Llevar a cabo reuniones de trabajo efectivas no siempre es fácil, debido a que estos espacios en la mayoría de los casos son catalogados como improductivos y como distractores de los objetivos diarios. Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para elaborar planes, diseñar estrategias, evaluar desempeños y fomentar la participación de los empleados.
¿Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas? Si deseas prepararte y conocer este tema, te dejaremos 10 pautas a seguir para dictar reuniones más efectivas y mejor organizadas. ¡Acompáñanos!
¿Qué es una reunión de trabajo efectiva?
Una reunión de trabajo efectiva es el «evento en el que dos o más personas se juntan para discutir un tópico determinado». A pesar de ser una actividad frecuente en todas las organizaciones, el 50% de las reuniones son consideradas por sus asistentes como una pérdida de tiempo, mientras que el otro 50% hace referencia al alcance de la misma.
Entre los criterios que deben incluirse en las reuniones de trabajo efectivas tenemos a la eficacia y eficiencia, es decir, conseguir lo que se pretende con el menor coste posible. Las reuniones laborales son una forma en la que los miembros de un equipo tratan una problemática y se enfocan en solucionarla. Así pues, te preguntarás: ¿a qué llamamos reuniones de trabajo efectivas?
Se trata cuando los colaboradores salen de la reunión sintiéndose llenos de productividad, con la sensación de que se han logrado avances y que se les ha escuchado. Es más, las reuniones de trabajo efectivas te permiten visualizar hasta qué punto tu equipo es capaz de generar ideas y planificar acciones con referencia a los objetivos de la compañía.
Características de las reuniones de trabajo efectivas
En primer lugar, las reuniones de trabajo están destinadas a impulsar el logro de los objetivos. Por ende, cuando todos están en la misma página y son conscientes de lo que se debe hacer, tenemos como resultado el poder completar incluso las tareas más desafiantes.
Finalmente, ya no tendrás colaboradores que piensen que las reuniones son un atraso. Para ello, pon en práctica estas características y aumentarás la efectividad y productividad:
- Crear una atmósfera previa libre de tensiones e indicios de aburrimiento
- Facilitar espacios participativos y lluvia de ideas
- Cuidar que los tiempos se cumplan en la presentación: inicio, desarrollo y final
- Planificar estrategias y dinámicas viables
- Comprender los objetivos y tareas expuestos
- Tomar decisiones en equipo
- Aceptar críticas constructivas
- Respetar la intervención de todos los miembros
- Todos los miembros deben manejar el tema
¿Cómo hacer más efectivas las reuniones de trabajo? ¡10 consejos para lograrlo!
¿Te gustaría tener unas reuniones más efectivas en tu empresa pero no sabes por dónde empezar? Es clave entender la importancia de un meeting laboral, y de allí aprender a organizar reuniones de trabajo efectivas que se conviertan en fuente de motivación del equipo.
Te contamos los 10 consejos que necesitas para comenzar a generar con frecuencia espacios con intercambio de ideas. ¡Vamos por ello!
1. Define el propósito de la reunión
¿La reunión se llevará a cabo para generar nuevas ideas, recopilar información o tomar decisiones? Debes hacerte esta pregunta para definir el propósito de la reunión y cómo se encuentra la empresa frente a ello.
La variante más importante es que todo el equipo a participar tenga claro el objetivo de la reunión y maneje el tema. De este modo, cada trabajador podrá prepararse argumentos o apuntes interesantes.
2. Desarrolla una agenda
El siguiente paso es elaborar una agenda que cumpla con ese propósito establecido. De hecho, el acto de planificar la agenda ayuda a enfocar e identificar los temas prioritarios para la junta de trabajo.
La agenda de las reuniones de trabajo efectivas deben incluir:
- Lista de temas a cubrir
- Breve descripción de los objetivos de la reunión
- Lista de personas que asistirán a la reunión
- Nombre de los oradores para cada tema
- La hora y el lugar de la reunión
- Cualquier otra información que los participantes necesitan saber
3. Miembros y roles que tendrán en la reunión
¿Todos los trabajadores realmente necesitan asistir a la reunión? Cada persona convocada a la reunión debe tener una cierta relevancia en la misma o en las acciones determinadas por esta. Recuerda que uno de los propósitos de las juntas de trabajo es tomar decisiones, no simplemente compartir información.
La regla de las dos pizzas te ayudará a reducir la lista de asistentes. Según Jeff Bezos, creador de esta regla, la cantidad de gente que haya en una reunión es inversamente proporcional a lo productiva que será. ¿Qué significa esto? Si no alcanzan dos pizzas para todos los participantes, ¡alguien sobra!
4. Puntualidad
El horario de la reunión debe estar pensado y programado con antelación en función de los aspectos que se vayan a tratar. De este modo, es más fácil centrarse y evitar que surja la dispersión. Lo recomendado es que la duración aproximada de la reunión sea sobre los 45 minutos y a primera hora de la mañana para aprovechar la jornada laboral.
Revisa que todos lleguen a la hora que tienen indicada. Ten en cuenta que se deben respetar los tiempos establecidos, de inicio, de fin, de cada tema. A tono con ello, en los primeros minutos, haz un checklist de los puntos que incluiste en tu agenda y realiza una introducción que genere expectativas sobre los temas a tratar.
5. Deja que la creatividad hable
Una de las características de las reuniones de trabajo efectivas es respetar la intervención de los miembros y motivarlos a expresar sus ideas. Deberás tener en cuenta también los diferentes puntos de vista a la hora de tomar decisiones.
Las sesiones de lluvia de ideas son una práctica común para fortalecer el pensamiento creativo de los participantes. Es importante generar un debate enriquecedor que facilite la ejecución de las acciones. Como consecuencia, todos los miembros deben aportar para el desarrollo y cumplimiento del propósito de la reunión.
6. Establece la figura del mediador
El mediador será el encargado de llevar la agenda y el orden de la reunión. Así como al momento de la intervención, será el que permita a cada miembro dar su punto de vista frente a los temas hablados.
El mediador debe mantener una postura imparcial con respecto a las opiniones de los asistentes. Ayudará a que las diferencias de opinión se resuelvan con respeto, fomentando la participación evitando los miedos a exponer.
7. Resuelve las dudas
Antes de finalizar la reunión, es interesante que dejes unos minutos para que los asistentes puedan plantear posibles dudas o sugerencias que les hayan surgido durante el desarrollo. Incluye una ronda de preguntas al final, resolver las dudas en equipo resulta muy productivo, ya que promueve la conciencia del desarrollo del plan de negocio.
¿Conoces el Proyecto Aristóteles? El objetivo de este proyecto fue determinar cuáles son aquellas características de los equipos de alto desempeño. La confianza en tu equipo genera grandes resultados e impactos, de la resolución de dudas pueden salir grandes propuestas.
Siguiendo el principio aristotélico:
“El Todo es más que la suma de sus partes”
8. Usa recursos audiovisuales
Utilizar algún tipo de documento audiovisual como las diapositivas, los diagramas o los vídeos es esencial para conseguir la atención de los asistentes. Además, ayudará a mantener el foco en los aspectos esenciales a tratar durante la reunión.
Una de las características del recurso audiovisual es que facilita que el espectador se reconozca a sí mismo como protagonista en las situaciones que observa y se involucre en ellas. Así pues, propicia la solución de problemas abriendo espacios para la reflexión, fortaleciendo los conocimientos previos y favoreciendo los aprendizajes significativos.
9. Comparte los resultados
Elabora un resumen completo con las medidas propuestas, las conclusiones y los pasos a seguir y envíalo de forma individual a los asistentes. Es una buena forma de hacer que la reunión sea efectiva del todo y que los trabajadores se sientan valorados.
Este tipo de dinámicas para reuniones efectivas de trabajo facilita que los colaboradores tengan la misma hoja de ruta para controlar y llevar a cabo la ejecución de los planes de acción marcados. Asimismo, crea un status de la reunión, haciendo énfasis en las responsabilidades y los plazos asignados para el cumplimiento del plan de acción.
10. Conclusión y seguimiento
Realiza un sondeo de las actividades a realizar propuestas en la reunión y detalla con cada uno de los asistentes cuál será su rol en el plan de acción. Delega tareas con orden (cómo, quién, cuándo, para qué); así pues, serán medibles los esfuerzos realizados para el cumplimiento de los objetivos.
Comunica a toda la compañía los avances que se produjeron en la reunión y cuáles serán las acciones a tomar. también, desarrolla e implementa tu propia planificación de reuniones, estableciendo, roles, planes de acción, responsables y fechas objetivo claras.
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Tips para reuniones de trabajo efectivas
Las empresas dedican a las reuniones más horas de las que realmente necesitan. Solo con seguir estos tips verás cómo tus reuniones empiezan a ser más eficaces desde el primer momento. Es una manera óptima para incrementar la productividad laboral.
Seremos breves… ¡busca un lápiz y toma nota!
- Crea una agenda motivante y útil
- Incluye en tu planificación dinámicas para romper el hielo antes de empezar la reunión
- Al enviar las invitaciones, genera un título con un motivo creativo
- Enfoca tus esfuerzos en lo práctico más que en la teoría
- Respeta el horario y se puntual
- Pide opiniones, fortalece la comunicación
- Al finalizar, pide a tus asistentes evaluar la eficacia de la reunión
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Palabras finales
Conseguir llevar a la práctica las reuniones de trabajo efectivas es fácil si se siguen los consejos y tips antes mencionados. Por ende, recuerda tener claro los objetivos y potenciar tus habilidades de trabajo en equipo. Las reuniones laborales son parte del día a día, por tanto, es de suma importancia mantener este contacto con los colaboradores, debido a que facilita la medición de resultados y recibir el informe de los mismos.
Estamos convencidos que estos 10 consejos te ayudarán a crear la fórmula perfecta para ofrecer un valor agregado en tus reuniones de trabajo. es decir, no solo favorecerá el aumento de la efectividad, sino también va a promover el proceso de redefinición de la perspectiva que tenga la compañía respecto a estas. Aprovecha este espacio para contarnos: ¿cómo son las reuniones en tu empresa? ¿Te servirán estos consejos para hacer un cambio en tus próximos meetings?
