Las compañías siempre buscan, por diversos medios, alcanzar el éxito que siempre han deseado. Sin embargo, como casi todo en la vida, a veces es imposible tomar muchas decisiones al tiempo o elegir varias cosas a la vez. Por eso, las prioridades empresariales son un tema de gran importancia de cara al futuro de una compañía.
En este artículo, te hablaremos sobre estas, sus tipos, cómo establecerlas y algunos ejemplos de las prioridades empresariales.
¿Por qué es importante la gestión de prioridades en una empresa?
Para empezar, primero debemos tener claro la definición de prioridades empresariales para luego ahondar más en esta cuestión. Por supuesto, una prioridad es algo a lo que se le debe poner atención y esto no es ajeno a las compañías. Las prioridades empresariales son temas que se ponen por delante de otros, para así gestionarlos o solucionarlos en el menor tiempo posible.
¿Por qué es importante gestionar las prioridades empresariales? Esto se debe hacer, incluso, antes de definir un plan estratégico. El hecho es que solo así se tendrá claro cuáles son los objetivos de la empresa y el plazo en el que se esperan cumplir. Además, es fundamental saber diferenciar entre lo que es importante y lo que resulta urgente para la organización.
Las prioridades empresariales permiten estar cada día más cerca de alcanzar las metas que se han fijado desde la empresa. Sumado a esto, hacen que el día a día sea mucho más fácil, pues ayudan a enfocar el trabajo en una misma dirección. Una forma inteligente de hacerlo es cumpliendo con el denominado Principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, de la cual hablaremos más adelante.
Beneficios de establecer prioridades empresariales
Como ya hemos mencionado antes, establecer prioridades empresariales representa grandes beneficios para las compañías. El más claro de estos, es que a partir de definir prioridades, puedes tener claro cuáles son los problemas o los temas a los que debes prestarle más atención. Lo usual es que no a todos los aspectos se les pueda brindar el mismo cuidado, entonces lo ideal es que los esfuerzos más grandes se hagan con aquello que más lo necesita.
Otra gran ventaja de dejar claras las prioridades estratégicas empresariales es que el equipo de trabajo sabrá en qué debe hacer un esfuerzo mayor. Cada persona tiene unas funciones establecidas y al saber a qué darle más importancia, sabrá qué debe mantener y qué debe mejorar. Eso sí, lo anterior no vale de nada si no se hace público, entonces es importante saber comunicarlo y que así llegue a todos los implicados.
Por otro lado, hacer este ejercicio de evaluación y análisis ayudará a crear una especie de manual para la resolución de problemas en la compañía. Habrá un orden para así identificar inconvenientes de mayor magnitud que podrán favorecer la resolución de otros más pequeños. No es una fórmula mágica, pero sí garantizará un mayor porcentaje de éxito en identificar los obstáculos que tiene la organización.
Para terminar y siendo algo crucial, identificar las prioridades empresariales será una acción en pro de optimizar los recursos. De esta forma se evitará invertir tiempo, dinero y material humano en cuestiones que no lo merecen. Si se logra identificar qué es lo más inmediato y lo que se puede resolver luego, se podrán tomar mejores decisiones.
¿Cuáles son los tipos de prioridades en una empresa?
A la hora de hacer una matriz de prioridades existen dos factores que se llevan toda la atención y que se pueden tomar como los dos tipos de prioridades empresariales. De acuerdo a esto, existen prioridades de acuerdo al impacto y a la urgencia. Sin embargo, las definiciones de estos dos términos depende de las características, requisitos de la organización, actividades del negocio y servicio que se espera alcanzar.
Prioridades según el impacto
El impacto del incidente o del problema a resolver es la medida de la interrupción de la actividad diaria de la organización. Cabe aclarar que se habla de impacto respecto a la empresa y no a un usuario individual. Evaluar esto puede ser un reto para los encargados de determinar las prioridades y por eso, la mayoría de compañías usan una métrica simple y es la de conocer el número de afectados: es decir, a mayor cantidad de personas perjudicadas, el impacto es más grande.
Prioridades según la urgencia
Mientras tanto, cuando se habla de urgencia, se hace referencia a la velocidad con la que se necesita resolver el incidente. Esto suele estar asociado con los objetivos de nivel de servicio, en los que la urgencia aumenta si los contratos incluyen plazos que se deben cumplir. Se debe tener en cuenta que la urgencia de ciertos servicios pueden tener ciclos de variación, por ejemplo, los relacionados con la nómina son más críticos a finales de cada mes.
¿Cómo establecer prioridades empresariales?
Para establecer las prioridades empresariales, lo indicado es identificar las acciones que producen la mayor parte de los beneficios para la compañía. Hacer esto generará el embudo de conversión que deberán trazar en la compañía para aumentar el desempeño laboral. Además, de esta manera se podrán alcanzar las metas de una forma más rápida.
Para lo anterior, existen tres claves a través de las cuales se establecen las prioridades y se identifican las acciones que más resultados generan.
1. Tareas o servicios que cubre tu empresa
Lo primero, y casi que por obvias razones, es hacer un análisis de los productos o servicios que ofrece tu empresa. Debes identificar todas y cada una de las tareas específicas que tu producto realiza y así mismo, el historial de ventas. ¿Por qué te contratan los clientes?, ¿y qué necesidades cubres a la mayoría? Son dos de las preguntas fundamentales que deberás responder para aclarar el camino.
Llevar a cabo este estudio te permitirá conocer las áreas en las que debes enfocar la mayor parte de los esfuerzos de tu empresa. A partir de esto, tendrás material para elaborar una lista de tareas en las que los trabajadores deben enfocarse. Recuerda establecer prioridades hasta en esta lista, para así localizar todos aquellos puntos específicos de tu producto o servicio que son cruciales para el cliente.
2. Buyer persona
Luego del primer paso hacia las prioridades empresariales, lo siguiente que deberías hacer es desarrollar un estudio sobre tu público objetivo. Es clave que te preguntes quiénes son tus clientes en realidad. Para esto, deberías establecer una lista de datos que necesitas saber para así poder dirigir tu producto hacia los ya mencionados consumidores.
La siguiente incógnita es la que deberás resolver: cuál es el nexo crucial entre cliente y producto para que la relación sea exitosa. Haz todas las preguntas necesarias para que el producto pueda resultar lo más interesante posible a tus potenciales consumidores. Puede que necesites saber a qué se dedican, su edad y otros factores, ya que la cantidad de cuestionamientos no ha de ser limitada.
3. El Círculo Dorado
Te preguntarás, ¿qué tiene que ver un círculo dorado con todo el tema de las prioridades empresariales? Pues bien, este término se encargó de popularizarlo el escritor y motivador inglés Simon Sinek. Este se basa en que la mayoría de las empresas saben qué es aquello que producen. Un grupo más reducido sabe cómo lo hace y los procesos que siguen para ello, sin embargo, son muy pocas las que saben por qué hacen lo que hacen.
Sinek hace una invitación a que las empresas entiendan este último aspecto para establecer las prioridades y así cumplir los objetivos. Así que, define por qué existe tu negocio, enfócate en planificar cómo lograrás lo que te propones y finaliza con una visión clara de tu producto o servicio. La razón de ser de tu organización, debe ser la que dicte las decisiones que tú y tu equipo tomarán de cara a alcanzar las metas propuestas.
En resumen, cada nuevo detalle de un producto, cada mejora en un servicio, cada campaña de marketing o plan de ventas, deberá estar alineada con la razón de ser de tu compañía.
4. Gráfico de Pareto
Ahora sí, sin más preámbulos, llegamos al punto en el que hablaremos sobre el Diagrama o Gráfico de Pareto. Esta es una técnica que permite clasificar, de forma gráfica, la información de mayor a menor relevancia en una empresa. Su principal objetivo es reconocer los problemas más importantes en los que deberías enfocar los esfuerzos de tu empresa y solucionarlos.
Esta técnica se basa en el Principio de Pareto o regla 80/20. Esta establece una relación de correspondencia entre los grupos 80-20, en la que el 80 % de las consecuencias, proviene del 20 % de las causas. Para citar un ejemplo, podemos señalar que el 80 % de la riqueza le pertenece al 20 % de las personas.
Ahora, si aplicamos este principio en el ámbito empresarial, puede significar que el 80 % de las ventas viene del 20 % de tus clientes. Asimismo, que el 20 % de tus acciones conseguirán el 80 % de todos tus resultados. Por esta razón, este principio es de gran valor para establecer las prioridades empresariales.
Ejemplo de Diagrama de Pareto
Para llevar el Diagrama de Pareto a una gráfica, tomamos el siguiente ejemplo con la cuestión de ¿por qué los vendedores no llegan a sus objetivos mensuales? Tras hablar con estos profesionales y las personas que trabajan con ellos, revisas las encuestas de calidad de atención y en estas encuentras razones que se repiten. Tras agruparlas y contabilizarlas, las registras en una tabla de dos columnas: razones y número de ocurrencias.
El paso siguiente es calcular sus porcentajes, los acumulados de estos y las ocurrencias. Los acumulados se obtienen al sumar las ocurrencias de una razón con la anterior y así se saca el porcentaje acumulado. Ya, con estos datos, puedes crear la gráfica, la cual te mostrará dos cosas: número de ocurrencias y el porcentaje acumulado. Así lograrás entender cuáles razones representan el 80 % del problema, según el principio de Pareto.
De acuerdo al anterior gráfico, se puede saber que hay tres problemas principales que representan, incluso, un poco más del 80 % del problema principal. Estos son: los reportes de venta que no se entregan a tiempo, la poca comunicación entre los departamentos y que no todos los vendedores hacen la labor de posventa.
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5 ejemplos de prioridades empresariales
Todas las empresas pueden tener diferentes prioridades, pero hay algunas que aplican para diferentes industrias. Sabemos que crear una compañía es un gran reto, pero hay algunas claves que pueden ayudarte a estar más cerca del éxito. En un mundo tan cambiante, es necesario que tu proyecto se pueda adaptar de forma rápida a la evolución y eso debería ser un objetivo principal.
A continuación, cinco ejemplos de prioridades empresariales que deberías tener en cuenta con tu compañía.
1. Rentabilidad
Y sí, es innegable que la mayor motivación para casi todas las empresas es la de hacer de su negocio el más rentable. Incluso, si iniciaste tu negocio por razones diferentes a las monetarias, la rentabilidad sigue siendo vital, pues sin ganancias, serás incapaz de mejorar el proyecto. Elegir tener pérdidas a corto plazo podría ser un sacrificio muy necesario, pero desde una visión más amplia, nunca se debería dejar el enfoque en la rentabilidad si se quiere tener éxito.
2. Innovación
Más allá de si es una empresa de una industria tradicional o si es una compañía con una amplia trayectoria, nunca debería de dejarse a un lado la innovación. Estar a la vanguardia es una meta a la que todos deberían aspirar porque, sin ella, es difícil diferenciarse de las empresas competidoras. Eso sí, innovar no quiere decir que hay que inventarse algo desde cero, sino que también puede representar la actualización o la mejora de un modelo antiguo.
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3. Flujo de efectivo
La prioridad financiera de un negocio debe ser sí o si el flujo de efectivo, o sea, la cantidad de dinero que se tiene ahora y cómo ese mismo cambiará en un futuro próximo. Saber manejar el tema monetario es fundamental para que todas las cuentas se liquiden a tiempo. Hay que aclarar que el hecho de que un negocio deje ganancias, no quiere decir que esté libre de deudas. Muchos negocios se han quedado sin efectivo y esto los ha obligado a cerrar, aunque en el papel lucieran rentables.
4. Cultura
Si dentro de una empresa se logra desarrollar una buena cultura, esto podrá ser prenda de garantía para que el equipo de trabajo dé lo mejor de sí. Si esta comienza a decaer, incluso sí es por oportunidades que parecen ser prometedoras, puede que la fuerza laboral no continúe con la misma motivación. Por ejemplo, establecer horarios de trabajo más estrictos podría dañar la moral de la compañía y ser contraproducente para su desarrollo.
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5. Mejoría
Por último, en este corto listado de ejemplos de prioridades empresariales está la mejoría. Quien se queda en el camino, se estanca, no evoluciona y generará ventajas para la competencia. Por eso, las compañías deben trabajar de forma ardua para adaptarse a cualquier cambio y siempre estar en la búsqueda de mejoras que sean significativas, ya sea en productos, servicios, procesos o infraestructura.
Repetimos, los anteriores solo son cinco ejemplos de prioridades empresariales, las cuales pueden llegar a conformar una lsita interminable. Sin embargo, estas pueden aplicar a todas las organizaciones, sin diferenciar su tamaño y campo de acción.
Palabras finales
Luego de saber qué es establecer prioridades empresariales, cómo hacerlo y algunos ejemplos de estas, esperamos que tengas más claridad sobre este tema. Con este artículo, podrás tener herramientas para definir qué es lo más relevante para tu compañía y a qué prestarle mayor atención. De igual manera, tener claros estos asuntos fomentará que tengas estrategias para responder ante los diferentes retos que tenga tu proyecto.
¡Así que, no dudes en analizar de forma constante el entorno de tu compañía y así determinar las prioridades que debes atender!
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