Las 7 herramientas de productividad imprescindibles en la empresa

Hay muchos factores críticos de éxito que pueden decidir el éxito o fracaso de un proyecto o empresa: el equipo, la idea, el momento o incluso la tecnología. Y es que la tecnología hoy en día tiene la capacidad de multiplicar la productividad de las personas si es utilizada de forma correcta. Las empresas más innovadoras y exitosas del mundo, se aprovechan de la tecnología para mejorar su coordinación, su comunicación y su productividad entre otras muchas habilidades. ¿Por qué no hacerlo nosotros también? En este artículo te presentamos las 7 herramientas de productividad imprescindibles en tu equipo o empresa.

En este listado hemos querido recopilar 7 herramientas de productividad que de verdad mejoren el rendimiento de los equipos. Pero esto no significa que tengas que utilizar todas en el tuyo; cada equipo tiene unas necesidades y objetivos y deberá adaptar el set de herramientas que utiliza a los mismos.

7 Herramientas de productividad que no pueden faltar en tu empresa

TribeScale

TribeScale

TribeScale es sin lugar a dudas la herramienta que está revolucionado la comunicación y la coordinación de los equipos de trabajo. Es capaz de transformar a los equipos en super-equipos y conseguir que los managers recuperen su tiempo para poder dedicarlo a trabajo real.

TribeScale es una plataforma todo en uno que reúne en un mismo lugar y de forma integrada un chat estructurado, un gestor de tareas y un sistema de gestión y seguimiento de objetivos (entre otras funcionalidades). De este modo consigue que los equipos sean más ágiles, autónomos y comprometidos.

Con TribeScale, el equipo tendrá toda la información relevante en un mismo lugar, evitando gracias a ello el problema que supone la fragmentación de soluciones que utilizan las empresas actualmente (una herramienta para comunicación, otra para objetivos, otra para tareas, emails, reuniones…).

Actualización: Recientemente TribeScale ha añadido a su listado de funcionalidades la videollamada y los mensajes directos uno a uno.

AgileCRM

AgileCRM

El Inbound Marketing es la metodología marketing que ha revolucionado el sector en los últimos años. El problema es que para poder hacer Inbound Marketing (con la parte de automatización que ello requiere) era necesario pagar miles de euros por soluciones como Hubspot o Marketo…hasta ahora.

AgileCRM nace como alternativa a estas herramientas pero a un precio mucho más asequible. Con AgileCRM puedes gestionar no sólo tus funnels y campañas de marketing, sino que también puedes automatizar muchos procesos del departamento de ventas.

Permite crear cadenas de emails y acciones que llevan al usuario desde la fase de descubrimiento hasta la fase de compra. Con AgileCRM además, podrás tener una base de datos de todos tus clientes y leads y podrás tener un control exhaustivo de todas las interacciones que estos tienen con tu web, tus contenidos y tu equipo.

LastPass

Lastpass

La gestión de contraseñas puede parecer un tema trivial cuando hablamos de mejora de la productividad a gran escala en la empresa, pero nada más lejos de la realidad. Muchos equipos de trabajo requieren el uso compartido de herramientas, webs y accesos especiales a diferentes servicios y esto les supone un gran problema.

La forma tradicional de hacerlo consistía en copiar estas contraseñas en un papel y rezar porque nadie las pierda o ningún compañero del equipo las cambie. Esto no sólo supone un problema de productividad sino también uno muy grave de seguridad. ¿Qué pasaría si un ex-empleado cabreado decidiera utilizar un servicio de la empresa de forma fraudulenta?

LastPass es una herramienta que permite la gestión de contraseñas y accesos a servicios de forma controlada y organizada. Una empresa puede crear un perfil en LastPass, añadir los accesos a todas las herramientas que utiliza y compartir estos accesos con las personas correspondientes. La parte más interesante es que a las personas a las que se comparte el acceso a través de LastPass, no ven la contraseña y por lo tanto estás ahorrando muchos problemas de seguridad. Si un día un empleado decide marcharse de la empresa, revocándole el acceso a los servicios a través de LastPass evitarás tener que cambiar contraseñas.

G Suite

Gsuite

Se trata de un set de herramientas en la nube de Google, antes conocido como Google Apps for Work. Es la alternativa más interesante a las herramientas clásicas de ofimática que además cuenta con la ventaja de ser 100% online.

Dentro de G Suite tienes herramientas como Drive que es un sistema de almacenamiento en la nube, Docs que es un editor de texto o Spreadsheets que es su sistema de hojas de cálculo. Pero sus posibilidades van mucho más allá ya que todas estas herramientas están muy bien integradas con otros servicios de Google.

Sin lugar a dudas G Suite tiene que estar en nuestro listado de herramientas de productividad imprescindibles en la empresa. Y es que utilizar las alternativas offline que hemos venido utilizando hasta ahora sólo acarrea problemas y dificultades a la hora de compartir la información.

Mailtrack

Mailtrack

¿Cuántas veces has enviado un email y has dudado sobre si su receptor lo habrá abierto o no? Con la extensión para navegadores de Mailtrack esto ya no volverá a ser un problema.

Cuando activas Mailtrack para tu correo te aparecerá al lado de cada email un sistema de doble check similar al de WhatsApp para saber en qué estado se encuentra el correo que has enviado. Un check significa que el correo ha sido entregado y que el receptor lo tiene en su buzón, dos checks significan que no sólo ha recibido el correo sino que también ha sido abierto.

¿Te imaginas el potencial que tiene esta herramienta? Saber cuando un compañero ha leído un mensaje importante, saber si un cliente ha recibido una oferta o simplemente verificar si que tus emails se entregan correctamente y no tienes ningún problema.

InVision

Invision

InVision es posiblemente la mejor herramienta de diseño y prototipado colaborativo. Cuando una empresa se encuentra ante un proyecto de diseño importante (diseño de una nueva web, de una app móvil o cualquier software que tenga que desarrollar), InVision es una plataforma imprescindible para que todo el equipo pueda trabajar de forma conjunta.

Permite crear prototipos de alta fidelidad e interactivos, tiene un sistema de comunicación que permite dar feedback de forma precisa e instantánea, también un gestor kanban para organizar el workflow de cada proyecto y otras muchas funcionalidades interesantes.

Sin lugar a dudas es una herramienta de productividad imprescindible si en tu equipo o empresa se realizan esta clase de proyectos relacionados con el diseño.

Toggl

Toggl

La última de nuestras herramientas de productividad es Toggl, un temporizador capaz de medir cuánto tiempo dedica nuestro equipo a cada proyecto o tarea.

A todos nos pasa… trabajamos y en muchas ocasiones no sabemos dónde se nos van las horas de trabajo. Gracias a Toogl podremos llevar un registro de dónde invertimos nuestro tiempo y nos será más fácil encontrar aquellos “agujeros” que que nos hacen perder muchas horas de trabajo.

Además Toggl permite enviar reportes con nuestra actividad (por ejemplo para cuando trabajamos en proyectos para clientes) y nos permite conocer la rentabilidad de cada proyecto en base al tiempo que hemos tenido que invertir en él.

Espero que esta selección de herramientas de productividad te haya resultado interesante y que te animes a probar todas ellas. Si conoces alguna otra herramienta que consideras que debería aparecer en este artículo, no dudes en dejar un comentario. De este modo podré añadirla en futuras actualizaciones de este artículo.

Josean Muñoz Salvatierra
Marketer / Growth Hacker / Emprendedor | Soy un "culo inquieto" en búsqueda continua de retos profesionales. Me vuelve loco la ciencia y la tecnología que nos empuja hacia el futuro. ¿No te gusta este blog? Yo tengo la culpa, cuéntamelo por Twitter.

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