La digitalización empresarial es un asunto que está a la orden del día. Aquellas compañías que nacieron en un mundo analógico tienen la necesidad de atravesar este proceso, puesto que de ello depende su supervivencia actual en el mercado.
Cuando todos los agentes del mundo empresarial utilizan a su favor las nuevas tendencias tecnológicas, no entrar en esa rueda significa excluir tu negocio de una realidad que impera: la forma en la que hoy se trabaja. Te subes al tren o condenas a tu negocio a desaparecer.
Por otro lado, el desconocimiento y mentes reacias al cambio, hacen que compañías no logren relucir en el mercado, se estanquen y en algún punto, fracasen. Qué es y cómo funciona la digitalización en las empresas, es lo que descubrirás si sigues leyendo. ¡Importante! Si planeas que tu negocio sea exitoso, debes estar preparado y saber aprovechar las nuevas tecnologías.
¿Qué es la digitalización?
Para empezar, la digitalización consiste en transformar la información codificada analógicamente en códigos numéricos que hacen más fácil y accesible la manipulación y la distribución de datos, mediante la infraestructura de las TIC.
De este modo, las imágenes, voz e información escrita, se convierte en información digital (bits), lo cual admite una comunicación vertiginosa, amplia y eficiente. Tener claro este concepto, te facilitará la comprensión del asunto que hoy abarcamos: la digitalización empresarial.
¿Qué es la digitalización empresarial?
La digitalización es cada vez más notable en nuestro día a día, dígase en las compras, las relaciones sociales, trámites bancarios, etc. Es por ello que las empresas que son conscientes de este fenómeno se preocupan cada vez más por digitalizar sus servicios. Ahora bien, ¿a qué nos referimos con digitalización en las empresas?
En el ámbito empresarial, la digitalización se refiere a reinventar la forma de trabajo de la organización empleando la tecnología. Constituye un proceso que revoluciona los departamentos y áreas de la compañía que se deseen digitalizar. Así pues, cada empleado, colaborador, gerente o encargado puede pensar en «modo digital», aprovechando las oportunidades de la economía en Internet.
Se trata de transformar y mejorar las actividades de la empresa. ¿Cómo es esto posible? Es necesario implementar tecnología, herramientas digitales y recursos tecnológicos que permitan optimizar los procesos de trabajo: automatización, innovación, gestión comercial y gestión del tiempo.
Solo para evitar confusiones comunes, lo que se busca con el proceso de digitalización es una transformación digital en las empresas. Y esto solo se obtiene cuando, producto a las innovaciones tecnológicas que se introducen, el fenómeno de digitalización logra tener un efecto integral en el modelo de negocio.
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¿Cómo iniciar un proceso de digitalización empresarial?
En el sector empresarial, el cambio global hacia un escenario de plena cultura digital es muy tímido, casi primitivo. Lo cierto es que la inmensa mayoría aún no es consciente de que la transformación supone un cambio integral de la cultura empresarial y corporativa.
¿Estás decidido a llevar tu negocio a este nuevo mundo? Una vez que la dirección, así como el resto de las áreas comprendan el proceso de digitalización empresarial como una prioridad para la organización, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Analizar la situación de tu negocio
Esto es un paso clave para cualquier estrategia que desees implementar en tu negocio. Valorar con objetividad la situación actual de la empresa, tanto en lo interno como externo, te permitirá conocer cuál es el punto de partida para un nuevo camino.
Para ello puedes utilizar herramientas como las matrices DAFO y PESTEL. No olvides valorar lo que respecta al nivel tecnológico y a la predisposición que pueda existir a aumentar dicho nivel.
2. Diseñar una estrategia digital
Una vez claro en qué estado estamos, es momento de precisar a dónde queremos llegar y cómo hacerlo. Para ello, es necesario definir una estrategia global, efectiva y gradual, con objetivos y metas que indiquen la trayectoria a seguir con el proceso de digitalización.
Los impulsores de la digitalización empresarial suelen ser los departamentos de TI, pero el resto de las áreas también deben respaldar la estrategia digital. Al fin y al cabo, toda la organización se verá afectada por la digitalización. Además, define todos los recursos que necesitarás para llevar a cabo este proceso, incluyendo el equipo humano.
Con certeza, dentro de la empresa cuentas con personal cuyo perfil se adecúa muy bien al proceso, solo tienes que saber detectarlos. De igual forma, completa el equipo de trabajo con consultores externos cuya experiencia te pueda guiar en lo que, hasta el momento, es desconocido para ti.
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3. Entender y optimizar la experiencia del cliente
Si hay algo por lo que toda empresa debe preocuparse es por ofrecerle la mejor experiencia al cliente y que este esté satisfecho. Presta atención cómo reacciona el cliente con cada uno de los cambios que logras hacer.
Esta información servirá para orientar en las transformaciones operativas y tecnológicas que se deban llevar a cabo en lo interno de la empresa. Lo cual permitirá optimizar la experiencia digital de los usuarios ofreciendo mejoras en los servicios para satisfacer su demanda.
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Importancia de la digitalización empresarial
La forma en que las empresas se relacionan entre sí y como lo hacen con sus empleados y clientes ha cambiado de manera rotunda. Así lo demuestra el impacto que han generado grandes avances tecnológicos como el Big Data o la Inteligencia Artificial y sus aplicaciones en la humanización de las empresas, como el Employer Branding o el Social Selling.
La digitalización es el camino que conduce a la transformación digital y esta supone un abanico de beneficios para el mundo empresarial. De manera general, permite a las compañías compartir, producir y comunicar de forma más eficiente a como lo hacían en la era analógica.
Posibilita acelerar y optimizar procesos, obtener una mayor productividad y ahorro de costes, así como cubrir de forma más efectiva las necesidades de sus clientes. Esto último es muy importante, ya que la era digital ha ampliado las expectativas de los usuarios.
Pero mucho más allá de esto, es importante reconocer que la transformación digital en las empresas representa la llave para la competitividad. ¿A qué se debe esto? es una manera esencial de incrementar la habilidad empresarial, logrando así desempeñar un mejor papel en los mercados internacionales.
Ventajas de la digitalización empresarial
Los privilegios que la digitalización empresarial genera abarcan muchos frentes en una organización. Para comprender mejor cuál es el impacto que supone la digitalización en las empresas, veamos sus ventajas:
Presencia digital
Tal y como dice una célebre frase de Bill Gates: «Si tu negocio no está en Internet, tu negocio no existe». Las páginas amarillas han dejado de ser el libro de consulta para obtener información básica de una empresa.
La presencia en Internet, a través de herramientas como las tiendas online, redes sociales, blogs, páginas corporativas, etc., multiplica la visibilidad de la compañía. Hoy día es ahí donde están los consumidores y pasan la mayor parte de su tiempo, por tanto, tu negocio también tiene que estar.
Nuevos canales de contacto con los clientes
La presencia digital de la marca no solo abre canales de venta, sino también nuevas vías de comunicación con los usuarios. Correo electrónico, apps, redes sociales… estos son algunos de los medios que tiene un usuario para establecer contacto con la empresa que desea, siempre y cuando esta se encuentre de forma digital. Si se hacen bien las cosas, ello supone una vía más para aumentar las ventas, la vinculación y la fidelización de los clientes.
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Servicio al cliente
La digitalización no solo permite ofrecer tu producto o servicio las 24 horas de los 365 días del año. La relación que se logra establecer con el usuario a través de esta nueva forma de trabajo, permite conocer qué piensa el cliente acerca de la marca. Así pues, es posible gestionar sus opiniones y preferencias para mejorar el negocio y la experiencia que le brindamos al cliente.
Mejor toma de decisiones
¡Es simple! La digitalización empresarial viene aparejada al manejo de datos, los datos son conocimiento y el conocimiento permite tomar mejores decisiones.
Fomenta la innovación
En cuántas ocasiones no se ha hablado sobre la innovación empresarial como un factor determinante para la permanencia y el éxito de un negocio. Pues en este sentido, la digitalización nos obliga a formar parte de la dinámica de innovación.
Esto implica estar más al tanto de las nuevas corrientes, aprovechar las oportunidades que brindan las nuevas tecnologías y, así pues, mantener la ventaja competitiva. Hoy en día adaptarse a las nuevas tendencias digitales, más que un capricho es una necesidad.
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Mejora el proceso de documentación
Al encontrarse los documentos digitalizados, es más fácil y rápido acceder a ellos, incluso tendrán mejor calidad informativa (nitidez, color). Esto genera una considerable reducción de costos en papel e impresiones, permite ahorrar tiempo, que la información esté protegida y por supuesto, un beneficio medioambiental.
Facilita la comunicación y el trabajo en equipo
Tanto a través de la alineación de objetivos, como a través de la apertura de nuevos canales de comunicación, la digitalización de empresas mejora la comunicación interna.
Mejora las condiciones laborales
Por ejemplo, opciones laborales, como la flexibilización horaria o el teletrabajo, son posibles con esta nueva forma de trabajo. Sin ella, sería mucho más complicado o en ocasiones inviables. Estas nuevas condiciones laborales hacen que el empleado se sienta más cómodo y a su vez, ayudan a las empresas al disminuir la rotación laboral e incrementar la retención de talento.
Además, es importante no dejar de lado a las nuevas generaciones de trabajadores (los llamados millennials) que, en pocos años, han pasado a representar más de la mitad de la fuerza laboral a nivel mundial. Lo cierto es que estos se ven más atraídos por puestos de trabajo digitalizados.
Mejora la eficiencia y la productividad
Veámoslo así: dispones de más información, lo que te permite tomar mejores decisiones, herramientas tecnológicas que facilitan el trabajo y reducen costos. Si se utiliza de la forma adecuada, la digitalización de los procesos empresariales supone incrementar la productividad y ser más eficientes.
Desventajas de la digitalización empresarial
Aunque la digitalización en las empresas trae consigo numerosos beneficios, es cierto que este proceso, al igual que cualquier otro cambio, genera también ciertas problemáticas en las organizaciones. A continuación, exponemos tres elementos fundamentales:
Resistencia al cambio
Este aspecto es un factor inherente a la sociedad y, como consecuencia, estará presente en todo cambio organizacional que desee instaurar la empresa. Algunos empleados ven la digitalización empresarial como una amenaza a su puesto de trabajo y se oponen a esta transformación. Esto supone un esfuerzo doble por parte de la organización que debe manejar de la forma más inteligente posible el asunto.
En este sentido es clave definir estrategias de comunicación hacia lo interno. Es necesario comunicar a los empleados de manera clara y constante los beneficios de la digitalización. Lograr que estos comprendan por qué es tan importante este proceso y a la vez, formarlos en la gestión del cambio.
Desmotivación y estrés
Puede ser muy fácil que se genere desmotivación y estrés entre los miembros de una organización, siempre y cuando no se logre un cambio en su mentalidad y cultura empresarial. No es un secreto para nadie que la digitalización genera incertidumbre, y esto puede provocar estrés por lo desconocido o un sentimiento de incompetencia al no adaptarse de forma rápida a la nueva situación.
Por otro lado, la hiperconectividad puede llevar al empleado a no desconectar con la misma facilidad que antes. En este sentido, la fatiga crónica y el insomnio que se puede generar tiene un impacto negativo en la salud del trabajador.
Falta de liderazgo de los directivos
Un elemento que puede generar dificultades durante el proceso de digitalización de empresas e incluso, hacer que esta nueva estrategia lleve el negocio al fracaso, es no contar con el líder correcto.
El nuevo líder digital debe desarrollar habilidades de líder-coach, trabajo en equipo y colaboración para maximizar el talento y aprovechar la inteligencia colectiva de la organización. Una habilidad clave para el éxito de un negocio es el liderazgo empresarial y, sin dudas, la digitalización es un proceso complejo que requiere de este elemento.
Palabras finales
Según Charles Darwin la supervivencia no depende ni de la fuerza ni de la inteligencia, sino de la capacidad de adaptación. Esta tesis también tiene su aplicación en el ámbito de los negocios y se conoce como «darwinismo digital».
En el mundo actual, la velocidad a la que evolucionan la tecnología y la sociedad es más rápida que la capacidad de adaptación de las empresas nacidas antes de la revolución digital. De ahí la necesidad de concientizar a todos los niveles los beneficios que la digitalización tiene en las empresas. Es preciso cambiar la mentalidad y ver este fenómeno no como un gasto, sino como una inversión.
Sin dudas, la digitalización de empresas no es un proceso sencillo, pero más allá del impacto positivo que genera, el mercado lo exige para aquellos negocios que quieran ser competitivos. «El único movimiento equivocado, en lo que respecta a la transformación digital, es no realizar ningún movimiento en absoluto». Así matiza Didier Bonnet, Senior VP en Capgemini.
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