7 Consejos para conseguir reuniones de trabajo efectivas

Las reuniones de trabajo son una herramienta fundamental en las empresas para coordinar a los equipos de trabajo. El problema es que muchas reuniones no son todo lo productivas que deberían ser y en ocasiones se convierten en toda una pérdida de tiempo y dinero. En este artículo queremos compartir 7 consejos fáciles de aplicar para conseguir reuniones de trabajo efectivas.

Pero antes de comenzar con ello, vamos a ver varias cifras de un estudio de Atlassian que demuestran que las reuniones son un gran problema en todo el mundo.

  • El gasto en reuniones improductivas en Estados Unidos asciende a 37 billones de dólares
  • El 50% de las reuniones son consideradas como una pérdida de tiempo por sus asistentes.
  • El coste medio en salario de una reunión en Estados Unidos es de 338 dólares.
  • El 90% de los asistentes admiten despistarse en diferentes momentos de la reunión.
  • El 73% de los asistentes confirma que realiza otras tareas durante la reunión que no están relacionadas con la misma.

7 Trucos para conseguir reuniones de trabajo efectivas

1. Reúnete sólo cuando sea estrictamente necesario

Reúnete sólo cuando sea estrictamente necesario

Antes de proponer una reunión en tu equipo deberías preguntarte si es realmente necesaria. A diario se producen cientos de reuniones en las empresas que podrían ser evitadas con un par de emails o mediante una breve conversación en una herramienta de comunicación y coordinación para equipos.

Con una reunión innecesaria no sólo estás perdiendo tu tiempo y el de tus compañeros sino que también estás provocando interrupciones en el trabajo y pérdidas de concentración. En muchas ocasiones una reunión puede suponernos romper con nuestro momento del día más productivo.

2. Limita el número de asistentes a la reunión

Limita el número de asistentes a la reunión

En las reuniones de trabajo, más participantes no significa mejores resultados. Pero…¿cuál es el número ideal de participantes? Aunque no hay un número concreto, la mayoría de expertos concuerda en que debería ser menor de diez. Jeff Bezos, fundador y CEO de Amazon, creó la llamada”regla de las dos pizzas” que consiste en no hacer reuniones a un equipo mayor que el que dos pizzas podría alimentar. Así es como Amazon consigue hacer reuniones de trabajo efectivas.

El problema de las reuniones con muchas personas es que se producen más interrupciones, se generan diversos debates en paralelo y la participación de cada miembro se ve reducida haciéndola más ineficiente.

3. Establece un objetivo y una agenda

Establece un objetivo y una agenda

Seguro que has acudido a más de una reunión para la que no tenías muy claro el objetivo. Este es un problema habitual en muchas empresas, no se establecen objetivos ni agendas en las reuniones y esto provoca que las personas acudan poco preparadas y se deba perder mucho tiempo en introducciones y puestas al día.

Para que una reunión funcione de forma correcta y no se pierda tiempo en reportes de situación, conviene establecer un objetivo que marque el propósito de la reunión y una agenda que establezca los puntos que serán tratados. Igualmente importante es definir una hora de inicio y una hora final para evitar que la reunión se alargue y propiciar que las conversaciones vayan más al grano.

4. Incentiva la participación de todos los asistentes

Incentiva la participación de todos los asistentes

Google descubrió con su Proyecto Aristóteles que los equipos más efectivos eran aquellos en los que la participación de sus miembros estaba más repartida. Los equipos son más efectivos cuando todas las personas pueden expresar sus ideas y opiniones de forma equivalente.

Debemos incentivar que todo el mundo participe y evitar las reuniones en los que un solo participante o un par de ellos monopolizan la conversación.

5. Penaliza los retrasos

Penaliza los retrasos

Cuando una persona llega tarde a una reunión, no sólo está malgastando su tiempo sino que también está malgastando el de sus compañeros. Imagina que a una reunión de 6 personas llega una persona 15 minutos tarde. Esto es igual a una hora y media de trabajo del equipo perdida.

Penalizar los retrasos no justificados es una buena táctica para evitar este problema. No tiene porque ser una penalización muy dura; por ejemplo podría ser que la persona que llega tarde a la reunión, tenga que llevar un desayuno al día siguiente para el resto de compañeros.

6. Establece responsables individuales

Establece responsables individuales

Es habitual que en las reuniones se propongan ideas, surjan tareas y se tomen decisiones. El problema es que repetidamente muchas de ellas caen en saco roto, es decir, no se llevan a la práctica porque nadie se hace responsable de ellas en ese momento.

Apple desarrolló una metodología llamada DRI (siglas de responsable individual directo en inglés) por la cuál, cada vez que surge una idea, tarea o decisión, esta es asignada a un participante de la reunión que será el encargado de asegurarse de que se lleve a cabo. Al establecer responsabilidades individuales resulta más fácil determinar quienes son las personas que cumplen con sus obligaciones.

7. Define un moderador

Define un moderador

La figura del moderador en una reunión será la responsable de hacer que los tiempos y la agenda se cumplan, de encauzar las conversaciones en la dirección adecuada y de propiciar que todo el mundo pueda participar.

Este moderador no tiene porque ser la persona de más rango. De hecho muchas empresas determinan un moderador diferente para cada reunión de modo que su figura sea más la de un guía que la de una autoridad.

Esperamos que puedas poner a prueba estas 7 ideas para reuniones de trabajo efectivas. Seguro que en poco tiempo te das cuenta de cómo están mejorando las reuniones en tu empresa. Ahora cuéntanos tú: ¿cómo son las reuniones en tu empresa? ¿qué métodos o tácticas utilizáis para que sean lo más provechosas posible?.

Josean Muñoz Salvatierra
Marketer / Growth Hacker / Emprendedor | Soy un "culo inquieto" en búsqueda continua de retos profesionales. Me vuelve loco la ciencia y la tecnología que nos empuja hacia el futuro. ¿No te gusta este blog? Yo tengo la culpa, cuéntamelo por Twitter.

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