¡Enfrentar eventos inesperados requiere anticipación! Utiliza el potencial de tus empleados y comienza jornadas en donde se implementen estrategias de desarrollo. En ellas puedes involucrar el dominio de herramientas para la gestión de riesgos en proyectos. No es posible eliminar los riesgos, pero si se pueden mitigar sus efectos.
En toda organización, aprender a gestionar los riesgos es una necesidad latente, ¡no la dejes de lado! Con la identificación de riesgos puedes determinar aquellos que afectarán tu proyecto y documentar las características para evitar que sucedan en una próxima ocasión. ¿Cómo son los riesgos? ¿Qué escala tienen? ¿Qué herramientas puede emplear? En este artículo te enseñamos.
¿Qué es un riesgo en un proyecto?
Un riesgo es un evento negativo o positivo que puede impactar y demorar el cumplimiento de una tarea u objetivo comercial. Esto puede verse reflejado en acciones a corto, mediano o largo plazo y afectar la planificación, el costo y la calidad de tus operaciones. Los riesgos están presentes en cualquier actividad, pero el impacto cambia de acuerdo a la gravedad.
Al conocer la existencia de un riesgo puedes aprender a dominarlo e incluso a transformarlo para aprender algo de él. En ocasiones, un evento negativo permite el fortalecimiento de los objetivos organizacionales y determina las nuevas limitantes de un equipo de trabajo.
Las empresas que cuentan con un programa especial para la gestión de riego son más rentables. Así que, si aún no empleas en tu organización las herramientas para la gestión de riesgos en proyectos, es hora de hacerlo.
¿Qué son las herramientas de gestión de riesgos?
Las organizaciones se enfrentan a diario a cambios volátiles que repercuten en la toma de decisiones. Sin embargo, si no tienen la capacidad para detectar una amenaza, detrás de su elección, una nueva oportunidad podría convertirse en grandes pérdidas. De ahí que, la importancia de un proceso de análisis de eventos empresariales negativos radique en la identificación de los mismos.
En otras palabras, las herramientas para la gestión de riesgos en proyectos son el punto de partida para evitar malas decisiones que impacten en la operatividad. Un riesgo puede tener varios orígenes que solo pueden visualizarse en un panorama general.
Por ello, en el proceso de gestión de riesgos el análisis de las fallas y errores es crucial para establecer soluciones efectivas. Así que, una herramienta de gestión de riesgos es el medio que analiza, identifica y soluciona los problemas. ¡Revisa las que te traemos!
10 herramientas para la gestión de riesgos en proyectos
Prevenir las amenazas en una organización, está relacionado con la trazabilidad que generan los datos de agentes internos y externos. Sin embargo, manejar los riesgos en una empresa es una tarea compleja si no se utilizan las herramientas correctas. De modo que si deseas reducir el impacto de sucesos negativos, estas 10 herramientas para la gestión de riesgos en proyectos serán tu aliado perfecto.
1. Matriz FODA
Es una de las herramientas para la gestión de riesgos en proyectos, que permite entender el funcionamiento interno y externo de una empresa. Las siglas FODA son una traducción al español y significan «Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas». Este análisis estratégico tiene como objetivo principal hacer un plan de acción efectivo y favorable.
Ahora bien, al estar frente a una situación de riesgo, es fundamental saber dominar el evento y tomar decisiones en función de los objetivos empresariales. Sin duda, para aplicar este método de manera correcta hay que ir desglosando punto por punto. Es decir, determina cuáles son las fortalezas relacionadas con tu empresa y las debilidades que podrían mejorarse para una próxima entrega.
Una vez reúnas estos dos aspectos tendrás la facilidad de identificar las oportunidades que te acercarán a los objetivos de la empresa. Mientras que, al mismo tiempo, investiga las amenazas que serían probabilidades de perjuicios en la operación.
2. Diagrama Ishikawa
Conocido como el método «espina de pescado» o «diagrama causa-efecto», el diagrama Ishikawa es una de las herramientas para identificar riesgos más populares. Las empresas cada día buscan nuevas técnicas que les permitan llegar al fondo de cada actividad y medir las posibles fallas que puedan generarse. En este caso, el objetivo del diagrama es determinar la causa-raíz de un problema para posterior a ello presentar una solución gráfica.
Además, esta metodología es adaptable a cualquier tipo de organización o situación empresarial. El diagrama Ishikawa se representa así:
- Cabeza: Engloba el tema central y los problemas de mayor intensidad.
- Espinas: Pueden existir una o más espinas salientes, esto variará en función de las causas que provocan las fallas.
- Espinas menores: Determinan las causas menores.
Gracias a la estructura mencionada, es más fácil identificar los niveles de las fallas e implementar medidas inmediatas en la operatividad de la compañía. A su vez, el diagrama Ishikawa entra en la lista de herramientas para la gestión de riesgos en proyectos por la utilidad, eficiencia y rapidez.
3. Método AMFE
El análisis modal de fallos y efectos es una herramienta fundamental para la administración de riesgos en un proyecto. Este método analiza e identifica los fallos al mismo tiempo que ocurre la fase de creación para así obtener un resultado final libre de errores. Ahora bien, al predecir los fallos, la empresa puede garantizar la fiabilidad de un producto y el cumplimiento de los requisitos que exigen los clientes.
Por otro lado, gracias al análisis preventivo que genera la matriz AMFE, las organizaciones pueden reducir los costes operativos y maximizar los recursos. Antes de tomar medidas, para realizar esta técnica es necesario definir el rango de ocurrencia, la clasificación por gravedad y asignar un número de prioridad.
4. Árbol de decisiones
Existen miles de herramientas de diagnóstico y evaluación de riesgos, sin embargo, el árbol de decisiones está entre las más empleadas y con mejores resultados. El éxito de una empresa depende, en gran medida, de las decisiones que tome durante una situación de riesgo. Por ello, un diagrama de árbol te brinda la posibilidad de evaluar los resultados y costos que traería consigo la toma de una decisión compleja.
Para atacar los posibles riesgos de un proyecto, el árbol de decisiones emplea estas simbologías:
- Ramificaciones: Cada rama desprende el resultado de una decisión.
- Decisión: Indican cuando se está tomando la decisión
- Oportunidad: En un círculo, las posibles consecuencias que sean provocadas por la toma de decisiones.
- Terminales: Presentan el resultado.
Por tanto, para efectuar un diagrama de árbol lo más importante es contar con una idea para así desglosar las oportunidades que la rodean. La mayor ventaja entre las herramientas para la gestión de riesgos en proyectos es que son transparentes y flexibles.
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5. Matriz de riesgo
Si estás en búsqueda de herramientas para gestionar el riesgo, la matriz de riesgo, también conocida como «probabilidad e impacto» es ideal para ti. Los riesgos forman parte de cualquier actividad empresarial que desees desarrollar, por lo que debes otorgarle la importancia y la prioridad que le corresponda.
Contar con herramientas para la gestión de riesgos en proyectos te permite mitigar el impacto y gravedad que pueda generar el mismo. La matriz de probabilidad e impacto puede medir las dimensiones o señales de cambios visibles que podrían convertirse en un riesgo empresarial.
Para esta metodología es indispensable identificar los posibles riesgos a los que podría enfrentarse tu organización. Emplea una lluvia de ideas con tu equipo de trabajo para encontrar tantas situaciones alarmantes sea posible. A partir de esta discusión podrás definir un cronograma que incluya una serie de acciones que guíen el camino hacia la recuperación.
6. Lista de chequeo
Algunas empresas a la hora de identificar las posibles consecuencias o riesgos en las operaciones utilizan metodologías complejas. Sin embargo, una de las herramientas para la gestión de riesgos en proyectos más sencillas y efectivas es la lista de chequeo. Este registro debe crear un espacio para el seguimiento a los hechos y definir las medidas preventivas a implementar.
En una lista de chequeo puedes abarcar múltiples temas de tu empresa, lo cual te permite mejorar tus decisiones de acuerdo al cumplimiento de objetivos. Con la trazabilidad que arroja esta herramienta podrás separar por categorías los procesos que se ejecutan diariamente y cuáles podrían verse afectados. Si quieres desarrollar esta herramienta en tu organización, asegúrate de incluir estos criterios:
- Análisis de riesgos
- Asignación de responsabilidades
- Control de operaciones
- Auditorías y comunicaciones constantes.
7. Análisis Bow Tie
Una de las herramientas para la gestión de riesgos en proyectos que ayuda a evidenciar las consecuencias de una situación imprevista es la metodología Bowtie. Este tipo de análisis tiene la capacidad de aislar el impacto de un riesgo de manera esquemática, evitando perjudicar las operaciones de la empresa.
La metodología Bow Tie empieza con la presentación visual y gráfica de los riesgos, para que al avanzar se estudien los escenarios que lo promovieron. Al emplear esta técnica, la empresa puede enfrentarse a auditorías internas para conocer las vulnerabilidades que afectan la visibilidad de la marca en el mercado.
8. 5 porqués
Dentro de la metodología Six Sigma, encontramos herramientas para la gestión de riesgos en proyectos, como es el caso de la técnica 5 porqués. Para solucionar problemas en una empresa, es necesario conocer la causa que hay detrás de ellos. Por esto, ejecutar el método 5 porqués podemos conocer la existencia de cada riesgo identificando cuál será su manera de impactar a la empresa.
Lo ideal en esta herramienta es plantear un primer «porqué», ya que de esta forma, obtendremos nuevas aristas que nos acercarán a la solución. Por ejemplo, si tu empresa es de textiles y se daña una maquinaria, la pregunta inicial es: ¿por qué se dañó la máquina?, de acuerdo a la respuesta obtienes la segunda pregunta: ¿por qué no tenía el mantenimiento? Cada respuesta será un paso más para el planteamiento de soluciones.
Sin duda, esta metodología requiere trabajo grupal sincronizado, puesto que cada área de una empresa tiene mucho que aportar al descifrar un causal de riesgo. Ten presente que dependiendo de la complejidad de tu proyecto, se generarán mayor o menor cantidad de preguntas.
9. Método Delphi
Las herramientas para medir los riesgos brindan la oportunidad de concretar soluciones valiosas, reduciendo el impacto de un evento inesperado. El método Delphi es una opción para recopilar información de agentes externos, para tener una perspectiva diferente sobre el funcionamiento de la organización. El objetivo con esta dinámica es obtener una retroalimentación que abre la mente a nuevas decisiones.
Además, el anonimato evita que se promuevan juicios de valor, ya que en este punto lo único que importan son los datos y argumentos obtenidos. Asimismo, para desempeñar esta labor se diseñan cuestionarios con opciones que faciliten el intercambio de ideas entre los participantes.
Finalmente, al momento de elaborar las preguntas, asegúrate de definir tus objetivos con claridad. Por ejemplo, si tu objetivo es establecer nuevos precios, incluye elementos relacionados con las consecuencias de aumentar tu oferta en el mercado. De esta forma, sabrás como te verán tus clientes si gestionas este cambio.
10. Análisis Montecarlo
Para terminar con nuestra lista de herramientas para la gestión de riesgos en proyectos, hablaremos de una técnica matemática desarrollada en 1940. El método Montecarlo emplea la simulación para analizar cuantitativamente los riesgos. Por ejemplo, si ocurre un evento, esta herramienta proporcionará probabilidades de impacto y recuperación en distintos escenarios.
El uso del análisis Montecarlo tiene un sinfín de beneficios en una organización, entre los cuales podemos resaltar: la identificación temprana de los riesgos y la predicción de incumplimientos operativos que incurran en pérdida de recursos. No obstante, la simulación que ejecuta esta técnica permite que el encargado de una compañía vea los posibles resultados que derivan de una decisión.
Palabras finales
El mundo y la forma de administrar las empresas cambian constantemente. Por ello, si en tu gestión se presenta un riesgo, adáptate a él y conoce cómo opera para evitar su propagación en distintas áreas comerciales. Una mejor gestión de eventos negativos podría acercarte al éxito que tanto has esperado, comienza a utilizar metodologías de análisis para beneficiarte con su implementación.
Las herramientas para la gestión de riesgos en proyectos resaltan las actividades necesarias para dar pasos claves en el mercado actual.
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