El indiscutible avance tecnológico ha revelado la existencia de un elemento clave y decisivo en el desenvolvimiento de nuestro día a día: la información. Es un hecho que las empresas tienen que lidiar con una enorme y variada cantidad de información, por tanto, si esta no se gestiona, la empresa pierde competitividad en el mercado. Como consecuencia, es importante contar con sistemas de información que permitan el control, visibilidad, orden, distribución y vinculación de todos estos datos.
Se dice que cualquier persona o entidad con información clara, precisa, segura y confiable estará un paso por delante del resto en cualquiera que sea su área. Por ello, la transformación digital ha ayudado a crear mejores programas y plataformas para ayudar a las empresas a operar de manera más eficiente. ¿Te gustaría conocer qué son los sistemas de información? ¡Vamos por ello!
Qué es un sistema de información y cómo funciona
Un sistema de información es una colección de datos que se vincula para lograr un objetivo comercial. Esto ayuda a gestionar y administrar los datos y la información que componen la empresa, y le permite a esta utilizarlos de forma correcta y óptima para mejorar las operaciones y procesos internos.
La definición de sistema de información apunta que se trata de plataformas, hardware y software especializados que centralizan un conjunto de datos sobre el dominio, el proceso, o las actividades específicas de una empresa, para gestionarlos y proporcionar orden, visibilidad, interpretación y análisis. Así pues, el concepto de sistema de información es bastante común, ya que es desarrollado en las empresas para ayudar en el desempeño de las tareas que se prevén realizar.
Todos los sistemas de información realizan una serie de funciones que pueden agruparse en recopilación, almacenamiento, procesamiento de información y distribución o divulgación de información. Pero… ¿para qué sirve un sistema de información?
El establecimiento y uso de sistemas de información dentro de una organización a menudo tiene algunas consecuencias positivas y negativas. Sin embargo, los sistemas de información, tanto privados como corporativos, se han posicionado por su excelente utilidad como herramientas auxiliares en diversos campos. Por ello, veamos un poco más sobre las funciones de un sistema de información:
- Gestiona y controla los datos e información que conforman un negocio.
- Automatiza los procesos internos sin la necesidad de un intermediario para realizar operaciones específicas.
- Integra la información de la empresa a través de archivos estandarizados para facilitar el uso y comprensión de los datos generados.
- Optimiza los procesos y las operaciones para una mejora rápida.
- Mejora la productividad.
- Brinda información actualizada en tiempo real.
Características de un sistema de información
La esencia de estas plataformas o softwares es que tengan la capacidad para integrar datos, ordenarlos, vincularlos y hacerlos visibles. Por ello, es fundamental que los sistemas de información en las organizaciones cuenten con las siguientes características.
Escalabilidad
Pueden adaptar las operaciones a negocios específicos y escalar a medida que su negocio se vuelve más complejo.
Gestión
Gestionan los datos almacenados para organizar la información y ponerla en manos de los empleados.
Centralización
Integran y consolidan la información de la empresa para facilitar el uso y la vinculación de datos entre dominios.
Automatización de procesos
Los procesos comerciales internos se pueden automatizar completamente a través de estos sistemas para realizar actividades especiales para departamentos específicos.
Especificidad
A menudo se centran en soluciones específicas por medio de actividades dentro de la estructura de la organización.
Flexibilidad
Son sistemas que albergan todo tipo de negocios, con herramientas o componentes versátiles que se enfocan en optimizar aspectos específicos del negocio, como la gestión, el talento, la contabilidad y las ventas.
Intuitivo
Están diseñados y configurados para soportar tareas. Son fáciles de usar y de implementar, y los empleados pueden aprender de forma rápida a usarlos.
Visibilidad
Son sistemas visibles que se proporcionan a la empresa en forma de bases de datos, softwares o hardwares para que los usen de manera correcta.
Capacidad de actualización
Suelen tener la capacidad para actualizarse en versiones mejoradas.
Relevancia
Son plataformas que crean valor ayudando a mejorar procesos y operaciones a través de una gestión ágil y en tiempo real.
Elementos de un sistema de información
Un sistema de información de una empresa reúne 6 componentes básicos que deben interactuar entre sí para obtener los resultados deseados, los cuales son los siguientes:
- Hardware: Se ocupa de las tecnologías de almacenamiento, comunicación, entrada y salida de datos.
- Software: Son programas diseñados para recopilar, almacenar, procesar, analizar datos y crear conocimiento para los usuarios finales.
- Datos: Información que representa todo lo que genera valor en la empresa.
- Procedimientos: Las políticas y reglas comerciales que son aplicables a los procesos de la organización.
- Usuarios: La clave del éxito o el fracaso de una empresa son las personas que interactúan con la información extraída de los datos.
- Retroalimentación: Es un elemento importante de cualquier sistema de información porque es la base de la mejora continua.
¿Cuáles son las 4 actividades básicas de un sistema de información?
Los sistemas de información se distinguen por su diseño, facilidad de uso, flexibilidad, registro automático de datos, soporte para decisiones críticas y mantenimiento del anonimato de información irrelevante. Pero, para cumplir con estas características, se enfocan en cumplir estas 4 actividades básicas:
1. Entrada de información
Este es el proceso mediante el cual un sistema de información recopila los datos que necesita para procesar la información. La entrada puede ser manual (proporcionada directamente por el usuario) o automática (datos o información obtenida de otros sistemas o módulos).
Las unidades de entrada de datos informáticos comunes incluyen terminales, cinta magnética, unidades de disquete, códigos de barras, escáneres, audio, pantallas táctiles, teclados y ratones.
2. Almacenamiento de información
Esta propiedad permite que el sistema recuerde la información almacenada en la sección o proceso anterior. Esta información por lo general se almacena en una estructura de información llamada archivo. Las unidades de almacenamiento típicas son discos duros o magnéticos o servidores. Sin duda, el almacenamiento es una de las operaciones o funciones más importantes de una computadora.
3. Procesamiento de información
Es la capacidad de un sistema de información para realizar cálculos en una determinada secuencia de operaciones. Estos cálculos se pueden realizar utilizando datos ingresados o almacenados recientemente en el sistema. Esta funcionalidad del sistema permite, por ejemplo, hacer pronósticos financieros a partir de los datos contenidos en el informe de ganancias al transformar los datos de origen en información que se puede utilizar para la toma de decisiones.
4. Salida de información
Es una función en la que el sistema de información recopila la información que ha sido procesada y los datos importados al exterior. Las unidades de salida típicas son, entre otras cosas, impresoras, terminales, disquetes, cintas magnéticas, audios y trazadores.
Es importante especificar que la salida del sistema de información puede configurar la entrada de otro sistema o módulo de información. En este caso, las actividades de salida pueden ser: reporte de pagos, estados de cuenta, pólizas contables, consultas de saldos en pantalla de una terminal, etc.
Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de información
El sistema de información empresarial representa al conjunto de elementos de la empresa que ayudan como soporte en el proceso de capacitación, transformación y comunicación de la información. Estos sistemas se adaptan a las necesidades de la organización y a su estructura. Para aprender más y conocer cuáles son los más enfocados a tus objetivos, te dejamos los tipos de sistemas de información:
1. Sistema de información gerencial
La información recopilada por este sistema le permite a los gerentes evaluar el desempeño de la empresa mientras observan la información de resultados anteriores. Además, hacen uso de la tecnología de la información para ayudar a los gerentes a garantizar un funcionamiento eficiente de la organización. Se diferencian de los sistemas de información comunes porque para analizar la información utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organización.
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2. Sistema de información de mercadotecnia
Es un proceso que está orientado a la toma de decisiones de mercadotecnia por medio de la organización e interpretación de la información de manera correcta. Permite conseguir, clasificar, analizar y distribuir información útil para determinar cómo y con quiénes estás creando una relación o conversación en torno a un producto o promoción. Los sistemas de información de marketing están diseñados específicamente para gestionar los aspectos de marketing del negocio.
3. Sistema de información administrativa
Es la combinación de equipos de comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos provenientes del ambiente que analiza, lo que les permite generar una visual general sobre el negocio con base en los datos concentrados en el software.
Además, esta herramienta filtra datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la administración. Esto facilita a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones/operaciones de forma eficiente y eficaz.
4. Sistema de información contable
Se encarga de gestionar la recopilación, el almacenamiento y el procesamiento de datos financieros y contables utilizados por los usuarios internos para informar a los inversores, acreedores y autoridades fiscales. Los datos específicos de un sistema de información contable incluyen órdenes de venta e informes de análisis, requisiciones de compra, facturas, registros de cheques, inventario, nómina, libro mayor, balance de prueba e información de estados financieros.
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5. Sistemas de información estratégicos
Son sistemas que integran múltiples funciones en las compañías como por ejemplo, apoyar el proceso de innovación de productos. Surgen por la necesidad de integración de procesos y como un resultado de la maduración de la industria del software. También, se enfocan en buscar que las empresas tengan ventajas competitivas frente a otras empresas en un mercado específico.
6. Sistemas de procesamiento de transacciones
Supervisa los programas de transacción y utiliza bases de datos de información. Este es un sistema muy útil cuando se vende algo en línea. Otra función de los monitores de transacciones es la detección y resolución de interbloqueos, así mismo permite cortar transacciones para recuperar el sistema en caso de fallos masivos. Una transacción es un evento que finalmente crea o cambia los datos almacenados en un sistema de información.
7. Sistema de información de recursos humanos
Es un sistema para recopilar, registrar, almacenar, analizar y recuperar datos de recursos humanos organizacionales. Como sistema de información, tiene dos objetivos básicos: reducir el tiempo y el costo del procesamiento de la información, brindar apoyo en la toma de decisiones o ayudar a los gerentes de línea y a los empleados a tomar mejores decisiones.
Simplifica y acelera el flujo de información dentro de la empresa, permitiendo administrar mejor las habilidades de los empleados y lograr mejores resultados en términos de desempeño.
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8. Sistemas de información logística
Son soluciones integradas de manera digital capaces de adquirir y procesar información, datos e informes para diversas actividades logísticas. Sus objetivos principales son respaldar la toma de decisiones, ayudar en la resolución de problemas y mejorar la gestión general de la cadena de suministro para facilitar una planificación estratégica. Por tanto, los sistemas de información logística son una parte fundamental en el proceso de digitalización de las empresas modernas.
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Ciclo de vida de un sistema de información en una empresa
El ciclo de vida de un sistema de información permite un mejor desarrollo de soluciones o procesos para satisfacer las expectativas del cliente en todas las etapas. Además, a través de él, puedes controlar mejor los presupuestos y los plazos. Tiene un modelo estructurado desde el nacimiento hasta la madurez, que consta de las siguientes etapas:
1. Planificación
Esta etapa es considerada como el surgimiento de una necesidad o solicitud. La planificación es necesaria para tener una visualización de lo que está sucediendo, lo que se necesita hacer y cómo lograrlo. Su propósito es investigar el alcance del problema y determinar una solución.
Por medio de ella, se analiza si se necesita un nuevo sistema para lograr el objetivo principal y saber de qué recursos dispone la empresa como la gestión de proyectos, recursos humanos, la planificación de la capacidad, la programación y la estimación de costos.
2. Análisis de requerimientos
Esto ayuda a determinar qué necesita la organización, quién es responsable de cada parte del proyecto y cuándo se completará. Esta fase es fundamental para saber si los planes de acción que los analistas han puesto en marcha hasta el momento son viables y si respetan los aspectos económicos, técnicos y organizativos. Para obtener una visión general, puedes utilizar entrevistas o encuestas con usuarios existentes en tu negocio para conocer sus opiniones y necesidades.
3. Diseño
Esta arquitectura se centra en la integración de la interfaz de usuario, la base de datos y la seguridad. Los usuarios definen las necesidades de información específicas y consideran la estructura, el procesamiento y los procedimientos de los componentes para el éxito del sistema. Los analistas ya saben que debe cumplir el nuevo sistema de información y pueden comenzar a crear planes y proyectos. Al mismo tiempo, integra información e informes para respaldar el funcionamiento de la empresa.
4. Desarrollo
Una vez completado el análisis y diseño del sistema de información, los programadores y desarrolladores de bases de datos deben escribir el código del sistema. Esto implica el uso de diagramas de flujo para verificar que los procesos organizacionales del sistema sean consistentes. Esta fase requiere un trabajo global entre desarrolladores y analistas para incluir la tecnología y la información más relevante.
5. Prueba
Esta fase permite ver el correcto funcionamiento del nuevo sistema de información. Este paso elimina los detalles no deseados y realiza los cambios necesarios para que todo funcione como debería. Recomendamos realizar pruebas exhaustivas para detectar problemas o errores y corregirlos en el menor tiempo posible para producir un sistema alineado y exacto.
6. Integración y ejecución
Esta es la implementación real del sistema recientemente desarrollado. Al igual que con la fase de prueba, este paso requiere mucho seguimiento para corregir los posibles errores. El sistema puede estar disponible para los usuarios finales cuando se solucionen los últimos detalles.
Operación y mantenimiento
Este es un proceso de cambio y actualización constante, por lo que el nuevo sistema debe mantenerse durante mucho tiempo. Es un proceso continuo en el que los usuarios optimizan el sistema para mejorar el rendimiento, agregar nuevas funciones y cumplir con los requisitos, por lo cual, se debe mantener el sistema en óptimas condiciones.
Importancia de los sistemas de información en las empresas
Los sistemas de información han surgido al mismo tiempo que los avances tecnológicos y la ampliación de los sistemas informáticos domésticos. El salto humano ha llevado a la tecnología a un mayor riesgo y crecimiento, ya que las empresas requieren sistemas informáticos libres de errores, más eficientes y más rápidos que la transcripción humana. Por eso, en esta ocasión presentaremos las ventajas de los sistemas de información para empresas.
- Gestiona las actividades de la organización de forma más eficaz.
- Agrupa los diferentes campos que constituyen una organización.
- Integra las nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.
- Aumento de la productividad gracias a la liberación de tiempos en búsqueda y generación de información repetida.
- Ayuda a incrementar la eficiencia operativa de la empresa.
- Aporta ventaja competitiva y valor agregado.
- Cada vez hay más información disponible en tiempo real para los usuarios.
- Elimine las barreras de distancia utilizando el mismo sistema en ubicaciones remotas.
- Reduce los errores, el tiempo y los recursos innecesarios. A efectos de evaluación y seguimiento, los resultados obtenidos pueden compararse con los objetivos planificados.
- Gran capacidad con mayor seguridad.
- Mejor cumplimiento de la normativa.
- Expansión de la participación de mercado.
- Reducción de costes.
- Mejorar las relaciones con los clientes.
- Generación de nuevas dinámicas, utilizando medios informáticos como el correo electrónico, multimedia, teleconferencia, acceso directo a las bases de datos y redes nacionales e internacionales.
Cómo crear un sistema de información para una empresa
Las ventajas de los sistemas de información en una empresa son diversas, pero lograr los mejores resultados, desempeñar el papel más importante y obtener un rápido retorno de la inversión, depende de que hagas una implementación estratégica.
Promover un sistema de información supondrá cambios en la organización y estructura de tu negocio. Sin embargo, si sigues las mejores prácticas, la implementación no se convertirá en un dolor de cabeza. Por eso te brindamos algunos consejos para implementar un desarrollo de los sistemas de información en tu organización.
1. Evalúa el proveedor del sistema de información
Un buen proveedor de tecnología debe brindarte asistencia en cada etapa del ciclo de vida del sistema de información, desde la compra hasta la implementación. De la misma manera, debe ofrecer asistencia adicional en caso de que tengas preguntas o problemas. Investiga con otras empresas cómo han realizado la instalación, el nivel de experiencia y su posición en el mercado.
2. Analiza las condiciones de tu empresa
Antes de comenzar con el proceso de implementación debes verificar cómo le está yendo a tu negocio. Determina aquellas áreas en las que puedes incluir un sistema de información empresarial. También, te recomendamos tener claro cuáles son los objetivos que quieres alcanzar tras la inversión en este nuevo sistema. Haz una lista de objetivos medibles, rentables y realistas, para que conozcas el porqué es necesario sumar a tus estrategias un sistema de información.
3. Establece tus procesos de trabajo
Con relación a los dos puntos anteriores, ya que conoces a tu proveedor y te has planteado los objetivos a alcanzar, debes responder a las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los tiempos que manejas en tu empresa?
- ¿Cómo es la operación de tu empresa?
- ¿Debes corregir algunas fallas o reconfigurar algún mecanismo?
- ¿Dónde se encuentra hoy en día tu empresa?
- ¿Cuáles son las proyecciones que esperas lograr en el futuro?
- ¿Tienes suficiente personal?
4. Aprende y toma varias opciones
Estudia todas las opciones en el mercado, recuerda que existe una clasificación de los sistemas de información en la que te puedes apoyar para ver más de cerca los beneficios que te ofrecen, sus características específicas, las herramientas o softwares que utilizan y si puedes vincularlos a otros sistemas con los que ya cuentas. Recuerda que el nuevo sistema de información sumará grandes ventajas a tu negocio y, al hacerlo, podrás trabajar de manera más ágil y rápida.
5. Crea un manual de procedimientos
Una vez que haya terminado la implementación del sistema de información, es una buena idea documentar su proceso para que puedas registrar lo que se hizo y cómo funciona. Esto debe incluir la interacción de un área con otra y el flujo de información que existe para una operación exitosa.
Es importante promover el uso del nuevo sistema entre las empresas asociadas y realizar campañas de formación eficaces, esto incluye a las personas que se conectan a esta tecnología y a las personas que la utilizan para que todo funcione sin problemas.
6. Monitorea y evalúa el funcionamiento del sistema
Haz un seguimiento periódico para ver si los cambios que se producen están en línea con las necesidades que tu negocio ha establecido previamente. Asimismo, mantente en contacto con tu equipo de trabajo para ver si continúan teniendo preguntas o problemas para adaptarse al nuevo sistema. Si el sistema funciona bien, definitivamente tu negocio crecerá y surgirán nuevas necesidades.
Ejemplos de empresas con sistemas de información
El mayor activo de una empresa hoy en día es la información representada por su gente, experiencia, conocimiento e innovación (patentes, derechos de autor, secretos de la empresa). Para ser competitiva la organización debe tener una sólida infraestructura de tecnologías de información.
Como resultado, los objetivos de un sistema de información se enfocan en el estudio de formas de mejorar el uso de tecnologías que apoyan el flujo de información dentro de una organización.
A partir de esto veremos cómo algunas empresas han mejorado su manejo de información y su conexión con los usuarios a través de la implementación de un sistema de información.
Totto
Es una marca que combina la moda con productos funcionales, la misma se ha posicionado en varios países. Esta empresa aprovechó los sistemas de información en la planificación y la gestión de sus procesos para que fueran eficaces y estuvieran a la altura de la demanda de sus clientes. Este sistema les permite tener más control sobre el inventario que producen y administran. Como resultado, se ahorran tiempo, costos y recursos aplicados en su proceso de expansión.
Grupo Agroveco
Es una de las marcas más reconocidas en el mercado español, ya que están especializados en la producción de alimentos secos para ganado, perros, gatos, caballos y materia prima para la industria.
Para realizar actividades nacionales e internacionales, la empresa ha incorporado varias tecnologías, incluido un sistema de planificación de recursos empresariales. Esto le permite optimizar procesos, automatizar operaciones, digitalizar procesos internos y centralizar la información en un punto, siempre aprovechando al máximo el tiempo.
Solistica
Es una empresa de logística de terceros en México que hace alrededor de 1.900 entregas semanales a 4.000 clientes en siete países a través de 6.000 camiones. La compañía ha buscado aumentar la automatización para que los empleados dediquen menos tiempo a tareas de bajo valor y se concentren en mejorar el rendimiento de la entrega y el servicio al cliente. Con la introducción del sistema de información, los volúmenes de entrega aumentaron en un 20% y la carga de camiones mejoró, aumentando la probabilidad de recibir mercancías adicionales del 3% al 5%.
Kubo Financiero
Es una empresa que ofrece préstamos personales online. Gracias al CRM de HubSpot, utilizado de forma integrada con los equipos de ventas y marketing, la empresa pudo multiplicar sus clientes potenciales por siete. Esta plataforma gestiona las personas con las que la organización interactúa, conexión que se logra centralizando la información de los contactos en CRM.
SURA
La compañía ofrece una amplia gama de soluciones de seguros y tiene una fuerte presencia en América Latina. En este desafío, la empresa integró los esfuerzos de cada grupo de su núcleo empresarial para sumar a su gestión un potente sistema de información con múltiples herramientas y beneficios que le facilitará el control de sus registros. Como resultado, la organización obtuvo una ventaja competitiva a través de TI y ha logrado sus objetivos comerciales mediante la implementación de sistemas de información empresarial.
Palabras finales
Como puedes observar, un sistema de información puede marcar un antes y un después en tu empresa, así pues, su implementación te brindará el apoyo que necesitas para hacer frente a las situaciones que se imponen. La tecnología cada día avanza más, por lo tanto, no detengas la digitalización de procesos y operaciones, ya que será esencial para mantenerte liderando el mercado.
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