Con el panorama digital actual, las organizaciones están divididas por departamentos con funciones específicas, sin embargo, están vinculadas por un mismo fin. Cada área aporta valor al desarrollo de un proyecto, ¿te imaginas hacerlo en sincronía? Las herramientas para la gestión de proyectos te permiten unificar las tareas para ir todos en una misma dirección. ¡No podrás vivir sin ellas, conócelas en este artículo!

30 herramientas para la gestión de proyectos

Un software que te permite planificar, organizar y administrar tareas es una herramienta que no puede faltar en tu organización. Si piensas que no necesitas aliarte con una de estas plataformas, hemos realizado una selección de las 30 mejores aplicaciones para que al final de este artículo hagas una lista con tus favoritas.

1. Asana

Para comenzar con la lista de herramientas de gestión de tareas y proyectos, hablaremos de Asana. Se trata de una plataforma que ayuda a gestionar el flujo de trabajo para promover la comunicación, organización y planificación. Con Asana una empresa puede controlar la efectividad y el tiempo productivo de cada miembro de la organización, enfocándose en el proyecto que se encuentre en marcha.

Lograr cumplir los objetivos deseados es solo una de las metas que puedes alcanzar con esta herramienta. Entre las características de Asana encontramos:

• Tiene más de 200 integraciones disponibles, en donde puedes reunir en un mismo lugar todo lo que tu equipo necesita para desempeñar sus funciones. Por ejemplo, puedes vincularte con Gmail, Slack, Microsoft Teams, Dropbox y más.
• Gestionar el trabajo del equipo desde cualquier parte del mundo.
• Este software tiene una suscripción premium que va desde los $10,99 y, al mismo tiempo, una versión gratis que te da acceso a tareas ilimitadas.
• Permite visualizar el seguimiento de las asignaciones en tableros Kanban desde computadores y dispositivos móviles con iOS y Android.

2. Notion

Si quieres mejorar el orden y aumentar la productividad, esta es una de las herramientas para el desarrollo de proyectos que debes empezar a usar. Notion es una multiplataforma que organiza las tareas laborales y personales para que un individuo alcance su próximo nivel. Lo mejor de este tipo de herramientas es que permiten actualizar las tareas desde el celular o computador aun cuando estamos sin conexión a internet.

Los planes de pago de Notion van desde $4 USD en adelante. También, puedes acceder a la versión gratuita y personalizar el flujo de trabajo con gráficos, tablas, calendarios, checklists y más. Los aspectos que definen el éxito en la implementación de Notion son:

• Para comenzar a trabajar con esta plataforma solo necesitas enlazar un correo electrónico.
• Gracias al workspace de la plataforma, los encargados pueden colaborar con cambios en tiempo real.
• La interfaz es intuitiva y agradable, te permite realizar desde listas de supermercados hasta campañas de marketing.
• Las empresas lo utilizan como CRM para recopilar datos e información de los clientes.

3. Trello

Entre las mejores herramientas de gestión de proyectos no podemos dejar de mencionar a Trello. Este programa informático organiza las tareas con el método Kanban para crear un formato agradable visualmente. Sin duda, Trello es una aplicación de mucha utilidad que te permitirá planificar tu día a día con eficiencia. 

La interfaz del aplicativo tiene un sistema básico de tableros, listas y tarjetas. Cada una tiene un fin específico, por ejemplo: Por hacer, En proceso y Hecho. Sin embargo, puedes generar cuantas listas y tarjetas necesites dependiendo del objetivo que persigas. Antes de escoger a Trello como tu aliado, conoce algunos datos clave:

• El software permite agregar «Power-Ups» los cuales, ayudan a potenciar las funciones y ampliar la información dependiendo de los requerimientos.
• Trello tiene una oferta de plantillas adaptable a todo tipo de público y empresas.
• Es uno de los software de gestión de proyectos gratis con el que puedes generar hasta 10 tableros con miembros ilimitados.
• A partir de la personalización, tendrás la posibilidad de agregar archivos, colocar fechas de vencimiento, comentarios, links y más.

4. Airtable

Para los que están buscando herramientas para la gestión de proyectos, Airtable es la opción que desbloqueará el potencial de tus colaboradores. Esta aplicación permite que cualquiera cree una base de datos de forma sencilla y amigable. De hecho, Airtable se caracteriza por ser una plataforma online que almacena datos en la nube de acuerdo a la necesidad de la organización. El diseño de este software incluye:

• Más de 50 apps para optimizar el trabajo, como: realizar Diagramas de Gantt, diseñar páginas web, formular horarios, entre otras tareas.
• Airtable tiene un plan gratis que abarca las características básicas. Sin embargo, para disponer de funciones especiales, el plan de pago inicia en $10 USD.
• Facilitar la comunicación con bases de datos actualizadas para mantener en contexto a todos los empleados de la compañía.
• Es posible originar un flujo de trabajo automatizado, la extensión lógica de JavaScript.

5. Filestage

Filestage es una de las herramientas para la administración de proyectos ágiles, ya que permite agilizar la entrega de las tareas y al mismo tiempo, su aprobación. Con esta plataforma, los empleados y clientes pueden observar los entregables y hacer comentarios en tiempo real que enriquezcan la presentación.

Este software tiene un panel de control centralizado y personalizable que facilita la visión general de un archivo en un solo lugar. Es decir, las personas no tienen que divagar en otras plataformas para encontrar información relacionada con el proyecto. ¿Quieres saber más?

• Filestage es el software líder de pruebas en línea para empresas y es utilizado en 195 países.
• La retroalimentación es el factor principal en esta plataforma, un cliente puede hacer anotaciones sin estar registrado, lo cual ayuda a reconocer las versiones vigentes. 
• Esta es una de las herramientas de gestión de proyectos que no tiene versión gratuita, pero puedes reservar una demostración. La suscripción tiene un valor de $39 USD.

6. KanbanFlow

Es una de las herramientas de gestión de proyectos gratuitas y funciona con la metodología Kanban para idear un flujo de trabajo personalizado. La plataforma usa tableros y tarjetas para brindar una visión general de las actividades pendientes. Al mismo tiempo, se combinan técnicas como el temporizador de pomodoro para priorizar tareas y explotar el potencial de los colaboradores. Los aspectos principales de KanbanFlow son:

• El efecto multitarea retrasa la concentración y efectividad, por ello, se limita la cantidad de tareas asignadas tanto en una columna como a los colaboradores. 
• KanbanFlow emplea códigos para filtrar fácilmente un tablero por usuario , etiqueta , color o fecha de vencimiento.
• Gracias a la integración de múltiples aplicaciones, es posible adjuntar documentos, hojas de cálculo, presentaciones y otros archivos a las tareas.
• La versión Premium cuesta solo $5 USD por usuario.

7. Monday

Para mejorar la comunicación, productividad y operatividad en tu equipo, Monday es una de las herramientas tecnológicas para la gestión de proyectos que te ayudará. Teniendo en cuenta esto, con la plataforma puedes planificar y gestionar nuevas tareas de forma eficaz en un solo espacio. Ahora bien, Monday tiene un dashboard que te permite visualizar cómo está funcionando el proyecto de forma colorida.

La interfaz de Monday es sencilla, intuitiva, dinámica y fácil de configurar. Además, las funciones te ayudan a coordinar estrategias de marketing, de ventas y hasta implementar un CRM. Entre las características adicionales de Monday, podemos hablar de:

• Hay más de 200 plantillas adaptables a tu marca o puedes diseñar la tuya.
• La automatización integrada detecta actividades repetitivas y evita el mayor margen de errores manuales.
• Cuenta con la facilidad de integrar apps como Google Calendar, Shopify, Slack y muchas más.
• Los planes de pago están orientados a la cantidad de usuarios a conectar, sin embargo, el plan básico inicia en $8 USD.

8. Wrike

Wrike, es otra de las herramientas de gestión de proyectos, que funciona tanto para equipos de trabajo pequeños, como para miles de integrantes. La plataforma permite la personalización desde el momento cero, podrás revisar tu flujo de trabajo y editar las asignaciones con colores, códigos y calendarios. Adicional, es posible crear nuevos espacios en donde clasifiques la información relevante para los líderes y ejecutivos.

Alcanza nuevos niveles de productividad gracias a la gestión de trabajo sin intermediarios. Wrike puede hacer esto por ti:

• Reduce el riesgo de pasar proyectos y tareas por alto, con Wrike la comunicación es directa y constante. 
• El aplicativo tiene un sistema de seguridad que permite la información recopilada y el seguimiento a cada una de las asignaciones.
• Tiene una función especial para que las personas encargadas puedan aprobar y/o editar algún contenido o fase de la propuesta.
• Elimina la distracción por buscar información, ya que puedes sincronizar múltiples plataformas para optimizar el tiempo de respuesta.

9. Teamwork 

Las herramientas para la gestión de proyectos ayudan a que las empresas puedan mantener a los equipos de trabajo organizados. Teamwork es un software colaborativo que centraliza la información de una tarea para evitar plazos de entrega vencidos o desvío de datos. En este aplicativo se pueden cargar archivos, determinar tiempos para desarrollar actividades, chatear con otros usuarios y más. 

Podemos afirmar que en Teamwork tienes todo lo que necesitas para hacer que tu empresa o planes personales funcionen de manera efectiva. Diseñado para aprovechar la productividad y desempeño de cada miembro, las características de la plataforma incluyen:

• Administrar los recursos del equipo de trabajo a corto y largo plazo, para obtener procesos de alto rendimiento.
• Hacer seguimiento junto al cliente final, para tener una experiencia exitosa con la obtención de feedback.
• Visualizar el proyecto con el estilo Gantt te permitirá conocer cualquier hito en el desarrollo.
• La versión gratuita de Teamwork acepta hasta 5 usuarios. Para tener una experiencia a gran escala, los planes de pago van desde $9.99 USD hasta $17.99 USD.

10. Chanty

Integrar la comunicación y la colaboración entre equipos en una empresa nunca había sido tan fácil. Chanty es una de las herramientas de gestión de proyectos que ha revolucionado el control de tareas con la implementación de mensajería instantánea. Bajo el concepto de la marca, es posible compartir y desarrollar tareas rápidamente por medio de textos, llamadas de audio y video.

Con Chanty tienes la posibilidad de administrar tareas que aumenten los niveles de productividad. Debido a la función inteligente, los plazos de entrega promoverán la colaboración. Manejar esta plataforma es muy sencillo, puedes crear una nueva tarea y asignarla a un miembro del equipo, definiendo su prioridad en una llamada.

Al igual que las herramientas anteriores, Chanty realiza una integración de aplicativos como Trello, Google Drive, Giphy, Mailchimp y otras. Si quieres probar las funcionalidades de este software, puedes optar por un plan básico de $3 USD por usuario.

11. Microsoft Project

Esta es una de las herramientas de gestión de proyectos que está enfocada en el cumplimiento de los objetivos. Microsoft Project es un software sencillo que elimina las desventajas que implica el desarrollo de proyectos complejos. La administración de tareas se hace por medio de un cronograma dinámico que combina paneles interactivos con inteligencia empresarial. Entre las características de Microsoft Project destacamos: 

• Colaborar con Microsoft Teams para gestionar los proyectos con archivos compartidos, chats, reuniones y mucho más.
• Mejorar la productividad gracias a la actualización constante de las versiones del proyecto.
• Adaptación de las experiencias para los distintos usuarios con móviles o computadores de escritorios.
• Microsoft Project cuenta con 3 planes de suscripción que se adaptan a las necesidades del equipo de trabajo. El costo va desde $10 USD hasta $55 USD por usuario.

12. Project Manager

Project Manager está entre la lista de herramientas para la gestión de proyectos que permiten compartir espacios de trabajo con una o más organizaciones. A propósito, la plataforma incluye diagramas de Gantt, tableros Kanban, paneles de control, listas de tareas y más para facilitar la ejecución de nuevas actividades. 

Al contar con esta herramienta para el desarrollo y funcionamiento de un proyecto, las organizaciones podrán revisar la carga de trabajo de un equipo. De esta forma, determinarán la calidad y alineación del proceso con respecto a las decisiones comerciales o de cartera. La implementación de este software trae consigo lo siguiente:

• Project Manager ayuda a reducir los costos operativos gracias a una mejor asignación y optimización de los recursos.
• Es posible simplificar y acelerar el flujo de trabajo con la integración de más de 2000 aplicaciones comerciales que están familiarizadas con tecnologías modernas.
• Las vistas del proceso se adaptan a cualquier tipo de metodología.
• Tienes la opción de tomar una prueba gratuita de 30 días, para luego suscribirte a un plan de $13 USD a $24 USD por usuario.

13. Liquid Planner

Controlar los riesgos de un proyecto es posible con Liquid Planner. Esta es una de las mejores herramientas de gestión de proyectos, ya que reduce la incertidumbre generada por la toma de nuevas decisiones comerciales. La tecnología que alberga esta herramienta genera pronósticos realistas que determinan cuándo se culminarán las tareas y la aparición de riesgos en tiempo real. 

Liquid Planner asegura que las empresas funcionan mejor cuando realizan estimaciones positivas y negativas para definir la prioridad de las tareas. Además, la plataforma captura los niveles de incertidumbre y modela el flujo de trabajo para que actúe con confianza ante los cambios.

Para mejorar el rendimiento de tus proyectos con la instalación de este software en tu empresa, debes adquirir la suscripción. El plan de pagos está relacionado directamente con la cantidad de usuarios que tendrán participación en las asignaciones. Por ello, dependiendo de tu plantilla de colaboradores podrás adquirir planes desde $15 USD hasta $35 USD.

14. Paymo

La ventaja de contar con herramientas para la gestión de proyectos es que puedes beneficiarte en diversos aspectos corporativos. Paymo efectúa un seguimiento al tiempo laboral invertido para medir la rentabilidad y la facturación de cada cliente. 

Por otro lado, con este software puedes hacer seguimiento a las finanzas y recursos de tu empresa como, por ejemplo: gestión de vacaciones, licencias, permisos, definición de tarifas, entre otras. No cabe duda que Paymo es una de las opciones más completas para hacer seguimiento al desempeño de toda una organización. Entre las características adicionales encontramos:

• El espacio de trabajo está sincronizado con las tareas personales, en equipo y multiusuario.
• Las asignaciones tienen un orden prioritario y puedes visualizarlo con tableros de control con metodología Kanban o Diagrama de Gantt.
• Cada espacio de trabajo tiene un seguimiento de tiempo para aumentar la productividad, por ejemplo: Hoja de horas, temporizador pomodoro, seguimiento del tiempo del móvil y más.
• Puedes acceder a esta herramienta con un plan de pago por usuario desde $4.95 USD hasta $20.79.

15. FunctionFox

FunctionFox es una de las herramientas de gestión de proyectos que puedes usar si estás relacionado con la industria del diseño. Los profesionales creativos han logrado poner en marcha múltiples proyectos en el día, gracias a la implementación de este software.

Entre las acciones que puedes ejecutar, encontramos: gestión de recursos y tiempo, programar reuniones, optimizar el flujo de trabajo y utilizar gráficos con datos en tiempo real. Mejorar la productividad no es la única característica de FunctionFox, también podemos hablar de:

• Acceso instantáneo a la disponibilidad de cada miembro del equipo para desempeñar nuevas tareas.
• Crear una línea de tiempo con el diagrama de Gantt para planificar el proyecto desde el día uno.
• Es una herramienta potente que gestiona tareas con prioridad para validar cuáles necesitan recursos adicionales o más apoyo de colaboradores.
• Acceso al software con planes desde $5 USD hasta $10 USD por usuario.

16. ClickUp

ClickUp es una de las herramientas de gestión de proyectos que mejor se adapta a las preferencias de tu equipo de trabajo. Una de las funciones de esta plataforma es personalizar la visual de cada proyecto de acuerdo a las exigencias del usuario. ClickUp es una solución efectiva para los equipos de múltiples integrantes, ya que pueden acceder desde cualquier dispositivo.

En cuanto a la organización, es posible gestionar y priorizar tareas con la ventaja de vincular aplicativos como Google Calendar para recordatorios de asignaciones. Por otro lado, este software es totalmente asequible, puesto que la versión gratuita es bastante completa. Sin embargo, si deseas adquirir un plan ilimitado, el cobro es únicamente de $5 USD por usuario al mes. Los aspectos más relevantes de ClickUp son:

• Puedes crear bases de datos con tareas concretas.
• Simplifica procesos convirtiendo tareas en subtareas, para que el flujo de trabajo sea mucho más acelerado pero significativo.
• ClickUp cuenta con más de 15 vistas para detallar el flujo de trabajo.
• Existen más de 1000 aplicaciones integradas al software, desde calendarios hasta nubes de almacenamiento.

17. GanttPro

GanttPro es una de las principales herramientas de gestión de proyectos con las que puedes planificar en línea un diagrama de Gantt. La interfaz intuitiva lo convierte en un software útil para cualquier tipo de proyecto. De hecho, GanttPro ofrece funciones prácticas para tener más visibilidad en relación con la administración de las tareas.

Si planeas supervisar el flujo de trabajo, estas son algunas características destacadas de la plataforma:

• GanttPro se usa en cualquier sector comercial, entre ellos: atención médica, finanzas, eventos y educación.
• Se realiza un registro de tiempo para medir el número de horas invertidas en el desarrollo de las tareas.
• Las integraciones en la plataforma incluyen: Jira, Slack, Google Drive y otras.
• Tiene una prueba gratuita de 15 días y luego de expirar, la suscripción tiene un valor que comienza en $7.99 USD por usuario.

18. SmartSheet

Administra y automatiza tareas con SmartSheet, una de las más modernas herramientas para la gestión de proyectos. Gracias a la variedad de vistas de flujos de trabajo es posible generar informes y paneles de control para generar un seguimiento continuo. Por lo general, las empresas tienen actividades multifacéticas, por lo que SmartSheet se ajusta a las preferencias y necesidades para impulsar el crecimiento empresarial.

El objetivo de esta plataforma es contribuir a una mejor gestión de tareas con un buen manejo de TI. Por esta razón, la funcionalidad de esta herramienta tiene complementos premium y prediseñados.  Entre los cuales, podemos identificar:

• Los usuarios pueden comprender su rendimiento, con la integración de Brand Folder.
• SmartSheet registra la actividad en los paneles de control, para poder descifrar quién ejecuta cambios, comentarios y medidas.
• Para mejorar el flujo de trabajo, la automatización es la mano derecha de este software. 
• Integra herramientas de mensajería para promover la actualización de data frecuente, como Slack, Hangouts y Teams.

19. Workotter

La simplicidad de arrastrar y soltar es lo que permite que Workotter tenga una interfaz intuitiva y adaptable a cualquier tipo de dispositivo. Las herramientas de gestión de proyectos se caracterizan por propiciar una experiencia de organización fácil de configurar. Ahora bien, con Workotter no solo podrás administrar las tareas, sino que también los recursos y cartera.

Aprovecha los métodos de pronósticos empleados por Workotter y adáptalos al enfoque de tu empresa. Los aspectos significativos de esta herramienta son:

• Integración con aplicaciones para obtener una sincronización bidireccional.
• Informes con la cantidad de tiempo que dedica cada colaborador en el desempeño de una tarea.
• Las cuentas de Workotter incluyen soportes ilimitados, sin embargo, los planes de suscripción van a partir de $10 USD por mes.

20. Slack

Es una de las herramientas de gestión de proyectos enfocadas en la comunicación. Sin embargo, Slack alcanza niveles de organización que promueven el trabajo en equipo. En otras palabras, con esta plataforma el contacto es constante e inmediato, toda la red de colaboradores puede estar conectada gestionando un mismo proyecto. 

Slack se adapta a cualquier tipo de empresa y disminuye la desinformación. En la reserva del aplicativo existen más de 2200 integraciones como servicio compartido con Google, Office, Trello, Zoom y muchas otras. Las características de Slack, son:

• Recopilación de mensajes para acceder a la información cada vez que sea necesario.
• Centraliza la información por medio de canales específicos dentro de la plataforma. Es posible enviar audios, PDF o cualquier tipo de archivo multimedia.
• Es gratuita, pero cuenta con un plan de pago de 6,25 € para aquellos equipos de trabajo múltiples. 

21. Favro

Mantener el flujo de trabajo y contar con un espacio en donde no existan interrupciones en la comunicación, son las ventajas que brindan las herramientas de gestión de proyectos. Favro es una red que te permite configurar tareas efectivas y distribuirlas con los destinos líderes y equipos de cada área. La retroalimentación se da por medio de tarjetas y tableros compartidos en simultáneo.

Los equipos pueden trabajar juntos con Favro, ahorrarás tiempo y aumentarás la productividad. Además, la plataforma se integra con casi todas las herramientas del mundo, como Google, GitHub, Outlook, Zapier, Jira y más. Si te interesa instalar este software en tu empresa, debes tener claro cuántos usuarios se conectarán, pues la suscripción está valorada por la cantidad de miembros.

Favro tiene una propuesta comercial que empieza en una facturación de $10 USD por 2 usuarios al mes y termina en $1275 USD mensuales si tu equipo es de 100 integrantes.

22. Podio

Podio logra que los equipos de trabajo realicen tareas de manera sincronizada, reuniendo información de procesos para promover una buena organización. La flexibilidad de esta plataforma y la automatización en los flujos de trabajo, la convierte en aliada para el desarrollo de grandes compañías y startups. Entre las funciones de este software destacamos:

• Define los roles de cada colaborador para brindar acceso a herramientas personalizadas y mejorar los tiempos de entrega.
• Como empresa, tienes el control y acceso a todos los espacios de trabajo, lo cual, facilita la administración y la realización de cambios inmediatos.
• La interfaz de Podio se adapta a cada paso y etapa de tu organización.
• Los clientes y agentes externos pueden ser incluidos en los tableros sin costo adicional.
• En una sola herramienta puedes conectar un CRM, gestionar y visualizar datos, programar reuniones, chatear, entre otras actividades.
• Todos los planes de suscripción de Podio tienen un precio por empleado, a partir de 5 empleados el cobro será de $11.20 USD.

23. Todoist

Existen herramientas de gestión de proyectos que son simples, pero poderosas. Todoist no solo te permite crear listas de tareas interactivas, sino que también podrás descifrar los niveles de prioridad de cada una. Esta aplicación organiza tu vida en todos los ámbitos para que consigas más cada día. Lo mejor, es que puedes abrir Todoist desde cualquier lugar o dispositivo para evitar la interrupción de tus tareas.

Personaliza la vista de tus tareas y comparte la carga laboral con los miembros de tu equipo empresarial. Las características de este software incluyen:

• Plantillas para inspirarte y generar paneles de control que se ajusten al estilo de tu flujo de trabajo.
• Añadir fechas de vencimiento a tareas para conseguir objetivos diarios, semanales y mensuales y tener una tendencia productiva.
• Mantener sincronizado tu plan de tareas con aplicaciones y plug-ins que centralizan la información.
• La versión gratuita acepta a 3 usuarios con funciones limitadas. Para ampliar el alcance y número de integrantes, la facturación mensual está entre $4 USD y $6 USD.

24. Toggl Plan

Toggl Plan es una de las herramientas para la gestión de proyectos que prioriza las tareas sin estresar al equipo. La delegación de tareas en ocasiones suele ser una gestión difícil para los líderes de un equipo. Sin embargo, con la instalación de esta plataforma podrás visualizar qué actividades están por completarse, quién ha terminado su asignación y cuáles han vencido su plazo.

Con esta herramienta tienes todo lo que necesitas para planificar tiempos de entrega, administrar recursos y planear nuevas acciones. Además, Toggl Plan cuenta con integraciones de aplicativos que originarán un equilibrio en la carga de trabajo y agregarán seguimientos con estimaciones reales del proyecto. Los aspectos que resaltan en esta plataforma son:

• Vinculación con equipos de trabajo para compartir calendarios y listas de tareas.
• Toggl Plan cuenta con Toggl Track para determinar el tiempo de trabajo dedicado en cada línea empresarial.
• Rastreo de los proyectos desde aplicaciones móviles en iOS y Android.
• La versión gratuita tiene funciones ilimitadas para máximo 5 usuarios.

25. Nozbe

Las herramientas de gestión de proyectos se han hecho para solucionar problemas organizacionales por descuidos en los canales informativos. Ahora bien, Nozbe es una plataforma completa que gestiona de forma eficaz los pendientes y los sincroniza con aplicativos como Evernote, Google Calendar, Drive o Dropbox. 

Otro elemento importante de este software es que reúne toda la comunicación del proyecto para evitar reuniones largas para indicar lineamientos o correos extensos. ¡Encuentra todo lo que necesitas en un solo lugar! Nozbe ofrece un nivel de organización para cada una de las facetas de la vida: personales, laborales, estudiantiles y de ocio. Pero, ¿qué ofrece Nozbe?

• La plataforma es gratuita para 5 miembros y 5 proyectos activos.
• La acción de producir un proyecto y generar listas de tareas es sencilla y fácil de entender.
• Se adjuntan archivos y se almacenan en la nube para que cualquier miembro del equipo pueda acceder a ellos.
• La versión premium tiene un precio flexible que se modifica con el crecimiento del equipo; desde $8 USD al mes hasta $349 USD.

26. Assembla

Assembla, conocida por ser la plataforma de desarrollo de software más segura, es otra de las herramientas de gestión de proyectos. La plataforma integra perfiles de redes sociales y brinda acceso a clientes, son sistemas de seguridad avanzados. Assembla es la única red que evalúa los riesgos para mitigar su impacto en las líneas de inversión. 

En la gestión de proyectos, Assembla utiliza Scrum, Gantt, Kanban, Waterfall y SAFe. Puedes crear tickets rápidos y especificar fechas de vencimiento, subtareas, compañeros de equipo y mucho más. La plataforma cuenta con tres planes de suscripción, el precio varía de acuerdo a la cantidad de usuarios por mes, iniciando en $9.16 USD.

Por otro lado, el software tiene la función de Hitos para establecer reuniones que promuevan el seguimiento en las fases de ejecución de un proyecto. El éxito de Assembla se debe a la integración del Business Intelligence para la gestión de tareas.

27. nTask

Otra de las herramientas para la gestión de proyectos es nTask; un software gratuito que promueve la creación y administración de tareas y proyectos al mismo tiempo. Con tan solo 2 clics se puede simplificar la gestión de recursos para producir un resumen financiero. La plataforma nTask emplea la técnica de arrastre para aprovechar la eficiencia de los tableros Kanban.

Al igual que algunas herramientas anteriores, nTask proporciona un seguimiento preciso con diagramas Gantt. En consecuencia, se genera responsabilidad, y transparencia en todo el flujo de trabajo. Con nTask los usuarios pueden conocer sus roles en el equipo y se asignan presupuestos y criterios para el seguimiento de tiempos laborales. Algunos datos claves del software son:

• Integración de aplicaciones como Slack.
• Planes de pago desde $2.99 USD por usuario al mes.
• Administración de recursos y riesgos empresariales.

Quizás te interese:

• Matriz de riesgo | ¡Asegúrate de tener todo bajo control!
• Riesgos ergonómicos | Descubre cómo cuidar a tus trabajadores

28. Freedcamp

En la lista de las herramientas de gestión de proyectos también podemos encontrar Freedcamp, una plataforma útil para uso personal y profesional. Cada proyecto tiene un seguimiento de alto rendimiento. Por ello, es posible asignar tiempos, comentarios, debates, archivos, subtareas para que sean monitoreadas por controles modernos.

Freedcamp reconoce que cada equipo necesita herramientas diferentes e incluye la personalización en cada etapa del proceso. Teniendo en cuenta esto, el sistema del software tiene funciones como facturación a clientes, creación de CRM avanzados, integración de terceros y visualización amplia. Entre las características de Freedcamp tenemos:

• Es completamente gratuita.
• Tiene un rastreador de problemas para observar las restricciones en las tareas.
• Integra un calendario para obtener una visión general de las acciones en proceso, vencidas y por ejecutar.
• Está disponible en iOS, Android y Desktop.

29. Tick Tick

Organizar la vida y hacer actividades creativas para potencializar las ideas es posible con Tick Tick, una de las herramientas para la gestión de proyectos. Esta plataforma es básica, pero puedes hacer listas de tareas prioritarias, establecer duración, usar etiquetas, crear nuevas carpetas y colaborar con otros.

Es probable que cuando tenemos innumerables asignaciones podamos pasar alguna por alto. No obstante, Tick Tick tiene un sistema de recordatorios que te ayuda a cumplir los plazos en cualquier momento y lugar. De hecho, también incluye el temporizador pomodoro para mantener el enfoque y la productividad. Si quieres emplear esta herramienta debes saber:

• Maneja listas de trabajo inteligentes para aclarar automáticamente su prioridad y ejecución.
• Tiene un sistema de puntuación para reconocer los esfuerzos para lograr el cumplimiento de objetivos en tiempo récord.
• Está sincronizado con más de 10 plataformas para brindar facilidad en el registro de tareas.

30. Hibox

Para finalizar esta lista de herramientas de gestión de proyectos hablaremos de Hibox. Se trata de un gestor de tareas que puede aumentar tu productividad y enfocar la energía de tus colaboradores en el desarrollo de tareas importantes. Tiene en su estructura opciones básicas para la gestión de tareas como calendarios, chat y videollamadas.

Hibox cuenta con un asistente virtual con Inteligencia Artificial que te ayudará a escoger correctamente al líder de cada tarea. Además, esta integración proporciona también datos recopilados que trasladan a conversaciones antiguas para saber qué se dijo, cómo, cuándo y dónde. 

El software también funciona para compartir archivos encriptados en la nube con la vinculación de Drive o Dropbox. Usa Hibox desde tu dispositivo móvil o computadora y resuelve tareas en medio de situaciones cotidianas.

Palabras finales

El número de empresas que han tenido problemas operacionales por la falta de comunicación y de seguimiento a las asignaciones es bastante amplio. Por lo tanto, el trabajo colaborativo es una de las más grandes ventajas que puede tener una organización a la hora de desarrollar nuevos proyectos. 

Tómate el tiempo necesario para escudriñar cada una de las plataformas que hemos mencionado en este artículo y escoge la que mejor se adapte a las preferencias de tu empresa y de tu equipo de trabajo. ¡Sea gratis o de pago, sus funcionalidades te sorprenderán!

Ahora que ya sabes cuáles son las herramientas de gestión de proyectos, ¿te animas a emplearlas en tu compañía? ¿Qué otras conoces?

También puedes leer:

• Las 10 mejores herramientas digitales para emprendedores que debes conocer
• Diferencias entre Scrum y xp | Busca una mejor versión de los proyectos
• Inteligencia de procesos | Transforma tu organización a través de los datos

La entrada 30 herramientas de gestión de proyectos | Asigna y organiza las tareas se publicó primero en Negocios y Empresa.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Primero lo primero, si aún no tiene claro qué es la gestión de proyectos, debes saber que en resumidas cuentas tiene que ver con la coordinación de los procesos, las herramientas, los miembros del equipo y las habilidades para que puedas entregar proyectos que superen los objetivos de tu empresa.

Como puedes ver, no se trata de algo del otro mundo, en realidad la palabra clave es COORDINACIÓN; aun así, las transformaciones que se han venido generando en el tiempo dan paso a nuevos objetivos y acciones para lograr con mayor eficacia y rapidez nuestras metas. En fin, es una evolución de larga data, donde han existido aciertos y errores, pero que hoy y con ayuda de la infografía de abajo te dejaremos muy en claro. ¡Acompáñanos!

Gestión de proyectos en el pasado y ahora

En términos generales podríamos decir que el objetivo es lo único que ha permanecido en el tiempo: aumentar la tasa de éxito de la empresa por medio de la productividad de sus colaboradores. Aunque es verdad que los procesos para llevar a cabo tal rendimiento han cambiado, porque las estrategias y las metodologías han demostrado que el camino puede ser otro…

Responsabilidad:

¿Cómo se organizó por primera vez la gestión de proyectos?, ¿alguna vez te lo has preguntado? Bueno, digamos que nunca fue una tarea fácil, más en sus comienzos cuando era una sola persona la encargada de coordinar todos los procesos internos y equipos de trabajo de una empresa para dar rienda suelta a la productividad. Aquí estamos hablando del primer punto: la gestión de proyectos era una responsabilidad unitaria. Las empresas adjudicaron una persona para que se encargara del tema, como si se tratase de una tarea más, y lo cierto es que jamás fue así.

En cambio, se debe tratar un campo, un lugar que gana reconocimiento y que debe tener un líder centrado en este tema, ello jamás permitirá que el resto de colaboradores se desentiendan del objetivo común.

Ejecución:

Por otro lado, a los denominados ´gestores de proyectos´ se les imponía que coordinaran y ejecutaran los proyectos sin más. No se hablaba de la cooperación ni tampoco del dinamismo en un equipo de trabajo. Y pese a que esta forma de trabajo sí contribuyo a mejorar la productividad de las empresas, siempre se dice que 3 cabezas piensan mejor que una, ¿no? Así que ya sabes, a la próxima ten presente que no se trata únicamente de la ejecución de un proyecto, se trata de la compañía en dicha labor.

Metodología estricta:

La experiencia nos lo ha demostrado, las metodologías rígidas no permiten cambios (así estos sean buenos) por eso es que antes, la gestión de proyectos no permitía explotar al 100% la productividad de todo un equipo de colaboradores en las empresas. Para aquel entonces (hace unos 20 años atrás) la gestión de proyectos era vista como una ciencia, únicamente se centraba en coordinar los programas, los presupuestos, las actividades dentro de un trabajo diario.

En la actualidad ha cambiado esta concepción, y ahora la gestión de proyectos se ve más como un equipo de trabajo con énfasis en la colaboración, la flexibilidad y las habilidades personales: «Todos para uno y uno para todos». 

 Flexibilidad y herramientas:

El mundo se transforma y con ello la tecnología; por ello no es casualidad que se dejaran de lado las herramientas de escritorio y los equipos locales para llevar todo a un nivel global. En términos de gestión de proyectos ahora todo se trabaja por medio de la nube, se utilizan herramientas portátiles y tu equipo de trabajo puede estar en Corea, España y Colombia. Nunca más será un problema ni el idioma, ni la cultura, ni el horario.

Equipo y organización:

A punto de cerrar con algunos de los cambios que se han llevado a cabo dentro del ámbito de la gestión de proyectos, creemos que no nos podría faltar un componente fundamental: el equipo de trabajo y su organización.

Como te hemos comentado, los equipos de trabajo deben ser eficiente, pero para lograrlo deben tener un excelente líder y un apoyo multidireccional; y ¿cómo se logra eso? Nada más y nada menos que con organización. Antes esto era un problema, no obstante, hoy en día se trata de una ganancia, todo gracias a la comunicación fluida y constante que nos dan los aparatos móviles.

¡OJO! No hemos terminado. Si quieres conocer más, repasa la infografía que el equipo de Wrike creó, se trata de una imagen clara para comprender este tema a total cabalidad. ¡Aprovéchala!

Infografía ofrecida por Wrike

La entrada Gestión de proyectos en el pasado y en la actualidad se publicó primero en Negocios y Empresa.

Infografía ofrecida por Wrike – Software Para Administracion De Proyectos

Ahora bien, seguro habrás escuchado que en casi cualquier área de la vida, la planificación es uno de los elementos más significativos a la hora de conseguir buenos resultados. En la gestión de proyectos esta premisa alcanza su significado más elevado, pues todo se trata justamente de esto: de prever el desarrollo de una iniciativa y contemplar todos los elementos, recursos y escenarios que pueden influir en su realización. Si has incorporado esta área a tu empresa, o trabajas como parte de una oficina de gestión de proyectos, presta atención a estos diez elementos que son fundamentales para diseñar un plan de proyecto perfecto.

Los 10 elementos indispensables para un plan de proyecto exitoso

1. Esquema de justificación empresarial y de las partes interesadas

Este es un elemento fundamental para considerar en las primeras etapas del proyecto. Es importante que todo el equipo involucrado se siente analizar cómo encaja ese proyecto en particular con los objetivos y las metas de la compañía, así como las necesidades que pretenden ser cubiertas con su concreción.

2. Lista de requerimientos y objetivos del proyecto

Vital antes de iniciar a trabajar es tener todos los elementos claros, para que el proyecto no se interrumpa a mitad de camino porque hubo un recurso que no fue contemplado, o nos desviemos de la meta inicial porque fue mal seleccionada. Debe hacerse un papel de trabajo muy claro que contemple todo lo que se necesita desde el punto de vista técnico, humano, operativo y económico, así como los objetivos puntuales que pretendemos alcanzar.

3. Declaración de alcance del proyecto

También es importante que todos los involucrados en el proyecto estén al tanto de su desarrollo, de los recursos necesarios para materializarlo y de la evolución de sus fases. Los problemas de comunicación suelen ser un punto débil que muchas veces ocasiona malos entendidos y retrasos innecesarios.

4. Lista de entregables y fechas de vencimiento estimadas

Hay proyectos que están repletos de pequeñas tareas, y lo ideal para que todas puedan realizarse y avanzar sin problemas, es que el equipo se maneje con una lista de entregables, en la que quede claro lo que debe hacerse, quien es el responsable de cada tarea y especialmente la fecha estimada para la que deberá estar ya realizada.

5. Cronograma detallado del proyecto

También debe estar bajo el dominio de todo el equipo un cronograma detallado del proyecto, en el que todas las áreas puedan tener visualización de su trabajo y del trabajo de los demás, y cómo aportan al resultado final. De esta manera se tiene claridad en la continuidad, especialmente cuando las tareas de un área determinan los avances de otra.

6. Plan de gestión y evaluación de riesgos

Cuando trabajamos en un proyecto generalmente hacemos hincapié en los objetivos, los resultados estimados y los beneficios o soluciones que ello aportará a la organización. Pero también es importante que sean contemplados los riesgos y las amenazas en caso de que una tarea o una etapa no salgan tal como lo estimamos, así como las formas en que reaccionaremos ante ello.

7. Definición de roles y responsabilidades

Un punto clave en el trabajo en gestión de proyectos es que todos los miembros del equipo tengan claro y sin lugar a dudas cuál es su rol y las tareas que tendrán que desempeñar. Esto garantiza que no hayan huecos en la realización de tareas y que no se esquiven responsabilidades.

8. Asignación de recursos

Otro de los aspectos vitales para llegar a buen puerto con el proyecto es la clara y precisa asignación de recursos. Sea que se trata de recursos económicos, de capital humano, de temas logísticos, debe estar dado con mucha claridad lo que se necesita en cada etapa y de qué manera se asignará.

9. Plan de control de calidad

También es importante que contemplemos en nuestro proyecto un plan de control de calidad, que sirva como herramienta para evaluar no solo los avances sino también el hecho de que estemos cumpliendo de manera satisfactoria con los objetivos planteados.

10. Plan de comunicación

Y por último, pero no menos importante, el plan de comunicación es un aspecto que no debemos dejar de lado. Sea una pequeña empresa o una gran corporación, mantener a nuestros colaboradores y compañeros informados de los proyectos, de cómo se desarrollan y de los beneficios que estos traerán a la compañía, aporta en la consecución de un buen clima laboral.

La entrada 10 elementos esenciales del plan de proyecto perfecto se publicó primero en Negocios y Empresa.

¿Qué es una OGP?

Infografía ofrecida por Wrike – Gestión De Proyecto

Estas siglas en español se traducen como Oficina de Gestión de Proyectos. Si trabajas en una empresa grande seguro que sabrás de qué te hablamos o al menos la has escuchado nombrar. Y en el ámbito de las Pymes también es un concepto que viene incorporándose con gran velocidad. La gestión de proyectos se define como la aplicación de procesos, aptitudes, métodos, conocimientos y experiencia con el fin de lograr objetivos específicos, medidos por una serie de parámetros previamente acordados.

Cuando especificamos gestión de proyectos, separándola del mero concepto de gestión, aclaramos que se trata de un proceso que no es continuo, sino que tiene un plazo de tiempo finito y una entrega final pautada. Entonces, una Oficina de Gestión de Proyectos es un departamento que forma parte de una empresa y que está enfocado en mejorar la gestión de cada proyecto en que se trabaje, unificando procesos y teniendo la estandarización y la eficiencia como norte.

Aunque se trata de un área bastante novedosa, el mundo empresarial ha sabido ver su valor y aportes en la eficiencia y la mejora en los resultados. Es justo por ello que más del 90% de las empresas grandes cuentan con una Oficina de Gestión de Proyectos, mientras que un 61% de las pequeñas la han incorporado. Los integrantes de esta oficina pueden formar parte de la nómina regular de la empresa, o también ser contratados como asesores externos o consultores.

¿Qué funciones en concreto realiza una Oficina de Gestión de Proyectos?

En líneas generales la función de la Oficina de Gestión de Proyectos es hacer las operaciones empresariales más eficientes, ganando en aspectos como los tiempos operativos, la efectividad y la rentabilidad. Se trata de equipos de trabajo que se focalizan en estrategias de corto, mediano o largo plazo, según las necesidades del modelo comercial. Trabajan en colaboración estrecha con la alta dirección de la empresa, para coordinar las políticas que mejores resultados puedan aportar. En líneas generales, las principales funciones que debe cumplir una oficina de este tipo son las siguientes:

• La Oficina de Gestión de Proyectos se encarga de la asesoría, el control y el seguimiento, así como de velar porque se cumplan las buenas prácticas en el desarrollo de proyectos dentro de la empresa.
• También asumen generalmente el desarrollo y la formación de los Project Managers o jefes de proyecto, que son asistidos en la mejora de sus capacidades así como en las herramientas que necesitan para alcanzar los objetivos que han sido establecidos.
• La OGP también debe asumir funciones de soporte administrativo y de coordinación, así como dar soporte a la dirección en la toma de decisiones. En los casos en que así sea requerido, esta oficina también puede ser la encargada de gestionar activamente el portafolio de proyectos.
• Y por último, el equipo que integra la OGP también debe asumir la definición de estándares y metodologías para ejecutar el trabajo.

¿Cómo saber si tu empresa necesita una OGP?

Las Oficinas de Gestión de Proyectos son una tendencia que llegó para quedarse. El motivo es simple: sus resultados en el aumento de la eficiencia son notables. Sin embargo, existen algunos indicadores que te pueden señalar que tu negocio está necesitando incorporar una visión profesional en este sentido:

• Implementas proyectos, pero siempre los culminas después de lo que planificaste inicialmente, y además es común que superen el presupuesto que estimaste al comenzar.
• Los proyectos en los que trabaja tu equipo no siempre están bien coordinados con los objetivos generales de la empresa. La falta de planificación estratégica y visión en conjunto hace que se pierda tiempo, esfuerzo y recurso en temas que probablemente no sean los prioritarios.
• Las partes interesadas en la concreción del proyecto en cuestión no tienen una visibilidad real sobre las acciones y los avances que se están consiguiendo con el trabajo.
• No cuentas con una metodología estandarizada para hacer avanzar un proyecto desde su fase inicial hasta su culminación, por lo que cada persona o equipo trabaja de manera diferente.

En definitiva, la Oficina de Gestión de Proyectos en una empresa es sinónimo de estándares, procesos, organización y resultados, vitales para llevar al negocio a su siguiente nivel de evolución.

La entrada ¿Qué es una OGP? Descubre la oficina de gestión de proyectos se publicó primero en Negocios y Empresa.