¿Por qué delegar funciones en una empresa? El poder desarrollar estrategias eficaces debe ser uno de los objetivos o retos a cumplir de cualquier empresario o directivo. Aquel que sepa distribuir tareas de manera acertada, sabe además cuáles son los mejores caminos de crecimiento que un negocio puede tener. En este entonces, la delegación de funciones ha llegado para romper con límites entre jefe y subordinado.
La importancia de aprender a delegar en el trabajo radica en la necesidad de conseguir que nuestros equipos sean lo más autónomos posibles para que las organizaciones puedan crecer y adaptarse a los cambios de forma óptima.
Hoy vamos a centrarnos en todos los aspectos y beneficios que puede brindarte implementar el desarrollo de talentos y capacidades a través de la delegación de funciones. ¿No sabes de qué te estamos hablando? Si continuas leyendo, de seguro resultará muy útil para ti.
Qué es la delegación de funciones
¿En qué consiste la delegación de funciones? Podemos definirlo como el proceso en el cual un directivo, supervisor o jefe confía a un empleado la autonomía y la responsabilidad para tomar decisiones, resolver problemas y realizar tareas sin la necesidad de supervisión. En pocas palabras, otra definición de la delegación de funciones es: asignar a los trabajadores una parte de las tareas que, por lo general, corresponden a algún departamento específico.
No sólo se transfiere responsabilidad, sino también la obligación de rendir cuentas por mantener las normas establecidas. Una delegación eficaz puede tener beneficios a corto y a largo plazo para usted, su personal y su organización. Se puede reducir su carga de trabajo y nivel de estrés, a través del estudio de destrezas y capacidades de tus empleados.
Elementos básicos de la delegación de funciones
En efecto, ¿a qué jefe no le gustaría tener un equipo que fuera capaz de asumir obligaciones con autonomía y proactividad? Para ello, el líder deberá ampliar sus expectativas y creer en su equipo. Para delegar debes precisar estos elementos, ya que es una estrategia muy poderosa para gestionar el tiempo de manera correcta:
- Tarea: Implica analizar los resultados que deseas obtener, evaluar si necesitas ayuda para alcanzarlos y, en función de ello, crear una lista de tareas a delegar.
- Persona: ¿Quién está en posición y con deseo de asumir un nuevo reto? La delegación en realidad es efectiva cuando se asigna la tarea correcta a la persona indicada.
- Procedimiento: Como líder tienes dos opciones; definir tus propios procesos y dar paso a la iniciativa de tu empleado y que genere un plan de trabajo según tus requerimientos.
- Expectativas: Antes de delegar define lo que quieres, cuándo, cómo y dónde. Aclara si necesitas reportes o seguimiento para una cierta cantidad de días.
- Recursos: Asegúrate de que la persona tenga las herramientas y conocimientos necesarios para realizar la tarea así como garantizar que tenga en su poder la información de referencia para no tener preguntas frecuentes.
- Seguimiento: Debes darle a tu escogido ánimo para que pueda, por sí solo, encontrar la forma de lograr el resultado. No obstante, debes asegurar que la tarea se está cumpliendo a cabalidad, que los estándares de calidad se alcanzan y que los tiempos de entrega se cumplen.
Qué tareas se deben delegar y cuáles no
En principio, la delegación de funciones es ideal para cuestiones poco prioritarias o que ocupan mucho tiempo; ya que así se libera de trabajo al líder y este puede dedicar su tiempo a cuestiones más importantes. También se pueden delegar tareas que potencien el desarrollo y las habilidades de un trabajador.
Ahora bien, no sólo consiste en repartir las tareas entre los miembros del equipo. Además, el líder debe facilitar una retroalimentación, marcar las pautas y brindar la información que se requiera para desarrollar las tareas encomendadas. Así, el colaborador sentirá el apoyo necesario y tendrá la motivación para llevar a cabo la responsabilidad requerida.
No obstante, no debes caer en excesos, sino hacerlo con medida. La delegación implica la recepción de nuevas responsabilidades, lo cual supone elevar al empleado en cuestión sobre el resto de compañeros, así que debes hacerlo de manera cuidadosa. ¿Cómo delegar responsabilidades en una empresa? Te traemos lo que sí puedes delegar y lo que, de preferencia, no.
Tareas que se pueden delegar:
- El trabajo que es de rutina
- Actividades especializadas
- Trabajos preparatorios, como la obtención del material en general o formulación de informes y conclusiones
- Redacción de diversos proyectos
- Asistencia a diversos eventos de carácter informativo, haciendo mensajes, compartiendo experiencias
Tareas que no se deben delegar:
- Establecimiento de metas
- Decisión final sobre cuestiones estratégicas
- Control de resultados
- Labores de especial importancia o de categoría exclusiva
- Tareas de alto grado de riesgo
- Asuntos urgentes que no dejan tiempo para explicaciones o verificaciones
Delegar tareas es un acierto o un error: ventajas y desventajas de la delegación de funciones
Antes que nada, primero se necesita aclarar mentalmente cuáles son los propósitos de la delegación, para ello puedes hacerte las siguientes preguntas: ¿necesitas disminuir carga de trabajo? ¿ O deseas estimular a los miembros del personal para que desarrollen nuevas destrezas?
Ten en cuenta que si una tarea es demasiado importante como para delegarla a otros, debes pensarlo bien antes de compartir la responsabilidad. De igual manera, si delegas tienes que estar claro que no deberás recibir consultas frecuentes.
Beneficios de la delegación de tareas
En todas las compañías existen asignaciones operativas fáciles de aprender que no requieren demasiado control, esas son las más fáciles de delegar, y es que por defecto, mientras más compleja y estratégica sea la tarea, será más difícil de desarrollar. Hoy te traemos 7 razones para que comiences con la delegación de actividades.
1. Aumento de la productividad
Encargar tareas se traduce en la confianza que genera la persona, si tiene capacidad y si obtuvo los resultados esperados. La productividad de la empresa se ve incrementada cuando las responsabilidades son delegadas de manera adecuada. Es decir, se confían las funciones atendiendo a los gustos y habilidades de cada persona, el rendimiento incrementa y la eficiencia es notable.
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2. Motivación de tus empleados
La delegación de tareas demuestra la seguridad que tienes en tus empleados y en su capacidad, por lo que delegar tareas es un gran aliado para el aumento de la motivación y para crear mejores relaciones laborales. Permite al empleado participar de modo más activo en el accionar de la empresa, sabiendo que sus ideas y visiones serán tomadas en cuenta.
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3. Reduce el estrés
En el momento en que comenzamos a delegar responsabilidades nos sentiremos más motivados, menos agobiados y lograremos reducir el estrés para centrarnos en algún otro aspecto laboral. Cuantas más tareas tengas que realizar, menos tiempo y energía tendrás para cada una. Por ello, a través de la delegación de funciones, la carga de trabajo disminuye y es más fácil alcanzar los objetivos y cumplir con los plazos establecidos.
4. Potenciar el compromiso con la empresa
Por medio de esto, la implicación del trabajador en la tarea es mucho mayor, así como su compromiso por sentirse parte responsable del funcionamiento y de los éxitos de la organización. Delegar en una empresa refuerza los valores corporativos, dado que los empleados valoran las posibilidades de promoción interna y el reconocimiento de su esfuerzo.
5. Retiene el talento
Los empleados estarán menos dispuestos a dejar la empresa si ven que están siendo tomados en cuenta. La delegación de funciones aumenta un sentimiento de pertenencia hacia la compañía. Delegar aquellas tareas que se colocan al final de la lista de prioridades te dará tiempo a ti y a tus colaboradores para enfocarse en cosas importantes.
6. Aumenta la comunicación y la confianza
Al involucrarse en cierta medida en los proyectos de la empresa, los empleados tienden a generar menos conflictos laborales, por lo tanto el clima laboral es más ameno y positivo. Además, al encomendar tareas mejoran tanto los canales como las habilidades comunicativas, para que la asignación y el desempeño de responsabilidades pueda ser eficiente.
7. Da lugar a nuevas estrategias y métodos
Se explotan las competencias de los trabajadores, permitiendo aprovechar al máximo su potencial, conocimientos y actitudes. Por ello, tendrás la posibilidad de que el empleado pueda desarrollar nuevas ideas para alcanzar un objetivo. Delegando funciones a tus colaboradores conocerás sus métodos, dando lugar al surgimiento de nuevas y más eficientes tácticas que puedan imponerse a nivel general dentro de la compañía.
Desventajas de la delegación de funciones
Así como delegar una tarea puede suponer innumerables ventajas, si no se hace de manera correcta genera numerosos inconvenientes. La delegación de funciones puede aumentar la productividad y la motivación dentro de una organización. Sin embargo, esta también puede causar confusión e ineficiencia.
- Falta de comunicación: El no tener metas y objetivos claros, puede generar ideas dispersas sobre la manera de completar una tarea con éxito, tanto para el que delega la tarea como para el que la ejecutará.
- No hay compromisos: Es posible que un empleado no tenga suficiente interés o conexión personal con el proyecto para comprender del todo el significado de la tarea, sea porque no tiene las habilidades o porque no es quien hizo la propuesta.
- Resultados no obtenidos: La capacidad para completar la tarea también puede verse limitada por la falta de recursos. En otras ocasiones, las tareas delegadas pueden estar por encima del nivel de habilidad o experiencia y no es posible alcanzar los resultados.
Conclusión, solo puede ser efectivo el proceso de delegar tareas si se logra una perfecta relación etre la actividad y la persona que la ejecutará.
¿Cómo se realiza la delegación de funciones?
La necesidad del mundo actual de disponer de organizaciones ágiles que puedan adaptarse rápido a las continuas situaciones cambiantes de nuestra sociedad, deja saber que es necesario emplear la delegación de funciones para fluir de acuerdo a los objetivos pautados por la empresa. Puede que al comienzo te sientas inexperto o no sepas cómo hacerlo, por lo que te ayudaremos con 6 pasos para delegar con eficiencia y eficacia.
1. Define los objetivos
El primero de los consejos para una delegación de funciones efectiva es definir el objetivo por el cual vas a delegar una tarea. Además, deberás evaluar si es necesario pasar esta carga a un empleado y explicar cuáles serán los beneficios obtenidos por la implementación de esta decisión. No olvides definir de forma clara y concreta cuáles son las tareas o funciones que componen la delegación que quieres realizar.
2. Determinar la persona en quién delegar
Para determinar de forma correcta en quién delegar, lo primordial es tener con cada uno de los candidatos una pequeña entrevista o charla informal para determinar la posibilidad de adaptación de la persona a la tarea. Apóyate en trabajadores con virtudes como eficacia, responsabilidad y compromiso. Adicionalmente, déjale ver al candidato por qué se lo pides a él y no a otra persona.
3. Formación y recursos con los que puede contar
Es importante que para este punto ya tengas preparadas las indicaciones técnicas de cómo hacer las tareas y la formación que debes dar en cada una de ellas. No puede faltar establecer espacios para la revisión de avances y dudas que se generan en el proceso de ejecución; pueden ser semanales. La idea es intercambiar opiniones e información adicional. Pero, sé flexible y deja un margen de actuación para que la persona demuestre lo que es capaz de hacer.
4. Ajustar con la persona las tareas
Concreta las tareas y responsabilidades que va a ejercer el trabajador. Debes dar detalles precisos de lo que se debe realizar y cómo quieres que sea desarrollado. Detalla las acciones a desempeñar junto con los apuntes necesarios de formación que deberá recibir el delegado. Además, no olvides crear los indicadores de los resultados que se quieren obtener en cada uno de los casos.
5. Estar a disposición de los empleados
Ten presente que al delegar una tarea no puedes desentenderte de ella, como líder tienes que mostrarte dispuesto a apoyar a los profesionales en los que has confiado si estos lo requieren. Crea una estrategia de comunicación para que puedas abrir tu mente a las opciones y la posibilidad de nuevas ideas que, de seguro, acabarán mejorando los procesos y los resultados generales de la empresa.
6. Medir el rendimiento
Por último, si no dispones de indicadores para determinar la eficiencia en la gestión de tus colaboradores, te será muy complicado poder evaluar si se están desarrollando de forma adecuada cada una de las funciones. Un software de evaluación de desempeño te ayudará a supervisar las tareas; centrarte en los resultados es la opción más medible.
Ejemplos sencillos de la delegación de funciones
Ya hemos aprendido cómo debe un líder delegar funciones, ahora veremos unos ejemplos que nos ayudarán a entender el proceso, desde una empresa hasta en la familia:
- Organización: Un jefe directo delega a un empleado la realización de un informe del cubrimiento de un evento
- Agencia: Un jefe responsable del editorial de la revista le pide a un colaborador encargarse de hacer la reservación de vuelo para cincos periodistas.
- Restaurante: El encargado de cocina tras ver el desempeño de un auxiliar decide delegarle la responsabilidad de preparar el menú del día.
- Familia: Los padres delegan al hijo mayor el cuidado de la casa y sus hermanos durante su ausencia.
- Colegio: El maestro escoge a un alumno para que sea el encargado de recoger las tareas de sus compañeros.
Palabras finales
La delegación de responsabilidades no es quitarle tareas a tu lista de pendientes, es aprender a confiar en tu equipo y creer que cada una de las personas que lo conforman es capaz de llevar a cabo cualquier tarea que puedas asignarle.
Delegar de forma progresiva permite a la persona ir adquiriendo los conocimientos y la experiencia necesaria en cada tarea o función de manera escalonada y manteniendo sus niveles de seguridad. Es preciso cambiar el modelo mental de relación entre el jefe y el trabajador, para luego invertir tiempo en preparar a las personas para que sean merecedores de asumir su propia autonomía.
¿Quieres liberar carga laboral y promover en tus empleados la generación de ideas? La delegación de funciones combina estos dos aspectos y proporciona grandes resultados.
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