¿Tienes una empresa de servicio? Conoce esta herramienta imprescindible

Al conseguir las herramientas tecnológicas adecuadas, se pueden optimizar la gestión y las operaciones diarias. Desde la planificación de tareas hasta la gestión de clientes, esta herramienta no solo facilitan el trabajo, sino que también mejoran la eficiencia y la productividad. Sin más preámbulo, conozcamos la herramienta que debes tener en tu negocio o empresa.

Software de gestión empresarial Manax

En el mundo actual, donde la eficiencia y la organización son claves para el éxito, contar con un software de gestión de proyectos puede marcar la diferencia para cualquier empresa de servicios. Esta herramienta permite una planificación, seguimiento y ejecución efectiva de proyectos, asegurando que todo el equipo esté alineado y que los objetivos se cumplan en tiempo y forma. Veamos algunos de los sectores que puede ayudar este software.

1. Empresa de limpieza

Una solución destacada en este ámbito es el programa para empresas de limpieza de Manax. Este está diseñado específicamente para atender las necesidades de las empresas de limpieza, ofreciendo una serie de funcionalidades que simplifican y optimizan la gestión diaria.

Con el programa para empresas de limpieza de Manax, puedes crear solicitudes de servicio de manera eficiente, enviar presupuestos detallados, agendar trabajos y enviar facturas automáticamente. Todo esto se realiza desde una plataforma centralizada, lo que permite ahorrar tiempo y reducir errores administrativos.

Además, puedes mantener una base de datos completa de clientes, productos y trabajadores, facilitando la gestión de la información y mejorando la toma de decisiones.

2. Empresas de fontanería

En el ámbito de los servicios, mantener las finanzas en orden es fundamental para el éxito y la sostenibilidad de cualquier empresa. Aquí es donde entra en juego un software que pueda ayudar con la facturación, una herramienta diseñada para simplificar y automatizar las tareas financieras, permitiéndote centrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.

Para las empresas de fontanería, por ejemplo, contar con un sistema de facturación eficiente es crucial. El software de fontanería de Manax es una solución integral que ofrece todas las herramientas necesarias para gestionar las finanzas de tu empresa de manera efectiva.

Este software te permite crear y enviar facturas de manera automática, gestionar presupuestos, y llevar un control detallado de los pagos y cobros. Además, puedes agendar trabajos y mantener una base de datos actualizada de clientes, productos y trabajadores, lo que te ayuda a ahorrar tiempo y reducir errores.

3. Pymes de servicios

En el mundo de los negocios, especialmente en las pequeñas y medianas empresas (pymes), la comunicación efectiva y la colaboración son claves para el éxito. Contar con herramientas adecuadas que faciliten estos procesos puede transformar la manera en que tu equipo trabaja, aumentando la productividad y mejorando los resultados.

Un ejemplo de esto es el software de gestión para pymes de Manax. El software novedoso de Manax está diseñado para optimizar la comunicación y colaboración dentro de tu empresa, ofreciendo una serie de funcionalidades, tales como:

• Gestión de horarios digital: Con esta herramienta, puedes asignar turnos y tareas fácilmente, y los empleados pueden consultar sus horarios en tiempo real desde cualquier dispositivo. Además, el sistema envía recordatorios automáticos sobre próximos turnos o cambios, evitando confusiones.
• Gestión de trabajadores: Gracias a esta función, puedes centralizar toda la información de tus empleados, facilitando su administración.
• Facturación: El sistema genera y envía facturas automáticamente a partir de trabajos completados. Además, puedes combinar varias facturas en una si es para un mismo cliente.
• Planificación eficiente: Por medio de esta función, las empresas de servicio pueden planificar detalladamente sus trabajos nuevos y recurrentes. Asimismo, se puede gestionar la disponibilidad del equipo y administrar cada aspecto del trabajo a realizar.

Cómo Manax puede ayudar a las empresas de servicios

En Manax, entienden las necesidades de las empresas de servicios y han desarrollado una tecnología diseñada para simplificar y optimizar tu gestión diaria. Su software ofrece una amplia gama de funcionalidades adaptadas a diversos sectores, como limpieza y fontanería, para que puedas centrarte en lo que mejor sabes hacer: proporcionar un servicio excelente a tus clientes.

• Gestión integral: Con Manax, puedes gestionar todas tus operaciones desde una sola plataforma. Crea y envía presupuestos, agenda trabajos, y genera facturas automáticamente, ahorrándote tiempo y reduciendo errores.
• Base de datos centralizada: Mantén una base de datos organizada de tus clientes, productos y trabajadores. Accede a esta información fácilmente para mejorar la eficiencia y la satisfacción del cliente.
• Herramientas ilimitadas: Al suscribirte a Manax, obtienes acceso ilimitado a todas sus herramientas. Esto incluye la capacidad de crear solicitudes de servicio, gestionar productos y controlar las facturas de tu empresa con precisión.
• Adaptabilidad a diferentes sectores: Ya seas una empresa de limpieza que necesita coordinar múltiples equipos en distintas ubicaciones o una empresa de fontanería que requiere programar y seguir trabajos específicos, Manax se adapta a tus necesidades. Su plataforma es flexible y escalable, asegurando que siempre tengas las herramientas adecuadas para crecer.

Por supuesto, podemos hablar de otros sectores como la jardinería, la climatización, la pintura y las instalaciones. Lo que verdaderamente queda claro es que la herramienta de Manax es muy completa con sus amplias funcionalidades y sectores que puede abarcar. ¡Si quieres triunfar con tu empresa de servicios, no dudes en apoyarte en esta herramienta novedosa! 

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De este modo, categoriza los peligros de acuerdo a esas dos variables: probabilidad e impacto. Por eso, a continuación analizaremos cuáles son los objetivos de una matriz de riesgos y cómo llevarlos a la práctica.

¿Qué es una matriz de riesgo?

Una matriz de riesgos, conocida también como «Matriz de Probabilidad e Impacto», es una herramienta útil para toda empresa que le permite identificar los riesgos a los que está expuesta. Brinda la posibilidad de evaluar la efectividad de una adecuada gestión y administración de los riesgos que pudieran impactar en los resultados de una organización. 

Constituye una herramienta de control y de gestión normalmente utilizada para identificar las actividades (procesos y productos) más importantes de una empresa, el tipo y nivel de riesgos inherentes a estas actividades y los factores exógenos y endógenos relacionados con estos riesgos (factores de riesgo).

Debe ser una herramienta flexible que documente los procesos y evalúe de manera integral el riesgo de una institución, a partir de los cuales se realiza un diagnóstico objetivo de la situación global de riesgo de una entidad. Exige la participación activa de las unidades de negocios, operativas y funcionales en la definición de la estrategia institucional de riesgo de la empresa.

Objetivo de la matriz de riesgos 

Podemos resumir los objetivos en los siguientes:

• Constituir una herramienta fácil de usar para aumentar la visibilidad de los riesgos.
• Dimensionar los riesgos y saber si están controlados o no.
• Ayudar al proceso de toma de decisiones.
• Priorizar acciones.
• Conectar los distintos departamentos, áreas o proyectos para unificar estrategias y obtener un análisis más profundo y relevante.
• Integrar los riesgos del mercado y los externos a la evaluación.
• Proteger los objetivos de la organización.
• Lograr una mejora continua.

¿Cuáles son los elementos de la matriz de riesgo?

Una efectiva matriz de riesgo permite hacer comparaciones objetivas entre proyectos, áreas, productos, procesos o actividades. Todo ello constituye un soporte conceptual y funcional de un efectivo Sistema Integral de Riesgo. Tras una primera fase en la que se analizan los objetivos estratégicos del negocio, la elaboración de la matriz de riesgo ha de contar con los siguientes elementos:

1. Identificación de riesgos

El documento debe contener la identificación de los riesgos asociados a las actividades de la empresa. Estos riesgos pueden ser inherentes a la propia actividad de la empresa, por ejemplo, que un banco se vea afectado por una crisis financiera mundial. Unos factores o riesgos inherentes pueden ser más relevantes que otros, por lo que es necesario establecer una prioridad.

2. Determinar la probabilidad y el impacto de los riesgos

Otro elemento que debe contener toda matriz de riesgos es el apartado de probabilidad. Es decir, se ha de establecer una clasificación donde se establezca la probabilidad de que un riesgo ocurra. Esta clasificación puede ser cualitativa o cuantitativa. Además de la probabilidad de que ocurran los riesgos, es necesario incluir en este apartado el impacto que puede tener sobre la compañía (puede ser bajo, medio o alto, por ejemplo).

3. Evaluación de la calidad de gestión

Tras realizar la valoración del riesgo, el siguiente paso imprescindible a la hora de crear una matriz de riesgo es evaluar si los controles establecidos por la empresa para mitigar los riesgos son eficaces. Esto ayudará a reducir el indicador de riesgo inherente neto de la empresa. En la medida que los controles sean más eficientes y la gestión de riesgos pro-activa, el indicador de riesgo inherente neto, tiende a disminuir.

4. Calcular el riesgo neto o residual

Este elemento se calcula teniendo en cuenta el grado de materialización de los riesgos inherentes y la gestión establecida por la administración para mitigar esos riesgos. Conociendo el «riesgo residual», la dirección de la empresa podrá tomar mejores decisiones para continuar o no con una actividad, en función de su nivel de riesgo, o reforzar los controles sobre los mismos.

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Características de una matriz de riesgos

Una matriz de riesgo debe presentar ciertas características para que pueda cumplir su función, estas son:

• Ser sencilla, tanto en la forma cómo se elabore, como en la que se consulte. Y es que, como se ha dicho antes, se hace con el objetivo de facilitar la toma de decisiones y ordenar prioridades.
• Permitir realizar un diagnóstico objetivo de todos los factores de riesgo del negocio.
• Flexible, en la que se puedan documentar los diferentes procesos de la empresa, así como evaluar de forma global los riesgos de aquella.
• Hacer comparaciones entre diferentes proyectos, áreas, actividades, entre otros.

Cómo hacer una matriz de riesgo paso a paso

La matriz de riesgo es una herramienta que aporta de manera rápida y sencilla una visión de los riesgos que afectan a la empresa. Hoy aprenderás cómo elaborar una matriz de riesgos para adelantarte a cualquier situación que surja en tu empresa.

Paso 1: Asegurar el proceso a analizar.

Paso 2: Involucrar a todo el personal, en especial a aquellos que se encuentren expuestos al riesgo y sus representantes dentro de un esquema de trabajo.

Paso 3: Utilizar un enfoque sistemático que permita garantizar que los peligros y los riesgos reciben un tratamiento adecuado.

Paso 4: Establecer e identificar los peligros de importancia, sin minimizar u obviar lo que se considere de forma insignificante.

Paso 5: Observar lo que sucede de forma real y existe en el centro laboral, donde se tienen que incluir todas aquellas labores no rutinarias.

Paso 6: tener en cuenta en el análisis a todos los empleados que se encuentren en riesgo, incluyendo al personal visitante y contratistas.

Paso 7: Reunir y compilar toda la información que se pueda.

Paso 8: Realizar un análisis e identificar los peligros significativos.

Paso 9: Evaluar el riesgo e identificar los controles que se basan en la jerarquía de los mismos.

Paso 10: Registrar siempre por escrito todo el proceso de matriz de riesgo, y llevar a cabo el seguimiento respectivo a los controles adoptados.

Cómo llenar una matriz de riesgos

La matriz de riesgo se llena de izquierda a derecha completando los campos que indica de la siguiente forma:

Actividad

Se enuncia la actividad o tarea que realizan el trabajador. Es conveniente tener un listado de todas las actividades que se ejecutan, sean estas rutinarias o no para no olvidar analizar ninguna. Es conveniente preparar este listado de actividades en grupo y con participación de los trabajadores.

Actividad R-NR-E

Se especifica si la actividad nombrada es rutinaria (R), esto es, de todos los días; no rutinaria (NR) si es que se desarrolla con poca frecuencia; o esporádica (E) si es que se realiza muy pocas veces, pero se ha hecho antes y pudiera volver a hacerse.

Peligro

En este campo se listan todos los peligros que implican la realización de esta actividad. Se pueden listar más de un peligro por actividad

Tipo de Peligro

Este campo sirve para discriminar los peligros por tipo o factor. En la parte baja de la tabla se dispone de un listado de factores de riesgo.

Riesgo

Es la consecuencia del peligro.

Tipo de riesgo

Distingue los tipos de riesgo por seguridad o salud ocupacional, esto es, si el riesgo puede producir un accidente o una enfermedad.

Medidas de control existentes

En este campo se listan todas las medidas de control que se tienen para la actividad en cuestión. Se debe considerar que las medidas de control se pueden aplicar a 3 niveles:

• En la fuente: Eliminando el peligro.
• En el medio: interponiendo barreras que lo mitiguen o desvíen.
• En el receptor: utilizando equipos de protección personal.

Índice de personas expuestas

Según la tabla que está en la parte baja se colocará el número que corresponda dependiendo de la cantidad de personas expuestas al peligro.

Índice de procedimientos

En el esquema se colocará el número que corresponda según:

• Estos procedimientos existen y están implementados y son suficientes.
• Existan y estén parcialmente implementados o no son satisfactorios o son insuficientes.
• No existen procedimientos.

Índice de capacitación

De manera análoga se llenará revisando la tabla correspondiente según:

• El personal está entrenado, conoce el peligro y lo previene.
• Está parcialmente entrenado, conoce el peligro pero no toma acciones.
• No está entrenado, no conoce el peligro y no toma acciones.

Índice de exposición al riesgo

Dependiendo de con qué frecuencia el trabajador está expuesto al riesgo se colocará el número apropiado.

Índice de probabilidad

Este valor se obtiene sumando los 5 índices anteriores.

Índice de severidad

Dependiendo de las posibles consecuencias del peligro se colocará el valor apropiado según la tabla.

Probabilidad por severidad

Se obtiene multiplicando el índice de probabilidad por el de severidad.

Grado de riesgo

¡Algo que no puede faltar en tu matriz de riesgo! Según el valor obtenido se determina en la tabla si el riesgo es trivial, tolerable, moderado, importante o intolerable. Si el resultado es importante o intolerable se recomienda proponer acciones de control adicionales.

Medidas de control propuestas

Si en el campo anterior se obtuvo riesgo significativo entonces es necesario proponer medidas de control adicionales a las ya implementadas. Se deberá intentar implantar el monitoreo primero en la fuente, luego en el medio y si no se puede recién se deberá pensar en implementar medidas de control en el receptor (equipos de protección personal).

Matriz de riesgos: ejemplos

Antes de hacer una matriz de riesgos es importante que definas un marco de referencia o metodología para la gestión de riesgos, por ejemplo, la norma ISO 31000 o el marco COSO. Una vez que definas esto y hayas identificado los riesgos de tu empresa, ten presente los siguientes pasos para hacer e implementar tu matriz de riesgos:

1. Prioriza los riesgos identificados

En este caso, evaluaremos la matriz de riesgos de una empresa de servicios de trabajo remoto.

• Aislamiento
• Sedentarismo
• Obesidad
• Fatiga visual
• Cansancio postural
• Riesgos ergonómicos (falta del mobiliario correcto)
• Poca iluminación
• Funciones mal definidas o exceso de trabajo.

2. Evalúa tanto la frecuencia o probabilidad de ocurrencia de cada uno de los riesgos, así como el impacto

Tenemos, por ejemplo, que los riesgos ergonómicos son un riesgo frecuente y puede generar al pasar de los días un impacto catastrófico. ¿Cómo afecta este riesgo? Si se materializa el daño, que puede ocurrir por un uso excesivo del equipo, una manipulación incorrecta de los espacios laborales como, mesas, sillas, portátil; el personal que trabaja con ese equipo dejará de hacerlo hasta que haya una solución.

Uno de los principales impactos es la salud del afectado, pueden ser problemas de columna, dolores de cabeza o fatigas en la vista.

Así como con este riesgo, que es inherente (tiene una frecuencia y un impacto), esta misma empresa puede tener otros riesgos: accidentes laborales, fallas en el suministro de servicios públicos, ataques a sus sistemas informáticos, etc. y a todos debe definirles una frecuencia y un impacto. ¡Asegúrate de comprenderlos en tu matriz de riesgo!

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3. Representa gráficamente todos los riesgos que has valorado previamente

La mejor forma de hacerlo es en un mapa como el siguiente y utilizando los colores verde, amarillo, naranja y rojo. Esto te facilitará su visualización y te ayudará a tener claridad de cuáles son los riesgos más críticos para tu empresa.

Así podrás gestionarlos de manera clara y llevar a cabo acciones para prevenirlos o mitigarlos.

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Palabras finales

¿Has pensando en qué sería de las empresas si antes de tomar decisiones no hicieran una matriz de riesgo? Su importancia es vital, para ir un paso adelante frente a los aconteceres del día a día. Esta herramienta de control ofrece datos sobre cada uno de los riesgos de la organización y proporciona un diagnóstico global.

Lo más importante es diseñar la matriz de riesgos de manera que todos los integrantes de la organización puedan comprenderla de manera sencilla. También que vean rápidamente qué riesgos necesitan mayor atención que otros. Si comprendiste las características y objetivos de una matriz de riesgo estás listo para comenzar. ¡Manos a la obra!

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