¿Por qué fallan los proyectos? ¿Cuáles son los grandes errores en la gestión de proyectos? El fracaso es subjetivo, ya que en ocasiones se pueden obtener resultados favorables de este impacto que catalogamos como negativo. Cualquier tipo de proyecto puede fallar, pues en su estructura funcionan múltiples etapas que conllevan a un resultado final.
No obstante, en este camino se es susceptible a cometer aciertos y equivocaciones. Por lo general, un proyecto pierde su rumbo con errores que comúnmente van desde la administración de las tareas hasta la falta de definición de los objetivos. Es por ello que en este artículo hemos enumerado los errores más frecuentes para ayudarte a evitarlos con anticipación y mejorar tus resultados.
¿Qué puede salir mal con la gestión de proyectos?
Iniciar un nuevo proyecto es un desafío que debes asumir con motivación, certeza y, sobre todo, esfuerzo. Ahora bien, para lograr que este proyecto se cumpla de la forma deseada, debes realizar un análisis riguroso de la situación actual de tu organización, planificar tus tareas, medir tus recursos y armar un presupuesto realista. No obstante, la ausencia de cada una de estas tareas podría conducirte al fracaso.
Por ello, es importante que conozcas las causas y consecuencias de una mala gestión de proyectos para aprender a reducir su impacto. Veamos algunas de ellas:
- Estrés y preocupación tanto en los líderes como en los colaboradores del proyecto
- Pérdidas económicas y desfase presupuestario
- Incumplimiento en las metas y objetivos generales de la organización
- Bajo rendimiento y mal ambiente laboral
- Pérdida de oportunidades de crecimiento
- Aparición de conflictos por falta de comunicación, entre otras.
15 errores comunes en la gestión de proyectos
Cada proyecto es diferente, sea grande o pequeño, tiene complementos que lo hacen variar uno del otro, incluso puedes tener más de un proyecto andando en tu empresa. Pese a ello, existen factores que influyen en su resultado final. A continuación, te presentamos 15 grandes errores en la gestión de proyectos que pueden cometerse con frecuencia en una organización:
1. Poca claridad en el objetivo del proyecto
Para comenzar esta lista, uno de los más grandes errores en la gestión de proyectos, es no tener claridad de los objetivos que perseguimos. Es fundamental que para el momento en el que decidas emprender un proyecto tengas una noción de lo que deseas alcanzar para orientar tus acciones. Por ello, comienza por hacerte las siguientes preguntas:
- ¿Para qué efectúas este proyecto?
- ¿Qué quieres lograr?
- ¿Cómo lo puedes alcanzar?
En la gestión de proyectos, necesitamos dominar la información para poder contextualizar a los colaboradores. De esta manera, evitas la desorientación y el bajo rendimiento, ya que cada persona sabrá cómo impactan sus funciones en el cumplimiento de la meta empresarial. ¡Conoce los criterios que determinarán tu éxito!
2. Falta de seguimiento
¿Cuáles son las razones principales por qué fallan los proyectos? En una empresa que tiene múltiples actividades andando, es imprescindible la realización de revisiones periódicas. En el caso de que estas no se ejecuten, es posible incurrir en proyectos ineficientes que necesitan mejoras, generando desgaste de recursos y del personal.
El seguimiento debe ser una de las principales tareas a la hora de desarrollar un nuevo proyecto, ya que permite medir los esfuerzos y avances de cada departamento. Por lo tanto, te recomendamos crear un archivo que alimente de manera dinámica y en tiempo real los datos relacionados con la evolución del proyecto. No olvides que mantener un registro actualizado te ayudará a tomar decisiones y medidas correctivas oportunas.
3. Comunicación deficiente entre los equipos
Uno de los pilares para el funcionamiento de no solo un conjunto de actividades, sino de una empresa completa, es la comunicación. Sin embargo, es común que dentro de los errores en la gestión de proyectos exista una falencia en el intercambio de información y opiniones. La mala gestión de la comunicación en las empresas puede generar retrasos, malentendidos e incluso aumento en los costes por pérdidas.
Todas las personas que hagan parte de una organización tienen que tener la información necesaria disponible en todo momento. Así que, para lograr que el equipo de trabajo esté sincronizado y sus niveles de productividad sean óptimos, asegúrate que la intención comunicativa sea constante.
Por otro lado, establece un plan de comunicaciones que te permita revisar cada información antes de ser compartida y, además, integra herramientas que recopilen sugerencias. Finalmente, piensa en estrategias que mantengan la frecuencia de feedback entre líderes y colaboradores para socializar el estatus y actualizaciones de las actividades.
4. Mala planificación de los recursos
Los errores en la planificación de un proyecto pueden afectar considerablemente los resultados que se esperan del mismo. Si bien es cierto que en una empresa los recursos son esenciales, pero debes tener claro que no son ilimitados. Por ende, antes de darle uso, fíjate en que esté estrictamente relacionado con el cumplimiento de tus objetivos empresariales.
Los recursos no son únicamente tu materia prima, también lo es tu capital humano, por lo que es crucial que reduzcas a tiempo las cargas de trabajo desequilibradas. De modo que, te recomendamos evitar a toda costa el desgaste de tus recursos por una mala planificación y distribución de los mismos. Visibiliza la carga de trabajo y lo que requiere cada tarea para ser efectuada con cuadros de mando, diagramas y tableros de control.
5. Evitar delegar
Si estás buscando cuáles son los grandes errores en la administración de proyectos y cómo evitarlos, no involucrar al equipo de trabajo en los planes es uno de ellos. En otras palabras, buscar hacer todas las actividades para no delegar la responsabilidad en alguien más que no te genera confianza. Como encargado de un proyecto, se necesita ser abierto a dar oportunidades de acuerdo a las habilidades de cada participante del equipo.
¡Usa el talento humano de tu empresa sin desperdiciarlos en actividades que no exploten su potencial! Aplica estrategias que te ayuden a promover una interacción activa en el desarrollo de las tareas y dedica un espacio para conocer las destrezas de tus trabajadores para generar un vínculo que conlleve a la armonía en el ambiente laboral.
6. Procesos de flujo de trabajo estancados o no organizados
Antes de poner en práctica un nuevo plan de trabajo, confirma que tu equipo y cada uno de tus recursos se encuentra disponible para llevarlo a cabo. Los flujos de trabajo ineficientes son uno de los grandes errores en la gestión de proyectos y hacen que una tarea demore y requiera más esfuerzos de lo previsto.
Incorpora en tu empresa herramientas de gestión de proyectos para minimizar las pérdidas y aumentar la productividad y el rendimiento. Asimismo, con ellas podrás definir periodo de ejecución, realizar seguimiento de avances, chequear el ritmo de trabajo y actuar ante medidas de mejora.
7. Omitir el análisis de riesgos
La gestión de riesgos es fundamental si estás buscando evitar problemas de gestión de proyectos. De hecho, ejecutar un análisis de este tipo es tan importante como la definición de tus objetivos, ya que te permitirá estar preparado para afrontar cualquier tipo de situaciones inesperadas.
Existen diversas herramientas y diagramas que puedes implementar para contemplar riesgos ambientales, humanos, económicos, entre otros, que puedan afectar la consecución de resultados empresariales. ¡La probabilidad de que se presente un evento que no estaba en tus planes, es muy alta, anticípate para que sepas cómo actuar!
8. Ausencia de liderazgo
Una parte valiosa de una empresa son las personas y entre los errores en la gestión de proyectos más comunes encontramos el mal dominio de los recursos humanos. Por esta razón, cada proyecto debe contar con un líder proactivo, empático y con sentido de pertenencia. Esta figura, debe velar por el cumplimiento y el desenvolvimiento de las responsabilidades. Al igual que motivar e incentivar a los integrantes del equipo.
Un buen líder será capaz de tomar la iniciativa en el momento de solucionar problemas, tomar decisiones y accionar con eficiencia. De ahí que, podamos afirmar que entre los comportamientos de un buen líder destaca la habilidad para adaptarse a los cambios y sin rendirse ante la incertidumbre. ¡Los fracasos o debilidades son oportunidades de crecimiento!
9. Incumplimiento en los plazos
Cada etapa debe considerarse antes de comenzar a ejecutar las actividades que la conforman. Sin embargo, uno de los grandes errores en la gestión de proyectos es planificar sin fijar tiempos de entrega o definirlos, pero incumplirlos. En definitiva, es crucial establecer plazos de cumplimiento para conocer el grado de dificultad de nuestros objetivos. Por ejemplo, si se planificó terminar la tarea en un mes, podrás indagar en:
- ¿Por qué aún no termina?
- ¿Qué hizo que se terminará en menos de lo pensado?
- ¿Por qué un equipo de trabajo dura más en una tarea que otro?
- ¿Existe un evento que retrasa las asignaciones?
10. Mala elección de KPI’s
La definición incorrecta de los indicadores de control y seguimiento hace parte de la lista de grandes errores en la gestión de proyectos. Los KPI’s son una forma simple para controlar los avances de una actividad, bien sea de éxito o fracaso. Por ello, en el caso de que elijan de forma inadecuada, se estaría generando un impacto negativo en la evolución de los objetivos.
Ahora, con los KPI’s tienes la facilidad de medir si tus objetivos son coherentes, realistas, consistentes y perdurables en el tiempo, ya que establece resultados por etapas. Existen muchos indicadores y puedes escoger algunos de acuerdo a tu necesidad. Por ejemplo: número de ventas, tasa de adquisición de clientes, satisfacción y retención de clientes, porcentaje de quejas y reclamos, meta de facturación, entre otros.
11. Implementar herramientas inadecuadas
Las herramientas de gestión de proyectos son ideales para poner en marcha tu propuesta empresarial, ya que apoyan el desarrollo eficaz de nuevas tareas. No obstante, uno de los errores en la gestión de proyectos es tener ausencia de estos recursos útiles para la planificación y supervisión de la evolución.
A medida que un negocio crece, los procesos se hacen más complejos, por lo que resulta indispensable contar con herramientas que automaticen la carga de trabajo, para dejar espacio para tareas prioritarias. De hecho, gracias a las innovaciones tecnológicas, estas plataformas pueden recopilar información de manera automática, favoreciendo la toma de decisiones en tiempos oportunos.
12. Visibilidad limitada del proyecto
Uno de los requisitos infaltables a hora de elaborar un proyecto es mantener el flujo comunicacional con cada una de las partes interesadas. De modo que tener una visibilidad limitada impacta de forma negativa en la planificación de tareas y distribución de recursos.
Además, impide el seguimiento de las asignaciones, ya que no se tiene el contexto sobre las funciones que ejerce cada colaborador. Si quieres evitar errores en la gestión de proyectos, mejora la forma en la que manejas la información y aumenta con ello la visibilidad.
Podemos comenzar por emplear herramientas que actualicen la información en tiempo real para crear funciones personalizadas, retroalimentar al personal, clasifique las tareas y adapte el estado según el avance. En algunos casos, puedes escoger representar tu flujo de trabajo con diagramas de colores, formas y figuras.
13. Incurrir en sobrecostes
¿Qué errores hay en un proyecto? ¿Cómo los identifico? Las empresas con tendencia a cometer fallos en sus procesos tienen un retraso en su planificación y un desinterés en el cumplimiento de los objetivos. Pero ¿es posible notarlos? La repercusión de los esfuerzos adicionales se refleja en el aumento de los gastos, los cuales no están contemplados dentro del presupuesto inicial de ejecución.
En primer lugar, te aconsejamos llevar un seguimiento de cada movimiento o transacción monetaria para conocer el destino de cada porcentaje de dinero debitado. Por otro lado, en conjunto con tu plan de riesgos, idea un fondo de emergencia para cubrir necesidades especiales en caso de que afecten directamente la operatividad de la organización.
Para finalizar, lleva un registro de cada trabajo no planificado para así contabilizar qué cantidad has gastado de tu fondo. Así, podrás determinar cómo suma esto a la inversión, generando seguimiento a los sobrecostes generados y reducir los errores en la gestión de proyectos.
14. Entregar el proyecto sin revisiones
La verificación de un proyecto antes de la entrega da garantías de la imagen de la empresa, por lo que precipitarse puede poner en juego tu credibilidad. Teniendo en cuenta esto, podemos decir que es uno de los grandes errores en la gestión de proyectos que más daño le genera a la organización. Potencia el valor de tu trabajo y evalúa los siguientes aspectos antes de la entrega:
- ¿El proyecto cumple con los requisitos y objetivos?
- ¿No presenta problemas?
- ¿Es una solución a la situación de la empresa?
- ¿Realizaste una prueba de calidad?
¡Evita que el cliente sea quien determine la funcionalidad de tu propuesta, los errores deben corregirse antes de la presentación final!
15. No aprender de los errores
Finalmente, para finalizar esta lista de errores en la gestión de proyectos queremos contarte que el fallo más grande es no aprender de cada uno de los desaciertos mencionados anteriormente. Nadie está exento de cometer errores, podemos tener fracasos en cálculos, planificaciones y un sinfín de tareas más.
No obstante, el verdadero problema viene cuando no obtenemos un aprendizaje de estas situaciones. Emprender nuevos proyectos es sinónimo de correr riesgos, por lo que no debes mirarlos con temor, sino al contrario, debes buscar superarlos con rapidez. Así que, la mejor forma de retomar tu enfoque a pesar de la adversidad es reconocer que hemos fallado y que tenemos una nueva oportunidad para revisar aquello que haga falta.
¡No todos los proyectos serán rentables desde el primer día, no te rindas y aprende del proceso!
Palabras finales
El camino hacia el éxito de un proyecto viene vinculado con la responsabilidad de asumir todo aquello que lo pone en peligro. ¡Siempre puedes evitar el fracaso! Así que, antes de continuar con la planificación de tu próximo proyecto, haz una pequeña lista donde identifiques los errores que eres más propenso a cometer y profundiza en ellos para controlar su comportamiento.
El objetivo es que puedas disminuir la posibilidad de errores en cada tarea y aumentar el rendimiento de tu proyecto. Por último, ¿Has cometido alguno o agregarías otro error a la gestión de proyectos? Compártenos en los comentarios tu opinión.
