Optimización de procesos | Importancia, pasos, herramientas y ejemplos

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Persona señalando un logo que simboliza la optimización de procesos

Para nadie es un secreto, todas las empresas, sin excepción, quieren mejorar y cada día brindar un servicio de mayor calidad. Sin importar la industria o sector, las compañías tienen como uno de sus grandes objetivos la optimización de procesos. ¿De qué se trata esto? En este artículo intentaremos responder todas las dudas al respecto.

A continuación, encontrarás todo lo relacionado con optimización de procesos, por qué es importante, cómo se hace y algunos ejemplos de la misma.

¿Qué es la optimización de procesos?

Logos que simbolizan la optimización de procesos

La optimización de procesos trata sobre la identificación y la mejora de los procedimientos y flujos de trabajo de una empresa. El principal objetivo es aumentar su eficiencia, reducir errores y mejorar la calidad del producto o servicio ofrecido.De esta manera, habrá una gestión más eficiente de las labores y una mayor satisfacción del cliente.

En tanto, también hay otros significados como el que la señala como la disciplina que se enfoca en ajustar un proceso para mejorarlo y hacer que su uso sea más efectivo. La optimización de procesos tiene como finalidad disminuir los costes y maximizar el rendimiento.

Sin embargo, no está mal afirmar que esta puede apuntar a hacer más eficiente la cadena de valor de las ventas, la relación con los clientes o la producción interna. La optimización de procesos en una empresa debe ejecutarse tras realizar un amplio análisis, pues pretende crear estrategias para alcanzar los objetivos de la organización.

Por eso, para quien quiera implementar este tipo de acciones, es ideal que conozca a profundidad su empresa, su estructura, flujo de trabajo y tener claras las metas que desea alcanzar.

Importancia de la optimización de procesos

Letreros en inglés

La optimización de procesos es cada día más relevante para las empresas por detalles como los ya expuestos anteriormente. ¿Cuál compañía no quiere mejorar sus productos, la satisfacción de sus clientes, eliminar errores o gestionar recursos de forma adecuada? Lo más probable es que todas y esa es, en pocas palabras, la labor de la optimización de recursos.

Un buen análisis y optimización de procesos al interior de una compañía solo puede conducir al aumento de la competitividad y la rentabilidad. Eso sí, es clave recordar que en un proceso de negocio intervienen diferentes factores como las materias primas, el tiempo, la tecnología o la infraestructura.

La mala utilización o empleo de los diferentes recursos impactará en el grado de satisfacción de los clientes y la rentabilidad de la empresa. Por ello, es crucial que como empresario cuentes con un sistema de mejora de procesos que evite estos inconvenientes o que al menos reduzca sus efectos negativos en el proyecto.

Tipos de optimización de procesos

Diagrama

Cabe señalar que no es solo uno, hay diferentes tipos de optimización de procesos. En este apartado te explicaremos tres de los principales con sus características más esenciales. En pocas palabras, estos te ayudarán a identificar en dónde hay oportunidades de mejora dentro de tu empresa.

1. Optimización de procesos esenciales

Y sí, dentro de una sola empresa pueden existir muchos procesos, pero algunos de ellos son esenciales para su desarrollo. Estos requieren de un contacto directo con el cliente, ya que su objetivo es entregarle valor para satisfacer sus necesidades. Algunos ejemplos son: fabricación de productos, gestión de compras, inventario, soporte técnico, entre otros.

2. Optimización de procesos de soporte

Este tipo de optimización está enfocado en los procesos que ayudan a los esenciales a cumplir con su objetivo. La gran diferencia con estos últimos, es que en los procesos de soporte no se tiene un contacto directo con los clientes. Entre los procesos que se pueden citar están: compra de bienes, nómina de empleados, seguridad y salud, entre otros.

3. Optimización de procesos de gestión

Para finalizar, los procesos de gestión son aquellos que administran las actividades que deben cumplir quienes se encargan de los procesos esenciales y de apoyo. Estos deben asegurarse de que haya eficacia en los procesos con un constante seguimiento y control. Planificación estratégica, definición de objetivos, proyectos y programas son algunos de estos.

¿Cómo se hace la optimización de procesos?

Hombre señalando logo de buena calificación

Y bien, la optimización de procesos es en sí un gran proceso y conlleva diferentes factores, sumados a aspectos que se deben tener en cuenta. Por supuesto, hay diversas acciones que sí o sí deben estar presentes para llevar a cabo esta actividad. Hay que saber cuál es el proceso que se quiere optimizar y a partir de ahí elaborar toda una estrategia.

Entre las acciones básicas que hay en la optimización de procesos están los mapeos, la identificación, el diseño, la ejecución y la automatización de los procesos. A grandes rasgos, la optimización de procesos intentará hallar las causas de las deficiencias dentro de una empresa para corregirlas.

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¿Cuál es el primer paso en el proceso de optimización?

Pasos de la optimización de procesos

Hay que indicar que, como ya se ha dicho y por simple lógica, para mejorar un proceso hay que saber cuál es y de qué se trata. Por eso, la pregunta que debe marcar el camino es ¿qué hay que mejorar? Con la respuesta de este cuestionamiento, ya tendrás el primer escalón en la optimización de procesos.

A continuación, te presentaremos el paso a paso en la optimización de procesos empresariales:

1. Identifica cuál es el proceso a mejorar

Lo primero que debes determinar es qué es lo que funciona y lo que no en tu empresa. Esto conlleva hacer un análisis y comprender tu proceso actual, identificar las oportunidades de mejora, definir objetivos y metas a alcanzar. Lo ideal es que hables con los implicados, tengas contacto con ellos y así sabrás las deficiencias a mejorar.

2. Realiza un análisis del proceso y establece objetivos

Luego de haber recopilado todos los datos e información sobre tu proceso empresarial, además de los puntos de mejora, es clave determinar dónde comenzar y a dónde esperas llegar. A partir de esa base, puedes comenzar a establecer objetivos específicos sobre cómo mejorar tu proceso empresarial.

3. Haz un rediseño del proceso empresarial

Ahora, lo que debes hacer es definir una solución para las problemáticas identificadas y diseñar así un nuevo proceso. En este debes incluir los cambios necesarios y determinar los nuevos procedimientos y flujos de trabajo. Junto a tu equipo de trabajo puedes apoyarte en una hoja de ruta para saber cómo ir del punto A al punto B.

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4. Escoge un método de apoyo

Tras conocer las áreas o aspectos a mejorar de tu proceso empresarial, es momento de elegir un método para la optimización. Hay diferentes opciones como el Kaizen, que se basa en el perfeccionamiento, o el Diagrama de Ishikawa, que es una herramienta de control de calidad que observa y analiza de forma minuciosa las raíces del problema.

5. Implementa el proceso nuevo

Después de elegir la metodología y desarrollar un plan de mejora, es momento de ejecutar el proceso de tu empresa. Esto conlleva hacer una capacitación del personal, implementar cambios y asegurarte de que el proceso funciona de forma efectiva. Debes fomentar un entorno de pedagogía y confianza.

6. Evalúa tu nuevo proceso

Además de la retroalimentación de tu personal, también es crucial que establezcas indicadores de rendimiento y realices un seguimiento constante. Monitorear el proceso y evaluar su desempeño te ayudará a saber si estás cerca o lejos de cumplir tus objetivos. De igual manera, fomentará la eficiencia y la efectividad a largo plazo.

Los anteriores fueron los seis pasos principales en la optimización de procesos en las empresas.

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6 softwares y herramientas de optimización de procesos

Ejecutivo manejando un ordenador portátil

Tras entender el paso a paso de la optimización de procesos, es momento de conocer herramientas para hacerlo. Como ya fue mencionado, hay diferentes instrumentos fundamentales para estas prácticas y en este punto te daremos a conocer algunos ejemplos.

1. CRM

Los muy conocidos sistemas o software de CRM pueden ser herramientas muy útiles para mejorar procesos en áreas de marketing, ventas y servicio al cliente. Algunas de las ventajas de estos son la automatización de procesos, seguimiento del rendimiento de estrategias, procesos y personal.

2. PaaS

Una plataforma como servicio o PaaS es un software de optimización de procesos que integra diferentes aplicaciones con funciones diferentes tanto en la nube como en ordenadores o servidores locales. Entre estas apps puede haber herramientas de diseño y flujo de trabajo, además de API completas.

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3. BPM

Otro ejemplo de software es el de las herramientas BPM, las cuales han sido diseñadas para apoyar, rastrear y manejar la optimización de procesos empresariales. En estas herramientas se almacenará toda la información y actualizaciones sobre un proyecto en específico.

4. Brainstorming

Además de los software, hay técnicas que sirven como herramientas para la optimización de procesos. Una de las más conocidas es la del brainstorming o lluvia de ideas, algo que facilita el flujo de ideas sobre un problema en específico. De esta manera se busca sacar el mayor provecho posible de la interacción entre miembros de una organización.

5. Diagrama SIPOC

Se trata de un diagrama de flujo de trabajo que permite entender el funcionamiento de un proceso, a partir de la identificación de elementos claves en los dominios de: Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes. El diagrama SIPOC ayuda a las compañías a responder preguntas como ¿quién suministra los insumos para el proceso?

6. Los 5 porqués

Por último, en este listado de ejemplos de herramientas para la optimización de procesos, está la técnica de los 5 porqués. Esta se basa en realizar preguntas para explorar relaciones causa y efecto que originan un problema. Se inicia preguntando ¿por qué?, la respuesta a esta generará otro porqué y así, de forma sucesiva, hasta encontrar la raíz de un problema.

Los anteriores fueron seis ejemplos de software y herramienta para la optimización de procesos. No son los únicos, pero lo más probable es que sean los más comunes y populares en las compañías.

3 ejemplos de optimización de procesos

Grupo de trabajo

Si llegaste hasta este punto del artículo, querrás saber ejemplos exitosos de optimización de procesos. Para poner todo lo anterior en un contexto real, a continuación te explicaremos tres ejemplos de mejora en los procesos de algunas de las empresas más reconocidas en el mundo.

1. Toyota

Toyota es una de las empresas más destacadas en el mundo de la fabricación de automóviles. Si bien esta compañía tenía procesos bien estructurados y eficientes, sintieron la necesidad de implementar métodos para disminuir desperdicios. Para esto, desarrollaron el sistema de producción Toyota (TPS) que se enfocó en eliminar desperdicios y maximizar la eficiencia.

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2. Walmart

La cadena Walmart, conocida en todo el mundo, ha sido pionera en implementar nuevas tecnologías avanzadas en sus operaciones. Esta requería evitar la compra excesiva de productos que al final no se vendían, pues no tenían conocimiento de la demanda de su mercado. Durante el 2017, la empresa lanzó Edison, una inteligencia artificial para optimizar el reabastecimiento de inventario en sus tiendas.

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3. Amazon

Por último, la empresa de comercio electrónico y servicios de computación en la nube Amazon ha tenido gran éxito logístico por centrar su atención en los empleados. Uno de sus problemas era que necesitaban mejorar en la entrega rápida y confiable de sus productos, a través del mejoramiento de la atención interna a sus empleados.

La mejora que aplicaron se dio a partir de la herramienta Safety Leadership Index, la cual medía la percepción de los empleados en cuanto a temas de seguridad laboral.

Palabras finales

Luego de haber comprobado la importancia y la efectividad de la optimización de procesos, esperamos que hayas podido encontrar herramientas que le puedan servir a tu empresa. La recomendación es que hagas una evaluación y un análisis constante para así poder evitar o prevenir lo que puede se un verdadero desastre para tu compañía.

Recuerda además que la primera preocupación deben ser los recursos humanos al interior de tu empresa y por supuesto, los clientes. Si los primeros no están a gusto ni están motivados, es difícil que realicen un buen trabajo y así mismo será la recepción de los usuarios, quienes terminaron optando por la competencia.

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