
Comunicación
El mapa de Gantt ayuda a mantener actualizado el flujo de información entre los empleados de una organización. Un gestor de proyectos utiliza esta herramienta para conocer el proceso de cada tarea: si fue completada, si tiene un retraso o si está en curso. Además, al investigar para qué sirve el diagrama de Gantt encontramos que ayuda a descifrar cómo los cambios afectan el desarrollo de cada tarea.
Relacionados:
- Departamento de comunicación | ¿Cuáles son sus funciones y cómo se organiza?
- Plan estratégico comunicacional | 8 pasos para su aplicación
- Estrategias de comunicación | Llega con efectividad al cliente que deseas
Motivación
Si no sabes para qué sirve el diagrama de Gantt, aumentar los niveles de motivación laboral es uno de sus múltiples beneficios. A través de la línea de tiempo, cada colaborador puede enfocar sus esfuerzos en un segmento del diagrama y lograr los objetivos propuestos. También, las personas que hacen parte de un equipo de trabajo serán conscientes de la importancia de aumentar su rendimiento y organizarán sus rutinas.
Claridad
Obtener el vistazo global de un proyecto, está en las ventajas que puedes adquirir si aprendes qué es y para qué sirve el diagrama de Gantt. Esta herramienta crea espacios para unir tareas y cronogramas en un único documento. Es decir, se puede comprender fácilmente el enlace que existe entre una tarea y otra, aun cuando no están a cargo del mismo departamento.
Flexibilidad
En un proyecto empresarial, es probable que se realicen modificaciones con frecuencia. Por ello, el diagrama de Gantt proporciona una vista en tiempo real que permite cargar nuevas actividades de forma precisa y efectiva. De hecho, es un agente de recuperación, ya que motiva a los miembros a adaptarse ante cambios o eventos imprevistos.
Gestión del tiempo
El diagrama de Gantt con plantilla y barras establece los plazos para gestionar una actividad específica. De esta forma, no solo garantiza el cumplimiento de asignaciones, sino que también evita que otros productos se vean perjudicados por falta de tiempo y recursos. Este nivel de transparencia promueve un seguimiento para que cada líder conozca el quehacer de cada trabajador.
Desventajas del diagrama de Gantt
Es un hecho, el diagrama de Gantt permite aliviar la carga de las empresas a la hora de implementar un nuevo proyecto. No obstante, al utilizar esta herramienta, los gestores han encontrado que existen contras del diagrama a los que deben enfrentarse; entre los cuales podemos destacar los siguientes:
Complejidad
Si en tu organización tienes muchas actividades para ejecutar, te recomendamos evaluar y filtrar las tareas y subtareas antes de crear el diagrama de Gantt. Debido a que el gráfico es complejo, algunos empleados podrían agobiarse al investigar los detalles de seguimiento. Reúne tus tareas en orden de prioridad y asigna un encargado para que siga en la línea del tiempo el proceso. Así, se reducirá el impacto de esta desventaja.
Actualización constante
Para aprender cómo se usa el diagrama de Gantt se requiere tiempo, ya que la implementación de esta herramienta de gestión de proyectos es engorrosa. Por otro lado, si en tu empresa la rotación laboral es frecuente, el tiempo de actualización y manejo del diagrama se duplicará. Te recomendamos que optimices tus procesos e instales software que simplifiquen las tareas con límites de tiempo, para gestionar un proyecto a la vez.
Dificultad y trabajo
En el caso del gestor de un proyecto, diseñar y alimentar el diagrama de Gantt es una función que requiere de trabajo arduo y concentración. Por ejemplo, si se ejecutan cambios en un proyecto, es obligatorio adaptar el gráfico, lo cual puede generar afectaciones en el seguimiento de las subtareas si el programa es muy amplio.
Cómo hacer un diagrama de Gantt
La gráfica de Gantt muestra en una línea de tiempo las tareas asignadas con tiempos límites para su gestión. La importancia radica no solo en lo que lleva un diagrama de Gantt, sino en cómo es empleado de forma efectiva para comenzar a ver resultados. Sin duda, el objetivo principal es crear un mapa atractivo que identifique qué está hecho y qué falta por hacer.
Si ya tomaste la decisión y quieres conocer los procesos que vive cada empleado en tu empresa, te contamos los pasos para hacer un diagrama de Gantt.
1. Escoge tu proyecto
Ahora que ya sabes para qué sirve el diagrama de Gantt, el primer paso para ejecutarlo en tu empresa es definir qué proyecto vas a realizar. En este caso, es fundamental que establezcas objetivos realistas que se alineen con el personal, recursos y herramientas disponibles. Adicional a esto, analiza si tu proyecto requiere efectuar tareas independientes para asignar personas que se encarguen de elaborar y administrarlas efectivamente.
2. Crea una lista de tareas
El siguiente paso para entender cómo se hace un diagrama de Gantt, es producir una lista que englobe las tareas relacionadas con el proyecto. Ten en cuenta que esta lista debe ser lo más completa y realista posible, para que el equipo pueda concretar sus funciones. Ahora bien, asegúrate de no omitir tareas, para mejorar los aspectos que vinculan actividades primarias y secundarias.
3. Identifica tareas independientes
Una de las claves de conocer para qué sirve el diagrama de Gantt es que permite gestionar múltiples tareas en simultáneo. Por tanto, si en tu plan de acción tienes tareas que se complementan con asignaciones primarias, es ideal resaltarlas con barras coloridas para tus miembros. Esto facilitará que prioricen las tareas que dependen de otras, para mantener un funcionamiento óptimo del proceso.
4. Asigna a los miembros del equipo
Delegar funciones es una de las actividades que te acercará al éxito en tu empresa, no dudes en implementarlo. Así, el cuarto paso para aprender para qué sirve el diagrama de Gantt y gozar de sus beneficios, es distribuir las tareas entre tus colaboradores. Estudia en qué función se desempeñan mejor, para garantizar que los escogidos tengan las capacidades necesarias para enfrentar el tiempo y rigor de cada actividad.
5. Agrega tiempos
¿En qué consiste el diagrama de Gantt? Muy fácil, esta herramienta define los tiempos de inicio y fin de tu proyecto. De ahí que, este sea uno de los pasos más importantes de la ruta gráfica. Además, delimita la cantidad de tareas que vas a asignar y el número de colaboradores que requerirás para completarlas.
Palabras finales
Si quieres tomar las riendas de las tareas que hacen parte de tu proyecto empresarial, es fundamental que domines lo que es y para qué sirve el diagrama de Gantt. Cada día las organizaciones suman nuevas gestiones a sus empleados, sin llevar un control o progreso de las mismas. No obstante, con la instalación del método de Gantt podrás determinar las tareas que deben cubrirse a diario.
Al mismo tiempo, también tendrás la oportunidad de identificar los factores que ponen en riesgo la operatividad y eficiencia de tu empresa. Cumplir las metas en una organización, no es imposible, ¡el diagrama de Gantt te ayudará a lograrlo!
También puedes leer:
