En un mundo cambiante como el que estamos viviendo y en el que la información nos desborda, las organizaciones deben asumir otro reto: el de la comunicación. ¿Cómo las ve el público exterior? ¿Cómo se dan los procesos en su interior? Estas son algunas de las interrogantes que una compañía debe resolver y que puede hacerlo a través de un plan estratégico comunicacional.
Las empresas deben tener la habilidad para superar lo que en algún momento se puede convertir en un gran obstáculo. En este artículo te explicaremos de qué se trata el plan de comunicación estratégica y cómo lo puedes aprovechar al máximo en tu organización.
¿Qué es un plan estratégico de comunicación?
Un plan estratégico comunicacional se puede definir como un programa que busca coordinar todas las acciones comunicativas de una empresa tanto internas como externas. Este plan incluye objetivos específicos que la misma desea alcanzar a corto, mediano y largo plazo.
Definir una estrategia de comunicación ayudará a que la organización pueda contar a los clientes potenciales los productos o servicios que ofrecen. Y para hacer una buena comunicación al exterior, es primordial tener una buena gestión interna.
Muchas compañías no comunican de manera adecuada a sus equipos cuáles son sus prioridades y es así como surgen los inconvenientes. Esto puede traducirse en que los colaboradores no expresen lo que realmente ofrece su empresa y haya así una pérdida de tiempo y dinero para la misma.
A continuación te explicamos en qué consisten tanto el plan de comunicación interna como el plan de comunicación externa:
Plan de comunicación interna
Este es dirigido a los empleados y, en su conjunto de acciones, busca favorecer el traspaso de información y conocimiento a los trabajadores. Uno de sus objetivos principales es el de generar un buen clima laboral y mejorar la relación entre la empresa y el empleado.
Plan de comunicación externa
Enfocado en un público de interés, sea cual sea el mercado, su objetivo es potenciar o mejorar la imagen de la marca. Se encuentra vinculado a la relación de las empresas con accionistas, proveedores, consumidores o audiencia en general.
Este plan, a su vez, se divide en dos grupos:
- Plan de comunicación online: son aquellas acciones que se desarrollan a través de internet y todas las plataformas allí presentes.
- Plan de comunicación offline: son las estrategias que se llevan a cabo por fuera de esta red.
Por lo anterior, las instituciones deben dimensionar la importancia de incluir un proyecto como este dentro de sus políticas. La idea de que esta es una herramienta compleja y hasta costosa debe erradicarse, ya que cualquier empresa, más allá de su tamaño y capacidad, puede desarrollar su plan estratégico comunicacional.
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Elementos de un plan estratégico comunicacional
Un plan estratégico comunicacional, más allá de que pueda variar según la organización que lo aplique y su campo de acción, debe tener ciertos elementos. A continuación, enumeramos los más importantes:
Canales
Estos son los medios por los cuales se transmitirán los mensajes tanto internos como los que van dirigidos hacia el exterior. Aquí es fundamental diferenciar para qué se usa cada canal y establecer su enfoque.
Roles
Los integrantes del equipo de trabajo, en este caso del área de Comunicaciones y Mercadeo, tendrán bien definidas sus funciones. Cada uno tendrá sus respectivas tareas y todas estarán alineadas en la consecución de los objetivos comunes.
Públicos
Los stakeholders o públicos de interés también tendrán que ser establecidos desde el principio, ya que la empresa puede tener más de uno. Lo importante es identificarlos y comprender quiénes son para que la comunicación logre ser efectiva.
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Contenidos
Es el mensaje que se transmitirá por medio de los diversos canales a utilizar. Una vez identificados los públicos, se podrá establecer más fácil qué se les comunicará y de qué manera realizarlo.
Calendario
El calendario establecerá las fechas importantes y los periodos de aplicación de las diferentes tácticas. Es primordial para así tener claras las metas a corto, mediano y largo plazo.
Medidores
Se deberán plantear métricas con las cuales se pueda hacer un seguimiento a los procesos y posteriormente una evaluación. Estos brindarán la posibilidad de plantear a tiempo una solución si algo no funciona bien a mitad de camino.
Teniendo en cuenta que pueden haber más, los anteriores son los elementos base para que el desarrollado sea un plan estratégico de comunicación integral.
¿Cuál es el objetivo de un plan de comunicación estratégica?
Ya hemos mencionado a grandes rasgos para qué sirve un plan estratégico de comunicación, pero en este apartado desglosaremos algunos objetivos puntuales.
- Planificar los recursos de la empresa de una forma ordenada y estratégica para de esta manera optimizar los recursos tanto materiales como humanos.
- Trazar una hoja de ruta con las acciones que la organización debe seguir para así lograr transmitir el mensaje adecuado a su público objetivo.
- Conseguir un mensaje que unifique la propuesta global de la organización, su misión, visión y los valores de la misma.
- Crear un flujo de comunicación bidireccional en el que cualquier colaborador pueda compartir opiniones e ideas con el resto de la plantilla.
- Facilitar el flujo de información entre los diferentes estamentos de la empresa y evitar la pérdida de información útil.
Los anteriores son objetivos en función del plan de comunicación interno y externo porque, como ya se dijo, el primero trabaja en función de este último.
Importancia de un plan estratégico de comunicación
Todas las empresas de una u otra forma comunican algo, por lo que es necesario hacerlo de manera consciente. Con un plan estratégico comunicacional se evita expresar algo negativo por haberlo hecho de manera intuitiva o como un ensayo.
Con un buen plan de comunicaciones tanto interno como externo, se fortalece la imagen de marca de la empresa. Trabajando este desde adentro, será más fácil proyectar lo que se quiere al exterior.
El plan de comunicación también se convierte en una herramienta para trabajar la estrategia empresarial. De esta forma se consigue la cohesión necesaria entre los objetivos del equipo directivo y todos los empleados de la compañía.
Además de los dos puntos anteriores, analizar en equipo la estrategia de la empresa es primordial. Así, se comparte información e ideas que mejorarán la consecución de los objetivos empresariales.
Con un buen mensaje y unas estrategias idóneas para comunicarlo también se aumenta la fidelización de la marca. Hacer que los clientes conecten con la empresa y se identifiquen, garantizará inmensos beneficios.
¿Cómo hacer un plan de comunicación estratégica?
Tras entender los elementos que debe contener y su importancia, analizaremos 8 pasos a seguir para hacer un plan de estrategia comunicacional. Cabe aclarar que muchos teóricos han escrito sobre este tema y han diseñado diferentes procesos, por lo que lo descrito a continuación no es la única fórmula.
1. Análisis del contexto
Para empezar, es necesario hacer un estudio interno y externo de la empresa. Es recomendado realizar un análisis DAFO para identificar las características internas (Debilidades y Fortalezas) y las externas (Amenazas y Oportunidades).
Mediante este se podrá conocer en qué punto se encuentra la organización y hacia dónde se quiere apuntar el plan.
2. Definición de objetivos
Tras conocer la situación de la compañía y su entorno, es momento de señalar los objetivos que se desean conseguir, parte fundamental del plan. Un idóneo establecimiento de estos debería seguir los lineamientos de la regla SMART.
Esta metodología sugiere que los objetivos sean (por sus siglas en inglés): Specific (específicos), Measurable (medibles), Achievable (alcanzables), Result-oriented (orientados a resultados) y Time-limited (establecidos para un periodo específico).
3. Definir el público
Aquí se responden varias preguntas para resolver quiénes son el público objetivo: ¿Qué edad tienen?, ¿Son hombres o mujeres?, ¿Nivel socioeconómico?, ¿Dónde viven?, ¿Qué les gusta?
Es indispensable conocer bien al público y los medios de comunicación que estos utilizan. De esto dependerá la manera en que se comunica, el mensaje y los canales a emplear.
4. Mensaje
Es el contenido con el que se transmitirá lo que se quiere comunicar al público objetivo que ya fue definido. Aquí se elige el tono con el que se quiere comunicar, al igual que el formato y el estilo del mensaje.
El lenguaje debe ser adecuado, además de claro y conciso para que no haya lugar a interpretaciones erróneas. El contenido debe ir acorde a lo que necesita y lo que interesa realmente a quienes va dirigido.
5. Recursos
Es necesario saber con qué recursos se cuenta para implementar el plan estratégico de comunicación, ya sean materiales o intangibles; el monto económico que se destinará, los empleados que harán parte y las formas en que se obtendrán ambos.
6. Canales
Luego de recopilar toda la información anterior, habrá datos suficientes para la elección de los canales con los que se pretende llegar al público objetivo. Para ello hay que diferenciar la existencia de dos tipos de canales:
- Canales de comunicación offline: prensa, radio, televisión, revistas, vallas publicitarias, entre otros.
- Canales de comunicación online: página web, blog, redes sociales, mailing, entre otros.
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7. Plan de acción
Finalmente y tras definir las estrategias del plan de comunicación, es tiempo de desarrollar las acciones. Para cada objetivo deseado hay que plantear una acción con la que se pueda alcanzar.
Dentro de este, hay que tener en cuenta la elaboración del mencionado calendario. A través de esta herramienta se sabrá la duración de cada acción y su periodicidad de ser necesaria.
8. Evaluación
La evaluación de los resultados indicará si los objetivos realmente se están cumpliendo o si hay que cambiar algo para lograrlo. Poco serviría desarrollar todo el plan de comunicación corporativa si no se sabe nada sobre su efectividad.
Ejemplo de plan estratégico de comunicación
Este es un ejemplo común de lo que sería un plan estratégico comunicacional mediante un calendario de eventos. Es necesario incluir el análisis de las partes interesadas y los procedimientos a implementar en estas conversaciones.
– Reunión de inicio de proyecto
Se establece una fecha específica para reunir a todos los miembros del equipo. En este espacio se presenta el proyecto a las partes, se gestionan las expectativas y se establecen los objetivos.
– Informe de estado
Se podría realizar un mes después del inicio y también se incluye a todos los colaboradores. Allí se comunican los problemas y riesgos del proceso actual. Desde la aparición, su periodicidad puede ser semanal.
– Reunión de entregables
Con todos los integrantes del equipo se presentan los entregables, se reciben las opiniones y se deciden los siguientes pasos dentro del programa.
– Informe final
Junto a todos los colaboradores, ahora se revisan los éxitos y fracasos del proyecto para así tener en cuenta lo que se puede repetir o mejorar en los que se llevarán a cabo en el futuro. La fecha de su realización depende de si el proyecto se presupuestó para un corto, mediano o largo plazo.
Palabras finales
Lo hemos mencionado en el primer párrafo y creemos que es necesario hacerlo al final de este artículo. En un mundo hiperconectado, en el que la información fluye casi de manera desbordada, se hace difícil pensar en una empresa que no implemente un plan de comunicación.
Sin importar su industria, tamaño o presupuesto, esta herramienta esta al alcance de todos y sus beneficios pueden ser incontables si se realiza de forma adecuada. Por tanto, te recomendamos contar con ella.
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