Tomar decisiones en una organización podría parecer una tarea sencilla, sin embargo, el mundo comercial cambia cada día más, lo cual lleva a las empresas a afrontar sus puntos débiles para formarse ante cualquier eventualidad. Ahora bien, si estás buscando conocer a fondo el interior y funcionamiento de tu organización para llevar a cabo esta tarea, las herramientas de mejora continua son un excelente aliado.
Medir el éxito o el margen de error en cada uno de tus procedimientos te aporta una ventaja competitiva ante las distintas marcas del mercado. Si quieres tomar acciones correctivas y empezar a implementar procesos de mejora, te dejamos un listado de las técnicas más populares para que elijas la que se adapte con facilidad a la necesidad de tu compañía. ¡Lo mejor de estas metodologías es que son adaptables a todo tipo de organizaciones!
¿Qué son las herramientas de mejora continua?
En una empresa, los procesos de mejora deberían tener un grado de recurrencia, ya que hablan de la capacidad de aspiración por obtener un nuevo nivel de excelencia. Lo que buscan las herramientas de mejora continua es implementar actualizaciones y avances de acuerdo a lo que demanda el mercado y los clientes.
En este caso, algunas de estas metodologías se enfocan en priorizar los puntos débiles de una empresa. Por otro lado, existen otras técnicas que tienen como objetivo potenciar las habilidades de una compañía y maximizar sus recursos para el posicionamiento. En efecto, los procesos de mejora continua son una vía directa hacia el éxito, puesto que cada empleado se dedica a aportar positivamente en el desarrollo del mismo.
Teniendo en cuenta esto, podemos afirmar que las herramientas de mejora continua son los medios que se utilizan para encontrar soluciones a los problemas organizacionales. Por consiguiente, es posible encontrar hoy en día miles de herramientas que ataquen a áreas críticas con el fin de supervisar, administrar e intervenir en las ocasiones necesarias.
¿Cuáles son las herramientas de mejora continua?
Las empresas exitosas no son aquellas que no tienen problemas, sino las que saben gestionar las adversidades y aprovechar sus incidentes de forma positiva. A medida que una organización domina sus procesos, es más fácil adaptar su propuesta a los cambios repentinos del mercado.
Existen múltiples metodologías para procesos de mejora relacionados con el control y seguimiento de fallas, la medición, la relación con el cliente y la productividad laboral. Estas herramientas son:
1. Diagrama de causa-efecto
Para comenzar con nuestro listado de herramientas de mejora continua, hablaremos de uno de los métodos más efectivos y usados en la actualidad. El diagrama de causa-efecto, también conocido como Ishikawa, funciona como una metodología práctica para identificar el origen de los problemas que enfrenta una organización. La espina de pescado que forma este método ejemplifica las causas que darán lugar a un efecto positivo o negativo.
Con la aplicación de herramientas de mejora continua se busca ayudar a las empresas a encontrar aquel factor que incide negativamente de manera recurrente. De hecho, entre las ventajas de la técnica Ishikawa está que puedes analizar supuestas causas para adelantarte a posibles sucesos por medio de la investigación. Así, será más fácil actuar ante eventos inesperados.
2. Brainstorming
Si estás buscando herramientas para la mejora continua que fortalezcan el trabajo en equipo en tu organización, la lluvia de ideas es excelente. El Brainstorming permite hallar la solución a problemas con facilidad y mente abierta. Esta metodología facilita el feedback organizacional y el aporte de conocimientos para procesos de mejora.
Para hacer tus reuniones más efectivas, es conveniente que dediques este espacio para acumular ideas de manera informal. Sin embargo, no olvides que se necesitan definir los objetivos para que cada persona tenga claro sobre qué se hablará y domine el tema. Por otro lado, asegúrate de suspender los juicios de valor y críticos para promover la unión de varias ideas y así, obtener mejores resultados.
3. Diagrama de Pareto
Entre las herramientas de calidad y mejora continua, el Diagrama de Pareto es una de las que permite encontrar soluciones de acuerdo al nivel de prioridad. Esta metodología realiza un análisis exhaustivo de los procesos internos de la organización para descubrir fallas tempranas. De este modo, el diagrama de Pareto representa gráficamente los factores ordenando los datos de mayor a menor.
El principio de esta técnica hace referencia a que el 80% de los hechos es producido por el 20% de las causas. Sin duda, esto facilita la creación de estrategias efectivas que potencian los resultados positivos y mitigan los negativos. Para visualizar estos porcentajes, debes designar a cada barra un término: en el eje horizontal detalla los factores (causas que suman al problema que quieres resolver) y en el eje vertical la frecuencia de ocurrencia.
4. Diagrama SIPOC
¡La gestión de procesos nunca había sido tan fácil de identificar! SIPOC, ofrece una visión general de la organización a través de la documentación descrita en sus siglas en inglés. En ella encontramos: Proveedores (Suppliers), Entradas (Inputs), Procesos (Process), Salidas (Outputs) y Clientes (Customers), lo cual engloba la metodología aplicable a las herramientas de mejora continua. Por lo general, esta herramienta se utiliza con el fin de eliminar errores de productos finales o de los procesos operativos.
El diagrama SIPOC provee información valiosa para la toma de decisiones acertadas, ya que es un agente que filtra el conocimiento para agilizar los flujos de trabajo. De este modo, para su realización es ideal aplicar la tabla Kanban para destinar el mismo interés a cada paso del proceso. Por ejemplo, si tienes una pizzería, puedes detallar su funcionamiento diario a través de las transacciones empresariales:
- Suppliers: Proveedor de materia prima o agencia de mantenimiento.
- Inputs: Trabajadores, maquinaria, harina, salsa, entre otros.
- Process: El cliente realiza la compra; se envía el pedido al proveedor; se hace la pizza y se entrega; etc.
- Outputs: La pizzería cierra una venta y cobra por ello; el cliente sale del lugar con su pedido.
- Customers: Cualquier persona interesada en tu oferta.
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5. Lean Six Sigma
Las herramientas de mejora continua Six Sigma se enfocan en propiciar un mejor ambiente operativo para el éxito de los procesos empresariales. La técnica emplea una de las metodologías más avanzadas: Lean, la cual tiene como objetivo principal las necesidades del consumidor. De esta manera, se da la combinación perfecta para la reducción de obstáculos y optimización de los recursos.
A causa de esto, Lean Six Sigma utiliza 5 principios básicos para la aplicación en procesos: definición, medición, análisis, optimización y, por último, verificación de los resultados. Esto garantiza no solo el éxito de un proyecto, sino también la creación de equipos interdisciplinarios con una visión integral de las distintas partes de un negocio. En otras palabras, la estandarización de operaciones será la clave del éxito organizacional.
6. Diagrama de flujo
La diversidad de procesos que circulan en una organización a diario requiere de herramientas que identifiquen errores y obstáculos para hacer de la mejora un hábito. Este es el caso del diagrama de flujo, una metodología que permite visualizar de forma gráfica y dinámica los movimientos y tareas principales para lograr un objetivo común.
El flujograma utiliza símbolos como flechas, rombos, rectángulos o prismas para representar la secuencia y relación que existe entre una tarea y otra. Asimismo, en este diagrama también se incluyen flechas que identifican la dirección del flujo de trabajo y la conexión entre símbolos.
Como primer paso para la implementación de este método, es necesario que definas el objetivo de tu proyecto: tomar decisiones, lanzamientos, mejoras, recursos humanos, etc. Seguidamente de esto, gestiona las tareas por orden cronológico para detectar aquellas con mayor prioridad. Para finalizar, tendrás un diagrama completo que te permitirá socializar la información de cambios con tu equipo.
7. Método Kaizen
En esta lista no podía faltar la herramienta de mejora continua Kaizen, la cual está diseñada para crear procesos empresariales optimizados y mejorados. Esta filosofía japonesa emplea técnicas que jerarquizan las tareas para reducir las ineficiencias en el entorno laboral.
Dentro de esta metodología también podemos encontrar las herramientas de mejora continua 5 ‘s, una teoría impulsada por los líderes de Toyota: Sakichi Toyoda y Taiichi Ohno. La inclusión del Kaizen en las 5 ‘s hace que sea mucho más fácil apostar por las mejoras en una empresa.
De hecho, esta técnica persigue el objetivo de ir haciendo cada día cambios pequeños que te acerquen al plan de tus sueños. Ahora bien, para aplicar este modelo, las 5 ‘s serán la guía de referencia, ya que con ellas puedes clasificar, ordenar, mantener, estandarizar y cultivar la cultura de mejora.
8. Ciclo PDCA
Conocido como rueda de Deming, el ciclo PDCA es una de las herramientas de mejora continua más populares por su estrecha relación y eficiencia a la hora de solucionar problemas. Los pasos para su ejecución se encuentran implícitos en su acrónimo: P (Plan), D (Do), C (Check), A (Action). Traducido al español, consiste en: Planear, Hacer, Comprobar y Actuar.
Los equipos de trabajo que incluyen el ciclo PDCA en sus gestiones, tienden a tener un desempeño favorecedor cuando se presentan eventos inesperados negativos. Por ende, una de las ventajas de este método es que una vez consigas el resultado que esperabas, el proceso se reinicia y puedes comenzar con otro proyecto. Asimismo, también podrás encontrar soluciones múltiples a un solo problema.
9. Blueprinting
Uno de los factores más importantes en una empresa, es la capacidad de hacer feliz al usuario. Por ello, entre las herramientas de mejora continua podemos destacar el sistema Blueprint, un diagrama que analiza el proceso empresarial desde la experiencia del cliente. A partir de este análisis, la empresa tiene la capacidad de crear estrategias de mejora enfocadas en las necesidades del público objetivo.
El Blueprinting facilita la obtención de datos relevantes a través de las partes visibles y no visibles de una propuesta organizacional. Como resultado, se generan los conceptos únicos para aprovechar las oportunidades de mejora. Finalmente, se considera que el método Blueprinting disminuye el fracaso empresarial y aumenta la calidad de los servicios.
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10. 5 porqués
Por último, otro de los ejemplos de herramientas de mejora continua es la técnica de los 5 porqués. Esta metodología es muy útil para prevenir los riesgos en una organización, diseñar estrategias de mejora y activar la productividad de tu equipo de trabajo.
Al mismo tiempo, se conoce como el método más rápido y sencillo de aplicar, ya que el objetivo es formular preguntas que te lleven al esclarecimiento de las ideas para la toma de decisiones. La técnica de los porqués te da una razón para intervenir en una situación ya cuando conoces la causa-raíz que la ha provocado.
Por ello, para desarrollarlo correctamente, debemos iniciar identificando el problema para así poder indagar en ¿por qué ocurrió?, ¿no lo vimos antes?, ¿se originó esta causa? y mucho más. El método 5 porqués puede gestionar más de un problema a la vez, con diferentes soluciones y mismas causas, dependerá de tu análisis lograr fusionar la estrategia para obtener un resultado inmediato.
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Palabras finales
Es posible que al momento de gestionar los problemas y errores de tu organización te sientas abrumado. No obstante, las herramientas de mejora continua están diseñadas para hacerte la vida más fácil. Así que, te recomendamos que analices con cautela cada una de las opciones que te hemos dejado en este artículo. Entre ellas, podrás encontrar métodos muy fáciles de aplicar, para ayudarte a incorporar la mejora en tu cotidianidad.
¡Encuentra mejores soluciones con la ejecución de técnicas que te hagan conocedor de la información que alberga tu organización!
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